浅谈平衡计分卡在非营利机构中的应用

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  摘 要:平衡计分卡(Balanced Scorecard:BSC)是一个有效的、具有重大战略意义的,并且被广泛应用于非营利机构的绩效管理工具。以新西兰TeWhare O te Ata 社区中心为例,着重阐述平衡计分卡是如何在非营利机构中应用的,并深入研究平衡计分卡在此类机构的重要性和独特性。
  关键词:TeWhare O te Ata;平衡计分卡;会计责任;绩效管理
  中图分类号:F271 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2015)02-0218-03 TeWhare O te Ata是一个成立于1986年的社区中心及非营利机构,并由其建立于1957年的基金会管理。作为一个社区中心,TeWhare O te Ata致力于把费尔菲尔德地区变成一个健康的、安全的、适于居民居住的社区。由于融资是维持非营利机构正常运行的重要的资金来源,为了支持TeWhare O te Ata的运营,该机构共有17个主要的赞助商,包括提供主要财务支持的汉密尔顿市政府,提供志愿服务的怀卡托志愿者中心和提供运营成本的怀卡托基金会及支付电费、保险金的狮牌基金会。而为了向赞助商证明这些资金是被有效、合理地使用的,机构也要提供相关的财务文件以使机构整体运营更加责任化和透明化。本课题既以TeWhare O te Ata为例,阐明平衡计分卡是如何应用于非营利机构的,进而说明平衡计分卡在非营利机构中应用的重要性和特殊性。
  一、平衡计分卡在非营利机构中的本质
  由于环境变化和市场所需,近年来出现了越来越多的非营利机构。与营利机构不同的是,它的目标通常是支持或处理个人关心或者公众关注的议题或事件。因此,非营利机构的运营是建立在机构的短期目标和长期绩效基础之上的。也就是说,非营利机构的成功建立在它的战略管理和绩效管理上。
  平衡计分卡是开普兰和诺顿于20世纪90年代创建的管理工具,用于评估企业与机构的战略管理、有形资产及无形资产。尽管财务仍是企业绩效评估的基础和重点,但是知识资产也逐渐地成为了企业在当今经济环境中的主要竞争力来源。不仅如此,一个非营利机构的成功必须有能力满足不同的股东的需求。所以平衡计分卡强调了客户、内部管理、员工和系统表现之于长期财政的成功的关系 (开普兰,诺顿,1996)。因此,平衡计分卡包含四个前景,它们分别是财务前景、客户前景、内部流程前景及员工学习与成长远景。
  财务远景。包括对营业收益、资本收益率和经济附加值等的度量,因此及时的资金来源数据,直接成本和间接成本都需要被一体化。然而,在一个非营利机构里,融资最大化代替了收益和盈利能力,成了最重要的财务因素。因此,非营利机构的领导者必须关注财务持续性以及财务报表和财务预算的满意度。同时,也要建立赞助商的信心,并且更好地满足他们的需求。
  客户前景。客户之于非营利机构的定义是相关合同的终端使用者,因此普遍被分为两种,即内部客户和外部客户。开普兰和诺顿 (2001)同样提及,在本质上,机构提供的商业战略包括服务、价格、关系和图像都是基于客户的需求。因此,捐赠者、义工和客户经验将在这个前景中被用于测量满意度和维系度。
  内部流程前景。通常被用于衡量非营利机构的主要的运营流程,比如机构提供的服务质量和机构符合目标客户需求的能力。这个前景的功能是帮助领导者来考虑非营利机构的绩效能否有效解决问题并持续满足客户需求。
  学习及成长前景。表现了员工用充足的、富有时效的、精确的信息来做管理决定的特点。这个前景的衡量标准包括员工能够满足强制性标准的百分比以及员工满意度。在分析这个前景之后,机构的吸引力可以得到提升,并且可以帮助解决员工和志愿者的流失问题。
  作为一个有效的战略管理和绩效管理的工具,平衡计分卡被广泛地用于非营利机构。正如罗克迪(2006)所写,平衡计分卡可以通过短期和长期目标来制订战略,从而解决和促进非营利机构的绩效,因此,平衡计分卡可把非营利机构的长期目标和战略转化为一系列的短期运营绩效。所以,应用平衡计分卡的第一步就是创建非营利机构的长期目标及短期目标和战略。此外,如果一个非营利组织想要拥有比竞争对手更强的市场竞争力,那么它一定要有把战略转化成为可以实现组织目标的绩效的能力。就像开普兰和诺顿(1991)所说的,“如果你不能衡量它,你就不能管理它”。因此,当建立一个非营利机构的时候,由管理者制订机构的长期目标和战略是必不可少的。
  二、非营利机构的会计责任
