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摘要：档案管理在社会的发展中一直处在重要的位置，与人们的生活和工作有着非常密切的关系。在近几年的发展中，很多高校开始加强对档案管理工作的重视，并将很多现代化的管理技术和理念应用其中，以此来为档案管理工作的开展提供有利条件。因为高校档案管理中，基础工作对整体的管理水平和质量起着关键性作用。所以，要想让高校档案管理在现代化社会下发挥出更大的价值，就需要注重档案管理基础工作的开展。本文就高校档案管理基础工作与档案管理现代化方面的内容进行论述，仅供相关人士参考。
关键词：高校档案管理；基础工作；现代化
随着时代的发展和进步，很多行业领域在发展的过程中都开始逐渐加强对现代化技术和理念的重视，并将这些内容融入到实际的工作中，以此来紧跟时代前进的步伐。近年来，高校档案管理工作也开始逐渐加强对现代化管理模式和理念的应用，同时还对一些传统的管理方式进行相应的改进或剔除，从而提高档案管理工作整体的质量。但是一些高校的档案管理工作在进行现代化模式创新的过程中，还处于不成熟阶段。特别在档案管理的基础工作中，还需要进行进一步的研究与探索。所以，如何有效的提升档案管理基础工作，实现档案的现代化管理，成为了很多高校考虑的内容。
一、高校档案管理基础工作中存在的问题
目前国内很多高校保存的档案十分复杂，材料种类繁多，很多更是时间久远。然而，进行管理工作的部门人员很少，很难对如此庞大的档案库进行详细分类管理。所以往往只是简单的保存，同时为防止档案丢失，会选择封存的方式。这使得档案现代化管理的实现存在难度。具体问题有以下几个方面：
第一，建国以来，我国的档案管理标准每个时期都有所不同，使得档案的管理工作更加复杂。很多档案都是一卷多册，或缺少一些重要的标题，增加了查找难度。
第二，档案在编制的过程中，工作人员经常会遗漏页码编写工作，或按照不同的标准进行编写。这些档案即使缺损也很难被发现。
第三，很多档案采用的外观标准不同，有的案宗内容过于冗杂，而有些档案，页数有少的可怜。这些档案都存在着问题，前者内容复杂，工作人员需花费大量的时间提炼出有价值的部分，工作量大；后者有用的内容太少，需要与当事人沟通，添加新的相关资料，这一过程需要花费很长时间。
二、提升高校档案管理基础工作措施
1、精简档案信息
因为高校在发展的过程中，会存留大量的档案。而这些档案管理的基础工作会随着档案数量的增加而变得愈加困难。所以，要想有效的提升高校档案管理工作的质量和水平，就需要高校档案管理部门能够对档案的信息管理做到精简。对高校档案进行精简处理，要注意以下几点：第一，相关工作人员需要先对档案的整体情况有所了解的掌握，对档案进行重新的归类划分，以便为后续工作的开展提供便利条件。第二，相关工作人员在检查档案信息的过程中，可以对一些已经没有价值的档案进行剔除，并做好相应的记录，便于后续管理工作开展。第三，工作人员需要对存在问题或信息缺失的档案进行分类管理，并通过适当的方式进行档案信息的不全和整理。对于不能不全的档案信息要做好记录，以此来保证档案管理的精简度。
2、规范化分类档案
除了精简档案的信息，规范档案的分类对高校档案管理基础工作的开展也起着关键的作用。因为高校档案的类别有很多，如果不能对其进行规范化的管理，那么就会在很大程度上提升基础工作的难度，降低管理工作的质量和效率。因此，高校档案管理部门需要选择合适的方法，对档案管理工作进行全面的规范分类管理。如对同类型的档案标注同类型的编号，根据编号的种类，重新制定档案目录，以便日后档案管理基础工作的开展。这样既减轻了管理人员的工作负担，又能提升管理工作的质量和效率。
3、规范著录工作
要想顺利的开展高校档案管理的基础工作，还需要管理团队能偶做好档案的著录工作。因为档案在查找的过程中，需要根据相关目录的提供来完成，如果档案目录中存在与实际档案管理不相符的内容，那么就会导致档案查找失败或其他情况的出现，不仅耽误着时间，还影响着档案管理基础工作的质量。所以，高校档案管理部门要加强对著录工作的重视，同时还可以在计算机电子档案管理的帮助下，对目录进行改进与完善，以此来提升著录工作的质量。
4、确保检索的准确性
建立档案的分类号查找只能查处档案的所在范围，而不能做到精准查找。只有通过题名查找，才能保证档案的查准率。因此在著录过程中，要做到题名统一规范，需遵循的原则是：机构要用统一的简称，避免出现多个机构简称混淆，以及统一题名中应具备的要素。结合计算机检索，需要将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素，都填写完整。若给出的题名要素部分缺失，要进行补齐，冗长部分要及时删减。
三、高校档案管理现代化注重点
