论文部分内容阅读
摘 要：新的历史时期对高职院校档案管理工作提出了更高的要求。本文针对高职院校档案管理存在的问题，阐述了做好档案管理工作的看法。
关键词：高职院校；档案管理；工作思考
档案管理是高职院校管理工作的重要组成部分，是衡量学校管理水平的重要尺度，是科学管理学校的重要基础工作之一。近些年来，随着我国高职教育的蓬勃发展和知识信息化时代的到来，对高职院校档案管理工作提出了更高的要求。在新的历史时期，如何做好高职院校档案管理工作，为提升人才培养工作水平提供服务，已成为我们面临的重要课题。笔者就此谈点粗浅看法。
一、提高认识，加强领导是做好档案管理工作的首要前提
我国的高职教育还处于初级发展阶段，多数高职院校办学历史不长，档案管理工作经验还不够丰富。还存在认识不到位，领导重视不够，机构不健全等问题。因此，进一步提高对档案管理工作的认识，加强对档案管理工作的领导，是做好高职院校档案管理的首要前提。
（1）提高认识，增强意识。高职院校档案是由学校各项工作活动形成的具有保存、查考价值的文字、图表、声像资料等构成，是反映学校基本面貌的真实历史记录。它所包含的学校办学的丰富信息资料，对学校的建设和发展具有重要的参考利用价值。
从校党委，各级领导到教职工要深刻认识档案管理工作的地位和作用，增强档案意识，重视档案管理工作。同时，要清楚地认识到，档案管理不仅仅是档案工作人员的事，而是学校的共同事业，需要全员参与，齐抓共管才能做好档案管理工作。
（2）建立机构，加强领导。一要成立由分管档案工作的校领导为组长，各处（室）、系负责人参与的档案管理工作领导小组，对学校档案管理工作负总责。领导小组从档案资料的收集、整理、归档和利用等环节经常督促检查档案管理工作制度的落实情况，研究解决档案管理工作出现的困难和问题。其次，建立集中统一管理与专项分散管理相结合的档案管理体系。即校本部建立综合档案室，统一管理全校的档案资料；为便于工作上查找利用档案资料，党务、人事、财务、教务等处室和各系建立分档案室，管理相关的专项档案资料。三要建立专、兼职结合的档案管理队伍。校综合档案室配备一名或数名专职档案员，各分档案室配备一名兼职档案员，不设分档案室的单位确定一名兼职档案资料员。并明确专、兼职档案工作人员的工作职责，领导小组根据工作职责考评他们的工作业绩，突出的给予表彰和奖励。通过上述举措，从组织上加强对档案管理工作的领导，把档案管理工作落到实处。
二、健全档案管理制度是做好档案管理工作的重要保证
俗话说，没有规矩不成方圆。依法治档，加强档案管理工作的制度化建设，规范档案管理是做好高职院校档案管理工作的重要保证。
目前，在一些高职院校档案管理中还存在制度不健全，管理不规范的状况。要改变这种状况，必须根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合学校档案管理工作实际，建立和健全档案管理的各项规章制度，实现档案管理的制度化、规范化。比如，制订《档案立卷、归档制度》《档案利用制度》《档案借阅制度》《档案保密制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案库房管理制度》等。做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，销毁有依据，库房管理有措施，开发利用有目标。真正使档案管理工作有法可依，有章可循，便于检查评估档案管理工作的落实情况，确保档案管理工作顺利开展，
档案管理工作制度不是写在纸上，挂在墙上的摆设或用于应付上级检查用的，而要注重抓好制度的落实。一方面，档案工作人员要严格按制度办事，把档案管理工作制度落实在实际工作中。另一方面，校档案管理工作领导小组和档案管理责任人要不定期的检查管理制度的落实情况，发现问题及时整改。
三、提高档案工作人员业务能力是做好档案管理工作的必要措施
当今是知识信息化时代，档案管理微机化，信息资料传递网络化已成为潮流，传统的手工管理模式逐步被现代化计算机管理模式所取代。这必然要求档案工作人员实现专业化、知识化。作为高职院校档案工作者，不但要具备较丰富的档案管理方面的专业知识，而且要掌握一定的现代信息技术，较强的微机管理档案的工作能力，以及掌握摄影、摄像、多媒体操作技能等，并至少懂一门外语。而目前一些高职院校档案工作人员存在人员新、经验传承少，专业化、知识化程度偏低等状况。这就必须采取有力措施，加大岗位培训力度，提高档案工作人员的专业素质和业务能力。
