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【摘要】文章指出了城建档案收集工作上存在的问题，分析了原因，阐明了收集工作的重要意义，从提高思想认识，深入进行业务指导，做好电子和声像档案工作，严格依法治档和开展征集工作的角度，论述了如何开展档案收集工作。
【关键词】下力做好城建档案收集工作
Abstract collection of urban construction archives article points out the problems at work, analyzed the reasons expounded the significance of the collection, from improving their understanding, in-depth business guidance, good electronics and audio-visual archives, and strictly according to the law file and to carry out assembly work perspective, discusses how to carry out file collection.Key words under the force of good urban construction archives collection
中图分类号： G271文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）
城建档案馆（室）是专门用来收藏具有长期保存价值城建档案的基地。进库档案质量的优劣，直接关系着档案馆（室）能否完好地保存档案，能否成为提供党和国家建设方针政策及城市建设基本情况的信息中心。因此，必须实事求是地维护历史真实面貌，在有利于社会主义现代化建设的前提下，将应该由城建档案馆（室）收集保管的一切具有历史凭证作用和科研价值的各种门类、各种载体形態的建设档案，完整、齐全、准确、及时地收集进馆。
一、收集是档案馆（室）重要的基础性工作
一些地方的城建档案馆（室）,库藏档案少，结构单一，档案利用率偏低，究其原因，固然与建馆（室）早晚有关系，但主要原因还是对收集工作不够重视。特别是近几年，城市化建设的快速推进，各地普遍掀起了城镇建设热潮，所产生的城镇建设档案应该说是非常之多。这些档案，是否都全部完整地收集进库，有的敢说百分之百，恐怕更多一些地方是打了折扣。在“交多少，算多少”的思想指导下，收集工作缺乏主动性、创造性、科学性，造成制度不健全不配套，建设行政主管部门之间形不成一盘棋，档案进库率低也就不言而喻。
2011年11月21日，国家档案局以9号令公布了《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，住建部此前也下发了《关于切实加强建设工程档案归集管理的通知》， 再次强调了收集工作的重要性，标志着档案资源建设步入了新的发展阶段，将有利于实现库藏档案资源结构的不断优化。作为收集管理制度尚不健全的馆（室），要以此为契机，把档案收集工作抓起来。一是深刻认识收集工作的重要意义。收集是档案馆（室）最基础的工作，档案收集不上来，会影响其它一切工作的正常开展。要从满足社会利用需求的角度，认识档案馆（室）和档案工作者生存的价值和工作的意义。从而，焕发生气和启发原始动力，对收集工作高度重视起来。否则档案很少、结构又单一，档案馆（室）岂不是无源之水和无本之木，档案的其它工作又从何谈起。二是请领导出面，采取有效措施，协调好建设行政主管部门之间的关系，使规划、建设、房管三部门之间齐抓共管，共同把好档案的接收关，确保建设档案的进库率。
二、确保收集齐全必须加强业务指导
