论文部分内容阅读
[摘 要] 企业档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。档案管理工作是企业管理工作的一部分，是维护企业历史真实面貌的一项重要工作，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。加强民营企业档案的现代化管理，对民营企业和社会的长远发展具有重要意义。
[关键词] 档案管理 企业管理
一、民营企业档案管理现状及存在问题
随着经济结构特别是所有制结构的调整，我国民营企业呈现出迅猛发展的良好势头，民营企业管理中的档案工作也是一个亟待重视的现实问题。与民营企业迅猛崛起相比，民营企业档案工作的发展却显得相对滞后，大多数民营企业档案管理处于混乱无序的状态。民营企业相对薄弱的档案管理已经成为制约民营企业管理水平和效益发挥的重要因素。只有坚持与时俱进、科学规范的档案管理才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。坚持科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
当前民营企业档案工作主要是管理相对滞后、不规范，主要表现在：
1、档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；
2、是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；
3、档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。
4、档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
二、管理滞后不规范的主要原因
1、缺乏档案意识
民营企业以盈利为目的，主要资金和精力放在生产经营和产品销售上，相当一部分民营企业档案工作还牌“无意识、无制度、无人员、无专门库房、无设备、无经费”的“六无”状态，许多民营企业的老板对建档案思想仍是一片空白，对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；档案意识淡薄，粗放型管理意识深厚。如有的企业文件未经办公室人员登记处理便不见踪影；有的企业经营者将重要文件材料长期放在自己的抽屉里，从而造成档案内容上残缺，给利用者带来不便。一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用；虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。
2、行政管理部门存在认识误区
档案行政管理部门的有些同志与民营企业接触少，缺乏应有的联系，缺乏对其档案工作的监督、检查、指导的力度，认为民营企业档案属于老板的私人财产，档案部门无权过问也没有必要过问，只要管好国有企业的档案工作就行了，民营企业的档案和企业本身一样，任其在市场经济的大潮中自生自灭，档案行政管理部门业务指导人员少，任务重，精力主要放在国家机关、事业单位的档案工作管理上，未顾及民营企业，对民营企业档案工作缺乏深入调查研究，监督指导也主无从谈起了。
3、理论研究和业务指导滞后
民营企业档案工作急需加强理论研究和政策指导，特别是关于民营企业档案的产权特征和法律地位问题，民营企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题，民营企业面广量大与档案行政部门任务重人手少的矛盾，民营企业在合并和破产后档案的归属、流向和处置问题，以及对国家和社会有保存价值的档案的鉴定问题，都需要各级档案行政管理部门在实践中进一步探索，从理论上进行总结，适时出台相关的政策，以指导民营企业档案工作健康发展。
4、传统档案管理模式已不能适应当前的形势
民营企业具有充分的自主权，以往“条块结合、齐抓共管”的企业档案管理传统模式已经不能适应当前的形势，用常规方法已很难奏效。因此，民营企业档案工作有其自身特殊规律，没有现成模式可以借鉴，面对新形势、新问题，档案行政管理部门只有及时调整思路，与时俱进，不断探索，积极寻求适应新形势下民营企业特点的档案管理模式。
三、做好民营企业档案管理的方法
企业档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
1、通过舆论宣传，提高企业经营者对档案工作的重视意识
通过电视、报刊、杂志、宣传册、单发放、举办展览、知识竞赛等形式广泛进行宣传，让企业负责人认识到企业档案工作的重要意义及在企业发展中所起到的作用，认识到企业建档不仅是企业的权利，还是企业的义务，认识到市场经济条件下，维护权益靠法律，处理纠纷靠合同，经营管理靠信息，建立资信靠凭证，这些都离不开档案。
2、提高档案行政管理部门依法管理职能和服务职能
依据我国现行档案法律法规，按照属地管理原则依法监督和指导私营企业的档案工作。同时要深入企业，对档案工作重要性广泛进行宣传。建立专业咨询服务机构，逐步建立与完善档案工作社会化服务体系，不断培育、规范档案事务所、档案寄存中心等等中介组织，为企业提供档案咨询、整理、代管和寄存服务，依法建立行政性或区域性民营企业档案管理协会，使其成为档案行政管理部门联系民营企业的桥梁和纽带，使民营企业档案工作形成自我管理、自我约束、自我完善的自律机制。各级档案管理部门牢固树立服务意识，紧紧围绕经济建设为中心，以服务求发展，切实转变作风，走出大门，深入企业，通过不同形式、不同渠道为企业提供档案法律法规等信息咨询和培训服务。
