论文部分内容阅读
摘要：办公自动化是现代企业工作及管理中的重要内容，加强办公自动化的建设能全面提升企业及行业的发展水平。本文从办公自动化的概念阐释及特点介绍入手。结合当前办公自动化推进过程中出现的主要问题及原因，谈谈如果有效推进企业办公自动化。
关键词：企业管理 办公自动化 研究
【中图分类号】：TP317.1
一、办公自动化
（一）概念简述
办公自动化（office automation简称OA）这一概念是随着计算机的发展而出现的，办公自动化能够实现办公室业务的自动化处理，企业办公自動化水平越高越能代表该企业的现代化管理水平越高。
（二）办公自动化总体发展趋势及特点
办公自动化在从低级到高级的发展过程中主要会经过以下几个方面，首先是硬件与网络、人与系统、企业与社会三个方面的继承，形成一个具有开放式特点的集成网络。其次是提升自动化的智能化程度，帮助人们有效完成日常事务及工作。再次是加强各种多媒体的融合与运用。最后是通过计算机在网络中实现计算机之间的数据、信息的自动交换处理。简单来说，就是集成化、智能化、多媒体化以及电子数据自动交换化，这也就是办公自动化每个阶段的主要特点。
二、现代企业办公自动化的发展现状及主要问题
（一）发展现状
办公自动化根据其自身的特点我们可以知道，在办公自动化建设和推进过程中需要经历许多个阶段。根据我国企业办公自动化建设水平高低可以分为以下几类。
第一，单纯依靠计算机，用简单的单机软件（如：office系列、wps系列、PS、CDA制图等）进行事物处理工作，未能实现计算机的联网互动。
第二，建立了企业自己的局域网络，但是企业员工大多数情况下仍然习惯于独立完成工作，或仅仅用网络进行部门间的邮件收发等简单动作，未能充分利用企业网络的便利进行数据及信息的交换互动，企业网络多数时候处于闲置状态，未能发挥应有的价值。
第三，建立自己的企业网络并且充分使用为企业定制的自动化办公软件进行工作，部门之间、员工之间不仅通过网络进行邮件、音频、图像等多种信息的交互活动，而且能够充分利用网络与外界保持畅通的信息沟通，能够通过互联网进行企业及产品的对外宣传，让互联网为提升企业综合竞争实力、促进企业进一步壮大发挥出最大限度的作用。
（二）主要问题
我国的办公自动化建设从上个世纪80年代末期开始直到现在，起自动化水平呈现出突飞猛进的发展势头，我国企业的办公自动化使用效率也呈现出逐渐递增的趋势，办公自动化不仅包括了企业内网也包括了企业外网，所以目前所有不同程度实现了办公自动化的企业都或多或少存在着以下两方面的问题。
1、效率问题
企业工作人员从过去的用笔用纸进行工作转为使用计算机进行工作，工作效率必然得到很大程度的提升，但是用计算机代替纸和笔仅仅是自动化办公的初级阶段。只有将计算机及网络运用于企业生产经营的各个方面才能够称其为办公自动化，但是在这个方面，大多数工作人员由于并非计算机专业人员，所以他们在软件操作、计算机基础知识、软硬件维护方面知识欠缺，从而造成未能真正实现自动化办公的高效率特点。
2、安全问题
办公自动化需要依赖于网络及数据的自动交互与传输，这就必然涉及到网络安全及数据安全等问题，目前许多企业工作人员对于网络安全及防范意识普遍较弱，许多人甚至不具备基本的网络安全意识，从而让企业网络及保密信息的安全问题隐患长期难以消除。
三、推进办公自动化建设应遵循的主要原则
首先要遵循实用性原则，不管是高级化还是初级化，都要适应企业自身发展的需要，不可盲目追求高级化发展，否则可能得不偿失。
其次是要遵循可靠性原则，这里的可靠性指的是系统稳定可靠以及网络安全及数据安全方面的可靠性。
再次是标准化原则，不可标新立异，虽然办公自动化的使用主体是企业自身，但是自动化的高级阶段是要加强企业与外界的顺畅沟通，所以采用标准化的办公自动化程序及软件能够避免沟通障碍，提升企业工作效率及宣传效果。
