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摘要:随着我国高等教育改革的不断深入,成人教育事业获得了蓬勃的发展,成人高校档案数量明显增加,已经成为高等院校档案的重要组成部分。然而现有成人高校建立的档案室,其档案管理工作只是停留在收集、整理档案的阶段,档案的利用价值也只是日常的文件查询与档案保管等基本功能。因此,采取什么样的策略进而有效地解决目前成人高校档案管理工作面临的问题,做好成人高校档案工作,满足成人教育改革及社会各方面的需求,是成人高校档案管理工作者义不容辞的责任。
关键词:成人高校档案管理 问题 创新
1 成人高校档案管理工作面临的问题
1.1 思想观念陈旧,管理意识淡薄
当前成人高校档案管理部门普遍对于档案管理工作的重要性认识不足,缺乏系统的认识和理性的思考。有的认为档案管理工作无足轻重,无非就是整理资料之类的事情,只要不出差错就可以了。有的档案管理工作人员认为档案工作是一项附带工作,做好做坏无关紧要对学校发展没有什么影响,因而在行动上表现出安于现状的工作态度。这些都是造成成人高校档案管理落后的重要思想根源。
成人教育作为高等教育的一种尝试,在各种教学、教研、学生活动中,形成了许多有价值的文件资料。但是,因为成人教育是一种相对独立性较强的办学形式,人员编制紧张,加上档案管理意识不强,对如何管理好成人教育自身形成的文件,并没有一个统一的标准。使大量反映学校进程的文件材料都散落在各职能部门的负责人或具体的操作人员手中,没有及时归档,档案丢失现象严重。同时许多成人高校的档案管理依然停留在建档、管档、你查我找的水平上,忽视了档案信息资源的开发和利用,许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁、无人问津,不能发挥其应有的作用,造成了资源的极大浪费。
1.2 资金投入不足硬件设备落后
成人教育发展时间短,基础建设任务繁重,动辄投资上千万元,有的甚至达几亿元。而在档案管理过程中,设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套需要投入大量的资金,同时还需大量资金支持维护。同时由于落后思想观念的制约,档案管理工作在学校不是“主战场”,学校更愿意或者说习惯将资金投入到科研、教学这些高产出的领域中,无暇顾及档案工作硬件更新问题,配套资金往往不能到位,有时经费还会被一些更为紧急或者重要的工作临时挪用,因而无法购置好的硬件设备,建立高起点的档案网络,更谈不上对硬件设备的及时更新。
因此资金投入不足已成为制约我国成人高校档案管理的最大障碍。造成当前我国大部分成人高校档案管理硬件设备比较落后,与成人高校其它部门或高校非成人教育档案管理部门的硬件形成强烈反差,严重影响了成人高校档案管理工作的服务功能。
1.3 机构设置不够健全,人员素质较低专业化程度不高
大多成人高校的系、部、处室没有专职档案资料管理人员,多数是教学秘书或行政秘书兼任,他们既有日常教学行政事务性工作,又要兼职收集、整理、归档、保存档案等。有的单位是归档时才随便抓人或频繁换人,由于这些人员业务不熟悉,给各类档案的收集、整理、归档带来了不良影响。有些成人高校虽然建立了档案室或资料室,配有专职或兼职档案员,但档案管理职责不明确,导致了实际工作中出现集中管理档案难、归档难、开发利用难等被被动局面,也影响了整个成人高校的档案政策、法规在学校工作中的贯彻落实。
时代需要档案管理人员具备较高的综合素质。他们不光要拥有档案管理的专业知识热爱档案管理事业,还需要熟悉和掌握各种相关管理软件的操作,系统的维护并要不断提高自己的档案信息安全防范意识。客观来说当前我国成人高校档案管理人员整体水平不高,已经不能适应档案事业的发展需要。
1.4 档案信息缺少开放性,缺乏服务功能
随着经济、信息、科技和人才竞争的日益全球化,作为重要信息资源的高校档案,其价值越来越被社会所认同,其服务领域也由原来的高校内部逐步向社会诸多领域扩展。成人高等教育在整个高等教育甚至是国民经济发展中所占的地位日渐提高。高校档案开放式的网络化管理和服务便日渐成为广大利用者的强烈要求。
然而成人高校由于对档案信息的开发利用价值认识不足,档案管理归类工作常常在半封闭的系统中进行,形成了与高校其他部门相对隔绝的状态,这就失去了互相借鉴与交流的机会。缺乏对信息资源的开发和利用,不能把握信息开发和服务的实效性,这就难以形成信息资源开发和服务功能的多元化,也就没有档案管理者和信息需求者之间的良好互动。
2 创新是解决成人高校档案管理工作面临问题的必然选择
针对上述问题,成人高校档案工作要顺应时代的发展变化,抓住知识经济给档案工作带来的契机,以科学管理原理为指导,以充分发挥档案作用,以方便各部门利用为目标,强化对档案管理工作重要性的认识,增加资金投入力度,完善管理体制,提高档案管理人员的素质,以实现档案的科学管理。从而摆脱传统的服务模式,积极拓展档案服务工作的广度和深度,完善服务功能。
为适应和满足现代教育事业的需要,只有加快档案管理的发展步伐,实现成人高校档案管理的信息现代化,才能从根本上满足学校、社会各方面对档案工作的要求。要发展就要有创新,创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力。只有不断与时俱进创新高校档案工作的内容与形式,才能解决成人高校档案管理工作面临的诸多问题,使其跟上当今和未来世界发展的步伐,更好适应和服务于社会,才能满足社会主义市场体制的需要。
