论文部分内容阅读
摘 要 处理会议突发事件是会议管理者会中工作的重要组成部分。妥善迅速地处理会中突发事件对于一个会议的正常进行具有十分重要的意义，因而中层管理人员要掌握处理突发事件的基本思路，并熟练掌握各种类型突发事件的应对方案。本文结合了应急管理的相关知识，从总体上介绍了中层管理人员处理突发事件的主要思想，并在对突发事件进行分类的基础上，为中层管理人员处理不同类型的突发事件提供了具体建议。
【关键词】会议组织管理；突发事件；管理者
会议突发事件是指在会议进行过程中突然发生的，阻碍会议正常进行的，具有不确定性、偶然性、事先隐蔽性和不可预料性等特点的事件，举办会议是会议管理人员在从业过程中经常会遇到的情况，在会议过程中包含了许多需要管理者处理的工作，应对会议突发事件就是其中的重要组成部分。通过文献调查，笔者发现了许会议突发事件处理不善的案例，在现实中许多管理人员没有很好地掌握处理会议突发事件的方法，而这直接影响到了会议的正常进程。因而笔者以会议突发事件的应对为着眼点，探究管理者在会议进行中应具备的素质与能力，并希望借此总结出应对会中突发事件的基本思想和具体策略。
1 应对会议突发事件的基本思路
笔者认为，应对会议突发事件，可以结合应急管理“一案三制”的相关思想，总结来看，大致可以分为以下几个方面：
1.1 首要原则
预防为主。应对会议突发事件的最好方式就是将其消灭在源头，尽最大可能防止其出现，做到防患于未然。且许多发生在会议中的突发事件都可以通过在会议开始前的准备与检查得以避免，因而要在会议开始前就做好各项准备工作，并对容易出现问题的方面进行检查，积极预防，做到事先发现问题，提前解决问题。这是应对会议突发事件的首要原则，也是最有效果、最有效率的解决手段。
1.2 做好预案工作
在会议开始前办会人员要首先参照以往办会经验以及本次会议的实际情况，根据评估分析，对潜在的或可能发生的突发事件按类别和影响程度事先制定应急处置方案，从而做到当突发事件发生时不慌乱、有组织、有方法，确保会议的正常进行。为应对会议突发事件，会议管理者最好要做到两手准备。会议管理者要考虑到会议进行中可能出现的种种突发情况，从而针对这些情况制定第二套方案，当突发情况发生时，及时采用第二套方案，以保证会议的正常进行。
1.3 成立专门技术小组，解决专业问题
这里的专业问题是指需要由具有一定的专业知识或经过专业培训的人员解决的问题，在会议进行中可能会出现参会人员发病、安全事故或电子设备故障等问题，而这些问题需要由有专业技术的人来进行解决，因而需要成立专门的技术小组，如医疗小组、安保小组、电子设备检修小组等以解决这些专业性问题，从而保证会议效果。
1.4 重视细节
会议中出现的种种突发事件许多都是由于组织者的细节失误导致的，因而在举办会议时一定要重视对细节的审查。办会需要细心细致，及时发现细微之处的不足或错误并及时加以修补改正，尽可能想到各种意外情况，并做好应对准备，从而令参会人员能够专心于会议内容，使得会议工作能够正常顺利进行。
1.5 合理分工，团结协作，集思广益
应对突发事件时，一定要做到分工协作，各司其职。要将应对突发事件的各种工作合理分工，让每一个办会人员都明晰自己的工作，从而避免在突发事件发生时出现乱作一团的现象。同时由于会中突发事件涉及方方面面，问题时常表现出错综复杂的特点，因而对会议现场可能出现的所有情况都做出准备对于个人来说是一件难以独立完成的工作，个人并不能保证把所有可能出现的情况都考虑进去。在此时要运用集体的智慧，集思广益，让前期准备趋于完善，更为全面地分析会中突发事件，进而采取更有效率的方法加以解决。
1.6 灵活应变，吸取以往经验教训
由于突发事件具有不确定性、偶然性、隐蔽性、不可预料性等特点，因而对于预案没有预计到的情况和问题，在办会者没能事先有所准备的情况下，会议中层管理人员就需要发挥才智，灵活应变，根据发生事件的具体情况作出相应的应对策略。组织者也可以在会议前期就预先接受相关培训，参考以往成功经验，并总结失误这有利于从业人员了解整个会议的情况，在培训中掌握相关技能，并通过培训中模拟突发事件的处理提高应变能力，从而在正式会议的现场应对自如。