高职院校档案工作人员岗位培训可采取的途径有：一是在职学习和进修。学校要鼓励档案工作人员岗位自学档案管理专业基础知识和专业技能，支持他们参加档案专业的函授教育；二是参加上级举办的档案工作人员培训班和其他与档案工作相关的操作技能培训班；三是聘请档案管理方面的专家和学者对档案工作人员进行讲座培训；四是以老带新，经验传承。由本校档案管理实际工作经验丰富的专职档案员培训、指导兼职的档案员和资料员；五是组织专、兼职档案工作人员前往档案管理工作做得好的高校参观学习取经。通过岗位培训，使档案工作人员逐步成为档案管理工作的“通用型”和“复合型”人才。
四、开发利用档案信息资源是做好档案管理工作的根本目的
档案既是一面镜子，真实地反映了学校办学的基本面貌，同时又是为学校建设和发展服务的工具。档案的服务功能决定了档案管理工作的根本目的在于档案信息资源的开发和利用。目前，一些高职院校在档案管理中不同程度地存在“重藏轻用”的倾向。因此，要做好档案管理工作必须把着力点放到“藏用并举”“以用带藏”重在利用上，充分发挥档案的服务功能，积极开发利用档案的信息资源。
（1）要增强主动服务意识。高职院校档案管理人员要根据学校办学规律和办学动态，研究掌握档案利用的规律，预测档案利用的方向，积极主动地利用档案资料为领导决策服务，为教学、科研、管理等项工作服务，为校内外各种咨询查证服务，以及为上级对学校人才培养工作水平的检查评估提供服务。
（2）要注重档案信息资源的开发和利用。在档案管理上不能有“守摊子”的思想，满足于档案原始资料的查询服务利用，还应注重档案信息资源的开发，提高利用率。在档案信息资源的开发上，尤其要加强档案资料的编研工作，挖掘、开发档案信息资源，并利用网络等现代传媒手段和各种有效形式创新服务方式、更好地发挥档案的服务功能。比如，将一些非保密性档案资料进行综合分析、整理、提炼，汇编成各类专题档案信息资料，制作成专题光盘保存利用，或制作成专题网页，利用校园网络发布，方便快捷地实现校内外档案信息资源的共享。又比如，编撰校史，建立荣誉室对师生员工进行光荣传统教育等。
总之，档案管理是一门集计算机科学和档案学于一体的综合科学。高职院校在档案管理工作中，必须以科学发展观作指导，不断探索现代档案管理和档案利用的规律，转变档案管理观念，建立现代化档案管理模式，使档案管理工作为学校改革、创新和发展，为提升人才培养工作水平提供优质服务。
参考文献：
[1]朱忠燕.做好学校档案管理的几点体会[J].山东档案，2010（1）.
[2]丁 汀.对学校档案管理现代化建设的若干思考[J].学校档案，2007（4）.
关键词：高职院校；档案管理；工作思考
档案管理是高职院校管理工作的重要组成部分，是衡量学校管理水平的重要尺度，是科学管理学校的重要基础工作之一。近些年来，随着我国高职教育的蓬勃发展和知识信息化时代的到来，对高职院校档案管理工作提出了更高的要求。在新的历史时期，如何做好高职院校档案管理工作，为提升人才培养工作水平提供服务，已成为我们面临的重要课题。笔者就此谈点粗浅看法。
一、提高认识，加强领导是做好档案管理工作的首要前提
我国的高职教育还处于初级发展阶段，多数高职院校办学历史不长，档案管理工作经验还不够丰富。还存在认识不到位，领导重视不够，机构不健全等问题。因此，进一步提高对档案管理工作的认识，加强对档案管理工作的领导，是做好高职院校档案管理的首要前提。
（1）提高认识，增强意识。高职院校档案是由学校各项工作活动形成的具有保存、查考价值的文字、图表、声像资料等构成，是反映学校基本面貌的真实历史记录。它所包含的学校办学的丰富信息资料，对学校的建设和发展具有重要的参考利用价值。
从校党委，各级领导到教职工要深刻认识档案管理工作的地位和作用，增强档案意识，重视档案管理工作。同时，要清楚地认识到，档案管理不仅仅是档案工作人员的事，而是学校的共同事业，需要全员参与，齐抓共管才能做好档案管理工作。
（2）建立机构，加强领导。一要成立由分管档案工作的校领导为组长，各处（室）、系负责人参与的档案管理工作领导小组，对学校档案管理工作负总责。领导小组从档案资料的收集、整理、归档和利用等环节经常督促检查档案管理工作制度的落实情况，研究解决档案管理工作出现的困难和问题。其次，建立集中统一管理与专项分散管理相结合的档案管理体系。即校本部建立综合档案室，统一管理全校的档案资料；为便于工作上查找利用档案资料，党务、人事、财务、教务等处室和各系建立分档案室，管理相关的专项档案资料。三要建立专、兼职结合的档案管理队伍。校综合档案室配备一名或数名专职档案员，各分档案室配备一名兼职档案员，不设分档案室的单位确定一名兼职档案资料员。并明确专、兼职档案工作人员的工作职责，领导小组根据工作职责考评他们的工作业绩，突出的给予表彰和奖励。通过上述举措，从组织上加强对档案管理工作的领导，把档案管理工作落到实处。