最后是节约性原则，推行办公自动化也需要考虑企业生产经营成本因素，要在节约意识的基础之上进行办公自动化建设，这样才能实现健康可持续的企业发展。
四、推进企业办公自动化建设的建议
（一）正确认识办公自动化
办公自动化已经不是一个过于陌生的新名词了，但是对于办公自动化的真正含义，许多企业领导者与管理者却并没有一个真正正确的认识。许多人把办公自动化与“无纸化”办公等同起来。虽然办公自动化能够在很大程度上实现“无纸化”办公，但是两者之间还是存在很大区别的，也可以说，无纸化办公仅仅是办公自动化的一个方面。无纸化能够让办公效率提升、办公成本降低、办公时间缩短，但是办公自动化所要达到的目的和所能产生的价值远远超过这些表面现象。而且即便是在办公自动化全面普及的今天也不能完全脱离纸张，比如对于某些重要协议、合同、文书、信件等等，为了确保信息的准确性和严肃性等，纸质文件的制作和保存还是非常必须的。
（二）寻找适合自己的办公自动化
办公自动化原则上来说能够适应绝大部分企业的办公室工作内容及事务处理。但是企业基础条件及发展状况不同所选择的办公自动化建设切入点也就不同。只有找到适合自己企业的办公自动化形式和内容才能取得显著成效。比如对于毫无信息化基础的传统企业，能够达到几乎百分百的成功率，能够全面提升企业功效效率和员工计算机操作技能水平。对于资金方面不够宽裕的企业，不必一开始就全面推进办公自动化，可以先从计算机操作普及开始，这样不仅可以减轻企业成本负担，而且可以让企业在初级自动化推进过程中寻找到适合自己的自动化办公未来发展方向，避免盲目上马。总之，办公自动化只有适应企业实际发展需要才能体现出真正的价值。
（三）自上而下推进办公自动化
办公自动化的推进和建设不可能一蹴而就。这是一个长期而艰巨的工程。企业领导首先要加强对办公自动化的认识和学习，然后要由领导牵头组织工作推进，各个部门的负责人也要对此表现出高度的重视和积极配合。要拟定全面的、科学的、合理的办公自动化建设规划，要在具体实施过程中加强各部门负责人之间的信息沟通，交换进程中遇到的各种问题及想法一件，要实现人力、物力、财力的全面整合，要在建立企业网络的同时跟进网络维护及安全管理工作，要实现自上而下的全面推进。
（四）加强网络信息安全管理
办公自动化是以网络为依托，对于大量虚拟的数据、信息而言，最重要的就是要确保其安全不受侵害。首先要进行网络安全意识的宣传教育工作，提高工作人员安全意识水平，规范工作人员的职业道德，并且全面落实直接责任人制度。其次是要切实加强网络安全管理，加强安全管理知识学习，加强发现问题、解决问题的能力。最后是要加强具体管理工作，如对设备、网络、辅助设施的维护、检修、保管工作。
（五）加强人员培训工作
办公自动化的操作内容和习惯与传统办公室工作环境有很大差别，对于刚开始接触自动化办公的人员来说，有许多不习惯的地方也在所难免。所以要加强对人员的培训工作。加强他们对计算机基本操作技能的培训，加强他们对网络知识的学习，加强他们对办公自动化认识的提升。在学习过程中出现畏难情绪时要及时引导，帮助他们克服习惯惰性和行为障碍，帮助他们尽快适应计算机操作以及网络化工作环境。
结束语
办公自动化对于现代企业管理水平提升及企业综合实力提升都具有非常重要的意义，办公自动化是企业办公方式的飞跃，是企业未来发展的需要。办公自动化不是一个行业标准，它的出现是以切实提升企业管理水平与工作质量为目的的。所以企业在推进办公自动化建设过程中要立足企业实际需求和市场需求，要循序渐进的往前推进。这样才能让计算机技术为载体的办公自动化显现出自身应有的价值。
参考文献
[1] 于颖.浅谈办公自动化对现代企业管理的重要性[J].中国科技博览.2010.4.
