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[摘 要]Excel软件是Office办公软件的一个重要组成部分，它具有强大的电子表格处理功能，因此在财务和会计工作用使用很普遍。本文主要从帐簿登记、数据统计与分析、数据保护和共享等几方面讲述了Excel软件在财务和会计中的应用。
[关键词]Excel软件 会计 财务
中图分类号：TP317.3 文献标识码：TP 文章编号：1009―914X（2013）34―0546―01
1 概述
Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office组件之一，是微软办公套装软件的一个重要的组成部分。Excel是一款功能强大的电子表格处理软件，它可以进行各类数据的处理、统计分析，以及辅助决策操作，广泛应用于统计、管理、财经和金融等众多领域。
随着经济与计算机技术的不断发展，企业会计信息化成为必然趋势。但是目前许多中小企业仍然拒绝使用财务软件，没有实现会计信息化。主要原因是财务软件的“高级化”很难应付形形色色的中小企业的业务需要；其次，软件购置和维护开支较高。因此，微软Excel电子表格软件的出现为广大中小企业处理会计业务提供了诸多便利，况且即使在有财务软件的大中型企业，也把Excel表格作为一种辅助工具。它通俗易懂，功能强大，操作简单，适用范围广，普遍应用于数学运算、工程计算、报表管理、财务处理、统计分析、图表制作等各个方面。
2 Excel在工作中的具体应用
Excel软件在会计和财务工作中的应用很实用，会计的大量工作是计算。使用Excel 可以提高工作效率，把一些固定的计算过程用算式表达下来，录入基础数据即得到运算结果。对于简单的四则混合运算完全可以替代算盘、计算器等工具，且可以保留计算数据便于核对。Excel在财务工作中，可以取代手工账务处理的大部分登记、计算工作，完成账簿登记，报表编制。
会计和财务工作当中需要大量的会计报表，有静态报表和动态报表，有月报、季报、半年报和年报等，此外还有大量内部会计报表，这些报表格式、编制方法大不相同。因此，尽管市面上有许多财务软件，但不一定能够满足各所有表的编制需要。特别是一些涉及政策性较强的部门，其报表的个别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。用Excel制作会计报表则能满足企业报表特别是一些内部报表和临时性报表的需要，并且利用该软件还可以实现对会计数据的分析。
2.1 账簿的登记
设置账簿是为了把企业多而分散的会计凭证加以归类整理，以便管理。企业的账簿主要有现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账，企业账簿的填制方法都很相似，下面就以现金日记账为例来加以说明，现金日记账是根据收、付款凭证按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登记的，用EXCEL来登记现金日记账时，只要按日期的先后顺序从收、付款凭证中把相关内容复制到现金日记账中即可，启动Excel后，自动生成一个名为bookl的工作簿，在工作簿中默认有三个工作表sheetl、sheet2、sheet3，用户可以根据需要增减，我们可以把bookl重命名为“XX账簿”，把工作表重命名为“付款凭证”、“收款凭证”、“转账凭证”、“银行存款日记账”、“试算平衡表”、“损益表”等。这样，一个工作簿就相当于一个账簿，各工作表就是该账簿的相关内容。
2.2 数据统计与分析
在Excel的工作簿中，将每个月回款数据列为一个工作表，将每个工作表命名分别为1、2……，每个表包含用户、单价、运量、费用等。再建一个汇总表，统计季报、年报数据，并对其进行分析。当汇总表内要调用其它表内的数据时，应用其公式“单元格=‘表名’！单元格名”即可完成。如图所示。
2.3 数据的保护