高校档案管理基础工作中的每个环节，都需为计算机数据统计收集大量信息，由于档案馆里保存的档案数量相当庞大，其著录工作十分繁重，情况十分复杂。若工作流程不具有科学性与规范性，最终会导致计算机统计工作因缺乏充足的数据而失败，而之前的大量工作将毫无价值，直接影响到现代化档案管理工作的进程。在著录工作中，应注意以下几点，以确保著录工作高效快捷的完成。
1、分清轻重缓急
档案管理的一个重要目的，是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的，是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低，和是否开放等情况，对所有卷宗进行排队，将可开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这将加快档案管理计算机化的进程，提高社会利用的效率。
2、分級次著录
在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即对反映问题单一或查考价值低的档案进行案卷分级著录；对文件涉及内容重复，且排在一起的档案进行文件组合级著录；而对重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，还可以减少著录条目和录入条目，节约了人力、财力又提高了效率。
3、充分利用档案原基础
对于案卷基础较好又具备全引目录的案卷，可以直接在全引目录上分类标引，而对于特殊形式的档案，则可用计算机程序将人名、地址、时间，用案卷目录直接录入，然后统一给出分类号。这样的分门别类可以减少著录环节，提高著录速度。
四、结束语
如今，各高校都能很好的开展档案管理工作，并能够很好的结合现代化管理模式做好基础工作，为学校和学生的发展提供优质的服务。现代化的档案管理模不仅能有效的提升管理工作的质量和效率，还能在很大程度上节省管理成本，是一种受到很多高校认可的管理模式。但是一些高校在实际开展档案管理工作的时候，仍然保持着传统的管理方式，对现代化的档案管理模式也得不到全面的认知与了解，从而使得档案管理工作的质量一直得不到提升。因此，这类高校在日后的发展过程中，要转变档案管理的模式，提高对现代化档案管理的重视程度，做好基础的档案管理工作，这样才能让档案管理工作发挥出真正的水平。
参考文献：
[1]档案管理现代化过程中存在问题和改进措施[J]. 樊驰. 纳税. 2017（12）
[2]浅析实现档案管理现代化的必备条件[J]. 张妍. 办公室业务. 2017（16）
[3]农业科研档案管理现代化的思考[J]. 宋喜梅，刘嘉盈，桑雪莲，马小卫. 农业科技管理. 2017（04）
关键词：高校档案管理；基础工作；现代化
随着时代的发展和进步，很多行业领域在发展的过程中都开始逐渐加强对现代化技术和理念的重视，并将这些内容融入到实际的工作中，以此来紧跟时代前进的步伐。近年来，高校档案管理工作也开始逐渐加强对现代化管理模式和理念的应用，同时还对一些传统的管理方式进行相应的改进或剔除，从而提高档案管理工作整体的质量。但是一些高校的档案管理工作在进行现代化模式创新的过程中，还处于不成熟阶段。特别在档案管理的基础工作中，还需要进行进一步的研究与探索。所以，如何有效的提升档案管理基础工作，实现档案的现代化管理，成为了很多高校考虑的内容。
一、高校档案管理基础工作中存在的问题
目前国内很多高校保存的档案十分复杂，材料种类繁多，很多更是时间久远。然而，进行管理工作的部门人员很少，很难对如此庞大的档案库进行详细分类管理。所以往往只是简单的保存，同时为防止档案丢失，会选择封存的方式。这使得档案现代化管理的实现存在难度。具体问题有以下几个方面：
第一，建国以来，我国的档案管理标准每个时期都有所不同，使得档案的管理工作更加复杂。很多档案都是一卷多册，或缺少一些重要的标题，增加了查找难度。
第二，档案在编制的过程中，工作人员经常会遗漏页码编写工作，或按照不同的标准进行编写。这些档案即使缺损也很难被发现。
第三，很多档案采用的外观标准不同，有的案宗内容过于冗杂，而有些档案，页数有少的可怜。这些档案都存在着问题，前者内容复杂，工作人员需花费大量的时间提炼出有价值的部分，工作量大；后者有用的内容太少，需要与当事人沟通，添加新的相关资料，这一过程需要花费很长时间。
二、提升高校档案管理基础工作措施
1、精简档案信息
