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【摘 要】从质量管理体系认证到现在的质量管理体系、环境管理体系和职业建康安全管理体系三体系认证,其中碰到过许多问题,对这些问题的思考及改进过程,就是认证工作的发展和提高过程。
【关键词】三体系;认证;态度;两张皮
Thinking on problems of three system certification
Wu Dong-yan
(Ministry of Information Industry Institute of Electronic integrated exploration Xi-an Shangxi 710000)
【Abstract】The quality management system certification to the current quality management system, environmental management systems and occupational limits as a safety management system certification three system, which encountered many problems, think on these issues and improve the process, that is, the development and certification improve the process.
【Key words】Three system; Certification; Attitude; Mismatch
1. 前言
三体系认证指组织同时建立ISO9000、IS014000和OHSAS18000三个体系。
ISO9001:2008是国际标准化组织(ISO)制定的质量管理体系标准。该标准吸收国际上先进的质量管理理念,采用PDCA循环的质量哲学思想,对于产品和服务的供需双方具有很强的实践性和指导性。标准适用于各行各业,全球已有几十万家企业、政府、服务组织及其它各类机构导入ISO9000并获得第三方认证。通过ISO9000认证,已成为组织进入市场和赢得顾客信任的基本条件。
ISO14001:2004是国际标准化组织(ISO)制定的环境管理体系标准,是目前世界上最全面和最系统的环境管理国际化标准,适用于任何类型与规模的组织。企业实施ISO14000标准可达到节能降耗,优化成本,改善企业形象,提高竞争力的目的。
OHSMS(包括OHSAS18000)是国际标准化组织(ISO)制定的职业健康与安全管理体系标准,为企业提供科学有效的职业健康安全管理体系规范和指南,提高职业健康安全管理水平,形成自我监督、自我发现和自我完善的机制,从而提高劳动者身心健康和安全卫生技能,大幅减少成本投入和提高工作效率,在社会树立良好的品质、信誉和形象。
三体系认证是现代管理中即科学又适用的一种管理模式,适用于所有产品类别、不同规模和类型的组织。随着现代科学技术的飞速发展,人们为了能持续稳定地获得高质量的产品,不仅在产品的自身质量上提出更高的要求,同时越来越关注产品生产组织的质量管理。如今取得体系认证的厂家几乎遍及各个角落,但真正能够对体系标准深刻理解,并按照体系标准要求去做的企业却很少。
2. 端正体系认证态度
体系认证建设最终目的是要逐步迈入标准化规范化的科学管理轨道上来,从而提高企业自身产品的质量保证能力和诚信度。但在体系认证中明显存在两种态度,这两种态度基本决定了“认证”效果的好坏。
第一种态度是把“认证”作为一次企业自我提升的过程,通过贯彻标准中的规则,建立和完善质量保证体系、环境管理体系、职业健康安全体系,使企业各项管理进入有法可依、不断强化的良性循环轨道。这无疑是一种“我要认证”的态度。在这种态度支配下,“认证”工作进行的似乎较“慢”,但卓有成效,避免了原来普遍存在的随意性管理,许多原来约定俗成的做法变成了文件规定,每一级和每个人的工作责任变得清晰明确,工作中问题的可追溯性也随之增强。
而第二种态度则多半属于被动上阵,即所谓“要我认证”,或者尽管主观上也有认证的意愿,但目的仅仅是想利用那块牌子来宣传企业和推销产品,因此虽然该履行的程序也都一一走过,但实质性的变化并不大。这样的企业是以取证为目的,追求的是表面形式,放弃了三体系标准的精髓。这样的认证,产品质量是没有保证的,不能建立起有效的管理体系。
