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一、首先，应明确修志的目的。任何时候修志，都有明确的目的性，都是为了把想记载的事情记载下来，以“志”这种载体流传下去。“盛世修志”。这是建国后的第二轮修志。这一轮修志，其意义、目的是什么？这是我们首先要考虑的。是简单地照第一轮志的模子，把后二十多年的事情接上，把变化、发展装进那个“筐子”里呢？还是说，建国快六十周年了，特别是改革开放三十年了，档案事业和其他事业一样，都在与时俱进，此时修志，应当把建国以来，特别是改革开放以来河北档案事业走过的路程、发展的状况尽量完整地记录下来，以传接于后呢？在座的同志都认真地想一想。不然，就不知道怎么写、主要写哪些东西。那个会我参加了，付志方常务副省长主持的。凡事都这样，只要明确了目的，就好办了。如果只对第一轮的志进行些补充，或者纠错，修修补补，倒也好弄。但我认为，第二轮修志，不是单纯地对上志进行修补，而应是力求把建国以来特别是改革开放以来，河北档案、档案工作、档案事业发展变化的整个过程和全貌重新进行梳理，落笔于志上。这样，编纂的志，是一本新志。这个志，应以反映发展全貌为根本目的，以廓清沿演变化为主线，以体现与时俱进为主题。任何编书、修志，总有鲜明的时代特征。
二、目的决定内容。内容决定编目，决定章节。一句话，目的，决定了我们这次修志，要怎么写、写哪些内容。如果说，以客观反映发展的全貌为目的，以廓清发展、变化为主线、以体现与时俱进为主题，新志要有鲜明的时代特征的话，这第一轮修的志，篇幅内容肯定要长于第一次。上一次修到1986年，是37万字，这一次写多少内容为宜？分寸难拿，写少了，怕写不全，写多了，编排不好，又可能太杂。这要求我们，应按照新志主要要“志”什么去考虑内容、构思大纲。既要考虑，如何把第一个志的有价值、成熟的东西保留住，又要考虑，如何把整个的发展状况编排好。比如，1986年，不可能有档案数字化、信息化。而当今，数字化、信息化，正是代表档案发展方向的重要标志。如果沿用老纲目、老编法，无论怎么塞，也难以把数字化、信息化装进去。
三、正确处理继承与发展的关系。新与旧，是对立的统一；任何事，不过是辨证地统一于史上的一个痕迹。建国后的两次修志，更是个继承与发展的关系。新志不可能将旧志一笔抹煞。如果将旧志一笔抹煞，任何地方不可能修出“新志”。所以，对这个关系，一定要正确处理好。处理好这个关系的关键，在于志的章、节、编、目，如何去设计。科学地设计编、章、节、目，难度大。看你们给我的草稿，感觉对此考虑的不够，这个不够，不是别的，是新意少，旧框框多。比如说，已考虑档案数字化、信息化了，但对机构和法制建设如何处理，语焉不详。所以，应当在明确二轮修志目的的基础上，再修订、完善章节目。至于下限设到2007年，还是2008年，这个没大关系。既然上一次已经突破了要求的下限，这一次也可以，不过，总是要有个下限的。正确处理好继承与发展的关系，通过编章、节、目，把内容重新融通、整合，即使文字增加了，也值的。重复一下：这本志，既不是对那本老志的否定，又不是那本老志的原模再刻，它们有着内在的扬弃关系。
四、不要怕工作量大。不能说，上一次写了日伪档案，咱这本就不写了；已写过热河、察哈尔，这本就不写热河、察哈尔了。新志要把建国以来，特别是改革开放以来，从1949年到2007或2008年，这58年或59年一段完整的历史，一段完整的发展过程，一个完整的发展结果，记载下来，交待清楚，不说是一项浩大的工程，起码，工作量是很大的。在我们馆里，历史档案，占相当大的比重。改革开放以来馆藏的档案，占总馆藏的多少？起码，这个概念咱得清楚。如果再清楚点，就是记载建国以前的各类档案有多少卷？记载建国到1979年的有多少？1979年到现在有多少？虽然，改革开放以来的大量档案，因为受馆的面积限制，十七八年没有成批的接过，但毕竟是有这些档案的，只是暂时没在咱的馆而已。
五、利用档案写志，不能仅限于我们的馆藏。修志，主要以档案为凭。以档案为凭，不是仅以我们馆藏的档案为凭，如果仅以现有馆藏为凭，是写不出反映全貌之志的。结合查阅档案，应参考大量其他有价值的资料才行。所以，应结合档案接收、档案资源调查，把可以利用的有价值的历史记录尽量地全用上。比如，河北省政协、河北省人大常委会，自成立以来，没向馆交过档案，可是不能因为没这块档案就不写啊。所以说，写出一部好志，要充分考虑利用馆内档案和馆外档案这两种资源、两种方式。修出一部客观、真实、有价值、对后人有用的新志，是我们的历史责任。请大家注意，《河北省档案志》，决不是简单的介绍馆藏的志。大家看看这个目录草稿，第一编，明清、民国档案；第二编，日伪档案；第三编，革命历史档案；第四编，热河、察哈尔档案；第五编，特种档案；第六编，机关档案。这基本上就是介绍馆藏了，怎么行呢？编好一部河北的档案发展志，很有学问。比如，写机关档案，就应把团体、企事业单位档案考虑进去。第一个志时，没把团体包括进去，企事业也不包括，特别是，那时还没有民营企业档案这一说，当时就这基础。上次，附录河北省档案工作大事记，写到1993年。现在就没这么简单了。因那个时候还不是局馆合一，我们是从1994年开始，实行局馆合一的。那时，单设一编“档案馆事业”显得顺理成章。现在的局（馆），既是我们工作的平台实体，又是我们单位法定的名称。要写到市与县，就更不简单了。如，邯郸地区档案馆、邢台地区档案馆，现在连“地区”的名字也没有了，全改称了市。所以，对全省上下档案事业的发展，都要历史的、综合的去看。应考虑，河北省档案志单独出版问题。
