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摘 要 本文对信息时期的档案工作的现状、实行档案信息化建设的意义进行了一些初步的分析,然后对加快档案管理工作的信息化进程和信息化下的档案工作应注意的问题提出了自己的看法。
关键词档案管理;信息化;计算机;电子文件
中图分类号G271文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)031-0194-02
随着计算机的普及和应用,世界已进入了信息时期。知识和信息已成为经济发展的重要资源,信息化的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了深远的影響。计算机广泛应用于各类单位管理的方方面面,各单位处理日常工作产生了大量电子文档,传统的档案工作方法已经不能完全适应新时期档案工作的需要,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择,档案信息化和信息建设势在必行。
1档案管理信息化的现状
社会现代化的发展,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任,使机读形式的档案信息具有系统性,真实性、有价值性,查阅者才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
1.1社会的现代化发展管理软件缺乏统一性
档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等,各自开发的软件不能互用,这制约了档案信息化的进程。
1.2档案管理基础工作标准化规范化仍需改进
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作,档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,档案自动化工作尚无统一标准,这也制约了档案信息工作化。
1.3档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的素质和计算机水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏档案、信息处理复合型人才,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有的管理人员不懂计算机,尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。
2档案信息化建设现实意义
档案管理的信息化、网络化,可以给职能部门、管理人员带来显而意见的效果和收益。
2.1档案管理不再费时费力
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力。实行信息化后,档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率。数据录入后,可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表,打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计,并形成报表,由计算机处理,可以极大地提高管理人员的效率。
2.2检索查询方便
传统的检索方式,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据记录到库房中查找,费时、费力。档案管理信息化后,可以实现即时查询,管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。
2.3档案查借工作可控
档案管理实现信息化后,查借阅采用计算机管理,操作方便,可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还。
2.4提高整个部门的工作效率
实施档案管理的信息化后,部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是目录的打字员和档案的保管员,可以更好地从事档案的收集和编研工作,提高职能部门的工作效率。
3加快档案管理工作的信息化进程
3.1加大投入,实现档案现代化、信息化
要保证档案工作信息化的实现,各单位要加大投入,配置与档案信息化相适应的基础设施,增加库房面积,购置档案装具,改善档案工作软硬件环境。
3.2分清轻重缓急,循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现档案管理信息化的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进档案管理信息化的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理信息化的进程和提高社会利用的效率。
3.3培养人才,提高档案队伍素质
要始终把提高人的素质放在第一位,加强对计算机技术的培训。由于电子档案信息内容的数字化,文档处理的一体化,电子档案保存的技术化,开发利用形式的多样化,使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法,这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了,才能使档案信息化建设符合正确的方向,才能满足社会发展对档案工作的需求。信息化时代,一切竞争,最终都反映在人才的竞争上。档案部门必须加大人才培养力度,加大培训内容中计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学的联系,重视网络知识的运用,注重信息能力、技术应用的培养,适当增加档案现代化管理课程的课时,为提高档案人员工作素质创造良好环境。
4信息化下的档案工作应注意的问题
随着信息技术、网络技术的发展,电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点,具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时,档案管理工作也出现了新问题。
4.1信息安全
信息系统自身存在的漏洞,给黑客的非法入侵提供了可乘之机,从而使网络信息的安全性极端脆弱,严重的安全失范行为会给国家带来灾难性的后果。档案部门向来是国家保密机关关注的重点,信息犯罪对档案工作的破坏作用不言而喻,如果发生档案失窃、被篡改或恶意传播,将会给社会带来极大的影响。因此,档案管理必须坚持内外网分开,保存信息档案的计算机严禁连接互联网,保存档案的计算机采用身份识别技术,并将数字信息文件设置为“只读”状态。
4.2在进行档案信息化建设时,应遵循文档一体化、归档双轨制的原则
文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
4.3电子信息档案的保存
档案部门必须具有保存价值的电子文件进行脱机保存,脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘,一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。主要有八方面要求:
1)不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。
2)电子档案要进行备份。
3)磁带、磁盘、光盘的驱动器要保持清洁并定期维护保养,不要触摸光盘的表面。
4)磁带、磁盘要远离强磁场。
5)不要折叠、弯曲磁盘,不要在纸套上书写,以防划伤磁盘、光盘的表面。
6)磁带、磁盘、光盘要直立在容器内,以防挤压。
7)要防止存储载体库房的温湿度剧烈波动,温度应保持在7-20℃,相对湿度应控制在35%-45%范围,并保持洁净。
8)禁止保管人员将食品、饮料带入存储载体的库房。
4.4做好归档电子文件的技术处理工作,使之与纸质文件一样发挥社会效用
档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式,实行统一管理。无论利用何种途径归档,必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。
5结语
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。 信息化是当今世界和社会发展的大趋势,档案管理与其他行业同步发展,才能适应社会和时代发展的需要,更好地服务社会。
参考文献
[1] 杨公之.档案信息化建设导论[M].北京:中国档案出版社,2001.
[2] 冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001.
[3] 国家档案局.电子文件归档与电子档案管理[M].北京:中国档案出版社,1999.