2 各类会议突发事件的具体应对策略
针对不同类型的会议突发事件，具体应对策略如下：
2.1 安全问题
为应对自然原因或人为原因导致的安全问题，要在会议开始前确认疏散通道的位置，以保证出现安全问题时第一时间安全妥善地疏散人员。客观条件允许的情况下，会议前要建立保障参会人员安全的、专门的安保部门。当影响参会人员安全的突发事件发生时，要及时稳定现场人员情绪，带领大家前往疏散通道或避险场所；遇群众示威等人为原因导致的安全问题时，要及时通知安保部门加强保护，必要时通知警方，维护现场秩序，保证参会人员人身安全。
2.2 身体健康问题
当遇到参会人员突发疾病或受伤时，要稳定现场秩序，并及时拨打急救电话；客观条件允许的情况下，要在会议筹备阶段成立医疗小组，在参会人员出现身体健康问题时马上通知在会议现场外的医疗小组。管理者可以提前学习一些简单的急救知识和方法，在第一时间对患病的参会人员进行急救。
2.3 会议设备问题
针对这一问题，管理人员要做到以下两点：会议现场设备检查和备用设备的准备。要按照会议流程，加强会前检查，逐一对照落实，所有会议用品要亲眼见到，避免忙中出错，发现故障要及时通知有关单位修理或更换。在有条件的情况下，要准备备用设备，以防现在使用的设备出现问题。在会议进行中发现设备出现故障无法使用时，要及时更换上备用设备。 2.4 会议资料问题
管理者首先要做好保密工作，妥善保管会议资料，以防遗失；同时为防止会议当天与会人员临时增加的情况，秘书人员在准备资料时要多准备出一定量的资料。当会议当天出现部分参会人员没有资料的情况时，管理人员要将备用资料及时送到参会人员手中。对于领导讲话、会议主持词等会议资料要提前打印三份，一份交给使用者，一份放在主席台相应的领导座位上，一份自己随身携带进人会场备用；要根据日常观察和经验，及时提醒领导一些字的正确读音，对于一些生僻字还可以在讲话稿中标出读音或同音字，避免领导出错。若会议结束后备用资料没有被使用，管理人员要对其统一保管或加以销毁，以防泄密。
2.5 财物问题
会议现场要加强安保，做好进入会场人员的审查与登记，当出现财物被盗的情况时要及时通知警方，并马上组织在场人员保护现场。当发现有参会人员的财物遗失在会议现场时，管理者要将财物妥善保管，并及时通知所有参会人员，等待失主前来领取。
2.6 会场安排问题
管理者要在会议筹备阶段对准备好的会场进行实地考察，结合参会人员的预估数量进行分析，当发现此会场不能够满足会议使用时要及时联系新的会议场地；当会议十分重要时，可以在会议的筹备阶段就提前准备一个备用会议场地，以防会议当天发生变故。
3 结语
总而言之，应对会议突发事件需要会议管理人员提高自己的综合能力，不仅在会议开始前要做好充分准备，在会议进行之中也要时刻保持机警，灵活应变。妥善合理地将会议突发事件处理好，是一名会议管理人员必备的能力，笔者希望本文可以有助于会议从业人员掌握处理会议突发事件的艺术，从而在工作中更好地应对突发情况，更为有效地处理会中工作，使得会议得以成功地举办。
参考文献
[1]徐英，何芳.学术会议组织与经营的探讨[J].上海医学，2008（06）：455-456.
[2]李展.会议组织中的小失误与大影响[J].秘书之友，2015（08）：15-17.
[3]吴丹，曹桂华.国际学术会议的组织与管理[J].学会，2009（12）：43-47.
[4]杨光.学术会议的组织与管理[J].中国医药导报，2007（21）：96-98.
[5]李佳，刘亚君.浅谈学术会议的组织与管理[J].学会，2006（03）：44-46.
[6]徐良，吕力琅.国际会议组织筹备的具体做法及经验探讨[J].中国卫生资源，2010（06）：278-279+295.
[7]徐秋云，马敬安.精品学术会议的组织与管理[J].学会，2010（11）：57-58.
[8]孙明霞.国际会议组织管理中的问题分析及其对策[J].西安建筑科技大学学报（社会科学版），2010（04）：51-53.
[9]崔妍.大型国际会议的组织实施研究[D].北京：北京交通大学，2009.
[10]贾思芳.突发事件应对问题探讨[D]. 曲阜：曲阜师范大学，2010.