六、机构沿革与法制建设是两条鲜明的主线。档案法制建设与业务指导，从何入手？有什么内容可以写？应当说，我们有大量的、活生生的材料。档案机构设置与档案法制建设，这个题目，你们再多想想。上一编开始的时候，《档案法》还没出台，只是到了截稿时，才有了《中华人民共和国档案法》。这二十多年来，情况发生了重大变化，机构变动与档案法制建设，是反映重大变化的两条鲜明的主线。法制建设又体现到哪里呢，体现在依法设置机构、依法行政、依法指导、依法检查等方面。所以说，机构与法制建设放在一块，有它的合理性。我们的局，过去是河北省档案管理局，以后，去了“管理”，就剩“河北省档案局”了，这可不是个简单的简称问题呀。“河北省档案局”，现在也具有行政职能，由于全是事业编了，严格、规范意义的行政职能，就差了。那时候，局，完全是行政编制、行政职能。经过这二十多年的演变，就成了今天这个样子。要是单弄一编“档案法制建设”，当然好，但与机构不太好错开。说到机构与法制建设，这里面还应包括全省档案干部队伍的变化等。全省各级各类，专、兼职档案工作者，十万余人，统称十万大军。对河北省档案局、河北省国家档案馆的来龙去脉，应写清楚，对11个市档案局、市国家档案馆，以市为单位写，都要写清楚。作为市，不仅有局馆合并，还有地、市局馆分设，地、市局馆合并。写县（市、区）局和馆，可能情况又各有不同，是写个总的叙述，还是分几类来写，都可。今年在全省档案工作会结束的时候，我用了二十分钟讲这些问题。当时说，大致五类。存史真实，按照历史、现状、发展的真实，本着对历史负责，对后人负责的态度，秉笔直书，它是什么就是什么。所以说，可以弄个总述，然后分述，省局（馆）单独一章，11个市局（馆）一章，每个市一节，在市这一节，把市辖的县（市、区）档案局（馆），一个不少地分列进去，到时一排目录就全出来了。
七、写市、县，特别是馆藏，要突出特色。经过这些年的发展，省、市、县三级国家档案馆馆藏的国家档案，无论是数量、内容，还是结构，均与二十年前又有了巨大不同。如写到县，记述情况，既要全面，又要注意写有特色的东西，否则就容易千篇一律。如吴桥县有的，可能东光县没有，东光有的，博野县没有，这就是特色。让各县自己把握，一般情况要有，更要注意多写有特色的内容。写家庭建档写什么呢？每县都是几句，建立家庭档案多少户，这是大话，太雷同了。我看，也应当多写特色。特色、特点怎么会少呢？比如说，新河县国家档案馆，存有董振堂烈士档案多少卷，阜平县存的晋察冀革命历史档案有很多，蔚县存有《大清律例》，青县接收了大量的破产或转制企业档案，等等。企业馆、高校馆也是如此，如开滦馆的美国前总统胡佛档案、宣钢馆的若干民国要人档案等。特色不光这些，如某档案局，哪年被国家评为先进集体，哪年出个什么大事等等。100年后翻起来，2008年修的志，把当时全省各级档案工作机构及工作状况、馆藏特色，全标上了，这多好。
八、其它各类档案馆要写全。上一个志，只写了几个馆，因为那时可能就这几个。经过这些年的发展，全省各级各类档案馆增加了很多，有部门档案馆、企业档案馆、高校档案馆、新经济技术开发区档案馆等。企业档案馆又分国有与民营。开发区还有的称档案局的。县（市、区），虽没有专门立节，但是县一个不少的都在所属的行政区分列出来了。讲完了市、县，应是各种其它档案馆。专门档案馆应当标页码，写全，目录上体现出馆的名称，清楚无误地显示出来。有的，虽不叫馆，称“室”或“处”什么的，但规模大，馆藏多，富有特色和代表性，也可考虑写进一些。尽量反映全貌嘛。
九、认真学习、领会好方志编纂委员会的文件精神。昨天开了整整一下午会，说了六七个问题。今天，你们拿来了一个新的目录草稿，讨论之前，我又看了省方志编纂委员会文件。对照文件，昨天我们所谈的内容，与编纂委员会的要求，大体是相符的。但我们谈的，还粗浅，不够全面、深刻。比如说，文件要求的基本体裁，为述、记、志、传、图、表、录七种，以志体为主。别嫌我说话直，先领会领会“述”。“述”，就是如实反映，而不是过多地去评价什么，是个什么、是个什么过程，交代清楚了，就是“述”。看咱们的目录，可说基本上全是述，缺少记、志、传、图、表、录的整体考虑。再比如，文件明确指出，篇目的设置要突出具有时代特征的事物，特别是新生事物、新兴产业，在设置中不能丢漏，等等。我认为，还是要反复地学习文件，只有这样，才能进一步统一认识，提高水平，把志写好。今天拿的这个草稿，考虑了全面，突出了重点、主线，比昨天的好了。
