论文部分内容阅读
[摘 要]城建档案的内容是比较多的，材料的类型也是比较多的。这就给工作人员在整理时，造成了巨大的困难。很多工作人员在整理这些材料时，感觉是比较混乱的。因此实现城建档案信息化，可以提高档案管理和利用效率。在信息化时代，城建档案的管理只有加强信息化建设才能不被时代淘汰。本文对城建档案的信息化现状进行了系统地分析，为城建档案的信息化系统建设提供了有利的参考。
[关键词]城建档案 信息化 系统 策略
中图分类号：TD56 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）38-0348-01
前言
城建档案的信息化是一种新型的档案管理模式，该模式是指运用现代信息技术对档案进行整理和管理。这种档案管理模式是具有现代化特点的，工作人员在实现了信息化系统建设后，可以为档案管理注入活力，为城建档案工作提供便利。因此，城建部门应该重视信息化系统在档案管理中的运用，能够探究科学的工作方式提高档案管理效率。
一、城建档案信息化现状
在信息化技术水平不断提高的背景下，城建档案已经实现了信息化系统建设，但是城建档案在信息化建设的过程中却产生了一些问题，这些问题的存在对严重阻碍了城建档案的信息化建设水平的提高。所以，应该对城建档案的信息化建设中存在的问题进行全面、系统地分析，才能为城建档案的信息化建设寻找突破点。
（一）档案信息资源共建共享技术相对落后
虽然很多部门已经实现了档案的信息化，但是基于很多部门的档案信息化缺乏一个系统的规划和设计，所以导致了档案信息资源共建共享技术相对落后。这样一来，部门之间无法实现信息的共享，就无法提高工作效率和质量。
（二）网络安全存在隐患
在城建档案的信息化系统建设中，有一个最严重的问题是网络安全存在隐患。城建档案中有很多内容是比较机密的，在对档案进行管理时，运用信息化管理方式，是很容易使重要的内容被窃取的。可以说网络安全隐患是城建档案进行信息化建设的一个最大的阻碍。例如，一些城建档案的机密资料如果遭遇了黑客的窃取，会对城建部门造成巨大的威胁。城建部门应该重视网络安全隐患问题，能够把解决这个问题当成重要的工作任务，为城建档案管理提供一个安全的环境。
（三）城建档案工作人员技术水平差
当前很多城建单位的档案管理人员的技术水平是比较低的，主要体现为在档案管理工作中缺乏专业的技术，导致档案管理工作受到限制。基于城建档案管理人员的技术水平是比较低的，所以在工作中没有科学的方法指导，使工作效率是比较低的。工作人员技术水平低还有一个原因是，城建单位没有重视工作人员的培训，城建單位在给工作人员进行培训时，只是讲解一些理论知识，并没有给工作人员结合具体的案例进行讲解。工作人员在参加完培训后，只是积累了一些档案管理理论知识，而没有提高自己的岩工作技能。档案管理工作没有专业的档案管理人员，是很难保证工作质量和效率的。
二、城建档案信息化系统建设
（一）城建档案信息化建设的基础性投入
在城建档案信息化系统建设中有一个重要的工作是基础性投入，做好了这个工作，才能为信息化系统建设打下坚实的基础。基础性投入主要包括两方面的内容，一是城建档案馆数字化，二是建立健全异地容火系统。城建档案馆数字化是指服务器需要满足数据存储、快速检索利用的要求。可以增加一些高质相机、大容量存储卡、录音笔等硬件。建立健全异地容火系统是指保证重要数据的容灾备份，这样可以保证信息在遭受自然灾害、网络攻时可以迅速恢复工作。同时工作人员在收集电子文件档案时，应该使文件的存储路径、文件名、文件格式是规范的和统一的。工作人员在整理电子文件档案时还需要检测文件是否有病毒，如果在检测中发现病毒，及时处理病毒。工作人员还需要检测电子文件档案的内容和纸质内容是否一致，主要对档案中的数据、操作流程等进行全面系统地检查，在确定电子文件档案没有病毒并且和纸质档案的内容一致后，再向档案部门归档。
（二）合理设计系统功能结构
