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[摘要] 高校档案是在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料组合。它是高等院校各项活动的真实记录，是学校改革发展的历史见证，是国家档案事业的重要组成部分。高校档案工作是学校建设的一项基础性工作，是高校管理工作不可缺少的重要环节，也是衡量高校管理水平的重要条件之一。
[关键词] 高校 档案 教学 管理
高等学校的档案主要是指学校在教学科研、党政管理等工作中形成的对学生，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是学校建设的一项基础性工作，也是衡量一所高校管理水平的重要方面。
随着现代技术革命的全面展开，档案管理工作也表现出与时俱进的时代特色。电子档案迅猛增加，工作方式和服务方式中大量使用计算机，对传统的管理理念和管理方式产生了巨大的冲击，传统的档案管理方式已不能适应时代的发展。分析目前制约高校档案现代化建设的因素主要有以下两点：一是资金和技术因素，二是人才因素。根据新形势下对档案工作的要求，认为应该从以下几方面做好工作。
一、加强意识，建立机构
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。
二、完善落实高校档案管理制度
《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》的颁布实施是我国档案事业走上法制轨道的重要标志。随着现代信息技术大量采用后我国又逐步颁布了《档案著录规则》、《档案馆建筑设计规范》、《GB/T176781一1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894一2002)、《归档文件整理规则》（OA/T22一2000)，等一系列法规办法，还有专门针对高校的档案工作标准:《高校档案主题词表与主题标引手册》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》。但目前高校普遍在档案执法落实方面还存在一定的问题，表现在档案法规的宣传力度不够;与档案行政部门的执法机构缺乏配合;有些高校档案部门人员法律意识不强，档案法规学习的不够深入，不敢大胆进行监督，对于一些没有按规定归档的部门，也不作出相应的处罚，直接影响了档案的归档率和馆藏量，也挫伤了一部分兼职档案管理人员的工作积极性。尤其是现在档案信息载体多元化，档案工作方式信息化，高校档案管理工作逐步走向数字化、标准化。为提高档案工作的质量和效率，高校档案馆(室)应依据国家标准和行业标准，制订适合本单位的各项工作标准，提高档案人员的法规水平，要求档案人员掌握必要的相关法规知识和工作标准，真正做到依法管档，同时完善和落实档案管理工作的法规制度可以提高领导特别是职能部门依法制档的自觉性；增强广大教职员工依法制档的思想意识，改变依靠档案员做档案的工作局面，从而推进高校档案管理标准化、数字化的进程。
三、强化业务，提高能力
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
四、提高管理服务水平，促进档案信息的开发利用
高校的教学档案、科研成果等档案信息丰富,科学管理和开发利用这些资源对高校改革发展具有十分重要的意义。档案工作，实际是一项服务性工作，是为高校的教学、科研等部门提供信息，为学校领导决策提供资料依据。档案信息的开发利用是高校档案管理工作中最重要的业务之一。这就要求我们档案工作者提高工作质量和服务方式，改变过去那种单纯收集、整理资料，不去考虑资料的开发利用，坐等“用戶上门”。新形势下要求我们高校档案工作者要变被动服务为主动服务,并且积极探索主动服务的新方式、新手段和新途径,紧紧围绕学校发展建设各个不同时期的重点工作,了解各级领导和各部门对档案信息和档案工作的需求重点,科学准确的提供档案信息。新形势下随着信息化、数字化技术的出现与普及，大家更希望利用现代化网络信息技术获取信息,通过远程登录、电子邮件、目录检索、网上下载等新技术手段方便快捷的获取信息资料。所以对档案的利用方式提出了更高的要求，随着互联网的普及，档案信息上网也就成了档案工作发展的大势所趋。高校档案上网既是对档案管理工作方式的改变，也是对档案工作者服务方式的改变。这就要求档案工作者紧跟信息技术发展的步伐，加速实现档案管理的数字化工程，实现纸质文件与电子文件的配套管理。档案工作者一方面要结合档案管理法规认真取舍。属保密范畴的档案需保密性处理，或以纸质文件形式保存，暂不做数字化处理。而对于那些非保密性或属共享性的文件则应及时加以电子化与网络化处理，这样一来，档案工作者与使用者就可以一改传统的人工检索查阅为计算机和网上检索查阅，既提高了检索速度，又保证了档案的查准率、查全率， 提高了档案的利用率，最大限度地发挥档案的作用。
五、注重收集，加强管理
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。
