浅谈规范文书处理与提高档案质量的关系

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  【摘要】文书档案在食品、药品检测工作中起着非常重要的作用,是食品、药品企业应该重视的问题。本文通过从档案收集不全、档案残缺、档案案卷质量这三方面出发,论述了规范文书处理与提高档案质量之间的内在关系,揭示出文书处理不规范、档案质量下降的原因,确立了文书处理工作的规范是提升档案质量的基础,希望可以对相关工作人员起到一定帮助。
  【关键词】规范文书处理;档案质量;文书档案
  前言
  近年来,随着文书档案的发展,其管理形式也出现了很大变化,所有档案在管理过程中实现了电子扫描,让档案管理工作更加方便。但在档案利用和提供过程中,由于文书处理不当,对档案质量影响较为严重,比如:一些重大事件在档案中并未体现,有些档案卷面模糊,而且出现文件破损情况等。上述问题的出现影响了档案的直接利用。
  一、文书处理与档案收集的关系
  想要实现文书资料的全面收集,一般包括以下两个环节:第一,将工作中形成的或者已经办理完毕的,并且经过价值考证、收文、发文等一系列环节,最终实现档案的备份、组件、立卷和归档。第二,要将不需要归档的档案进行剔除,保证档案管理的完整与精练,避免出现方案空白现象。想要保证档案的完整和精练,必须实现文书工作与档案工作的完美配合。一方面,文书工作要做好文书材料的全面收集工作,这样可以保证档案收集的全面性。另一方面,要对档案质量进行严格把关,确保文书处理部门进行合理立卷,提出影响档案质量的文件和资料,避免档案管理工作中出现繁杂现象,提高档案的精练程度[1]。
  从目前实际管理情况来看,影响档案质量的主要原因就是资料不全,如果不能保证文书资料的全面,一定会使档案内容出现空白情况。因此,在文书工作开展过程中,需要根据《档案法》等相关条例,做到系统、准确的收集资料,并与单位实际情况相结合,制定出一套完善的文书处理制度,提高文书处理的工作效率,保证档案合理规定。例如,在某单位的文书处理工作中,为了提升档案收集质量,减少了文书处理中公文规定,做到了精简发文,这样,工作人员可以有效避免文书重复处理。同时,该单位领导人员注重员工责任心的建立,通过视频讲座形式,展示出了文书处理工作和档案收集之间的关系,提高了工作人员的工作热情,尤其是在文件的收发和查阅工作中,工作人员做到了认真仔细,确保文书材料具有较高的完整性。通过上述管理方式的实施,该单位将档案质量提高了一个层次。
  二、文书处理与档案残缺的关系
  很多时候,在档案使用过程中,人们很容易发现档案内容出现严重残缺。例如在某机关单位中,这种现象较为明显。该单位在资料收集工作中,存在向上级请示环节,但很难得到有关批复,尽管有上级批示,也没有出现良好的办理结果,很多档案出现没有标题、缺少标号、不署名、物发文时间等,这使得一些重大事件在档案中没有体现出来。
  想要有效改善这种档案残缺现象,工作人员就必须合理掌握文书处理规范。在发文过程中进行严格把关,审查文件格式和内容是否规范,是否符合档案建设质量标准,文字和标点等细节是否正确,坚持一文一事制度,保证文件推动人员进行真实署名,最后进行档案的登记、编号和发出。
  另外,文书处理部门的立卷,也能有效解决档案文面的残缺现象。如果文件得到了相关领导的批示和审阅,在所有工作流程结束之后,有文书处理部门进行存件手续的办理工作,并有该部门进行封存和保管,将帮里手续和流程记录以文件形式记录在档案中,保证处理制度的合理,将档案残缺问题有效避免。
  三、文书处理和档案质量的关系
  由于部分档案的保管时间过长,在保管和利用中容易出现用笔不当问题,最终造成档案的卷面破损,字迹也变得模糊,从而影响到档案质量。出现上述情况的原因,除了档案管理设备不全之外,管理人员在开展管理工作时也存在很多问题,其次,就是在文书处理上存在不规范行为。
  在一些基层企事业单位中,由于缺少新型档案管理设备,在文稿形成过程中使用了容易褪色的圆珠笔,圆珠笔迹很容易因为受潮而褪色,最终出现字迹模糊现象。因此,在文书资料收集和处理过程中,必须严格遵循档案规定,用符合标准的筆墨进行记
  录和书写[2]。
  档案工作的质量基础就是文书处理,而如何让档案质量有所保证,是目前企业管理中需要解决的重要问题。文书工作规范的建立,对我国档案的完善和补充也起到了重要作用。另外,在档案质量提升过程中,如果没有文书处理部门的协调和配合,即使档案部门在档案保管上做出再多的努力,也不能保证档案在内容上不出现缺陷。
  總结
  综上所述,档案工作与文书处理工作存在密切联系,通过对二者关系进行论述,有利于档案质量的提升和文书处理工作的规划发展。在此基础上,由于档案质量的提升,对单位和个人的发展都能起到一定促进作用。未来,随着社会经济的不断发展,相关部门一定要提升对文书归档的重视程度,从而保证档案得到更加合理的应用。
  【参考文献】
  [1]刘磊.文书档案管理中存在的问题及对策探讨[J].办公室业务,2017,05:118.
  [2]马永丽.关于电力企业档案管理现代化的研究[J].科技经济导刊,2017,09:208+210.
  作者简介:李伟娜,女,汉,湖北南漳,现任襄阳市食品药品检验所,助理馆员,2004年6月毕业于湖北财经高等专科学校,2008年毕业于湖北省委党校法律专业,2005年从事档案及办公室工作至今。
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