对城建档案的系统功能设计主要包括7个功能模块，这7个功能模块包括以下内容：第一，档案初始登记：工作人员使用这个模块可以进行档案登记、修改、删除等工作。例如，工作人员如果在整理档案时，出现了一些错误，可以使用这个模块修改档案中的错误。第二，档案综合管理：这个模块可以方便工作人员做很多工作，工作人员可以使用这个模块进行档案接收入库审核、原文管理、档案检索等。第三，数字化加工：工作人员可以对实体文档进行扫描，这样可以把实体文档中的内容转化为数字信息。工作人员的这个做法可以为自己的档案管理工作提供便利。第四，档案查询：用户可以使用这个模块查询档案编号、名称、工程地址等。这个模块可以帮助用户及时了解档案的内容。第五，报表输出：这个模块可以为用户提供各种报表，主要有工程数量统计表、项目报建登记统计表、入库工程统计表等。第六，档案分析：工作人员通过使用这个模块可以对档案的内容进行全面、系统地分析，为城建工作提供有价值的参考。第七，后台管理：这个模块可以给管理员提供一个强的后台支持功能。工作人员可以使用这个功能为自己的工作服务，提高工作效率和质量。
（三）档案的安全管理
对档案进行安全管理也是一个重要的工作，做好这个工作才能保证档案信息所处的环境是安全的。对电子文件档案进行安全管理主要有三个方式：第一，随时备份，可以把电子文件档案存储在能够脱机保存的载体上，这样可以保证档案信息的完整性。第二，制作和电子文件档案内容一致的纸质档案，并且做好纸质档案的归档工作。第三，在使用电子文件档案进行网上交接时，要及时检测网络环境是否安全，可以建立计算机内、外两套网络系统，设置隔离卡，为电子档案传输创设一个安全的环境。
结语
在信息化时代，做好城建档案的信息化系统建设是一个长期而复杂的工作，需要城建工作人员的齐心协力。相信城建档案的信息化系统建设可以探究出科学的工作方式，从而促进城建档案的信息化水平的提高，为城建档案信息化管理工作注入活力。
参考文献
[1] 潘玉凤.浅谈城建档案工作信息化建设[J].档案管理，2011，2：10.
[2] 李利.城建档案信息化建设解决方案[J].城建档案，2010，2：9.
[3] 姚慧堂.数字城建档案馆信息化的探讨与分析[J].电脑知识与技术，2011，3：6.
[4] 杜宇静.加快城市建设档案管理信息化步伐[J].科技情报开发与经济，2012，4：10.
[关键词]城建档案 信息化 系统 策略
中图分类号：TD56 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）38-0348-01
前言
城建档案的信息化是一种新型的档案管理模式，该模式是指运用现代信息技术对档案进行整理和管理。这种档案管理模式是具有现代化特点的，工作人员在实现了信息化系统建设后，可以为档案管理注入活力，为城建档案工作提供便利。因此，城建部门应该重视信息化系统在档案管理中的运用，能够探究科学的工作方式提高档案管理效率。
一、城建档案信息化现状
在信息化技术水平不断提高的背景下，城建档案已经实现了信息化系统建设，但是城建档案在信息化建设的过程中却产生了一些问题，这些问题的存在对严重阻碍了城建档案的信息化建设水平的提高。所以，应该对城建档案的信息化建设中存在的问题进行全面、系统地分析，才能为城建档案的信息化建设寻找突破点。
（一）档案信息资源共建共享技术相对落后
虽然很多部门已经实现了档案的信息化，但是基于很多部门的档案信息化缺乏一个系统的规划和设计，所以导致了档案信息资源共建共享技术相对落后。这样一来，部门之间无法实现信息的共享，就无法提高工作效率和质量。
（二）网络安全存在隐患
在城建档案的信息化系统建设中，有一个最严重的问题是网络安全存在隐患。城建档案中有很多内容是比较机密的，在对档案进行管理时，运用信息化管理方式，是很容易使重要的内容被窃取的。可以说网络安全隐患是城建档案进行信息化建设的一个最大的阻碍。例如，一些城建档案的机密资料如果遭遇了黑客的窃取，会对城建部门造成巨大的威胁。城建部门应该重视网络安全隐患问题，能够把解决这个问题当成重要的工作任务，为城建档案管理提供一个安全的环境。
（三）城建档案工作人员技术水平差