十、举全局之力，动员全省各方面一齐抓。法制建设，以尉迟荔为主，和学圃商量商量。执笔的任务要和各个处室结合起来。全省统一部署以后，总编室负责哪些，各处、室负责哪些，市、县承担哪些？上下尽快一起动手。总编室设在收集开发处，负责章节目的构思，负责日常工作的安排、协调，负责对市、县和各方面的联系、指导，以及审核把关，合拢、定稿。编档案志不是一个处室的任务，而是全局馆的任务。要写的不仅仅是省局馆本身的事，而是全河北省的。所以，要加强领导，成立强大的班子。要明确任务，并把任务层层分解。11个市，承担市的任务，县的任务，由一百多个县（市、区）来承担，各专业馆、企业馆、开发区馆，都各自承担各自的任务。编、章为网纲，节、目如网眼，想全面、想系统，尽量疏而不漏。最大限度地调动起上上下下、方方面面的积极性。
十一、要弄清“总述”与“综述”的关系。全书，应当有个总述，或叫“概述”。“总述”，就是总体概括的意思，起到总括省情、提炼精华、沟通联系、彰明因果、评量得失的作用。但每一编，还要有个“综述”，就是对这一编，起到提示分类、画龙点睛、明确事条、勾勒脉络的作用。这叫过了筛子又过箩，尽最大的智慧和能力，把这本志编好，以流传于后。总述里，捡着第一级的概念，把最重要的点点就可以了。“总”与“综”，如处理不好，容易前后重复，重复也不要紧，比遗漏好。如果咱们下的功夫大，处理的好，还真“法网恢恢，疏而不漏”了。编书修志，客观准确地记录这些年来真实的状况，怎么会没话呢？这里再体会一下述、记、志、传、图、表、录7种并用，就丰富多彩啦。述是说话，话没的说了，拿图来说，拿表来说等。照片本身也是档案啊，河北革命委员会的图章不也是档案么？看看当年编的指南，也有很多可参考的。关键是大家熟悉的好写，不熟悉的不好写。如，要写清楚长芦盐务档案，其中2000多卷的外文档案怎么写么？至今译不出来，介绍不了。写馆藏，应是咱们最拿手的。写依法接收档案，加强国家档案资源建设，比写馆藏更重要，修志不能丢了这一大块。
十二、重点档案的抢救保护，也应重重的写一章或一编。如统计一下，建国以来，我省各级财政用于档案的抢救与保护的资金，是相当不小的数据了。这是咱们中国共产党人执政对档案的贡献。建国以来，对抢救与保护采取了多少举措，推出什么政策，投入是怎么样的，干了哪些工作，都应细致地写上，如我们不说，谁去说呢？写重点档案的抢救保护，顾名思义，就是通过志的形式，把中共执政以来，在重点档案的抢救与保护方面推出的举措、政策、投入、取得效果等，一一如实写上。档案，最终属于全人类，不属于中共本身啊。
十三、对上一个志的精华章节，一定要汲取保留下来。所谓精华章节，就是确有传承价值的内容。如上一个志，记述我省档案机构的发端，写有这样的话：河北省各县和省辖市所属区的档案事业行政管理工作原为档案局监管，后成立档案局科，河北县级档案馆始建于1958年秋，在当时党政档案工作尚未统一管理的情况下，藁城、正定二县把中共县委、县政府的档案室的档案和两个档案室的干部合并，成立档案馆，明确馆长。档案馆除负责本身工作外，还负责县委、县政府两个机关档案室工作。这种做法很快在全省得到了推广，得到了中央秘书局和国家档案馆领导的赞扬，并被国家档案局制定的县档案馆工作通则吸取。到1959年，全省66个县建立档案馆。档案馆除承担本馆的档案管理外，还负责全县档案业务工作指导和干部培训。县档案馆既是中共党的机构又是县政府机构。为加强党对档案工作的领导，县档案馆由县委办公室主任直接领导。在文化大革命期间，有的县档案馆改为县革命委员会办公室的档案组或档案室，等等。像上一个志这些文字，可以整块的拿过来。每本书，每部志，写得再好，不可能完美无缺，或多或少总有缺憾，有瑕疵。对拟将入志的浩瀚资料，要做到去粗取精、去伪存真、汲取精华、剔其糟粕，一是要下大功夫去寻、去找；二是要多用历史的眼光去打量。干“去、存、取、剔”的事，不下功夫不行，没有历史的眼光不行。事物本身是发展变化的，词汇也是发展变化的，要把事写准，就要多使用些反映发展变化的中性语言。所谓“中性语言”，算我的一个创造吧，就是朴实、客观的语言的意思，不要使用那些类似广告的语言。在技术处理上，当粗则粗，当细则细，疏密结合。有的，分的越细，可能反倒越不细了。编忒多了，难免重复，还会出现刚才说过的畸轻畸重。所谓技术处理不当，说白了，就是咱们的文字水平和历史眼光有局限。对基层基础档案建设，包括乡（镇）、村、社区、企业、机关团体等，都要费脑子梳理。
十四、无论怎么说，“国家”二字非常重要。大的、重要的、标志发展的，当然要重笔来写。但是，从修志的角度讲，有些事，是大是小很难说。编，可说是志的“纲”，立编，总要着眼于反映事物发展全貌的大方面。这几个建设，我可没少说。明年要对各市、县开展综合评估，重点也是这几个建设。提出几个建设以后，为了便于记忆，琅琅上口，又称过几大工程。可每次，我总在“工程”后面，再加两个字“建设”。档案机构和队伍建设、档案法制建设、国家档案馆建设、档案资源建设、档案数字化、信息化建设、家庭档案建设等等。昨天我没说这些事，觉得这么说是不是有点太现代？如你们觉得，用“建设”，能基本涵括建国58年的发展变化主脉的话，就以此立编。