显然第一种态度是可取的。按照第一种态度去做“认证”,对企业的长期发展起到了促进作用,对企业的管理起到了提升作用。第一种态度的采取首先要求企业一把手及企业高层领导的重视并改变以往旧的管理理念,其次需要企业中层领导改变观念,严格按体系标准要求工作。而第二种态度的采取便产生了贯标中的“两张皮”现象。
3. 清除贯标中的“两张皮”现象
“两张皮”指的是相互之间原本存在必然联系或依附关系的两种事物发生游离而单独存在。藉用“两张皮”来比喻贯标中体系运行与日常管理二者完全割裂开来,既通俗、贴切、形象、生动。
3.1 “两张皮”现象产生原因。
产生“两张皮”现象的原因有两个:一是对标准的认识不全面、不准确,二是建立的管理体系脱离实际。
3.1.1 对标准的认识。
标准是衡量事物的准则。标准具有绝对的一面,正所谓“没有规矩,不成方园”,不能仁者见仁智者见智,不能二元化或多元化。标准在具有绝对性的同时,也存在相对的一面。标准是对不标准而言的,不可能一成不变。标准也需要推陈出新,不能教条地将标准神秘化。贯标建立起来的管理体系既应该符合标准要求,又不能生搬硬套标准,标准应为我所用,而不应被标准所驱使。三体系标准,是一种管理体系标准,是获得高质量所依靠的一套专门的理论、方法和手段,但并不是唯一的一种管理模式,不应该也不可能排斥其它的可能很优秀的管理理论和方法。三体系管理只是企业管理的一部分,还有生产管理、财务管理、人本管理等等,不能把执行三体系标准无限推而广之,要十分注意与其它管理体系的整合。执行三体系标准的宣传要恰如其分。三体系标准不是手到病除的神医或包治百病的灵丹妙药,它绝对不可能解决企业的全部问题。否则,将贯标奉若神明,期望值不切实际,令人瞠目结舌,那么期望一旦变成失望,必然从一个极端走向另一个极端,跌入认识误区的泥潭而难以自拔。
3.1.2 管理体系必须符合实际
用三体系标准来规范我们企业的质量、环境及职业健康安全管理,这是建立管理体系的根本目的所在。通过了贯标认证,肯定了的是管理体系基本建立,体系运行是有效的,对运行中存在问题企业具有自我完善或纠正的能力和机制。至于管理体系建立之后的实施、保持、不断改进和持续改进,任重而道远。
管理体系建立的具体体现:一是描述管理体系的文件形成并发布;二是管理体系运行实施。文件指导实施,实施符合文件,二者都不能脱离实际。事实上,管理体系审核所强调的符合性问题,其实质也是符合实际。个别审核人员生搬硬套标准条文,严重脱离企业管理实际的误导,容易诱发“两张皮”现象产生。建立管理体系符合企业实际情况,这是防止产生“两张皮”现象的关键。
体系文件符合实际,在满足标准要求的前提下,还应注意两点:一是文件本身符合实际,即“写所做的”;二是发现文件有不符合实际的部分,要及时修改或换版,即不断改进。
管理体系实施符合实际,应特别注意的是管理体系运行有效和不断改进的管理体系运行持续有效。
建立起来的管理体系必须符合三体系标准要求。仅仅是符合标准要求而难于实施,事实上就是不符合实际,等于为“两张皮”提供了存在空间。对于普遍反映的贯标和管理是两项工作,管理体系文件和记录烦琐,等等,这绝对不是标准所为,应认真分析研究并结合实际加以解决。
3.1.3 如何认识和对待“两张皮”现象。
前已提及,贯标中产生的“两张皮”现象,主要是认识问题。人们对贯标的认识同对其它事物的认识一样,是千差万别的,达成共识和取得一致需要时间、过程和努力。因此,贯标中产生“两张皮”现象完全正常,没有必要大惊小怪,更不必视为洪水猛兽。
所言“两张皮”毕竟不是全方位、大面积发生的现象,不要一叶障目不见泰山。这个基本观点绝对不能动摇。不能因为出现一些“两张皮”现象,就突兀漆黑一片。应该肯定,通过贯标执行ISO 9000标准,绝大多数企业管理水平也是有一定提高的。贯标成绩是无可争辨的主流。致于贯标刚刚开始就想看到管理工作出现翻天覆地的巨大变化,显然不现实。但是,“两张皮”现象的危害却不可低估。它对标准而言是一种荒谬绝伦的亵读,对企业而言是一种劳民伤财的腐蚀,对社会而言是一种离间信用的污染。