档案工作赖以生存的理由是档案的价值作用，即它对今后工作的凭证和参考作用。确保档案潜藏的内在价值，关键在档案的收集工作上。作为城建档案馆（室）的业务指导部门，应该注意抓好以下几点。一是对建设单位的档案员一定要做好培训工作。要使他们明确建设工程档案的收集范围是哪些，如何去收集、分类和保管。特别是对工程前期准备阶段文件的收集，因为是刚刚开始，档案员也可能是新的，一切都是从零开始，其注意力和经验往往很不足，哪些文件材料该收哪些不该收心中无数，出现文件缺失或原件丢失很正常。而一旦出现这些情况，弥补起来又很难，会给竣工验收带来麻烦，同样也会影响档案的内在质量。因此，对建设单位的档案员一定要进行培训，特别是对新上任的档案员更要加强培训，使他们对立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；建设、施工、监理机构及负责人等具体内容有清楚的认识和了解，从而为做好收集工作打下基础。二是要做好现场业务指导工作。在施工过程中，随着工程的进展，档案文件材料也在同步向前推进，工程施工中的任何变更都要如实反映在文件材料中。进行业务指导时，既要督促检查这些工作的落实，又要指导档案员如何同步跟进。三是做好档案预验收工作。这一关是确保档案收集齐全、完整、准确的重要关口，一定要严格把关，切不可无原则，事实而非。预验收应该认真细致，逐项逐页进行检查，该弥补的一定限期整改。保证了质量，也就保证了档案的基础工作，保证了档案蕴藏的潜在价值。
作为业务指导工作人员，既要树立高度负责的精神，又要树立吃苦的思想。前者要求业务指导员必须具备良好的业务水平，确实能起到业务指导的作用，在指导中既有热情又有耐心，能收到良好的指导效果。后者要求指导者必须具备甘愿吃苦的思想，不怕千辛万苦，能顶烈日冒严寒，跑基层，深入施工现场，诲人不倦。既与基层处好关系，又要严守纪律，廉洁奉公，受到信赖和欢迎。这样的业务指导人员和工作作风，不但会拉近档案馆（室）与基层建设单位的距离，而且会大大提高指导效果，促进档案收集工作的深入开展。
三、不可忽略对电子和声像档案的收集
国家住房和城乡建设部2007年下发的《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》（建办【2007】68号）关于电子文件的归档工作中已明确：“城建档案管理机构要按照国家标准的有关要求，做好接收、保存城乡建设电子文件和电子档案的相关工作。要加强对电子文件和电子档案的监督和指导，保证城乡建设电子文件的真实、完整和有效。”为保证这一工作的落实，同年11月又发布了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117—2007，并以建办标函【2007】738号文下发了关于《加强建设电子文件与电子档案管理规范宣贯和实施工作》的通知，明令自2008年1月1日起实行。时至今日已近五年，各级城建档案馆（室）已做了大量工作和进行了许多尝试。笔者认为，当前还应该抓好以下几点。一是从思想上切实把电子档案工作重视起来。随着现代科学技术水平的迅猛发展和网络信息时代的飞速到来，网络信息技术已被广泛应用于各个领域，建设工程档案的电子化和信息化已成为发展趋势。我国发达地区的城建档案馆（室）已把接收建设工程电子档案列入正常程序，为我们闯出了路子，树立了榜样。至今尚未开展电子档案接收的地区和馆（室），应找准差距 ，提高认识，采取措施，尽快把这一工作抓起来。二是要早计划，早安排，积极做好前期准备工作。电子档案的接收比纸质档案要复杂的多，首先要储备好人才。本馆有基础条件的人员可以送出去培训，也可以采取招聘的办法，把既懂城建档案又懂计算机技术，具备系统开发与维护、数字化加工管理、标准化建设、数据库运行管理等相关专业知识的人才充实到档案队伍中来。其次是要设计好建设项目电子档案管理软件，并与馆（室）内正常运行的管理软件相兼容。再就是办好学习班。要学习中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》，让有关人员会制作、会收集、会整理、会移交、会管理。三是要把声像档案工作开展好。建设工程声像档案是建设工程档案的重要组成部分，具有直观性、及时性、生动性、形象性的特点，能真实记录建设工程的全过程和实体。声像技术是做好电子档案工作的基础，声像资料也是电子档案的重要内容。因此，馆（室）应率先把声像档案工作开展起来，从而为开展电子档案业务奠定基础。
四、依法治档是收集工作的重要保障