其实，省、市、县三级档案工作，三级局、馆，还有其他方面，都是从无到有，从小到大，从少到多，从初级到高级发展的。其他馆，如过去的邮电馆，因现在邮政局没了，就成了“网通馆”了。还有，像民政馆、科技馆、各级各类的，确实很多了，但这些馆无论多么大、多么现代化，在今天看来，它跟“国家档案馆”还是有区别的。我不愿多提什么综合不综合，这应当是个过时的概念。哪个馆就藏一种档案啊？科技馆就不综合了？外交部档案馆，单看名字，就是外交方面的档案馆。其实呢，它包括了政治、军事、经济、文化、科技、教育等等各方面的档案，什么没有？“国家馆”与“综合馆”是两个不同的概念。国家馆是综合的，但综合的不一定都是“国家馆”。“学会”可以放在队伍里，“网站”跟着宣传或信息化。还应再附上几大录才好。还是那句话，过了筛子又过箩。说着说着，我又想起来了，法制建设，咱开过几次会，强调过“依法设置、依法称谓、依法解释、依法执行”这四句话。当时刚到咱们单位，觉得外部人，也包括我们一些同志，对这个局、这个馆的国家法律地位说不清，引出不少麻烦。所以，在承德会上，要求一律依法称呼“国家档案馆”，全省上下，很快都办了。可以把这写进去，让后人评去了。不论怎么说，“国家”二字非常重要。
十五、可以按照六大编、几大录的基本框架，再完善整体思路。上一个志，共四编。这次分六编，如再附上几大录，应当说厚实多了。英模录，从评先以来的，特别是国家级的，应一个不少地录上；成果录，大大小小的成果评过多次，系统一下，全录上；说到英模、成果，就想到全省档案系统高级专业职称人员，上一次写志，可能还没评聘呢，现在，省局（馆）全部参照公务员管理，不须再评职称了，一个历史的过程要结束了。河北档案系统，产生过多少正高、副高？全录上。通过六大编、四大录或五大录，力求涵盖主要事业、重要工作、基本面貌。这次比上一次多的两编，就多在法制和信息化建设上。别的，别管叫什么名，基本上属于“换汤不换药”。要是你们都觉得可以的话，从明天开始，按照这个思路重新作编、作章、作节、作目吧。第一编，档案机构与队伍建设；第二编，档案法制建设；第三编，国家档案馆建设；第四编，国家档案资源建设；第五编，档案信息化、数字化建设；第六编，基层基础档案建设。“建设”，这两字，本身就是工作的又一称，“建设”，就是这五十多年走过的路，发生的变化。每一编名，如多加几个字，显得丰满，可以多加几个字。比如说，河北省档案机构与队伍建设，河北省档案法制建设，河北省国家档案资源建设，河北省各级国家档案馆建设，河北省各级国家档案馆信息化、数字化建设，河北省基层基础档案建设。多几个字，还是少几个字，是精益求精的事了。好文章，好书，是下功夫磨出来的。这个磨的过程，就是付心血。
十六、对“录”，也要精心研究。把六大建设作为六编，力求客观、朴实、凝重、全面。但对每一个录，也要精心研究，马虎不得。录，要着眼于带有标志性的事情。如重要文件录，应原文录。什么是重要文件？省委、省政府批准建档案局的那个文件，怎么也得有。建馆也应有个文件。从头开始往后找，找标志性的。如1994年局馆合并的文件，2000年三定方案文件，政府办公厅转发的县级档案馆建设意见的文件，省委、省政府办公厅关于加强档案工作意见的文件。漫长的五十多年，包括历任局长的标志性讲话，也可以录一些。从局建立以来到我，是第四任局长吧。找一找韩局长当时重要的讲话，录上一个两个，找一找黄局长有代表性的重要讲话，录上一个两个，找一找胜杰局长有代表性的重要讲话，录上一个两个，我的讲话，录上一个两个。这两三年，我讲过的话，认为比较重要的，提出“资政惠民”算一个；“全省学迁安，新馆兴起来”算一个；再往下，“以强烈的历史责任感和民族责任感把该接收的档案尽快接进来”、还有“四个依法”。昨天你们说过立传问题。“生不立传”，但我们可以捡英模当中的精英，以事系人，总可以吧。你们觉得这五十来年，在档案事业上，工作时间长、贡献大、人品好、在社会上口碑好，树得住的，该有多少人？张连婷应该算一个吧；王克军应算一个吧，明摆着干出了那么多业绩，都老在档案上了；杨学英怎么样？也应算一个吧？这三人都获得了“功勋杯”。对做出重大贡献，有比较大影响的档案人，无论什么职务，都尽量不要遗漏了。韩局长，任职横跨了五十年代到八十年代；最初评选的劳模，个个都是过硬的。回忆过去，有的人可能不在世了。但我们不能当不孝子孙，要尊先、敬老，全面、客观、公道。同时，还应想一想大事记如何写的问题。
十七、结合修志和当前工作，考虑明年建馆50周年馆庆问题。最近，我跟局长们商量过了，明年是建国六十周年，同时也是咱们建馆五十周年，该怎样庆一下？建国六十周年，国家肯定要庆祝。建馆五十周年，对于咱们局馆来说，也是半世纪的一个历程、一个大事。我们取得了很大的成绩，与共和国一道前进。如何借建国六十周年，建馆五十周年之机，既抓好既定的各项工作的推进，又开拓出新的思路？搞一些对工作有促进、对振奋同志们精神有帮助的活动，需要各处都要考虑意见。搞哪些活动、抓哪些创造性的工作？应有多种，其中一项，能否在建馆五十周年时，推出一套“资政惠民”丛书，公开出版？与河北师大联合的《中国长芦盐务档案精编》，先出；“建国以来河北省省会变迁始末”，争取明年出版；“抗渡1960年到1963年特大自然灾害的历史警示”，能否在五十周年出版？还有“建国后河北省撤县并县复县史鉴”等，果能推出一套在社会有良好反响的书，那多好，给你们奖励。不要老是说难，从资料上、从时间上、从领导重视程度上说，我觉得不难，缺经验可能是真的。同志们争分夺秒地干吧，经验只能靠实践、靠积累。如果迟迟入不了门，别说明年，再有五年、十年也拿不出来。下定决心，攻破一个难题，思路一顺，书就出来了。查档案，只是一个过程，一个工作方式而已，关键在于解放思想，开拓思路。一定要为建馆50周年献礼，为社会、为后人留下点有用的东西。