二、健全档案管理制度是做好档案管理工作的重要保证
俗话说，没有规矩不成方圆。依法治档，加强档案管理工作的制度化建设，规范档案管理是做好高职院校档案管理工作的重要保证。
目前，在一些高职院校档案管理中还存在制度不健全，管理不规范的状况。要改变这种状况，必须根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合学校档案管理工作实际，建立和健全档案管理的各项规章制度，实现档案管理的制度化、规范化。比如，制订《档案立卷、归档制度》《档案利用制度》《档案借阅制度》《档案保密制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案库房管理制度》等。做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，销毁有依据，库房管理有措施，开发利用有目标。真正使档案管理工作有法可依，有章可循，便于检查评估档案管理工作的落实情况，确保档案管理工作顺利开展，
档案管理工作制度不是写在纸上，挂在墙上的摆设或用于应付上级检查用的，而要注重抓好制度的落实。一方面，档案工作人员要严格按制度办事，把档案管理工作制度落实在实际工作中。另一方面，校档案管理工作领导小组和档案管理责任人要不定期的检查管理制度的落实情况，发现问题及时整改。
三、提高档案工作人员业务能力是做好档案管理工作的必要措施
当今是知识信息化时代，档案管理微机化，信息资料传递网络化已成为潮流，传统的手工管理模式逐步被现代化计算机管理模式所取代。这必然要求档案工作人员实现专业化、知识化。作为高职院校档案工作者，不但要具备较丰富的档案管理方面的专业知识，而且要掌握一定的现代信息技术，较强的微机管理档案的工作能力，以及掌握摄影、摄像、多媒体操作技能等，并至少懂一门外语。而目前一些高职院校档案工作人员存在人员新、经验传承少，专业化、知识化程度偏低等状况。这就必须采取有力措施，加大岗位培训力度，提高档案工作人员的专业素质和业务能力。
高职院校档案工作人员岗位培训可采取的途径有：一是在职学习和进修。学校要鼓励档案工作人员岗位自学档案管理专业基础知识和专业技能，支持他们参加档案专业的函授教育；二是参加上级举办的档案工作人员培训班和其他与档案工作相关的操作技能培训班；三是聘请档案管理方面的专家和学者对档案工作人员进行讲座培训；四是以老带新，经验传承。由本校档案管理实际工作经验丰富的专职档案员培训、指导兼职的档案员和资料员；五是组织专、兼职档案工作人员前往档案管理工作做得好的高校参观学习取经。通过岗位培训，使档案工作人员逐步成为档案管理工作的“通用型”和“复合型”人才。
四、开发利用档案信息资源是做好档案管理工作的根本目的
档案既是一面镜子，真实地反映了学校办学的基本面貌，同时又是为学校建设和发展服务的工具。档案的服务功能决定了档案管理工作的根本目的在于档案信息资源的开发和利用。目前，一些高职院校在档案管理中不同程度地存在“重藏轻用”的倾向。因此，要做好档案管理工作必须把着力点放到“藏用并举”“以用带藏”重在利用上，充分发挥档案的服务功能，积极开发利用档案的信息资源。
（1）要增强主动服务意识。高职院校档案管理人员要根据学校办学规律和办学动态，研究掌握档案利用的规律，预测档案利用的方向，积极主动地利用档案资料为领导决策服务，为教学、科研、管理等项工作服务，为校内外各种咨询查证服务，以及为上级对学校人才培养工作水平的检查评估提供服务。
（2）要注重档案信息资源的开发和利用。在档案管理上不能有“守摊子”的思想，满足于档案原始资料的查询服务利用，还应注重档案信息资源的开发，提高利用率。在档案信息资源的开发上，尤其要加强档案资料的编研工作，挖掘、开发档案信息资源，并利用网络等现代传媒手段和各种有效形式创新服务方式、更好地发挥档案的服务功能。比如，将一些非保密性档案资料进行综合分析、整理、提炼，汇编成各类专题档案信息资料，制作成专题光盘保存利用，或制作成专题网页，利用校园网络发布，方便快捷地实现校内外档案信息资源的共享。又比如，编撰校史，建立荣誉室对师生员工进行光荣传统教育等。
总之，档案管理是一门集计算机科学和档案学于一体的综合科学。高职院校在档案管理工作中，必须以科学发展观作指导，不断探索现代档案管理和档案利用的规律，转变档案管理观念，建立现代化档案管理模式，使档案管理工作为学校改革、创新和发展，为提升人才培养工作水平提供优质服务。
参考文献：
[1]朱忠燕.做好学校档案管理的几点体会[J].山东档案，2010（1）.
[2]丁 汀.对学校档案管理现代化建设的若干思考[J].学校档案，2007（4）.