随着城市化建设的快速推进，城建档案的接收任务越来越繁重，这为档案资源建设创造了有利时机，同时也为档案的接收工作带来一定的难度 。如市政重點工程建设，由于其具有特殊性、急迫性，时间跨度相对短，收集起来难度就大一些，进库率相对比较低。对此，在缺少有效经济制约手段的情况下，必须强化法规和制度建设，从制度上加强对建设工程档案的监管力度，保证档案的接收率和档案的内在质量。要加强对《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设工程质量管理条例 》、《建设工程文件归档整理规范》等法律、法规的宣传贯彻，增强全民城建档案法律意识，让全社会关注、认识、重视城建档案工作。制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趋完善的制度和管理是城建档案工作正常运转的根本保证。我们要结合本地实际情况，制定《管理办法》，完善建设工程档案备案制、专项验收和竣工验收等制度，通过与建设单位签订建设工程档案报送责任书、发放规划“一书两证”、《施工许可证》和《房屋产权证》等渠道，严把档案接收关。同时，还要建立健全城建档案执法机制，加强执法队伍建设，培养一支能够适应新形势发展需要的高素质执法队伍，确保各项制度落到实处。
五、征集是丰富馆藏结构的重要补充
征集是收集工作的组成部分，是对正常渠道收集工作的重要补充。一个地区的城建档案馆（室），由于收集范围的限制，加上建馆时间短，所保管的城建档案数量和内容结构是有一定限度的。因此，为了加快丰富城建档案信息资源建设，开展有计划的征集活动无疑是个好办法。开展征集活动，可以采用下列形式。一是建立征集制度。这应该是一项长期的任务，要有明确的征集内容，并打出告示，交代清楚征集方法，联系电话，联系人。征集可以是赠与，也可以是购买，还可以采取寄存的形式，总之要双方协商并充分尊重持有者的意愿。二是搞一些有意义的征集活动。如城建摄影、优秀录像短片比赛等。开展活动前要有提前告示，明确拍摄内容范围，具体安排日程，有效时间，联系地址、联系电话和联系人。活动要保证有始有终，以增强征集活动的信誉度，提高群众参与的深度和广度。三是接收的方式要灵活便利。因为征集的对象分布广，应尽量减少不必要的麻烦，以方便征集对象上交征集物。可以通过城建档案馆网站或专门开设的电子邮箱接收，也可以通过移动公司、网络公司等进行合作，建立信息接收平台。征集的内容应该是与城建档案紧密相关，如城建历史档案、老建筑、重大建设活动、地方名人、名胜古迹、名人馆等，特别是一些反映地域特色、具有传统文化底蕴的资料更要注意征集。所征集的资料，一定是珍贵的，具有长期保存价值的，载体可以是纸质文字资料、图表，也可以是民间声像视频材料。征集中，一定要把好质量关，并妥善予以保管，以保留好其历史价值。
【关键词】下力做好城建档案收集工作
Abstract collection of urban construction archives article points out the problems at work, analyzed the reasons expounded the significance of the collection, from improving their understanding, in-depth business guidance, good electronics and audio-visual archives, and strictly according to the law file and to carry out assembly work perspective, discusses how to carry out file collection.Key words under the force of good urban construction archives collection
中图分类号： G271文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）
城建档案馆（室）是专门用来收藏具有长期保存价值城建档案的基地。进库档案质量的优劣，直接关系着档案馆（室）能否完好地保存档案，能否成为提供党和国家建设方针政策及城市建设基本情况的信息中心。因此，必须实事求是地维护历史真实面貌，在有利于社会主义现代化建设的前提下，将应该由城建档案馆（室）收集保管的一切具有历史凭证作用和科研价值的各种门类、各种载体形態的建设档案，完整、齐全、准确、及时地收集进馆。
一、收集是档案馆（室）重要的基础性工作