[11]李玲.秘书工作中的会议管理研究[D]. 暨南：暨南大学，2015.
作者简介
王建利（1990-），男，河北省邯郸市人。现为河北经贸大学硕士研究生。研究方向为土地资源可持续利用。
作者单位
河北经贸大学 河北省石家庄市 050001
【关键词】会议组织管理；突发事件；管理者
会议突发事件是指在会议进行过程中突然发生的，阻碍会议正常进行的，具有不确定性、偶然性、事先隐蔽性和不可预料性等特点的事件，举办会议是会议管理人员在从业过程中经常会遇到的情况，在会议过程中包含了许多需要管理者处理的工作，应对会议突发事件就是其中的重要组成部分。通过文献调查，笔者发现了许会议突发事件处理不善的案例，在现实中许多管理人员没有很好地掌握处理会议突发事件的方法，而这直接影响到了会议的正常进程。因而笔者以会议突发事件的应对为着眼点，探究管理者在会议进行中应具备的素质与能力，并希望借此总结出应对会中突发事件的基本思想和具体策略。
1 应对会议突发事件的基本思路
笔者认为，应对会议突发事件，可以结合应急管理“一案三制”的相关思想，总结来看，大致可以分为以下几个方面：
1.1 首要原则
预防为主。应对会议突发事件的最好方式就是将其消灭在源头，尽最大可能防止其出现，做到防患于未然。且许多发生在会议中的突发事件都可以通过在会议开始前的准备与检查得以避免，因而要在会议开始前就做好各项准备工作，并对容易出现问题的方面进行检查，积极预防，做到事先发现问题，提前解决问题。这是应对会议突发事件的首要原则，也是最有效果、最有效率的解决手段。
1.2 做好预案工作
在会议开始前办会人员要首先参照以往办会经验以及本次会议的实际情况，根据评估分析，对潜在的或可能发生的突发事件按类别和影响程度事先制定应急处置方案，从而做到当突发事件发生时不慌乱、有组织、有方法，确保会议的正常进行。为应对会议突发事件，会议管理者最好要做到两手准备。会议管理者要考虑到会议进行中可能出现的种种突发情况，从而针对这些情况制定第二套方案，当突发情况发生时，及时采用第二套方案，以保证会议的正常进行。
1.3 成立专门技术小组，解决专业问题
这里的专业问题是指需要由具有一定的专业知识或经过专业培训的人员解决的问题，在会议进行中可能会出现参会人员发病、安全事故或电子设备故障等问题，而这些问题需要由有专业技术的人来进行解决，因而需要成立专门的技术小组，如医疗小组、安保小组、电子设备检修小组等以解决这些专业性问题，从而保证会议效果。
1.4 重视细节
会议中出现的种种突发事件许多都是由于组织者的细节失误导致的，因而在举办会议时一定要重视对细节的审查。办会需要细心细致，及时发现细微之处的不足或错误并及时加以修补改正，尽可能想到各种意外情况，并做好应对准备，从而令参会人员能够专心于会议内容，使得会议工作能够正常顺利进行。
1.5 合理分工，团结协作，集思广益
应对突发事件时，一定要做到分工协作，各司其职。要将应对突发事件的各种工作合理分工，让每一个办会人员都明晰自己的工作，从而避免在突发事件发生时出现乱作一团的现象。同时由于会中突发事件涉及方方面面，问题时常表现出错综复杂的特点，因而对会议现场可能出现的所有情况都做出准备对于个人来说是一件难以独立完成的工作，个人并不能保证把所有可能出现的情况都考虑进去。在此时要运用集体的智慧，集思广益，让前期准备趋于完善，更为全面地分析会中突发事件，进而采取更有效率的方法加以解决。
1.6 灵活应变，吸取以往经验教训
由于突发事件具有不确定性、偶然性、隐蔽性、不可预料性等特点，因而对于预案没有预计到的情况和问题，在办会者没能事先有所准备的情况下，会议中层管理人员就需要发挥才智，灵活应变，根据发生事件的具体情况作出相应的应对策略。组织者也可以在会议前期就预先接受相关培训，参考以往成功经验，并总结失误这有利于从业人员了解整个会议的情况，在培训中掌握相关技能，并通过培训中模拟突发事件的处理提高应变能力，从而在正式会议的现场应对自如。
2 各类会议突发事件的具体应对策略
针对不同类型的会议突发事件，具体应对策略如下：
2.1 安全问题
