1 将油田信息数据库与档案部门进行联网，把以前的文档管理系统进行修改和升级
　　以前的软件主要采用MS-DOS操作系统进行文档软件的开发、研制。但随着科学的进步，档案馆与油田综合信息数据库的联网，要求对文档系统进行修改，才能在Window2000以及WindowsXP网络中运行，否则该系统将难以“上路”，难以跟上信息技术的发展和档案工作的需要，限制档案工作的管理水平，同时也抑制了油田档案工作的发展。同时，这还涉及到管理软件在升级的过程中所涉及到原始档案的保留以及格式转换过程中所涉及到的档案的安全问题。这些都是需要通过技术来实现的。
　　
　　2 为方便工作，缓解档案工作人员的压力，档案部门必须进行计算机联网
　　
　　每一个程序都有一个不断提高的过程。文档系统在应用过程中应不断改动完善，以适应统一的标识和规范。若计算机没有联网，程序上有任何改变，几台计算机分别都要重装一次，增加了编程人员的工作量，处理不好还会出现病毒等诸多问题。目前，各单位的硬件措施已基本到位，软件开发也取得了一定的效果，所以档案部门内部联网也是当务之急。内部联网的同时还要加强网络安全工作，现在网络病毒以及网络黑客比较猖獗，我们在建立内部网络的同时一定要建立完善的网络安全保护机制。保护网络内部的计算机不受病毒的骚扰，同时也要加强内部人员的管理，做到存储机密文件的计算机不上网，这是很重要的，因为含有机密信息的计算机上网的话很容易受到Spy间谍软件的侵害和追踪。
　　
　　3　档案信息的透明化，实现档案信息与网络的共享
　　
　　大多数油田已经做到了计算机网络目录索引。这些目录是用户查找利用档案的桥梁，了解馆藏的依据，是油田职工渴望了解而由于条件限制无法知晓的信息。为了使广大油田职工掌握档案馆藏，加强档案工作与用户的联系，更好地发挥档案的作用，档案馆(室)可以将这些目录及查找方法公布于网上，用户通过任何一台客机均可随时查阅馆藏档案目录信息，使用户在未到档案馆之前就能了解馆藏信息，确认档案馆内是否藏有他们所需的档案。在公开查询方式的同时一定要保证数据的安全，防止数据库有漏洞出现，进而避免数据的恶意修改和毁坏。
　　
　　4 异地查询、全文检索是档案利用方向、是缩短档案工作与用户距离和体现档案价值的重要途径
　　
　　按照规定查阅档案必须持本人身份证、单位介绍信，档案部门才予接待。这些手续有利于保守企业的秘密，保证档案的安全，但同时也限制了职工对档案的利用。因为油田职工只有在工作需要时才到档案部门来查阅档案，使得大量档案闲置，而过低的利用率是对档案的一种浪费，实际上在馆藏档案中有相当一部分是可以公开的，对油田职工来说利用是不受限制的。档案部门只有通过网络化管理，采用光盘全文存储、送档案上门，实现异地、全文检索，最大限度地方便用户，才能缩短与用户的距离，调动用户用档案的积极性，满足用户对档案的需要，以此来体现档案工作的价值。
　　
　　5 统一文件格式和应用程序接口，为网络扩展做好准备
　　
　　在各油田内部网络的前提下，应考虑到将来与集团公司以及各兄弟油田联网需要，在软件开发当中必须留有接口和其他外部联网的硬、软件技术。同时，为了文件传输以及安全的需要，文件的格式必须要统一，同时为了升级以及网络扩充的需要，必须和应用程序接口，为网络扩展做好准备。
　　
　　6　做好保密工作，查询档案要凭借专门的证件
　　
　　档案的内容等涉及到油田以及国家机密，所以在进行档案电子化和联网的过程以及以后的运行中，一定要注意档案的保密工作。档案的保密工作包括计算机软硬件的保密以及档案工作室的保密工作。对于计算机以及网络保密工作应该从设置管理员密码以及管理权限等来人手。对于工作室的保密工作可以采用电子门卡等新型技术来保障。
　　网络化管理不是医治百病的良药，在实施过程中还会有许多困难。但从目前情况看，计算机网络技术也给档案工作发展提供了一个机遇。它可以实现档案资料的电子化管理、调用，实现部分工作无纸办公，提高档案信息资源利用率，拉近档案与用户的距离，将有墙档案馆(室)变为无墙档案馆(室)，使用户不出“家门”就能查到自己需要的信息，必将产生良好的社会效益和经济效益，树立档案工作的形象。
　　
　　(作者单位：华北油田分公司研究院咸阳分院)