  当非营利机构的相关利益群体的信任受到挑战的时候,会计责任就会出现。也就是说,非营利机构的会计责任的核心就是信任(易卜拉姆,2010)。然而,对于非营利机构的会计责任的定义有很多种,而最通常被接受的是作为一个使非营利机构的决策者对自己的行为负责的流程。他指出会计责任共有4个主要的构成因素:(1)收集与运营相关的财务信息和非财务信息,并便于大众监管;(2)非营利机构的行为须合法化;(3)通过监管和衡量机构的运营,以及信息的透明化,引导遵循相关规则;(4)如果以上的规则有一个或者多个被违背,依照违背程度,将受到相应的处罚,并强制施行。作为会计责任的基准,学者们把它分为外部基准和内部基准。外部基准指的是满足行为的限定标准,内部基准则是由个人责任感以及机构目标刺激出来的积极性。
  除此之外,由于在一个非营利机构中有多种的竞争的会计责任需求,所以不可能一一得到每个单独的利益群体的满意。因此,有两个问题需要被定义:对谁的会计责任,和什么会计责任。因为非营利机构在会计责任方面与营利机构有很大的不同,所以非营利机构的会计责任的浮动上至赞助商,下至客户。不仅如此,非营利机构也被要求内部充实他们的目标。因此,非营利机构的会计责任的需求也由四个因素构成:财务运营、组织管理、运营绩效和机构目标。作为非营利机构会计责任的重要构成因素之一,他们的机构目标需要被放在平衡计分卡的首位。换言之,平衡计分卡的管理方式在某种程度上被非营利机构的会计责任所左右。   三、平衡计分卡在TeWhare O te Ata的应用
  作为一个典型的非营利机构,TeWhare O te Ata为学习运用非营利机构的平衡计分卡提供了一个很好的途径。为了评估平衡计分卡在非营利机构的整体应用,整个流程分四个步骤。
  正如在文献综述中提及的,平衡计分卡是一个把非营利机构的长期目标和战略转化成一系列的绩效基准的管理模式。因此,TeWhare O te Ata的平衡计分卡的第一步便是列出该机构的短期目标、长期目标和机构价值。根据从该机构获得的信息,其短期目标为:通过提供高标准的服务及满足当地居民的需求来提高当地的生活质量;长期目标为:把该社区打造成有价值的,有创造性的,值得人们骄傲的社区。机构价值包括:了解当地居民需求、提供高标准服务、保持财务稳定性、维护社区安全性。
  在列出TeWhare O te Ata的短期目标、长期目标以及机构价值后,第二步是定义它的管理战略。根据其项目报表中所提供的信息,该机构的管理战略主要是扬长避短。其运营战略共有6点:(1)了解当地居民的需求并为他们提供高标准的服务;(2)鼓励当地居民参与机构的运营;(3)采纳居民的意见并及时给予反馈;(4)保持并加强与各股东的关系;(5)继续维持财务的可持续性;(6)促进机构的进步。
  紧随其后的是建立TeWhare O te Ata的战略地图。战略地图建立在机构的管理战略的基础上。其目的在于把它的战略转化为绩效,从而可以使机构在应用它的战略时有明确的引导。如图1所示,该机构的运营目的将分别从四个前景被转化为绩效基准。
  图1
  评估的最后一步是选择绩效基准。就像尼文(2003)在他的著作中所阐述的,绩效基准被视为评估非营利机构的标准。有了这些基准,机构可以把它的四个前景的绩效目的从战略地图转化为实际绩效。基准的选择也将决定机构是否能够达到它的以下前景。
  1.财务前景
  融资:根据TeWhare O te Ata的财务报表,该机构的主要财务目的是保持机构财务的可持续性和履行对融资方的会计责任,可见该机构的主要收入来源是融资和赞助。在过去5年中,该机构从汉密尔顿市政府得到的赞助保持持平的水准,始终保持在平均$53 366的水平。除此之外,该机构从17家赞助商处获得的总融资数大幅增加,增长率从26.46%上升至57.47%。与此同时,因为新的合作项目,TeWhare O te Ata还分别从威尔基金会和好家庭项目组获得了$17 000和$45 769的赞助。
  资金流动性:由于TeWhare O te Ata的财务目的是维持财务的可持续性,因此分析其资金流动性变得很重要。同时这也是一个普遍的财务前景的绩效基准。为了得到该机构的资金流动性,须计算出流动比率,以分析该机构通过其短期资产来偿还其短期负债的能力。因此,明显地,流动比率越高,流动性的风险越小。根据该机构的财务报表,在过去的5年中,TeWhare O te Ata均有大量的流动资产及少量的流动负债,使得流动比率保持在平均140%,很高、很稳定的水平,使得该机构具有极高的流动比率,极低的风险,及值得股东们信赖的还款能力。
  2.客户前景和内部流程前景