二、目的决定内容。内容决定编目，决定章节。一句话，目的，决定了我们这次修志，要怎么写、写哪些内容。如果说，以客观反映发展的全貌为目的，以廓清发展、变化为主线、以体现与时俱进为主题，新志要有鲜明的时代特征的话，这第一轮修的志，篇幅内容肯定要长于第一次。上一次修到1986年，是37万字，这一次写多少内容为宜？分寸难拿，写少了，怕写不全，写多了，编排不好，又可能太杂。这要求我们，应按照新志主要要“志”什么去考虑内容、构思大纲。既要考虑，如何把第一个志的有价值、成熟的东西保留住，又要考虑，如何把整个的发展状况编排好。比如，1986年，不可能有档案数字化、信息化。而当今，数字化、信息化，正是代表档案发展方向的重要标志。如果沿用老纲目、老编法，无论怎么塞，也难以把数字化、信息化装进去。
三、正确处理继承与发展的关系。新与旧，是对立的统一；任何事，不过是辨证地统一于史上的一个痕迹。建国后的两次修志，更是个继承与发展的关系。新志不可能将旧志一笔抹煞。如果将旧志一笔抹煞，任何地方不可能修出“新志”。所以，对这个关系，一定要正确处理好。处理好这个关系的关键，在于志的章、节、编、目，如何去设计。科学地设计编、章、节、目，难度大。看你们给我的草稿，感觉对此考虑的不够，这个不够，不是别的，是新意少，旧框框多。比如说，已考虑档案数字化、信息化了，但对机构和法制建设如何处理，语焉不详。所以，应当在明确二轮修志目的的基础上，再修订、完善章节目。至于下限设到2007年，还是2008年，这个没大关系。既然上一次已经突破了要求的下限，这一次也可以，不过，总是要有个下限的。正确处理好继承与发展的关系，通过编章、节、目，把内容重新融通、整合，即使文字增加了，也值的。重复一下：这本志，既不是对那本老志的否定，又不是那本老志的原模再刻，它们有着内在的扬弃关系。
四、不要怕工作量大。不能说，上一次写了日伪档案，咱这本就不写了；已写过热河、察哈尔，这本就不写热河、察哈尔了。新志要把建国以来，特别是改革开放以来，从1949年到2007或2008年，这58年或59年一段完整的历史，一段完整的发展过程，一个完整的发展结果，记载下来，交待清楚，不说是一项浩大的工程，起码，工作量是很大的。在我们馆里，历史档案，占相当大的比重。改革开放以来馆藏的档案，占总馆藏的多少？起码，这个概念咱得清楚。如果再清楚点，就是记载建国以前的各类档案有多少卷？记载建国到1979年的有多少？1979年到现在有多少？虽然，改革开放以来的大量档案，因为受馆的面积限制，十七八年没有成批的接过，但毕竟是有这些档案的，只是暂时没在咱的馆而已。
五、利用档案写志，不能仅限于我们的馆藏。修志，主要以档案为凭。以档案为凭，不是仅以我们馆藏的档案为凭，如果仅以现有馆藏为凭，是写不出反映全貌之志的。结合查阅档案，应参考大量其他有价值的资料才行。所以，应结合档案接收、档案资源调查，把可以利用的有价值的历史记录尽量地全用上。比如，河北省政协、河北省人大常委会，自成立以来，没向馆交过档案，可是不能因为没这块档案就不写啊。所以说，写出一部好志，要充分考虑利用馆内档案和馆外档案这两种资源、两种方式。修出一部客观、真实、有价值、对后人有用的新志，是我们的历史责任。请大家注意，《河北省档案志》，决不是简单的介绍馆藏的志。大家看看这个目录草稿，第一编，明清、民国档案；第二编，日伪档案；第三编，革命历史档案；第四编，热河、察哈尔档案；第五编，特种档案；第六编，机关档案。这基本上就是介绍馆藏了，怎么行呢？编好一部河北的档案发展志，很有学问。比如，写机关档案，就应把团体、企事业单位档案考虑进去。第一个志时，没把团体包括进去，企事业也不包括，特别是，那时还没有民营企业档案这一说，当时就这基础。上次，附录河北省档案工作大事记，写到1993年。现在就没这么简单了。因那个时候还不是局馆合一，我们是从1994年开始，实行局馆合一的。那时，单设一编“档案馆事业”显得顺理成章。现在的局（馆），既是我们工作的平台实体，又是我们单位法定的名称。要写到市与县，就更不简单了。如，邯郸地区档案馆、邢台地区档案馆，现在连“地区”的名字也没有了，全改称了市。所以，对全省上下档案事业的发展，都要历史的、综合的去看。应考虑，河北省档案志单独出版问题。