企业需提高迎审水平,加大迎审力度。出于礼仪而又不违背有关规定,自然无可厚非。如果审核现场出现异常,审核人员应审时度势,认真分析,正确对待,避免由此可能造成的“两张皮”现象被遮蔽掩盖,使得贯标不能健康发展。
3.1.4 怎样清除“两张皮”现象。
产生“两张皮”现象,既然主要是认识上的问题,那么解决问题的途径就只能是实践。通过贯标实践,提高认识,在实践支持下形成共识,藉以推动贯标工作。需要强调的是实践本身既包括自身实践,同时也包括其他企业的贯标实践;提高认识应循序渐进,一朝一夕奏效的可能几乎没有。
管理体系的不断改进和持续有效实施,可以从根本上阻断贯标中“两张皮”现象的滋生和漫延。体系文件与标准要求之间的距离可以逐步缩短,哪怕是从符合标准的一条要求开始也未尝不可。要注意体系文件,尤其要注意体系文件记录的及时修改和完善。
加强内外审核,做好管理评审,严格分清职责,提高自我保护意识,贯标继续培训,大力开展三体系再教育,等等,对清除贯标中产生的“两张皮”现象,都是行之有效的办法。通过全员培训,提高员工素质;鼓舞士气,增强工作积极性;人人参与,增强内部团结和凝聚力。
贯标的实践反复告诉我们,要消除“两张皮”现象,必须发挥领导作用,切实加强机制建设。领导者在组织的管理活动中起着关键性和决定性的作用,领导层中的最高管理者又在领导层中起着决策核心的作用。俗话说,响鼓还要重锤敲,其深刻内涵发人深思。那些贯标中“两张皮”现象司空见惯成了气候的企业,假如真想清除“两张皮”现象,那么首先应该聚精会神看看领导作用这个关键上有没有什么问题。
锻炼管理队伍。通过实施产品和体系认证,使一代企业管理人才在认证过程及认证后的管理工作中学会运用国际先进的企业管理方法,不但对当前的管理工作,也对今后的发展培养了业务骨干,为企业的更大发展奠定了人才基础。
贯标是一场充满现代气息的深层次变革,绝非轻而易举之事,必须花大力气,下大功夫。要搞好贯标,特别是要保证管理体系正常运行并持续有效,绝不可能一蹴而就,一劳永逸。贯标执行体系标准,必须强化监管,建立健全激励机制和制约机制,不能顺其自然,听之任之。激励机制和制约机制应该并重而不能偏废。既然实施三体系标准可以促进组织质量管理体系的改进和完善,有利益可图,那么依照制度对阻碍贯标的人和事触及一下切身利益,也是入情入理的事情。不少企业这样做了,证明确实有效。
[文章编号]1006-7619(2010)06-02-496
【关键词】三体系;认证;态度;两张皮
Thinking on problems of three system certification
Wu Dong-yan
(Ministry of Information Industry Institute of Electronic integrated exploration Xi-an Shangxi 710000)
【Abstract】The quality management system certification to the current quality management system, environmental management systems and occupational limits as a safety management system certification three system, which encountered many problems, think on these issues and improve the process, that is, the development and certification improve the process.
【Key words】Three system; Certification; Attitude; Mismatch
1. 前言
三体系认证指组织同时建立ISO9000、IS014000和OHSAS18000三个体系。
ISO9001:2008是国际标准化组织(ISO)制定的质量管理体系标准。该标准吸收国际上先进的质量管理理念,采用PDCA循环的质量哲学思想,对于产品和服务的供需双方具有很强的实践性和指导性。标准适用于各行各业,全球已有几十万家企业、政府、服务组织及其它各类机构导入ISO9000并获得第三方认证。通过ISO9000认证,已成为组织进入市场和赢得顾客信任的基本条件。