3 加强档案管理工作创新的措施
根据新的《高等学校档案管理办法》定义高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”成人高校档案是学校活动的直接记录,是学校科学研究、教学评价、教师晋升、教代会、学代会、毕业生报考第二学历、补办毕业证书等活动的直接信息资料来源。由此可见成人高校档案管理工作主要分为档案管理和服务两个方面,相应的加强档案管理工作创新措施也分为档案管理体系创新和服务模式创新两部分。
3.1 档案管理体系创新
3.1.1 档案管理工作观念的创新
要想有创新行为首先要有创新意识,思路决定出路,档案工作创新的前提是管理观念的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。首先必须解放思想,更新观念,彻底改变旧观念,牢固树立新观念。本着“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向,以创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。
为保证高校档案事业的健康可持续发展,为学校和社会提供优质和高水平的服务,《高等学校档案管理办法》强调:高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。还进一步规定高等学校应当设立专项经费,促进档案信息化建设,加快数字档案馆(室)建设,提高档案工作服务学校和社会的能力。只有认识了档案管理的重要性,才能从思想上重视档案工作,并且从经费、设备、库房等方面给予支持和保证。
3.1.2 档案管理队伍建设的创新
档案工作者的业务水平、工作能力、文化素养、创新意识、敬业精神越强,则高校档案管理的整体服务水平也就越高。现代管理学认为:人是一切管理活动中最重要、最活跃的因素。倡导“以人为本”,“人本管理”是现代管理学的重要理论。同样作为一种现代管理活动的高校档案工作,也应审时度势,与时俱进,顺应时代发展,引进“以人为本”的先进管理理念,以促进高校档案管理水平的提高。
针对档案专业人员成长和工作特点,努力营造一种尊重个性,鼓励创新,信息理解的良好环境,努力造就一支政治强、业务精、工作实、纪律严的专业人员。注重档案人员业务能力、创新能力的培养和提高,重视开展业务进修和培训工作,重点加强对他们的继续教育。通过继续教育,不断学习,才能使档案人员加快知识更新,完善知识结构,以激发他们的内在潜力,使他们发自内心地热爱自己的本职工作,树立良好的职业意识。建立激励机制,在实践工作中培养锻炼人才。激励是人本管理的核心问题,是实施有效管理的重要手段,既利于实现管理工作目标,又有利于提高工作效率。可实施多种激励方式去满足档案人员不同的需求,以激发他们的工作热情,提高个人竞争力。
3.1.3 档案管理工作内容的创新
档案馆虽然收藏有学校文献资源,但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。盲目追求“小而全”“大而全”,以藏为主,重藏轻用,被动服务,封闭自导势必造成档案文献资源的极大浪费。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求,必须调整、充实馆藏内容.提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源,并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成,使其系统化、规范化、有序化,及时、准确、高效地为用户提供服务。
档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏,而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。
3.1.4 档案管理工作方式的创新
完善规章制度、实现规范管理。在档案管理工作中,要始终把档案制度建设放在重要位置,没有一个严格的规章制度,很难保证学校档案工作的顺利开展。成人高校档案工作要根据学校自身的特点,从工作的实际出发,制定一系列档案管理细则,建立健全档案接收、保管、利用、保密、库房管理、立卷归档流程等多项制度,同时要明确各部门负责人和兼职档案员的岗位职责,并将对他们的考核纳入工作程序,作为考核干部工作实绩的内容之一,从制度上促进档案管理工作标准化和规范化。档案管理工作的标准化事关档案事业的发展。制定统一的标准,或者按照国际、国内的标准规范档案管理工作,看似繁琐,实际上是开展档案管理工作的必要组成部分,也是档案工作现代化、信息化的重要环节。这样才能确保档案资料的系统性、完整性和连续性。
3.1.5 档案管理工作手段的创新
在信息时代,校园网、局域网、互联网已经成为信息交换最便捷、快速的途径,人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化档案信息。档案馆(室)的信息服务工作内容,也应从传统的纸质档案馆(室)藏转向以网络信息资源为主。信息化为档案资源管理与开发利用提供了新的途径,也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持,档案部门应抓住机遇,加大投入,配齐硬件设备和档案管理软件,努力实现装备技术现代化,解决手工操作运转速度慢、效率低的问题,积极运用网络、数码等先进技术和手段,进一步提高技术含量和水平,使档案管理手段由旧变新。