为应对自然原因或人为原因导致的安全问题，要在会议开始前确认疏散通道的位置，以保证出现安全问题时第一时间安全妥善地疏散人员。客观条件允许的情况下，会议前要建立保障参会人员安全的、专门的安保部门。当影响参会人员安全的突发事件发生时，要及时稳定现场人员情绪，带领大家前往疏散通道或避险场所；遇群众示威等人为原因导致的安全问题时，要及时通知安保部门加强保护，必要时通知警方，维护现场秩序，保证参会人员人身安全。
2.2 身体健康问题
当遇到参会人员突发疾病或受伤时，要稳定现场秩序，并及时拨打急救电话；客观条件允许的情况下，要在会议筹备阶段成立医疗小组，在参会人员出现身体健康问题时马上通知在会议现场外的医疗小组。管理者可以提前学习一些简单的急救知识和方法，在第一时间对患病的参会人员进行急救。
2.3 会议设备问题
针对这一问题，管理人员要做到以下两点：会议现场设备检查和备用设备的准备。要按照会议流程，加强会前检查，逐一对照落实，所有会议用品要亲眼见到，避免忙中出错，发现故障要及时通知有关单位修理或更换。在有条件的情况下，要准备备用设备，以防现在使用的设备出现问题。在会议进行中发现设备出现故障无法使用时，要及时更换上备用设备。 2.4 会议资料问题
管理者首先要做好保密工作，妥善保管会议资料，以防遗失；同时为防止会议当天与会人员临时增加的情况，秘书人员在准备资料时要多准备出一定量的资料。当会议当天出现部分参会人员没有资料的情况时，管理人员要将备用资料及时送到参会人员手中。对于领导讲话、会议主持词等会议资料要提前打印三份，一份交给使用者，一份放在主席台相应的领导座位上，一份自己随身携带进人会场备用；要根据日常观察和经验，及时提醒领导一些字的正确读音，对于一些生僻字还可以在讲话稿中标出读音或同音字，避免领导出错。若会议结束后备用资料没有被使用，管理人员要对其统一保管或加以销毁，以防泄密。
2.5 财物问题
会议现场要加强安保，做好进入会场人员的审查与登记，当出现财物被盗的情况时要及时通知警方，并马上组织在场人员保护现场。当发现有参会人员的财物遗失在会议现场时，管理者要将财物妥善保管，并及时通知所有参会人员，等待失主前来领取。
2.6 会场安排问题
管理者要在会议筹备阶段对准备好的会场进行实地考察，结合参会人员的预估数量进行分析，当发现此会场不能够满足会议使用时要及时联系新的会议场地；当会议十分重要时，可以在会议的筹备阶段就提前准备一个备用会议场地，以防会议当天发生变故。
3 结语
总而言之，应对会议突发事件需要会议管理人员提高自己的综合能力，不仅在会议开始前要做好充分准备，在会议进行之中也要时刻保持机警，灵活应变。妥善合理地将会议突发事件处理好，是一名会议管理人员必备的能力，笔者希望本文可以有助于会议从业人员掌握处理会议突发事件的艺术，从而在工作中更好地应对突发情况，更为有效地处理会中工作，使得会议得以成功地举办。
参考文献
[1]徐英，何芳.学术会议组织与经营的探讨[J].上海医学，2008（06）：455-456.
[2]李展.会议组织中的小失误与大影响[J].秘书之友，2015（08）：15-17.
[3]吴丹，曹桂华.国际学术会议的组织与管理[J].学会，2009（12）：43-47.
[4]杨光.学术会议的组织与管理[J].中国医药导报，2007（21）：96-98.
[5]李佳，刘亚君.浅谈学术会议的组织与管理[J].学会，2006（03）：44-46.
[6]徐良，吕力琅.国际会议组织筹备的具体做法及经验探讨[J].中国卫生资源，2010（06）：278-279+295.
[7]徐秋云，马敬安.精品学术会议的组织与管理[J].学会，2010（11）：57-58.
[8]孙明霞.国际会议组织管理中的问题分析及其对策[J].西安建筑科技大学学报（社会科学版），2010（04）：51-53.
[9]崔妍.大型国际会议的组织实施研究[D].北京：北京交通大学，2009.
[10]贾思芳.突发事件应对问题探讨[D]. 曲阜：曲阜师范大学，2010.
[11]李玲.秘书工作中的会议管理研究[D]. 暨南：暨南大学，2015.
作者简介
王建利（1990-），男，河北省邯郸市人。现为河北经贸大学硕士研究生。研究方向为土地资源可持续利用。
作者单位
河北经贸大学 河北省石家庄市 050001