ISO14001:2004是国际标准化组织(ISO)制定的环境管理体系标准,是目前世界上最全面和最系统的环境管理国际化标准,适用于任何类型与规模的组织。企业实施ISO14000标准可达到节能降耗,优化成本,改善企业形象,提高竞争力的目的。
OHSMS(包括OHSAS18000)是国际标准化组织(ISO)制定的职业健康与安全管理体系标准,为企业提供科学有效的职业健康安全管理体系规范和指南,提高职业健康安全管理水平,形成自我监督、自我发现和自我完善的机制,从而提高劳动者身心健康和安全卫生技能,大幅减少成本投入和提高工作效率,在社会树立良好的品质、信誉和形象。
三体系认证是现代管理中即科学又适用的一种管理模式,适用于所有产品类别、不同规模和类型的组织。随着现代科学技术的飞速发展,人们为了能持续稳定地获得高质量的产品,不仅在产品的自身质量上提出更高的要求,同时越来越关注产品生产组织的质量管理。如今取得体系认证的厂家几乎遍及各个角落,但真正能够对体系标准深刻理解,并按照体系标准要求去做的企业却很少。
2. 端正体系认证态度
体系认证建设最终目的是要逐步迈入标准化规范化的科学管理轨道上来,从而提高企业自身产品的质量保证能力和诚信度。但在体系认证中明显存在两种态度,这两种态度基本决定了“认证”效果的好坏。
第一种态度是把“认证”作为一次企业自我提升的过程,通过贯彻标准中的规则,建立和完善质量保证体系、环境管理体系、职业健康安全体系,使企业各项管理进入有法可依、不断强化的良性循环轨道。这无疑是一种“我要认证”的态度。在这种态度支配下,“认证”工作进行的似乎较“慢”,但卓有成效,避免了原来普遍存在的随意性管理,许多原来约定俗成的做法变成了文件规定,每一级和每个人的工作责任变得清晰明确,工作中问题的可追溯性也随之增强。
而第二种态度则多半属于被动上阵,即所谓“要我认证”,或者尽管主观上也有认证的意愿,但目的仅仅是想利用那块牌子来宣传企业和推销产品,因此虽然该履行的程序也都一一走过,但实质性的变化并不大。这样的企业是以取证为目的,追求的是表面形式,放弃了三体系标准的精髓。这样的认证,产品质量是没有保证的,不能建立起有效的管理体系。
显然第一种态度是可取的。按照第一种态度去做“认证”,对企业的长期发展起到了促进作用,对企业的管理起到了提升作用。第一种态度的采取首先要求企业一把手及企业高层领导的重视并改变以往旧的管理理念,其次需要企业中层领导改变观念,严格按体系标准要求工作。而第二种态度的采取便产生了贯标中的“两张皮”现象。
3. 清除贯标中的“两张皮”现象
“两张皮”指的是相互之间原本存在必然联系或依附关系的两种事物发生游离而单独存在。藉用“两张皮”来比喻贯标中体系运行与日常管理二者完全割裂开来,既通俗、贴切、形象、生动。
3.1 “两张皮”现象产生原因。
产生“两张皮”现象的原因有两个:一是对标准的认识不全面、不准确,二是建立的管理体系脱离实际。
3.1.1 对标准的认识。
标准是衡量事物的准则。标准具有绝对的一面,正所谓“没有规矩,不成方园”,不能仁者见仁智者见智,不能二元化或多元化。标准在具有绝对性的同时,也存在相对的一面。标准是对不标准而言的,不可能一成不变。标准也需要推陈出新,不能教条地将标准神秘化。贯标建立起来的管理体系既应该符合标准要求,又不能生搬硬套标准,标准应为我所用,而不应被标准所驱使。三体系标准,是一种管理体系标准,是获得高质量所依靠的一套专门的理论、方法和手段,但并不是唯一的一种管理模式,不应该也不可能排斥其它的可能很优秀的管理理论和方法。三体系管理只是企业管理的一部分,还有生产管理、财务管理、人本管理等等,不能把执行三体系标准无限推而广之,要十分注意与其它管理体系的整合。执行三体系标准的宣传要恰如其分。三体系标准不是手到病除的神医或包治百病的灵丹妙药,它绝对不可能解决企业的全部问题。否则,将贯标奉若神明,期望值不切实际,令人瞠目结舌,那么期望一旦变成失望,必然从一个极端走向另一个极端,跌入认识误区的泥潭而难以自拔。
3.1.2 管理体系必须符合实际
用三体系标准来规范我们企业的质量、环境及职业健康安全管理,这是建立管理体系的根本目的所在。通过了贯标认证,肯定了的是管理体系基本建立,体系运行是有效的,对运行中存在问题企业具有自我完善或纠正的能力和机制。至于管理体系建立之后的实施、保持、不断改进和持续改进,任重而道远。