在管理手段上,档案馆要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设,提出档案管理方面的要求和建设。要加强纸质档案数字化建设的步伐。将馆(室)藏档案进行全面数字化处理,运用网络版档案管理软件及扫描等形式,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器中。尤其要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率较高的档案进行数字化加工。要积极构建网络实体,认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题,研究解决文档一体化问题。采取多种形式,主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来,为教学、科研服务,使档案管理走上主导地位,实现管理手段方式的社会化、多元化和优质化。
3.2 服务模式的创新
3.2.1 强化服务意识,创新服务理念。
做好服务工作,实现档案服务模式创新,首先要有对档案管理服务工作有根本上的认识。首先要认清档案管理部门是服务部门,是为教学、管理工作做好服务的部门。其次要有主动服务、及时服务、准确服务的意识。而服务工作的关键是服务理念,服务理念是创新的根本。只有创新服务理念,从根本上转变服务方式,才能调动档案管理人员的积极性,才能创新档案工作的服务方法。在符合档案安全、合理的利用原则的情况下,从多个方面满足使用者的需要,从而增强高校档案馆的服务功能。
3.2.2 以用户为本,创新服务方法。
服务方法是创新的具体表现。成人高校档案部门要创新服务方法,做好“利用”文章,突出服务这条主线。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术,对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现同一事物的多种形式表现.从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式,将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时加强档案馆信息网络建设,开展在线服务。高校档案管理服务可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通信,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资讯服务。最后,档案部门应积极主动地做好学校各类档案的接收、分类、编目、归档和实体装盒编号、排架入库等工作,同时加强校局域网建设,探索文书“立卷”改革和运用档案计算机管理,并指导和协助各单位做好各类档案的整理组卷和电子文件归档工作,以提高档案服务和利用效率。定期编写各种档案信息资料,充分发挥档案资源的利用价值。
3.2.3 拓展服务领域,创新服务内容。
首先,要由被动服务向主动服务转变。档案管理者要强化参与意识,在校领导的重视和支持下,紧紧围绕学校的中心工作,积极参与学校的重大活动,及时了解、掌握学校发展动态。经常深入教学、科研第一线,熟悉教研业务工作的流程和具体内容,了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求,有针对性地开展服务工作。
其次,由主要为内部的服务转化为向社会全方位服务。当前档案的利用服务工作仍存在着重部门轻个人的误区,即只重视为校内各单位、各部门提供利用服务,而忽略了对个体和社会用户进行档案宣传和服务,这是导致当前档案利用率较低的一个重要因素。档案部门要积极开展信息服务的社会化,主动面向社会,把档案工作的服务重心转到为各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
再次,加强横向联合,实现档案信息资源共享。在档案主管部门的协调下,加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作。广泛开展联机检索等业务,互通信息,促进交流,改变各自为政的局面,优化档案信息资源配置,联合搞好信息资源开发,实现资源共享。
总之,高质量的档案管理工作是办好学校的一项基础性工作,是学校管理不可缺少的环节。因此成人高校档案部门要以与时俱进、开拓创新的精神,顺应时代的发展,做到不断创新,从而为学校管理和发展提供高质量的服务,满足成人高校顺应时代发展的需要,满足社会进步的需要。
参考文献:
[1]冯文静.浅论高校科研档案管理[J].内蒙古科技和经济,2007,8.
[2]强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育,2007,7.
[3]高校档案在教育教学和科研中的重要作用,王玉华,中国高等教育网,2007,3.