在财务工作中，除了财务工作人员外，其他人是不能修改财务数据的。EXCEL提供了多级数据保护功能，来避免非财务人员对数据的修改。通过这些功能，你可以设置工作簿的打开权限、工作表中的数据或工作薄的结构进行加密保护，防止别人查看或更改数据。具体步骤为：（1）单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令。（2）单击“工具”菜单上的”常规选项”。（3）在“打开权限密码”编辑框中，键入密码，在“重新输入密码”编辑框中重新键人密码，然后单击“确定”按钮。（4）单击“保存”按钮。（5）如果有回应提示，单击“是”按钮，用打开的工作簿替换现有工作簿。
2.4 数据的共享
会计工作是按照严格的岗位责任制来进行的，在财会机构内部合理分工，使每一项会计工作都由专人负责，这时必然要面临如何把这些由专人负责的分散数据合并到一个统一的工作薄上，以及追踪各项数据是由何人在何时编辑填制的问题。具体操作步骤如下：（1）由综合会计组的财会人员建立一个定制的工作薄（即账本），里面设计好各分会计组所需的相关工作表（即账页）框架。（2）将该工作薄设置为共享工作薄。这一步骤为后继操作做好准备，是实现数据合并和追踪数据来源的前提，设置共享工作簿的步骤为单击“工具”菜单，选择“共享工作簿”命令，然后单击“编辑”选项卡，“选择”允许多用户同时编辑，同时允许“工作簿合并”复选框，然后单击”确定”，出现提示时，保存工作簿。
3 Excel在应用中的优缺点
3.1 优点
①Excel中的函数和公式的设定可以灵活控制，会使报表的产生更方便。
②Excel提供了丰富的函数，正确使用函数，不仅可以保证数字的准确，而且可以提高工作效率。
③Excel宏的功能强大，通过VBA语言对宏的录制和使用，可以管理数据库中的多张报表，是报表的使用更方便簡洁。
④Excel表格具有相应美化功能，使报表更加清晰简易，使报表具有一定的美感。
⑤Excel的图表功能强大，可以根据报表中的相关数据自动生成不同形式的图表，简单易懂、一目了然，通过对比图表更能容易的发现相应的问题。
3.2 缺点
①Excel在不能及时数据共享。
②只能处理一些常见业务，对于大型企业复杂的业务处理显得力不从心，因此，它仅适合中小企业使用。
③Excel是运用计算机的一个工具，要防止计算机的故障造成数据丢失，所有要预先防范，即及时保留备份文件，以避免计算机崩溃造成的数据丢失乃至经济损失。
[关键词]Excel软件 会计 财务
中图分类号：TP317.3 文献标识码：TP 文章编号：1009―914X（2013）34―0546―01
1 概述
Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office组件之一，是微软办公套装软件的一个重要的组成部分。Excel是一款功能强大的电子表格处理软件，它可以进行各类数据的处理、统计分析，以及辅助决策操作，广泛应用于统计、管理、财经和金融等众多领域。
随着经济与计算机技术的不断发展，企业会计信息化成为必然趋势。但是目前许多中小企业仍然拒绝使用财务软件，没有实现会计信息化。主要原因是财务软件的“高级化”很难应付形形色色的中小企业的业务需要；其次，软件购置和维护开支较高。因此，微软Excel电子表格软件的出现为广大中小企业处理会计业务提供了诸多便利，况且即使在有财务软件的大中型企业，也把Excel表格作为一种辅助工具。它通俗易懂，功能强大，操作简单，适用范围广，普遍应用于数学运算、工程计算、报表管理、财务处理、统计分析、图表制作等各个方面。
2 Excel在工作中的具体应用
Excel软件在会计和财务工作中的应用很实用，会计的大量工作是计算。使用Excel 可以提高工作效率，把一些固定的计算过程用算式表达下来，录入基础数据即得到运算结果。对于简单的四则混合运算完全可以替代算盘、计算器等工具，且可以保留计算数据便于核对。Excel在财务工作中，可以取代手工账务处理的大部分登记、计算工作，完成账簿登记，报表编制。