一些地方的城建档案馆（室）,库藏档案少，结构单一，档案利用率偏低，究其原因，固然与建馆（室）早晚有关系，但主要原因还是对收集工作不够重视。特别是近几年，城市化建设的快速推进，各地普遍掀起了城镇建设热潮，所产生的城镇建设档案应该说是非常之多。这些档案，是否都全部完整地收集进库，有的敢说百分之百，恐怕更多一些地方是打了折扣。在“交多少，算多少”的思想指导下，收集工作缺乏主动性、创造性、科学性，造成制度不健全不配套，建设行政主管部门之间形不成一盘棋，档案进库率低也就不言而喻。
2011年11月21日，国家档案局以9号令公布了《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，住建部此前也下发了《关于切实加强建设工程档案归集管理的通知》， 再次强调了收集工作的重要性，标志着档案资源建设步入了新的发展阶段，将有利于实现库藏档案资源结构的不断优化。作为收集管理制度尚不健全的馆（室），要以此为契机，把档案收集工作抓起来。一是深刻认识收集工作的重要意义。收集是档案馆（室）最基础的工作，档案收集不上来，会影响其它一切工作的正常开展。要从满足社会利用需求的角度，认识档案馆（室）和档案工作者生存的价值和工作的意义。从而，焕发生气和启发原始动力，对收集工作高度重视起来。否则档案很少、结构又单一，档案馆（室）岂不是无源之水和无本之木，档案的其它工作又从何谈起。二是请领导出面，采取有效措施，协调好建设行政主管部门之间的关系，使规划、建设、房管三部门之间齐抓共管，共同把好档案的接收关，确保建设档案的进库率。
二、确保收集齐全必须加强业务指导
档案工作赖以生存的理由是档案的价值作用，即它对今后工作的凭证和参考作用。确保档案潜藏的内在价值，关键在档案的收集工作上。作为城建档案馆（室）的业务指导部门，应该注意抓好以下几点。一是对建设单位的档案员一定要做好培训工作。要使他们明确建设工程档案的收集范围是哪些，如何去收集、分类和保管。特别是对工程前期准备阶段文件的收集，因为是刚刚开始，档案员也可能是新的，一切都是从零开始，其注意力和经验往往很不足，哪些文件材料该收哪些不该收心中无数，出现文件缺失或原件丢失很正常。而一旦出现这些情况，弥补起来又很难，会给竣工验收带来麻烦，同样也会影响档案的内在质量。因此，对建设单位的档案员一定要进行培训，特别是对新上任的档案员更要加强培训，使他们对立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；建设、施工、监理机构及负责人等具体内容有清楚的认识和了解，从而为做好收集工作打下基础。二是要做好现场业务指导工作。在施工过程中，随着工程的进展，档案文件材料也在同步向前推进，工程施工中的任何变更都要如实反映在文件材料中。进行业务指导时，既要督促检查这些工作的落实，又要指导档案员如何同步跟进。三是做好档案预验收工作。这一关是确保档案收集齐全、完整、准确的重要关口，一定要严格把关，切不可无原则，事实而非。预验收应该认真细致，逐项逐页进行检查，该弥补的一定限期整改。保证了质量，也就保证了档案的基础工作，保证了档案蕴藏的潜在价值。
作为业务指导工作人员，既要树立高度负责的精神，又要树立吃苦的思想。前者要求业务指导员必须具备良好的业务水平，确实能起到业务指导的作用，在指导中既有热情又有耐心，能收到良好的指导效果。后者要求指导者必须具备甘愿吃苦的思想，不怕千辛万苦，能顶烈日冒严寒，跑基层，深入施工现场，诲人不倦。既与基层处好关系，又要严守纪律，廉洁奉公，受到信赖和欢迎。这样的业务指导人员和工作作风，不但会拉近档案馆（室）与基层建设单位的距离，而且会大大提高指导效果，促进档案收集工作的深入开展。
三、不可忽略对电子和声像档案的收集
国家住房和城乡建设部2007年下发的《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》（建办【2007】68号）关于电子文件的归档工作中已明确：“城建档案管理机构要按照国家标准的有关要求，做好接收、保存城乡建设电子文件和电子档案的相关工作。要加强对电子文件和电子档案的监督和指导，保证城乡建设电子文件的真实、完整和有效。”为保证这一工作的落实，同年11月又发布了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117—2007，并以建办标函【2007】738号文下发了关于《加强建设电子文件与电子档案管理规范宣贯和实施工作》的通知，明令自2008年1月1日起实行。