[4]罗剑丽.浅议高校教学档案的管理模式.兰台世界,2006,1.
关键词:成人高校档案管理 问题 创新
1 成人高校档案管理工作面临的问题
1.1 思想观念陈旧,管理意识淡薄
当前成人高校档案管理部门普遍对于档案管理工作的重要性认识不足,缺乏系统的认识和理性的思考。有的认为档案管理工作无足轻重,无非就是整理资料之类的事情,只要不出差错就可以了。有的档案管理工作人员认为档案工作是一项附带工作,做好做坏无关紧要对学校发展没有什么影响,因而在行动上表现出安于现状的工作态度。这些都是造成成人高校档案管理落后的重要思想根源。
成人教育作为高等教育的一种尝试,在各种教学、教研、学生活动中,形成了许多有价值的文件资料。但是,因为成人教育是一种相对独立性较强的办学形式,人员编制紧张,加上档案管理意识不强,对如何管理好成人教育自身形成的文件,并没有一个统一的标准。使大量反映学校进程的文件材料都散落在各职能部门的负责人或具体的操作人员手中,没有及时归档,档案丢失现象严重。同时许多成人高校的档案管理依然停留在建档、管档、你查我找的水平上,忽视了档案信息资源的开发和利用,许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁、无人问津,不能发挥其应有的作用,造成了资源的极大浪费。
1.2 资金投入不足硬件设备落后
成人教育发展时间短,基础建设任务繁重,动辄投资上千万元,有的甚至达几亿元。而在档案管理过程中,设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套需要投入大量的资金,同时还需大量资金支持维护。同时由于落后思想观念的制约,档案管理工作在学校不是“主战场”,学校更愿意或者说习惯将资金投入到科研、教学这些高产出的领域中,无暇顾及档案工作硬件更新问题,配套资金往往不能到位,有时经费还会被一些更为紧急或者重要的工作临时挪用,因而无法购置好的硬件设备,建立高起点的档案网络,更谈不上对硬件设备的及时更新。
因此资金投入不足已成为制约我国成人高校档案管理的最大障碍。造成当前我国大部分成人高校档案管理硬件设备比较落后,与成人高校其它部门或高校非成人教育档案管理部门的硬件形成强烈反差,严重影响了成人高校档案管理工作的服务功能。
1.3 机构设置不够健全,人员素质较低专业化程度不高
大多成人高校的系、部、处室没有专职档案资料管理人员,多数是教学秘书或行政秘书兼任,他们既有日常教学行政事务性工作,又要兼职收集、整理、归档、保存档案等。有的单位是归档时才随便抓人或频繁换人,由于这些人员业务不熟悉,给各类档案的收集、整理、归档带来了不良影响。有些成人高校虽然建立了档案室或资料室,配有专职或兼职档案员,但档案管理职责不明确,导致了实际工作中出现集中管理档案难、归档难、开发利用难等被被动局面,也影响了整个成人高校的档案政策、法规在学校工作中的贯彻落实。
时代需要档案管理人员具备较高的综合素质。他们不光要拥有档案管理的专业知识热爱档案管理事业,还需要熟悉和掌握各种相关管理软件的操作,系统的维护并要不断提高自己的档案信息安全防范意识。客观来说当前我国成人高校档案管理人员整体水平不高,已经不能适应档案事业的发展需要。
1.4 档案信息缺少开放性,缺乏服务功能
随着经济、信息、科技和人才竞争的日益全球化,作为重要信息资源的高校档案,其价值越来越被社会所认同,其服务领域也由原来的高校内部逐步向社会诸多领域扩展。成人高等教育在整个高等教育甚至是国民经济发展中所占的地位日渐提高。高校档案开放式的网络化管理和服务便日渐成为广大利用者的强烈要求。
然而成人高校由于对档案信息的开发利用价值认识不足,档案管理归类工作常常在半封闭的系统中进行,形成了与高校其他部门相对隔绝的状态,这就失去了互相借鉴与交流的机会。缺乏对信息资源的开发和利用,不能把握信息开发和服务的实效性,这就难以形成信息资源开发和服务功能的多元化,也就没有档案管理者和信息需求者之间的良好互动。
2 创新是解决成人高校档案管理工作面临问题的必然选择
针对上述问题,成人高校档案工作要顺应时代的发展变化,抓住知识经济给档案工作带来的契机,以科学管理原理为指导,以充分发挥档案作用,以方便各部门利用为目标,强化对档案管理工作重要性的认识,增加资金投入力度,完善管理体制,提高档案管理人员的素质,以实现档案的科学管理。从而摆脱传统的服务模式,积极拓展档案服务工作的广度和深度,完善服务功能。
为适应和满足现代教育事业的需要,只有加快档案管理的发展步伐,实现成人高校档案管理的信息现代化,才能从根本上满足学校、社会各方面对档案工作的要求。要发展就要有创新,创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力。只有不断与时俱进创新高校档案工作的内容与形式,才能解决成人高校档案管理工作面临的诸多问题,使其跟上当今和未来世界发展的步伐,更好适应和服务于社会,才能满足社会主义市场体制的需要。
3 加强档案管理工作创新的措施