当前很多城建单位的档案管理人员的技术水平是比较低的，主要体现为在档案管理工作中缺乏专业的技术，导致档案管理工作受到限制。基于城建档案管理人员的技术水平是比较低的，所以在工作中没有科学的方法指导，使工作效率是比较低的。工作人员技术水平低还有一个原因是，城建单位没有重视工作人员的培训，城建單位在给工作人员进行培训时，只是讲解一些理论知识，并没有给工作人员结合具体的案例进行讲解。工作人员在参加完培训后，只是积累了一些档案管理理论知识，而没有提高自己的岩工作技能。档案管理工作没有专业的档案管理人员，是很难保证工作质量和效率的。
二、城建档案信息化系统建设
（一）城建档案信息化建设的基础性投入
在城建档案信息化系统建设中有一个重要的工作是基础性投入，做好了这个工作，才能为信息化系统建设打下坚实的基础。基础性投入主要包括两方面的内容，一是城建档案馆数字化，二是建立健全异地容火系统。城建档案馆数字化是指服务器需要满足数据存储、快速检索利用的要求。可以增加一些高质相机、大容量存储卡、录音笔等硬件。建立健全异地容火系统是指保证重要数据的容灾备份，这样可以保证信息在遭受自然灾害、网络攻时可以迅速恢复工作。同时工作人员在收集电子文件档案时，应该使文件的存储路径、文件名、文件格式是规范的和统一的。工作人员在整理电子文件档案时还需要检测文件是否有病毒，如果在检测中发现病毒，及时处理病毒。工作人员还需要检测电子文件档案的内容和纸质内容是否一致，主要对档案中的数据、操作流程等进行全面系统地检查，在确定电子文件档案没有病毒并且和纸质档案的内容一致后，再向档案部门归档。
（二）合理设计系统功能结构
对城建档案的系统功能设计主要包括7个功能模块，这7个功能模块包括以下内容：第一，档案初始登记：工作人员使用这个模块可以进行档案登记、修改、删除等工作。例如，工作人员如果在整理档案时，出现了一些错误，可以使用这个模块修改档案中的错误。第二，档案综合管理：这个模块可以方便工作人员做很多工作，工作人员可以使用这个模块进行档案接收入库审核、原文管理、档案检索等。第三，数字化加工：工作人员可以对实体文档进行扫描，这样可以把实体文档中的内容转化为数字信息。工作人员的这个做法可以为自己的档案管理工作提供便利。第四，档案查询：用户可以使用这个模块查询档案编号、名称、工程地址等。这个模块可以帮助用户及时了解档案的内容。第五，报表输出：这个模块可以为用户提供各种报表，主要有工程数量统计表、项目报建登记统计表、入库工程统计表等。第六，档案分析：工作人员通过使用这个模块可以对档案的内容进行全面、系统地分析，为城建工作提供有价值的参考。第七，后台管理：这个模块可以给管理员提供一个强的后台支持功能。工作人员可以使用这个功能为自己的工作服务，提高工作效率和质量。
（三）档案的安全管理
对档案进行安全管理也是一个重要的工作，做好这个工作才能保证档案信息所处的环境是安全的。对电子文件档案进行安全管理主要有三个方式：第一，随时备份，可以把电子文件档案存储在能够脱机保存的载体上，这样可以保证档案信息的完整性。第二，制作和电子文件档案内容一致的纸质档案，并且做好纸质档案的归档工作。第三，在使用电子文件档案进行网上交接时，要及时检测网络环境是否安全，可以建立计算机内、外两套网络系统，设置隔离卡，为电子档案传输创设一个安全的环境。
结语
在信息化时代，做好城建档案的信息化系统建设是一个长期而复杂的工作，需要城建工作人员的齐心协力。相信城建档案的信息化系统建设可以探究出科学的工作方式，从而促进城建档案的信息化水平的提高，为城建档案信息化管理工作注入活力。
参考文献
[1] 潘玉凤.浅谈城建档案工作信息化建设[J].档案管理，2011，2：10.
[2] 李利.城建档案信息化建设解决方案[J].城建档案，2010，2：9.
[3] 姚慧堂.数字城建档案馆信息化的探讨与分析[J].电脑知识与技术，2011，3：6.
[4] 杜宇静.加快城市建设档案管理信息化步伐[J].科技情报开发与经济，2012，4：10.