管理体系建立的具体体现:一是描述管理体系的文件形成并发布;二是管理体系运行实施。文件指导实施,实施符合文件,二者都不能脱离实际。事实上,管理体系审核所强调的符合性问题,其实质也是符合实际。个别审核人员生搬硬套标准条文,严重脱离企业管理实际的误导,容易诱发“两张皮”现象产生。建立管理体系符合企业实际情况,这是防止产生“两张皮”现象的关键。
体系文件符合实际,在满足标准要求的前提下,还应注意两点:一是文件本身符合实际,即“写所做的”;二是发现文件有不符合实际的部分,要及时修改或换版,即不断改进。
管理体系实施符合实际,应特别注意的是管理体系运行有效和不断改进的管理体系运行持续有效。
建立起来的管理体系必须符合三体系标准要求。仅仅是符合标准要求而难于实施,事实上就是不符合实际,等于为“两张皮”提供了存在空间。对于普遍反映的贯标和管理是两项工作,管理体系文件和记录烦琐,等等,这绝对不是标准所为,应认真分析研究并结合实际加以解决。
3.1.3 如何认识和对待“两张皮”现象。
前已提及,贯标中产生的“两张皮”现象,主要是认识问题。人们对贯标的认识同对其它事物的认识一样,是千差万别的,达成共识和取得一致需要时间、过程和努力。因此,贯标中产生“两张皮”现象完全正常,没有必要大惊小怪,更不必视为洪水猛兽。
所言“两张皮”毕竟不是全方位、大面积发生的现象,不要一叶障目不见泰山。这个基本观点绝对不能动摇。不能因为出现一些“两张皮”现象,就突兀漆黑一片。应该肯定,通过贯标执行ISO 9000标准,绝大多数企业管理水平也是有一定提高的。贯标成绩是无可争辨的主流。致于贯标刚刚开始就想看到管理工作出现翻天覆地的巨大变化,显然不现实。但是,“两张皮”现象的危害却不可低估。它对标准而言是一种荒谬绝伦的亵读,对企业而言是一种劳民伤财的腐蚀,对社会而言是一种离间信用的污染。
企业需提高迎审水平,加大迎审力度。出于礼仪而又不违背有关规定,自然无可厚非。如果审核现场出现异常,审核人员应审时度势,认真分析,正确对待,避免由此可能造成的“两张皮”现象被遮蔽掩盖,使得贯标不能健康发展。
3.1.4 怎样清除“两张皮”现象。
产生“两张皮”现象,既然主要是认识上的问题,那么解决问题的途径就只能是实践。通过贯标实践,提高认识,在实践支持下形成共识,藉以推动贯标工作。需要强调的是实践本身既包括自身实践,同时也包括其他企业的贯标实践;提高认识应循序渐进,一朝一夕奏效的可能几乎没有。
管理体系的不断改进和持续有效实施,可以从根本上阻断贯标中“两张皮”现象的滋生和漫延。体系文件与标准要求之间的距离可以逐步缩短,哪怕是从符合标准的一条要求开始也未尝不可。要注意体系文件,尤其要注意体系文件记录的及时修改和完善。
加强内外审核,做好管理评审,严格分清职责,提高自我保护意识,贯标继续培训,大力开展三体系再教育,等等,对清除贯标中产生的“两张皮”现象,都是行之有效的办法。通过全员培训,提高员工素质;鼓舞士气,增强工作积极性;人人参与,增强内部团结和凝聚力。
贯标的实践反复告诉我们,要消除“两张皮”现象,必须发挥领导作用,切实加强机制建设。领导者在组织的管理活动中起着关键性和决定性的作用,领导层中的最高管理者又在领导层中起着决策核心的作用。俗话说,响鼓还要重锤敲,其深刻内涵发人深思。那些贯标中“两张皮”现象司空见惯成了气候的企业,假如真想清除“两张皮”现象,那么首先应该聚精会神看看领导作用这个关键上有没有什么问题。
锻炼管理队伍。通过实施产品和体系认证,使一代企业管理人才在认证过程及认证后的管理工作中学会运用国际先进的企业管理方法,不但对当前的管理工作,也对今后的发展培养了业务骨干,为企业的更大发展奠定了人才基础。
贯标是一场充满现代气息的深层次变革,绝非轻而易举之事,必须花大力气,下大功夫。要搞好贯标,特别是要保证管理体系正常运行并持续有效,绝不可能一蹴而就,一劳永逸。贯标执行体系标准,必须强化监管,建立健全激励机制和制约机制,不能顺其自然,听之任之。激励机制和制约机制应该并重而不能偏废。既然实施三体系标准可以促进组织质量管理体系的改进和完善,有利益可图,那么依照制度对阻碍贯标的人和事触及一下切身利益,也是入情入理的事情。不少企业这样做了,证明确实有效。
[文章编号]1006-7619(2010)06-02-496