根据新的《高等学校档案管理办法》定义高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”成人高校档案是学校活动的直接记录,是学校科学研究、教学评价、教师晋升、教代会、学代会、毕业生报考第二学历、补办毕业证书等活动的直接信息资料来源。由此可见成人高校档案管理工作主要分为档案管理和服务两个方面,相应的加强档案管理工作创新措施也分为档案管理体系创新和服务模式创新两部分。
3.1 档案管理体系创新
3.1.1 档案管理工作观念的创新
要想有创新行为首先要有创新意识,思路决定出路,档案工作创新的前提是管理观念的创新。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想,观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识,特别是档案管理知识化、网络化、社会化,把知识和创新作为档案工作的管理目标。首先必须解放思想,更新观念,彻底改变旧观念,牢固树立新观念。本着“以人为本,服务至上”的服务理念,把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向,以创新理念和创新行为来加强档案管理,开辟档案管理发展的新途径。
为保证高校档案事业的健康可持续发展,为学校和社会提供优质和高水平的服务,《高等学校档案管理办法》强调:高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。还进一步规定高等学校应当设立专项经费,促进档案信息化建设,加快数字档案馆(室)建设,提高档案工作服务学校和社会的能力。只有认识了档案管理的重要性,才能从思想上重视档案工作,并且从经费、设备、库房等方面给予支持和保证。
3.1.2 档案管理队伍建设的创新
档案工作者的业务水平、工作能力、文化素养、创新意识、敬业精神越强,则高校档案管理的整体服务水平也就越高。现代管理学认为:人是一切管理活动中最重要、最活跃的因素。倡导“以人为本”,“人本管理”是现代管理学的重要理论。同样作为一种现代管理活动的高校档案工作,也应审时度势,与时俱进,顺应时代发展,引进“以人为本”的先进管理理念,以促进高校档案管理水平的提高。
针对档案专业人员成长和工作特点,努力营造一种尊重个性,鼓励创新,信息理解的良好环境,努力造就一支政治强、业务精、工作实、纪律严的专业人员。注重档案人员业务能力、创新能力的培养和提高,重视开展业务进修和培训工作,重点加强对他们的继续教育。通过继续教育,不断学习,才能使档案人员加快知识更新,完善知识结构,以激发他们的内在潜力,使他们发自内心地热爱自己的本职工作,树立良好的职业意识。建立激励机制,在实践工作中培养锻炼人才。激励是人本管理的核心问题,是实施有效管理的重要手段,既利于实现管理工作目标,又有利于提高工作效率。可实施多种激励方式去满足档案人员不同的需求,以激发他们的工作热情,提高个人竞争力。
3.1.3 档案管理工作内容的创新
档案馆虽然收藏有学校文献资源,但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。盲目追求“小而全”“大而全”,以藏为主,重藏轻用,被动服务,封闭自导势必造成档案文献资源的极大浪费。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求,必须调整、充实馆藏内容.提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源,并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成,使其系统化、规范化、有序化,及时、准确、高效地为用户提供服务。
档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏,而应主要看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。
3.1.4 档案管理工作方式的创新
完善规章制度、实现规范管理。在档案管理工作中,要始终把档案制度建设放在重要位置,没有一个严格的规章制度,很难保证学校档案工作的顺利开展。成人高校档案工作要根据学校自身的特点,从工作的实际出发,制定一系列档案管理细则,建立健全档案接收、保管、利用、保密、库房管理、立卷归档流程等多项制度,同时要明确各部门负责人和兼职档案员的岗位职责,并将对他们的考核纳入工作程序,作为考核干部工作实绩的内容之一,从制度上促进档案管理工作标准化和规范化。档案管理工作的标准化事关档案事业的发展。制定统一的标准,或者按照国际、国内的标准规范档案管理工作,看似繁琐,实际上是开展档案管理工作的必要组成部分,也是档案工作现代化、信息化的重要环节。这样才能确保档案资料的系统性、完整性和连续性。
3.1.5 档案管理工作手段的创新
在信息时代,校园网、局域网、互联网已经成为信息交换最便捷、快速的途径,人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化档案信息。档案馆(室)的信息服务工作内容,也应从传统的纸质档案馆(室)藏转向以网络信息资源为主。信息化为档案资源管理与开发利用提供了新的途径,也为推进档案事业的跨越式发展提供了强有力的支持,档案部门应抓住机遇,加大投入,配齐硬件设备和档案管理软件,努力实现装备技术现代化,解决手工操作运转速度慢、效率低的问题,积极运用网络、数码等先进技术和手段,进一步提高技术含量和水平,使档案管理手段由旧变新。