[4] 刘家真.电子文件管理理论与实践[M].北京:科学出版社,2003.
关键词档案管理;信息化;计算机;电子文件
中图分类号G271文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)031-0194-02
随着计算机的普及和应用,世界已进入了信息时期。知识和信息已成为经济发展的重要资源,信息化的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了深远的影響。计算机广泛应用于各类单位管理的方方面面,各单位处理日常工作产生了大量电子文档,传统的档案工作方法已经不能完全适应新时期档案工作的需要,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择,档案信息化和信息建设势在必行。
1档案管理信息化的现状
社会现代化的发展,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任,使机读形式的档案信息具有系统性,真实性、有价值性,查阅者才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
1.1社会的现代化发展管理软件缺乏统一性
档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等,各自开发的软件不能互用,这制约了档案信息化的进程。
1.2档案管理基础工作标准化规范化仍需改进
档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作,档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,档案自动化工作尚无统一标准,这也制约了档案信息工作化。
1.3档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的素质和计算机水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏档案、信息处理复合型人才,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有的管理人员不懂计算机,尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。
2档案信息化建设现实意义
档案管理的信息化、网络化,可以给职能部门、管理人员带来显而意见的效果和收益。
2.1档案管理不再费时费力
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力。实行信息化后,档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率。数据录入后,可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表,打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计,并形成报表,由计算机处理,可以极大地提高管理人员的效率。
2.2检索查询方便
传统的检索方式,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据记录到库房中查找,费时、费力。档案管理信息化后,可以实现即时查询,管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。
2.3档案查借工作可控
档案管理实现信息化后,查借阅采用计算机管理,操作方便,可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还。
2.4提高整个部门的工作效率
实施档案管理的信息化后,部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是目录的打字员和档案的保管员,可以更好地从事档案的收集和编研工作,提高职能部门的工作效率。
3加快档案管理工作的信息化进程
3.1加大投入,实现档案现代化、信息化
要保证档案工作信息化的实现,各单位要加大投入,配置与档案信息化相适应的基础设施,增加库房面积,购置档案装具,改善档案工作软硬件环境。
3.2分清轻重缓急,循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现档案管理信息化的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进档案管理信息化的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理信息化的进程和提高社会利用的效率。
3.3培养人才,提高档案队伍素质
要始终把提高人的素质放在第一位,加强对计算机技术的培训。由于电子档案信息内容的数字化,文档处理的一体化,电子档案保存的技术化,开发利用形式的多样化,使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法,这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了,才能使档案信息化建设符合正确的方向,才能满足社会发展对档案工作的需求。信息化时代,一切竞争,最终都反映在人才的竞争上。档案部门必须加大人才培养力度,加大培训内容中计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学的联系,重视网络知识的运用,注重信息能力、技术应用的培养,适当增加档案现代化管理课程的课时,为提高档案人员工作素质创造良好环境。
4信息化下的档案工作应注意的问题
随着信息技术、网络技术的发展,电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点,具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时,档案管理工作也出现了新问题。
4.1信息安全
信息系统自身存在的漏洞,给黑客的非法入侵提供了可乘之机,从而使网络信息的安全性极端脆弱,严重的安全失范行为会给国家带来灾难性的后果。档案部门向来是国家保密机关关注的重点,信息犯罪对档案工作的破坏作用不言而喻,如果发生档案失窃、被篡改或恶意传播,将会给社会带来极大的影响。因此,档案管理必须坚持内外网分开,保存信息档案的计算机严禁连接互联网,保存档案的计算机采用身份识别技术,并将数字信息文件设置为“只读”状态。
4.2在进行档案信息化建设时,应遵循文档一体化、归档双轨制的原则
文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
4.3电子信息档案的保存
档案部门必须具有保存价值的电子文件进行脱机保存,脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘,一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。主要有八方面要求:
1)不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。
2)电子档案要进行备份。
3)磁带、磁盘、光盘的驱动器要保持清洁并定期维护保养,不要触摸光盘的表面。
4)磁带、磁盘要远离强磁场。
5)不要折叠、弯曲磁盘,不要在纸套上书写,以防划伤磁盘、光盘的表面。
6)磁带、磁盘、光盘要直立在容器内,以防挤压。
7)要防止存储载体库房的温湿度剧烈波动,温度应保持在7-20℃,相对湿度应控制在35%-45%范围,并保持洁净。
8)禁止保管人员将食品、饮料带入存储载体的库房。
4.4做好归档电子文件的技术处理工作,使之与纸质文件一样发挥社会效用
档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式,实行统一管理。无论利用何种途径归档,必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。
5结语
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。 信息化是当今世界和社会发展的大趋势,档案管理与其他行业同步发展,才能适应社会和时代发展的需要,更好地服务社会。
参考文献
[1] 杨公之.档案信息化建设导论[M].北京:中国档案出版社,2001.
[2] 冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001.
[3] 国家档案局.电子文件归档与电子档案管理[M].北京:中国档案出版社,1999.
[4] 刘家真.电子文件管理理论与实践[M].北京:科学出版社,2003.