六、机构沿革与法制建设是两条鲜明的主线。档案法制建设与业务指导，从何入手？有什么内容可以写？应当说，我们有大量的、活生生的材料。档案机构设置与档案法制建设，这个题目，你们再多想想。上一编开始的时候，《档案法》还没出台，只是到了截稿时，才有了《中华人民共和国档案法》。这二十多年来，情况发生了重大变化，机构变动与档案法制建设，是反映重大变化的两条鲜明的主线。法制建设又体现到哪里呢，体现在依法设置机构、依法行政、依法指导、依法检查等方面。所以说，机构与法制建设放在一块，有它的合理性。我们的局，过去是河北省档案管理局，以后，去了“管理”，就剩“河北省档案局”了，这可不是个简单的简称问题呀。“河北省档案局”，现在也具有行政职能，由于全是事业编了，严格、规范意义的行政职能，就差了。那时候，局，完全是行政编制、行政职能。经过这二十多年的演变，就成了今天这个样子。要是单弄一编“档案法制建设”，当然好，但与机构不太好错开。说到机构与法制建设，这里面还应包括全省档案干部队伍的变化等。全省各级各类，专、兼职档案工作者，十万余人，统称十万大军。对河北省档案局、河北省国家档案馆的来龙去脉，应写清楚，对11个市档案局、市国家档案馆，以市为单位写，都要写清楚。作为市，不仅有局馆合并，还有地、市局馆分设，地、市局馆合并。写县（市、区）局和馆，可能情况又各有不同，是写个总的叙述，还是分几类来写，都可。今年在全省档案工作会结束的时候，我用了二十分钟讲这些问题。当时说，大致五类。存史真实，按照历史、现状、发展的真实，本着对历史负责，对后人负责的态度，秉笔直书，它是什么就是什么。所以说，可以弄个总述，然后分述，省局（馆）单独一章，11个市局（馆）一章，每个市一节，在市这一节，把市辖的县（市、区）档案局（馆），一个不少地分列进去，到时一排目录就全出来了。
七、写市、县，特别是馆藏，要突出特色。经过这些年的发展，省、市、县三级国家档案馆馆藏的国家档案，无论是数量、内容，还是结构，均与二十年前又有了巨大不同。如写到县，记述情况，既要全面，又要注意写有特色的东西，否则就容易千篇一律。如吴桥县有的，可能东光县没有，东光有的，博野县没有，这就是特色。让各县自己把握，一般情况要有，更要注意多写有特色的内容。写家庭建档写什么呢？每县都是几句，建立家庭档案多少户，这是大话，太雷同了。我看，也应当多写特色。特色、特点怎么会少呢？比如说，新河县国家档案馆，存有董振堂烈士档案多少卷，阜平县存的晋察冀革命历史档案有很多，蔚县存有《大清律例》，青县接收了大量的破产或转制企业档案，等等。企业馆、高校馆也是如此，如开滦馆的美国前总统胡佛档案、宣钢馆的若干民国要人档案等。特色不光这些，如某档案局，哪年被国家评为先进集体，哪年出个什么大事等等。100年后翻起来，2008年修的志，把当时全省各级档案工作机构及工作状况、馆藏特色，全标上了，这多好。
八、其它各类档案馆要写全。上一个志，只写了几个馆，因为那时可能就这几个。经过这些年的发展，全省各级各类档案馆增加了很多，有部门档案馆、企业档案馆、高校档案馆、新经济技术开发区档案馆等。企业档案馆又分国有与民营。开发区还有的称档案局的。县（市、区），虽没有专门立节，但是县一个不少的都在所属的行政区分列出来了。讲完了市、县，应是各种其它档案馆。专门档案馆应当标页码，写全，目录上体现出馆的名称，清楚无误地显示出来。有的，虽不叫馆，称“室”或“处”什么的，但规模大，馆藏多，富有特色和代表性，也可考虑写进一些。尽量反映全貌嘛。
九、认真学习、领会好方志编纂委员会的文件精神。昨天开了整整一下午会，说了六七个问题。今天，你们拿来了一个新的目录草稿，讨论之前，我又看了省方志编纂委员会文件。对照文件，昨天我们所谈的内容，与编纂委员会的要求，大体是相符的。但我们谈的，还粗浅，不够全面、深刻。比如说，文件要求的基本体裁，为述、记、志、传、图、表、录七种，以志体为主。别嫌我说话直，先领会领会“述”。“述”，就是如实反映，而不是过多地去评价什么，是个什么、是个什么过程，交代清楚了，就是“述”。看咱们的目录，可说基本上全是述，缺少记、志、传、图、表、录的整体考虑。再比如，文件明确指出，篇目的设置要突出具有时代特征的事物，特别是新生事物、新兴产业，在设置中不能丢漏，等等。我认为，还是要反复地学习文件，只有这样，才能进一步统一认识，提高水平，把志写好。今天拿的这个草稿，考虑了全面，突出了重点、主线，比昨天的好了。
十、举全局之力，动员全省各方面一齐抓。法制建设，以尉迟荔为主，和学圃商量商量。执笔的任务要和各个处室结合起来。全省统一部署以后，总编室负责哪些，各处、室负责哪些，市、县承担哪些？上下尽快一起动手。总编室设在收集开发处，负责章节目的构思，负责日常工作的安排、协调，负责对市、县和各方面的联系、指导，以及审核把关，合拢、定稿。编档案志不是一个处室的任务，而是全局馆的任务。要写的不仅仅是省局馆本身的事，而是全河北省的。所以，要加强领导，成立强大的班子。要明确任务，并把任务层层分解。11个市，承担市的任务，县的任务，由一百多个县（市、区）来承担，各专业馆、企业馆、开发区馆，都各自承担各自的任务。编、章为网纲，节、目如网眼，想全面、想系统，尽量疏而不漏。最大限度地调动起上上下下、方方面面的积极性。