在管理手段上,档案馆要积极参与学校办公自动化系统的设计与建设,提出档案管理方面的要求和建设。要加强纸质档案数字化建设的步伐。将馆(室)藏档案进行全面数字化处理,运用网络版档案管理软件及扫描等形式,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等各类存储器中。尤其要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率较高的档案进行数字化加工。要积极构建网络实体,认真研究解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题,研究解决文档一体化问题。采取多种形式,主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来,为教学、科研服务,使档案管理走上主导地位,实现管理手段方式的社会化、多元化和优质化。
3.2 服务模式的创新
3.2.1 强化服务意识,创新服务理念。
做好服务工作,实现档案服务模式创新,首先要有对档案管理服务工作有根本上的认识。首先要认清档案管理部门是服务部门,是为教学、管理工作做好服务的部门。其次要有主动服务、及时服务、准确服务的意识。而服务工作的关键是服务理念,服务理念是创新的根本。只有创新服务理念,从根本上转变服务方式,才能调动档案管理人员的积极性,才能创新档案工作的服务方法。在符合档案安全、合理的利用原则的情况下,从多个方面满足使用者的需要,从而增强高校档案馆的服务功能。
3.2.2 以用户为本,创新服务方法。
服务方法是创新的具体表现。成人高校档案部门要创新服务方法,做好“利用”文章,突出服务这条主线。档案工作人员要借助现代计算机技术及网络通讯技术,对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现同一事物的多种形式表现.从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式,将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。同时加强档案馆信息网络建设,开展在线服务。高校档案管理服务可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通信,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资讯服务。最后,档案部门应积极主动地做好学校各类档案的接收、分类、编目、归档和实体装盒编号、排架入库等工作,同时加强校局域网建设,探索文书“立卷”改革和运用档案计算机管理,并指导和协助各单位做好各类档案的整理组卷和电子文件归档工作,以提高档案服务和利用效率。定期编写各种档案信息资料,充分发挥档案资源的利用价值。
3.2.3 拓展服务领域,创新服务内容。
首先,要由被动服务向主动服务转变。档案管理者要强化参与意识,在校领导的重视和支持下,紧紧围绕学校的中心工作,积极参与学校的重大活动,及时了解、掌握学校发展动态。经常深入教学、科研第一线,熟悉教研业务工作的流程和具体内容,了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求,有针对性地开展服务工作。
其次,由主要为内部的服务转化为向社会全方位服务。当前档案的利用服务工作仍存在着重部门轻个人的误区,即只重视为校内各单位、各部门提供利用服务,而忽略了对个体和社会用户进行档案宣传和服务,这是导致当前档案利用率较低的一个重要因素。档案部门要积极开展信息服务的社会化,主动面向社会,把档案工作的服务重心转到为各项事业发展提供优质服务的轨道上来。
再次,加强横向联合,实现档案信息资源共享。在档案主管部门的协调下,加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作。广泛开展联机检索等业务,互通信息,促进交流,改变各自为政的局面,优化档案信息资源配置,联合搞好信息资源开发,实现资源共享。
总之,高质量的档案管理工作是办好学校的一项基础性工作,是学校管理不可缺少的环节。因此成人高校档案部门要以与时俱进、开拓创新的精神,顺应时代的发展,做到不断创新,从而为学校管理和发展提供高质量的服务,满足成人高校顺应时代发展的需要,满足社会进步的需要。
参考文献:
[1]冯文静.浅论高校科研档案管理[J].内蒙古科技和经济,2007,8.
[2]强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育,2007,7.
[3]高校档案在教育教学和科研中的重要作用,王玉华,中国高等教育网,2007,3.
[4]罗剑丽.浅议高校教学档案的管理模式.兰台世界,2006,1.