高校档案工作是一项围绕学校中心工作服务的基础性工作，档案工作要实现规范化、标准化、数字化、网络化和自动化管理，在教学、科研和管理等方面发挥更加积极的作用，找准存在的问题和不足，研究解决对策，提高工作质量、服务质量和管理水平，适应高校形势的发展，把握大局，抓住机遇，不断开创高校档案事业的新局面。总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。
[关键词] 高校 档案 教学 管理
高等学校的档案主要是指学校在教学科研、党政管理等工作中形成的对学生，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是学校建设的一项基础性工作，也是衡量一所高校管理水平的重要方面。
随着现代技术革命的全面展开，档案管理工作也表现出与时俱进的时代特色。电子档案迅猛增加，工作方式和服务方式中大量使用计算机，对传统的管理理念和管理方式产生了巨大的冲击，传统的档案管理方式已不能适应时代的发展。分析目前制约高校档案现代化建设的因素主要有以下两点：一是资金和技术因素，二是人才因素。根据新形势下对档案工作的要求，认为应该从以下几方面做好工作。
一、加强意识，建立机构
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。
二、完善落实高校档案管理制度
《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》的颁布实施是我国档案事业走上法制轨道的重要标志。随着现代信息技术大量采用后我国又逐步颁布了《档案著录规则》、《档案馆建筑设计规范》、《GB/T176781一1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894一2002)、《归档文件整理规则》（OA/T22一2000)，等一系列法规办法，还有专门针对高校的档案工作标准:《高校档案主题词表与主题标引手册》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》。但目前高校普遍在档案执法落实方面还存在一定的问题，表现在档案法规的宣传力度不够;与档案行政部门的执法机构缺乏配合;有些高校档案部门人员法律意识不强，档案法规学习的不够深入，不敢大胆进行监督，对于一些没有按规定归档的部门，也不作出相应的处罚，直接影响了档案的归档率和馆藏量，也挫伤了一部分兼职档案管理人员的工作积极性。尤其是现在档案信息载体多元化，档案工作方式信息化，高校档案管理工作逐步走向数字化、标准化。为提高档案工作的质量和效率，高校档案馆(室)应依据国家标准和行业标准，制订适合本单位的各项工作标准，提高档案人员的法规水平，要求档案人员掌握必要的相关法规知识和工作标准，真正做到依法管档，同时完善和落实档案管理工作的法规制度可以提高领导特别是职能部门依法制档的自觉性；增强广大教职员工依法制档的思想意识，改变依靠档案员做档案的工作局面，从而推进高校档案管理标准化、数字化的进程。
三、强化业务，提高能力
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
四、提高管理服务水平，促进档案信息的开发利用
高校的教学档案、科研成果等档案信息丰富,科学管理和开发利用这些资源对高校改革发展具有十分重要的意义。档案工作，实际是一项服务性工作，是为高校的教学、科研等部门提供信息，为学校领导决策提供资料依据。档案信息的开发利用是高校档案管理工作中最重要的业务之一。这就要求我们档案工作者提高工作质量和服务方式，改变过去那种单纯收集、整理资料，不去考虑资料的开发利用，坐等“用戶上门”。新形势下要求我们高校档案工作者要变被动服务为主动服务,并且积极探索主动服务的新方式、新手段和新途径,紧紧围绕学校发展建设各个不同时期的重点工作,了解各级领导和各部门对档案信息和档案工作的需求重点,科学准确的提供档案信息。新形势下随着信息化、数字化技术的出现与普及，大家更希望利用现代化网络信息技术获取信息,通过远程登录、电子邮件、目录检索、网上下载等新技术手段方便快捷的获取信息资料。所以对档案的利用方式提出了更高的要求，随着互联网的普及，档案信息上网也就成了档案工作发展的大势所趋。高校档案上网既是对档案管理工作方式的改变，也是对档案工作者服务方式的改变。这就要求档案工作者紧跟信息技术发展的步伐，加速实现档案管理的数字化工程，实现纸质文件与电子文件的配套管理。档案工作者一方面要结合档案管理法规认真取舍。属保密范畴的档案需保密性处理，或以纸质文件形式保存，暂不做数字化处理。而对于那些非保密性或属共享性的文件则应及时加以电子化与网络化处理，这样一来，档案工作者与使用者就可以一改传统的人工检索查阅为计算机和网上检索查阅，既提高了检索速度，又保证了档案的查准率、查全率， 提高了档案的利用率，最大限度地发挥档案的作用。
五、注重收集，加强管理
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。
高校档案工作是一项围绕学校中心工作服务的基础性工作，档案工作要实现规范化、标准化、数字化、网络化和自动化管理，在教学、科研和管理等方面发挥更加积极的作用，找准存在的问题和不足，研究解决对策，提高工作质量、服务质量和管理水平，适应高校形势的发展，把握大局，抓住机遇，不断开创高校档案事业的新局面。总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。