十一、要弄清“总述”与“综述”的关系。全书，应当有个总述，或叫“概述”。“总述”，就是总体概括的意思，起到总括省情、提炼精华、沟通联系、彰明因果、评量得失的作用。但每一编，还要有个“综述”，就是对这一编，起到提示分类、画龙点睛、明确事条、勾勒脉络的作用。这叫过了筛子又过箩，尽最大的智慧和能力，把这本志编好，以流传于后。总述里，捡着第一级的概念，把最重要的点点就可以了。“总”与“综”，如处理不好，容易前后重复，重复也不要紧，比遗漏好。如果咱们下的功夫大，处理的好，还真“法网恢恢，疏而不漏”了。编书修志，客观准确地记录这些年来真实的状况，怎么会没话呢？这里再体会一下述、记、志、传、图、表、录7种并用，就丰富多彩啦。述是说话，话没的说了，拿图来说，拿表来说等。照片本身也是档案啊，河北革命委员会的图章不也是档案么？看看当年编的指南，也有很多可参考的。关键是大家熟悉的好写，不熟悉的不好写。如，要写清楚长芦盐务档案，其中2000多卷的外文档案怎么写么？至今译不出来，介绍不了。写馆藏，应是咱们最拿手的。写依法接收档案，加强国家档案资源建设，比写馆藏更重要，修志不能丢了这一大块。
十二、重点档案的抢救保护，也应重重的写一章或一编。如统计一下，建国以来，我省各级财政用于档案的抢救与保护的资金，是相当不小的数据了。这是咱们中国共产党人执政对档案的贡献。建国以来，对抢救与保护采取了多少举措，推出什么政策，投入是怎么样的，干了哪些工作，都应细致地写上，如我们不说，谁去说呢？写重点档案的抢救保护，顾名思义，就是通过志的形式，把中共执政以来，在重点档案的抢救与保护方面推出的举措、政策、投入、取得效果等，一一如实写上。档案，最终属于全人类，不属于中共本身啊。
十三、对上一个志的精华章节，一定要汲取保留下来。所谓精华章节，就是确有传承价值的内容。如上一个志，记述我省档案机构的发端，写有这样的话：河北省各县和省辖市所属区的档案事业行政管理工作原为档案局监管，后成立档案局科，河北县级档案馆始建于1958年秋，在当时党政档案工作尚未统一管理的情况下，藁城、正定二县把中共县委、县政府的档案室的档案和两个档案室的干部合并，成立档案馆，明确馆长。档案馆除负责本身工作外，还负责县委、县政府两个机关档案室工作。这种做法很快在全省得到了推广，得到了中央秘书局和国家档案馆领导的赞扬，并被国家档案局制定的县档案馆工作通则吸取。到1959年，全省66个县建立档案馆。档案馆除承担本馆的档案管理外，还负责全县档案业务工作指导和干部培训。县档案馆既是中共党的机构又是县政府机构。为加强党对档案工作的领导，县档案馆由县委办公室主任直接领导。在文化大革命期间，有的县档案馆改为县革命委员会办公室的档案组或档案室，等等。像上一个志这些文字，可以整块的拿过来。每本书，每部志，写得再好，不可能完美无缺，或多或少总有缺憾，有瑕疵。对拟将入志的浩瀚资料，要做到去粗取精、去伪存真、汲取精华、剔其糟粕，一是要下大功夫去寻、去找；二是要多用历史的眼光去打量。干“去、存、取、剔”的事，不下功夫不行，没有历史的眼光不行。事物本身是发展变化的，词汇也是发展变化的，要把事写准，就要多使用些反映发展变化的中性语言。所谓“中性语言”，算我的一个创造吧，就是朴实、客观的语言的意思，不要使用那些类似广告的语言。在技术处理上，当粗则粗，当细则细，疏密结合。有的，分的越细，可能反倒越不细了。编忒多了，难免重复，还会出现刚才说过的畸轻畸重。所谓技术处理不当，说白了，就是咱们的文字水平和历史眼光有局限。对基层基础档案建设，包括乡（镇）、村、社区、企业、机关团体等，都要费脑子梳理。
十四、无论怎么说，“国家”二字非常重要。大的、重要的、标志发展的，当然要重笔来写。但是，从修志的角度讲，有些事，是大是小很难说。编，可说是志的“纲”，立编，总要着眼于反映事物发展全貌的大方面。这几个建设，我可没少说。明年要对各市、县开展综合评估，重点也是这几个建设。提出几个建设以后，为了便于记忆，琅琅上口，又称过几大工程。可每次，我总在“工程”后面，再加两个字“建设”。档案机构和队伍建设、档案法制建设、国家档案馆建设、档案资源建设、档案数字化、信息化建设、家庭档案建设等等。昨天我没说这些事，觉得这么说是不是有点太现代？如你们觉得，用“建设”，能基本涵括建国58年的发展变化主脉的话，就以此立编。其实，省、市、县三级档案工作，三级局、馆，还有其他方面，都是从无到有，从小到大，从少到多，从初级到高级发展的。其他馆，如过去的邮电馆，因现在邮政局没了，就成了“网通馆”了。还有，像民政馆、科技馆、各级各类的，确实很多了，但这些馆无论多么大、多么现代化，在今天看来，它跟“国家档案馆”还是有区别的。我不愿多提什么综合不综合，这应当是个过时的概念。哪个馆就藏一种档案啊？科技馆就不综合了？外交部档案馆，单看名字，就是外交方面的档案馆。其实呢，它包括了政治、军事、经济、文化、科技、教育等等各方面的档案，什么没有？“国家馆”与“综合馆”是两个不同的概念。国家馆是综合的，但综合的不一定都是“国家馆”。“学会”可以放在队伍里，“网站”跟着宣传或信息化。还应再附上几大录才好。还是那句话，过了筛子又过箩。说着说着，我又想起来了，法制建设，咱开过几次会，强调过“依法设置、依法称谓、依法解释、依法执行”这四句话。当时刚到咱们单位，觉得外部人，也包括我们一些同志，对这个局、这个馆的国家法律地位说不清，引出不少麻烦。所以，在承德会上，要求一律依法称呼“国家档案馆”，全省上下，很快都办了。可以把这写进去，让后人评去了。不论怎么说，“国家”二字非常重要。
