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档案材料是学校在各项管理工作及教学教务等活动中直接或间接形成的具有考察价值的各种文字、图标等不同形式的历史记录，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理等方面的文字材料，真实客观的记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源、宝贵的财富，因此，加强学校档案管理，促进档案工作规范化、标准化目的时实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化，为学校在今后的工作中扬长避短、不断前进提供重要的参考依据。
一、加强学校领导档案意识、重视档案工作
学校领导重视档案工作，切实把档案工作列入到领导的工作重点中，是做好学校档案工作的前提。在具体的档案资料工作中要有布置、有检查，积极督导档案员做好档案工作，帮助解决实际问题。
加强硬件的建设。存放档案必须有专门的库房并设有专柜便于查找，做到科学管理、排列整齐。库房经常通风、整洁干净，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防尘、放光，确保安全和延长档案寿命。
建立档案的收集、报关、立卷归档和借阅制度，是档案资料进出及时，各部门要积极参与配合，及时收集上交有关材料。
二、提升档案员素质
学校档案员认真听取上级部门领导的指导，深入学习《档案法》等相关法律法规，平时积极向相关部门收集相关资料；制定符合学校档案特点的管理规定，包括归档范围、立卷程序、保管期限、密级规定及档案借阅手续；制定把收集到的各级文件资料归类存放好，一学期或一学年归一次档，在检查验收时客观全面展示学校工作；归档的文档材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理，立卷、案卷标题检明确切。；及时将档案信息提供给相关领导和部门，充分发挥档案资料价值。
三、规范化、标准化工作程序和方法
全面普查案卷，去糟取精。将由于多年来未做全面的清查加之移交单位，划分保管期限不准，导致存在许多重份或无查考价值的文件剔除，避免出现重复与低效率的情况。
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，要重新加工填写以保证全部案卷更加规范清楚。
合理运用现代化科学技术，客服人工操作的落后性，不断添置现代化的设备，如计算机检索、档案扫描等，使档案工作实现现代化管理。
四、重视文书处理，夯实规范化基础
文书是档案的来源，档案是文书的归宿，两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节，文书处理工作规范化、标准化的入口关，为档案工作规范化、标准化提供坚实基础。
（一）公文制发时档案规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来，公文制发影响日后档案的质量，在公文制发中就要注意解决好规范化、标准化问题。
首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。
二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。
三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。
四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
（二）坚持“以我为主”的立卷归档原则
“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，是我国文书立卷归档工作的传统，对推进档案工作规范化、标准化、现代化起重要原则。
它要求在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
（三）提高案卷质量
案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。
因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
一、加强学校领导档案意识、重视档案工作
学校领导重视档案工作，切实把档案工作列入到领导的工作重点中，是做好学校档案工作的前提。在具体的档案资料工作中要有布置、有检查，积极督导档案员做好档案工作，帮助解决实际问题。
加强硬件的建设。存放档案必须有专门的库房并设有专柜便于查找，做到科学管理、排列整齐。库房经常通风、整洁干净，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防尘、放光，确保安全和延长档案寿命。
建立档案的收集、报关、立卷归档和借阅制度，是档案资料进出及时，各部门要积极参与配合，及时收集上交有关材料。
二、提升档案员素质
学校档案员认真听取上级部门领导的指导，深入学习《档案法》等相关法律法规，平时积极向相关部门收集相关资料；制定符合学校档案特点的管理规定，包括归档范围、立卷程序、保管期限、密级规定及档案借阅手续；制定把收集到的各级文件资料归类存放好，一学期或一学年归一次档，在检查验收时客观全面展示学校工作；归档的文档材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理，立卷、案卷标题检明确切。；及时将档案信息提供给相关领导和部门，充分发挥档案资料价值。
三、规范化、标准化工作程序和方法
全面普查案卷，去糟取精。将由于多年来未做全面的清查加之移交单位，划分保管期限不准，导致存在许多重份或无查考价值的文件剔除，避免出现重复与低效率的情况。
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，要重新加工填写以保证全部案卷更加规范清楚。
合理运用现代化科学技术，客服人工操作的落后性，不断添置现代化的设备，如计算机检索、档案扫描等，使档案工作实现现代化管理。
四、重视文书处理，夯实规范化基础
文书是档案的来源，档案是文书的归宿，两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节，文书处理工作规范化、标准化的入口关，为档案工作规范化、标准化提供坚实基础。
（一）公文制发时档案规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来，公文制发影响日后档案的质量，在公文制发中就要注意解决好规范化、标准化问题。
首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。
二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。
三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。
四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
（二）坚持“以我为主”的立卷归档原则
“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，是我国文书立卷归档工作的传统，对推进档案工作规范化、标准化、现代化起重要原则。
它要求在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
（三）提高案卷质量
案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。
因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。