[2]瞿小樱.办公自动化发展趋势研究[J].信息技术.2011.4.
关键词：企业管理 办公自动化 研究
【中图分类号】：TP317.1
一、办公自动化
（一）概念简述
办公自动化（office automation简称OA）这一概念是随着计算机的发展而出现的，办公自动化能够实现办公室业务的自动化处理，企业办公自動化水平越高越能代表该企业的现代化管理水平越高。
（二）办公自动化总体发展趋势及特点
办公自动化在从低级到高级的发展过程中主要会经过以下几个方面，首先是硬件与网络、人与系统、企业与社会三个方面的继承，形成一个具有开放式特点的集成网络。其次是提升自动化的智能化程度，帮助人们有效完成日常事务及工作。再次是加强各种多媒体的融合与运用。最后是通过计算机在网络中实现计算机之间的数据、信息的自动交换处理。简单来说，就是集成化、智能化、多媒体化以及电子数据自动交换化，这也就是办公自动化每个阶段的主要特点。
二、现代企业办公自动化的发展现状及主要问题
（一）发展现状
办公自动化根据其自身的特点我们可以知道，在办公自动化建设和推进过程中需要经历许多个阶段。根据我国企业办公自动化建设水平高低可以分为以下几类。
第一，单纯依靠计算机，用简单的单机软件（如：office系列、wps系列、PS、CDA制图等）进行事物处理工作，未能实现计算机的联网互动。
第二，建立了企业自己的局域网络，但是企业员工大多数情况下仍然习惯于独立完成工作，或仅仅用网络进行部门间的邮件收发等简单动作，未能充分利用企业网络的便利进行数据及信息的交换互动，企业网络多数时候处于闲置状态，未能发挥应有的价值。
第三，建立自己的企业网络并且充分使用为企业定制的自动化办公软件进行工作，部门之间、员工之间不仅通过网络进行邮件、音频、图像等多种信息的交互活动，而且能够充分利用网络与外界保持畅通的信息沟通，能够通过互联网进行企业及产品的对外宣传，让互联网为提升企业综合竞争实力、促进企业进一步壮大发挥出最大限度的作用。
（二）主要问题
我国的办公自动化建设从上个世纪80年代末期开始直到现在，起自动化水平呈现出突飞猛进的发展势头，我国企业的办公自动化使用效率也呈现出逐渐递增的趋势，办公自动化不仅包括了企业内网也包括了企业外网，所以目前所有不同程度实现了办公自动化的企业都或多或少存在着以下两方面的问题。
1、效率问题
企业工作人员从过去的用笔用纸进行工作转为使用计算机进行工作，工作效率必然得到很大程度的提升，但是用计算机代替纸和笔仅仅是自动化办公的初级阶段。只有将计算机及网络运用于企业生产经营的各个方面才能够称其为办公自动化，但是在这个方面，大多数工作人员由于并非计算机专业人员，所以他们在软件操作、计算机基础知识、软硬件维护方面知识欠缺，从而造成未能真正实现自动化办公的高效率特点。
2、安全问题
办公自动化需要依赖于网络及数据的自动交互与传输，这就必然涉及到网络安全及数据安全等问题，目前许多企业工作人员对于网络安全及防范意识普遍较弱，许多人甚至不具备基本的网络安全意识，从而让企业网络及保密信息的安全问题隐患长期难以消除。
三、推进办公自动化建设应遵循的主要原则
首先要遵循实用性原则，不管是高级化还是初级化，都要适应企业自身发展的需要，不可盲目追求高级化发展，否则可能得不偿失。
其次是要遵循可靠性原则，这里的可靠性指的是系统稳定可靠以及网络安全及数据安全方面的可靠性。
再次是标准化原则，不可标新立异，虽然办公自动化的使用主体是企业自身，但是自动化的高级阶段是要加强企业与外界的顺畅沟通，所以采用标准化的办公自动化程序及软件能够避免沟通障碍，提升企业工作效率及宣传效果。