  客户增长率:作为向费尔菲尔德地区的居民提供特定服务和项目以及给当地合作组织出借场地的非营利组织,TeWhare O te Ata共有两组客户:当地居民以及合作组织。根据相关数据和信息,两组客户均从2012年到2013年有了显著的增长。类似的合伙人和合伙机构也都在2013年有了增长。此外,TeWhare O te Ata也增加了派送机构传单和发送机构邮件的数量来达到向客户宣传该机构的目的。
  客户满意度.根据问卷调查得来的结果,有28%的客户对TeWhare O te Ata完全满意,36%的客户基本满意,而剩下的36%保持中立的态度。此外,有75%的客户认为TeWhare O te Ata提供给了他们想要的服务和项目。因此,2013年TeWhare O te Ata的客户满意度水平远高于历史平均水平。
  3.成长及发展前景
  在非营利机构中由于无形资产的重要性逐渐明显,因此成长及学习前景变得和财务前景一样重要。考虑到TeWhare O te Ata的特殊情况,这个前景的基准主要集中在志愿者上。
  员工数及工作时数:根据TeWhare O te Ata的数据统计,志愿者从2008年到2013年有大幅度的增长。相对应的,工作时数也在这个时段有了大幅度的增长。而且,志愿者的表现也同样是可圈可点。虽然志愿者的人数较之2012年有所减少,但是时数却相反地增加了。也就是说,每个志愿者的平均工作时数在2013年从2.5个小时增加到了4小时。
  志愿者满意度:在对于志愿者的调查中,所有的志愿者都对TeWhare O te Ata表示满意,并表明他们被给予了相关的基础管理,如基础电脑技术、团队协作、园艺技艺和急救方法的培训。除此之外,还有两个志愿者在2013年有幸成为了该机构的托管人。
  根据从TeWhare O te Ata收集到的数据,该机构在平衡计分卡的四个前景中都做了相应的绩效。然而,对四个前景作整体分析,可见TeWhare O te Ata仍有进步的空间,融资目标仍要扩大,以及强调对员工培训的有效性。
  四、平衡计分卡对非营利机构的影响
  1.非营利组织的平衡计分卡的战略重要性
  从对TeWhare O te Ata的平衡计分卡的整体应用,很容易得出此类战略管理工具对于非营利机构有着很大的重要性的结论。首先,平衡计分卡是基于机构的短期目标以此来达到机构所有的战略的最终目标。因此,平衡计分卡可以帮助机构有效整合内部资源和外部资源来帮助非营利机构调整他们的战略目标和短期目标,从而可以实现机构的长期目标。   2.融资目的在平衡计分卡中的作用
  虽然非营利机构的运营目的是达到其短期和长期目标,但财务前景中的融资目标仍然是非营利机构整体管理系统的重要一环。就像TeWhare O te Ata,融资数额在近年来一直保持着平稳的态势。然而,由于其服务规模通过多样的方式迅速地发展,因此TeWhare O te Ata需要获得更多的融资来支持他们的机构运营和发展,从而更好地满足赞助商对他们的会计责任的要求,并对其他3个前景产生良好的影响。
  3.在非营利机构中内外部资源结合的特殊性
  由于非营利机构在融资、客户甚至员工方面都具有较多的不确定因素与限制,因此,在资源和开销之间需要有一个平衡。为了节省成本,此类机构应该致力于吸引更多的潜在的志愿者并且把机构的日常运营维持在好的社会绩效以及好的声誉上。一旦这些志愿者成了非营利机构的服务提供方,他们将会被视为非营利机构的内部资源,而他们的工作质量和满意度也将会用来评定劳动力的可持续性以及机构在未来融资方面的声誉。
  总体来说,平衡计分卡在非营利机构中有着战略上的重要性,并且它的应用也对该类机构的决策上具有特殊性。TeWhare O te Ata的例子证实了平衡计分卡可以用于评估及促进机构绩效。不仅如此,对于非营利机构的战略意义,融资目标和资源一体化也体现了平衡计分卡的重要性和特殊性。同时,平衡计分卡在帮助非营利机构实现他们的长期目标及战略,满足对内外部客户的会计责任上担任至关重要的角色。所以非营利机构可以根据自身情况使用平衡计分卡来评估及促进机构的综合绩效。它也是促进机构的客户满意度、服务质量,以及员工自我管理的原动力。此外,考虑到非营利机构的资源的特殊性,非营利机构的平衡计分卡需要进行特殊设计,实现对其内外部资源的整合,从而使此类机构更好地运营及发展。
  参考文献:
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  [责任编辑 王 莉]
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