时至今日已近五年，各级城建档案馆（室）已做了大量工作和进行了许多尝试。笔者认为，当前还应该抓好以下几点。一是从思想上切实把电子档案工作重视起来。随着现代科学技术水平的迅猛发展和网络信息时代的飞速到来，网络信息技术已被广泛应用于各个领域，建设工程档案的电子化和信息化已成为发展趋势。我国发达地区的城建档案馆（室）已把接收建设工程电子档案列入正常程序，为我们闯出了路子，树立了榜样。至今尚未开展电子档案接收的地区和馆（室），应找准差距 ，提高认识，采取措施，尽快把这一工作抓起来。二是要早计划，早安排，积极做好前期准备工作。电子档案的接收比纸质档案要复杂的多，首先要储备好人才。本馆有基础条件的人员可以送出去培训，也可以采取招聘的办法，把既懂城建档案又懂计算机技术，具备系统开发与维护、数字化加工管理、标准化建设、数据库运行管理等相关专业知识的人才充实到档案队伍中来。其次是要设计好建设项目电子档案管理软件，并与馆（室）内正常运行的管理软件相兼容。再就是办好学习班。要学习中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》，让有关人员会制作、会收集、会整理、会移交、会管理。三是要把声像档案工作开展好。建设工程声像档案是建设工程档案的重要组成部分，具有直观性、及时性、生动性、形象性的特点，能真实记录建设工程的全过程和实体。声像技术是做好电子档案工作的基础，声像资料也是电子档案的重要内容。因此，馆（室）应率先把声像档案工作开展起来，从而为开展电子档案业务奠定基础。
四、依法治档是收集工作的重要保障
随着城市化建设的快速推进，城建档案的接收任务越来越繁重，这为档案资源建设创造了有利时机，同时也为档案的接收工作带来一定的难度 。如市政重點工程建设，由于其具有特殊性、急迫性，时间跨度相对短，收集起来难度就大一些，进库率相对比较低。对此，在缺少有效经济制约手段的情况下，必须强化法规和制度建设，从制度上加强对建设工程档案的监管力度，保证档案的接收率和档案的内在质量。要加强对《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设工程质量管理条例 》、《建设工程文件归档整理规范》等法律、法规的宣传贯彻，增强全民城建档案法律意识，让全社会关注、认识、重视城建档案工作。制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趋完善的制度和管理是城建档案工作正常运转的根本保证。我们要结合本地实际情况，制定《管理办法》，完善建设工程档案备案制、专项验收和竣工验收等制度，通过与建设单位签订建设工程档案报送责任书、发放规划“一书两证”、《施工许可证》和《房屋产权证》等渠道，严把档案接收关。同时，还要建立健全城建档案执法机制，加强执法队伍建设，培养一支能够适应新形势发展需要的高素质执法队伍，确保各项制度落到实处。
五、征集是丰富馆藏结构的重要补充
征集是收集工作的组成部分，是对正常渠道收集工作的重要补充。一个地区的城建档案馆（室），由于收集范围的限制，加上建馆时间短，所保管的城建档案数量和内容结构是有一定限度的。因此，为了加快丰富城建档案信息资源建设，开展有计划的征集活动无疑是个好办法。开展征集活动，可以采用下列形式。一是建立征集制度。这应该是一项长期的任务，要有明确的征集内容，并打出告示，交代清楚征集方法，联系电话，联系人。征集可以是赠与，也可以是购买，还可以采取寄存的形式，总之要双方协商并充分尊重持有者的意愿。二是搞一些有意义的征集活动。如城建摄影、优秀录像短片比赛等。开展活动前要有提前告示，明确拍摄内容范围，具体安排日程，有效时间，联系地址、联系电话和联系人。活动要保证有始有终，以增强征集活动的信誉度，提高群众参与的深度和广度。三是接收的方式要灵活便利。因为征集的对象分布广，应尽量减少不必要的麻烦，以方便征集对象上交征集物。可以通过城建档案馆网站或专门开设的电子邮箱接收，也可以通过移动公司、网络公司等进行合作，建立信息接收平台。征集的内容应该是与城建档案紧密相关，如城建历史档案、老建筑、重大建设活动、地方名人、名胜古迹、名人馆等，特别是一些反映地域特色、具有传统文化底蕴的资料更要注意征集。所征集的资料，一定是珍贵的，具有长期保存价值的，载体可以是纸质文字资料、图表，也可以是民间声像视频材料。征集中，一定要把好质量关，并妥善予以保管，以保留好其历史价值。