因为高校在发展的过程中，会存留大量的档案。而这些档案管理的基础工作会随着档案数量的增加而变得愈加困难。所以，要想有效的提升高校档案管理工作的质量和水平，就需要高校档案管理部门能够对档案的信息管理做到精简。对高校档案进行精简处理，要注意以下几点：第一，相关工作人员需要先对档案的整体情况有所了解的掌握，对档案进行重新的归类划分，以便为后续工作的开展提供便利条件。第二，相关工作人员在检查档案信息的过程中，可以对一些已经没有价值的档案进行剔除，并做好相应的记录，便于后续管理工作开展。第三，工作人员需要对存在问题或信息缺失的档案进行分类管理，并通过适当的方式进行档案信息的不全和整理。对于不能不全的档案信息要做好记录，以此来保证档案管理的精简度。
2、规范化分类档案
除了精简档案的信息，规范档案的分类对高校档案管理基础工作的开展也起着关键的作用。因为高校档案的类别有很多，如果不能对其进行规范化的管理，那么就会在很大程度上提升基础工作的难度，降低管理工作的质量和效率。因此，高校档案管理部门需要选择合适的方法，对档案管理工作进行全面的规范分类管理。如对同类型的档案标注同类型的编号，根据编号的种类，重新制定档案目录，以便日后档案管理基础工作的开展。这样既减轻了管理人员的工作负担，又能提升管理工作的质量和效率。
3、规范著录工作
要想顺利的开展高校档案管理的基础工作，还需要管理团队能偶做好档案的著录工作。因为档案在查找的过程中，需要根据相关目录的提供来完成，如果档案目录中存在与实际档案管理不相符的内容，那么就会导致档案查找失败或其他情况的出现，不仅耽误着时间，还影响着档案管理基础工作的质量。所以，高校档案管理部门要加强对著录工作的重视，同时还可以在计算机电子档案管理的帮助下，对目录进行改进与完善，以此来提升著录工作的质量。
4、确保检索的准确性
建立档案的分类号查找只能查处档案的所在范围，而不能做到精准查找。只有通过题名查找，才能保证档案的查准率。因此在著录过程中，要做到题名统一规范，需遵循的原则是：机构要用统一的简称，避免出现多个机构简称混淆，以及统一题名中应具备的要素。结合计算机检索，需要将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素，都填写完整。若给出的题名要素部分缺失，要进行补齐，冗长部分要及时删减。
三、高校档案管理现代化注重点
高校档案管理基础工作中的每个环节，都需为计算机数据统计收集大量信息，由于档案馆里保存的档案数量相当庞大，其著录工作十分繁重，情况十分复杂。若工作流程不具有科学性与规范性，最终会导致计算机统计工作因缺乏充足的数据而失败，而之前的大量工作将毫无价值，直接影响到现代化档案管理工作的进程。在著录工作中，应注意以下几点，以确保著录工作高效快捷的完成。
1、分清轻重缓急
档案管理的一个重要目的，是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的，是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低，和是否开放等情况，对所有卷宗进行排队，将可开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这将加快档案管理计算机化的进程，提高社会利用的效率。
2、分級次著录
在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即对反映问题单一或查考价值低的档案进行案卷分级著录；对文件涉及内容重复，且排在一起的档案进行文件组合级著录；而对重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，还可以减少著录条目和录入条目，节约了人力、财力又提高了效率。
3、充分利用档案原基础
对于案卷基础较好又具备全引目录的案卷，可以直接在全引目录上分类标引，而对于特殊形式的档案，则可用计算机程序将人名、地址、时间，用案卷目录直接录入，然后统一给出分类号。这样的分门别类可以减少著录环节，提高著录速度。
四、结束语
如今，各高校都能很好的开展档案管理工作，并能够很好的结合现代化管理模式做好基础工作，为学校和学生的发展提供优质的服务。现代化的档案管理模不仅能有效的提升管理工作的质量和效率，还能在很大程度上节省管理成本，是一种受到很多高校认可的管理模式。但是一些高校在实际开展档案管理工作的时候，仍然保持着传统的管理方式，对现代化的档案管理模式也得不到全面的认知与了解，从而使得档案管理工作的质量一直得不到提升。因此，这类高校在日后的发展过程中，要转变档案管理的模式，提高对现代化档案管理的重视程度，做好基础的档案管理工作，这样才能让档案管理工作发挥出真正的水平。
参考文献：
[1]档案管理现代化过程中存在问题和改进措施[J]. 樊驰. 纳税. 2017（12）
[2]浅析实现档案管理现代化的必备条件[J]. 张妍. 办公室业务. 2017（16）
[3]农业科研档案管理现代化的思考[J]. 宋喜梅，刘嘉盈，桑雪莲，马小卫. 农业科技管理. 2017（04）