摘要：我国改革开放后，计算机行业发展步伐加快，电子信息技术应用到各行各业，随着电子计算机的发展，我国逐渐实现办公自动化，电子政务也逐渐兴起，办公自动化的发展，产生大量的电子文件，电子文件和纸质文件同时发展，在当前局势下，我们不只是要收集整理纸质文件，还要收集电子文件，整理电子文件时要根据电子文件的特点，整理好电子档案也为档案数字化奠定基础，根据基层档案的要求，分析纸质文件和电子文件的共存状态，通过电子文件的收集整理，分析纸质文件和电子文件的关系。
　　关键词：纸质文件；电子文件；收集整理；状态；关系
　　随着信息化进程的加快，逐渐形成了自动化办公，办公自动化的发展延伸出电子商务和科技研究等相关产业。在这些产业的自动化办公种形成的是电子文件，但是，电子文件最终也要转化为纸质文件，并进行文件归档。因此，基层档案工作者要结合实际，在纸质、电子文件共存状态下进行基层档案管理，做好文件归档工作，为档案管理工作做好准备。
　　一、纸质文件与电子文件共存下的新要求
　　在我国，纸质文件与电子文件的状態是共存状态，纸质文件与电子文件的共存状态，对我国的档案工作提出新要求，和纸质档案相比，电子文件归档的工作难度加大，电子文件归档工作要更加细致。电子文件归档难度加大的原因是，工作人员对电子文件了解不够，还保持者传统观念，认为电子文件不是文件，从而忽视电子文件归档。电子文件归档的工作量大，很多人因为必须要回家加班工作而不愿意承担此项工作，还有一部分是不熟悉计算机技术的操作，电子文件依靠计算机产生，对计算机依赖性大，电子文件归档，必须依靠计算机编目进行归档，这对归档工作者来说，电子文件归档工作不容易操作，因此产生畏难情绪，归档工作难以展开。
　　二、新要求的解决措施
　　纸质文件与电子文件的状态是共存状态，这对档案工作者提出新要求，可以采取以下措施解决：
　　1.转变观念
　　电子文件与纸质文件之间转化采取“双轨制”，而归档内容采取“两套制”，就是纸质、磁介质、光介质等文件一起归档，传统的档案是以纸质文件为工作对象，文件的归档起点是立卷，在文件形成后，交由相关部门保管，归档次数是一年归档一次，但是电子档案不同，电子文件是伴随着办公自动化产生，自动化系统出现错误，档案容易丢失，因此，要转变观念，加强电子文件监控，随时进行文件归档。