十五、可以按照六大编、几大录的基本框架，再完善整体思路。上一个志，共四编。这次分六编，如再附上几大录，应当说厚实多了。英模录，从评先以来的，特别是国家级的，应一个不少地录上；成果录，大大小小的成果评过多次，系统一下，全录上；说到英模、成果，就想到全省档案系统高级专业职称人员，上一次写志，可能还没评聘呢，现在，省局（馆）全部参照公务员管理，不须再评职称了，一个历史的过程要结束了。河北档案系统，产生过多少正高、副高？全录上。通过六大编、四大录或五大录，力求涵盖主要事业、重要工作、基本面貌。这次比上一次多的两编，就多在法制和信息化建设上。别的，别管叫什么名，基本上属于“换汤不换药”。要是你们都觉得可以的话，从明天开始，按照这个思路重新作编、作章、作节、作目吧。第一编，档案机构与队伍建设；第二编，档案法制建设；第三编，国家档案馆建设；第四编，国家档案资源建设；第五编，档案信息化、数字化建设；第六编，基层基础档案建设。“建设”，这两字，本身就是工作的又一称，“建设”，就是这五十多年走过的路，发生的变化。每一编名，如多加几个字，显得丰满，可以多加几个字。比如说，河北省档案机构与队伍建设，河北省档案法制建设，河北省国家档案资源建设，河北省各级国家档案馆建设，河北省各级国家档案馆信息化、数字化建设，河北省基层基础档案建设。多几个字，还是少几个字，是精益求精的事了。好文章，好书，是下功夫磨出来的。这个磨的过程，就是付心血。
十六、对“录”，也要精心研究。把六大建设作为六编，力求客观、朴实、凝重、全面。但对每一个录，也要精心研究，马虎不得。录，要着眼于带有标志性的事情。如重要文件录，应原文录。什么是重要文件？省委、省政府批准建档案局的那个文件，怎么也得有。建馆也应有个文件。从头开始往后找，找标志性的。如1994年局馆合并的文件，2000年三定方案文件，政府办公厅转发的县级档案馆建设意见的文件，省委、省政府办公厅关于加强档案工作意见的文件。漫长的五十多年，包括历任局长的标志性讲话，也可以录一些。从局建立以来到我，是第四任局长吧。找一找韩局长当时重要的讲话，录上一个两个，找一找黄局长有代表性的重要讲话，录上一个两个，找一找胜杰局长有代表性的重要讲话，录上一个两个，我的讲话，录上一个两个。这两三年，我讲过的话，认为比较重要的，提出“资政惠民”算一个；“全省学迁安，新馆兴起来”算一个；再往下，“以强烈的历史责任感和民族责任感把该接收的档案尽快接进来”、还有“四个依法”。昨天你们说过立传问题。“生不立传”，但我们可以捡英模当中的精英，以事系人，总可以吧。你们觉得这五十来年，在档案事业上，工作时间长、贡献大、人品好、在社会上口碑好，树得住的，该有多少人？张连婷应该算一个吧；王克军应算一个吧，明摆着干出了那么多业绩，都老在档案上了；杨学英怎么样？也应算一个吧？这三人都获得了“功勋杯”。对做出重大贡献，有比较大影响的档案人，无论什么职务，都尽量不要遗漏了。韩局长，任职横跨了五十年代到八十年代；最初评选的劳模，个个都是过硬的。回忆过去，有的人可能不在世了。但我们不能当不孝子孙，要尊先、敬老，全面、客观、公道。同时，还应想一想大事记如何写的问题。
十七、结合修志和当前工作，考虑明年建馆50周年馆庆问题。最近，我跟局长们商量过了，明年是建国六十周年，同时也是咱们建馆五十周年，该怎样庆一下？建国六十周年，国家肯定要庆祝。建馆五十周年，对于咱们局馆来说，也是半世纪的一个历程、一个大事。我们取得了很大的成绩，与共和国一道前进。如何借建国六十周年，建馆五十周年之机，既抓好既定的各项工作的推进，又开拓出新的思路？搞一些对工作有促进、对振奋同志们精神有帮助的活动，需要各处都要考虑意见。搞哪些活动、抓哪些创造性的工作？应有多种，其中一项，能否在建馆五十周年时，推出一套“资政惠民”丛书，公开出版？与河北师大联合的《中国长芦盐务档案精编》，先出；“建国以来河北省省会变迁始末”，争取明年出版；“抗渡1960年到1963年特大自然灾害的历史警示”，能否在五十周年出版？还有“建国后河北省撤县并县复县史鉴”等，果能推出一套在社会有良好反响的书，那多好，给你们奖励。不要老是说难，从资料上、从时间上、从领导重视程度上说，我觉得不难，缺经验可能是真的。同志们争分夺秒地干吧，经验只能靠实践、靠积累。如果迟迟入不了门，别说明年，再有五年、十年也拿不出来。下定决心，攻破一个难题，思路一顺，书就出来了。查档案，只是一个过程，一个工作方式而已，关键在于解放思想，开拓思路。一定要为建馆50周年献礼，为社会、为后人留下点有用的东西。