会计和财务工作当中需要大量的会计报表，有静态报表和动态报表，有月报、季报、半年报和年报等，此外还有大量内部会计报表，这些报表格式、编制方法大不相同。因此，尽管市面上有许多财务软件，但不一定能够满足各所有表的编制需要。特别是一些涉及政策性较强的部门，其报表的个别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。用Excel制作会计报表则能满足企业报表特别是一些内部报表和临时性报表的需要，并且利用该软件还可以实现对会计数据的分析。
2.1 账簿的登记
设置账簿是为了把企业多而分散的会计凭证加以归类整理，以便管理。企业的账簿主要有现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账，企业账簿的填制方法都很相似，下面就以现金日记账为例来加以说明，现金日记账是根据收、付款凭证按经济业务发生的先后顺序逐日逐笔进行登记的，用EXCEL来登记现金日记账时，只要按日期的先后顺序从收、付款凭证中把相关内容复制到现金日记账中即可，启动Excel后，自动生成一个名为bookl的工作簿，在工作簿中默认有三个工作表sheetl、sheet2、sheet3，用户可以根据需要增减，我们可以把bookl重命名为“XX账簿”，把工作表重命名为“付款凭证”、“收款凭证”、“转账凭证”、“银行存款日记账”、“试算平衡表”、“损益表”等。这样，一个工作簿就相当于一个账簿，各工作表就是该账簿的相关内容。
2.2 数据统计与分析
在Excel的工作簿中，将每个月回款数据列为一个工作表，将每个工作表命名分别为1、2……，每个表包含用户、单价、运量、费用等。再建一个汇总表，统计季报、年报数据，并对其进行分析。当汇总表内要调用其它表内的数据时，应用其公式“单元格=‘表名’！单元格名”即可完成。如图所示。
2.3 数据的保护
在财务工作中，除了财务工作人员外，其他人是不能修改财务数据的。EXCEL提供了多级数据保护功能，来避免非财务人员对数据的修改。通过这些功能，你可以设置工作簿的打开权限、工作表中的数据或工作薄的结构进行加密保护，防止别人查看或更改数据。具体步骤为：（1）单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令。（2）单击“工具”菜单上的”常规选项”。（3）在“打开权限密码”编辑框中，键入密码，在“重新输入密码”编辑框中重新键人密码，然后单击“确定”按钮。（4）单击“保存”按钮。（5）如果有回应提示，单击“是”按钮，用打开的工作簿替换现有工作簿。
2.4 数据的共享
会计工作是按照严格的岗位责任制来进行的，在财会机构内部合理分工，使每一项会计工作都由专人负责，这时必然要面临如何把这些由专人负责的分散数据合并到一个统一的工作薄上，以及追踪各项数据是由何人在何时编辑填制的问题。具体操作步骤如下：（1）由综合会计组的财会人员建立一个定制的工作薄（即账本），里面设计好各分会计组所需的相关工作表（即账页）框架。（2）将该工作薄设置为共享工作薄。这一步骤为后继操作做好准备，是实现数据合并和追踪数据来源的前提，设置共享工作簿的步骤为单击“工具”菜单，选择“共享工作簿”命令，然后单击“编辑”选项卡，“选择”允许多用户同时编辑，同时允许“工作簿合并”复选框，然后单击”确定”，出现提示时，保存工作簿。
3 Excel在应用中的优缺点
3.1 优点
①Excel中的函数和公式的设定可以灵活控制，会使报表的产生更方便。
②Excel提供了丰富的函数，正确使用函数，不仅可以保证数字的准确，而且可以提高工作效率。
③Excel宏的功能强大，通过VBA语言对宏的录制和使用，可以管理数据库中的多张报表，是报表的使用更方便簡洁。
④Excel表格具有相应美化功能，使报表更加清晰简易，使报表具有一定的美感。
⑤Excel的图表功能强大，可以根据报表中的相关数据自动生成不同形式的图表，简单易懂、一目了然，通过对比图表更能容易的发现相应的问题。
3.2 缺点
①Excel在不能及时数据共享。
②只能处理一些常见业务，对于大型企业复杂的业务处理显得力不从心，因此，它仅适合中小企业使用。
③Excel是运用计算机的一个工具，要防止计算机的故障造成数据丢失，所有要预先防范，即及时保留备份文件，以避免计算机崩溃造成的数据丢失乃至经济损失。