企业档案是企业生产、建设、科研、营销等各项活动的原始记录，是民营企业适应复杂多变的市场环境、抵御市场风险的信息保障，做好企业档案工作，是企业提高科学管理水平，建立现代企业制度的内在要求。
[关键词] 档案管理 企业管理
一、民营企业档案管理现状及存在问题
随着经济结构特别是所有制结构的调整，我国民营企业呈现出迅猛发展的良好势头，民营企业管理中的档案工作也是一个亟待重视的现实问题。与民营企业迅猛崛起相比，民营企业档案工作的发展却显得相对滞后，大多数民营企业档案管理处于混乱无序的状态。民营企业相对薄弱的档案管理已经成为制约民营企业管理水平和效益发挥的重要因素。只有坚持与时俱进、科学规范的档案管理才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。坚持科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
当前民营企业档案工作主要是管理相对滞后、不规范，主要表现在：
1、档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；
2、是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；
3、档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。
4、档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
二、管理滞后不规范的主要原因
1、缺乏档案意识
民营企业以盈利为目的，主要资金和精力放在生产经营和产品销售上，相当一部分民营企业档案工作还牌“无意识、无制度、无人员、无专门库房、无设备、无经费”的“六无”状态，许多民营企业的老板对建档案思想仍是一片空白，对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；档案意识淡薄，粗放型管理意识深厚。如有的企业文件未经办公室人员登记处理便不见踪影；有的企业经营者将重要文件材料长期放在自己的抽屉里，从而造成档案内容上残缺，给利用者带来不便。一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用；虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。
2、行政管理部门存在认识误区
档案行政管理部门的有些同志与民营企业接触少，缺乏应有的联系，缺乏对其档案工作的监督、检查、指导的力度，认为民营企业档案属于老板的私人财产，档案部门无权过问也没有必要过问，只要管好国有企业的档案工作就行了，民营企业的档案和企业本身一样，任其在市场经济的大潮中自生自灭，档案行政管理部门业务指导人员少，任务重，精力主要放在国家机关、事业单位的档案工作管理上，未顾及民营企业，对民营企业档案工作缺乏深入调查研究，监督指导也主无从谈起了。
3、理论研究和业务指导滞后
民营企业档案工作急需加强理论研究和政策指导，特别是关于民营企业档案的产权特征和法律地位问题，民营企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题，民营企业面广量大与档案行政部门任务重人手少的矛盾，民营企业在合并和破产后档案的归属、流向和处置问题，以及对国家和社会有保存价值的档案的鉴定问题，都需要各级档案行政管理部门在实践中进一步探索，从理论上进行总结，适时出台相关的政策，以指导民营企业档案工作健康发展。
4、传统档案管理模式已不能适应当前的形势
民营企业具有充分的自主权，以往“条块结合、齐抓共管”的企业档案管理传统模式已经不能适应当前的形势，用常规方法已很难奏效。因此，民营企业档案工作有其自身特殊规律，没有现成模式可以借鉴，面对新形势、新问题，档案行政管理部门只有及时调整思路，与时俱进，不断探索，积极寻求适应新形势下民营企业特点的档案管理模式。
三、做好民营企业档案管理的方法
企业档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
1、通过舆论宣传，提高企业经营者对档案工作的重视意识
通过电视、报刊、杂志、宣传册、单发放、举办展览、知识竞赛等形式广泛进行宣传，让企业负责人认识到企业档案工作的重要意义及在企业发展中所起到的作用，认识到企业建档不仅是企业的权利，还是企业的义务，认识到市场经济条件下，维护权益靠法律，处理纠纷靠合同，经营管理靠信息，建立资信靠凭证，这些都离不开档案。
2、提高档案行政管理部门依法管理职能和服务职能
依据我国现行档案法律法规，按照属地管理原则依法监督和指导私营企业的档案工作。同时要深入企业，对档案工作重要性广泛进行宣传。建立专业咨询服务机构，逐步建立与完善档案工作社会化服务体系，不断培育、规范档案事务所、档案寄存中心等等中介组织，为企业提供档案咨询、整理、代管和寄存服务，依法建立行政性或区域性民营企业档案管理协会，使其成为档案行政管理部门联系民营企业的桥梁和纽带，使民营企业档案工作形成自我管理、自我约束、自我完善的自律机制。各级档案管理部门牢固树立服务意识，紧紧围绕经济建设为中心，以服务求发展，切实转变作风，走出大门，深入企业，通过不同形式、不同渠道为企业提供档案法律法规等信息咨询和培训服务。
企业档案是企业生产、建设、科研、营销等各项活动的原始记录，是民营企业适应复杂多变的市场环境、抵御市场风险的信息保障，做好企业档案工作，是企业提高科学管理水平，建立现代企业制度的内在要求。