最后是节约性原则，推行办公自动化也需要考虑企业生产经营成本因素，要在节约意识的基础之上进行办公自动化建设，这样才能实现健康可持续的企业发展。
四、推进企业办公自动化建设的建议
（一）正确认识办公自动化
办公自动化已经不是一个过于陌生的新名词了，但是对于办公自动化的真正含义，许多企业领导者与管理者却并没有一个真正正确的认识。许多人把办公自动化与“无纸化”办公等同起来。虽然办公自动化能够在很大程度上实现“无纸化”办公，但是两者之间还是存在很大区别的，也可以说，无纸化办公仅仅是办公自动化的一个方面。无纸化能够让办公效率提升、办公成本降低、办公时间缩短，但是办公自动化所要达到的目的和所能产生的价值远远超过这些表面现象。而且即便是在办公自动化全面普及的今天也不能完全脱离纸张，比如对于某些重要协议、合同、文书、信件等等，为了确保信息的准确性和严肃性等，纸质文件的制作和保存还是非常必须的。
（二）寻找适合自己的办公自动化
办公自动化原则上来说能够适应绝大部分企业的办公室工作内容及事务处理。但是企业基础条件及发展状况不同所选择的办公自动化建设切入点也就不同。只有找到适合自己企业的办公自动化形式和内容才能取得显著成效。比如对于毫无信息化基础的传统企业，能够达到几乎百分百的成功率，能够全面提升企业功效效率和员工计算机操作技能水平。对于资金方面不够宽裕的企业，不必一开始就全面推进办公自动化，可以先从计算机操作普及开始，这样不仅可以减轻企业成本负担，而且可以让企业在初级自动化推进过程中寻找到适合自己的自动化办公未来发展方向，避免盲目上马。总之，办公自动化只有适应企业实际发展需要才能体现出真正的价值。
（三）自上而下推进办公自动化
办公自动化的推进和建设不可能一蹴而就。这是一个长期而艰巨的工程。企业领导首先要加强对办公自动化的认识和学习，然后要由领导牵头组织工作推进，各个部门的负责人也要对此表现出高度的重视和积极配合。要拟定全面的、科学的、合理的办公自动化建设规划，要在具体实施过程中加强各部门负责人之间的信息沟通，交换进程中遇到的各种问题及想法一件，要实现人力、物力、财力的全面整合，要在建立企业网络的同时跟进网络维护及安全管理工作，要实现自上而下的全面推进。
（四）加强网络信息安全管理
办公自动化是以网络为依托，对于大量虚拟的数据、信息而言，最重要的就是要确保其安全不受侵害。首先要进行网络安全意识的宣传教育工作，提高工作人员安全意识水平，规范工作人员的职业道德，并且全面落实直接责任人制度。其次是要切实加强网络安全管理，加强安全管理知识学习，加强发现问题、解决问题的能力。最后是要加强具体管理工作，如对设备、网络、辅助设施的维护、检修、保管工作。
（五）加强人员培训工作
办公自动化的操作内容和习惯与传统办公室工作环境有很大差别，对于刚开始接触自动化办公的人员来说，有许多不习惯的地方也在所难免。所以要加强对人员的培训工作。加强他们对计算机基本操作技能的培训，加强他们对网络知识的学习，加强他们对办公自动化认识的提升。在学习过程中出现畏难情绪时要及时引导，帮助他们克服习惯惰性和行为障碍，帮助他们尽快适应计算机操作以及网络化工作环境。
结束语
办公自动化对于现代企业管理水平提升及企业综合实力提升都具有非常重要的意义，办公自动化是企业办公方式的飞跃，是企业未来发展的需要。办公自动化不是一个行业标准，它的出现是以切实提升企业管理水平与工作质量为目的的。所以企业在推进办公自动化建设过程中要立足企业实际需求和市场需求，要循序渐进的往前推进。这样才能让计算机技术为载体的办公自动化显现出自身应有的价值。
参考文献
[1] 于颖.浅谈办公自动化对现代企业管理的重要性[J].中国科技博览.2010.4.
[2]瞿小樱.办公自动化发展趋势研究[J].信息技术.2011.4.