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[摘 要]企业档案数字化过程中也产生了海量数据，如此海量数据使档案信息化建设成为迫在眉睫的必然选择。档案信息化建设是运用计算机应用技术改造传统的档案管理模式，实现档案管理网络化、实时化、共享化，使档案管理更加具有现代化的管理观念。同时运用多学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的庞大系统工程，这个系统纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，才能发挥整体优势。
[关键词]大数据；企业档案；信息化建设
中图分类号：TU1064 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）35-0343-01
大数据时代，是伴随着计算机和互联网技术的发展而来的。计算机和互联网技术为大数据的处理奠定了技术基础。大数据时代的基本特征就是计算机化和互联网化，数据处理的方式逐步由线下向线上转移。现在，随着经济的不断发展，各种信息数据逐渐膨胀，传统的纸质档案管理方式已经无法适应因经济迅速发展所产生的巨量信息流，所以，大数据处理技术应运而生，成为当下解决巨量信息数据的最重要方式。
1、企业档案信息化建设的必要性
1.1、档案信息规模急剧扩
在企业档案管理工作中，传统的纸质档案管理方法已无法适应企业信息化发展的需要，不能及时有效地对企业的经营决策提供参考作用。企业信息化管理中大量产生的电子文件已成为企业生产运营数据的体现，此类电子文件的数据量大、格式多样，包含文档文本、图片图像、音频视频等，如何从价值密度低的这些文件中快速检索，实现价值的提纯，仅仅依靠传统的档案系统是无法满足的，因此，为了实现档案数据信息的参考作用，企业只能运用云计算等新型信息化技术进行档案管理工作。
1.2、办公自动化改变了档案管理的工作环境
科技的发展导致办公自动化逐渐取代了传统的企业办公方式，改变了原本的工作环境。现阶段，企业可以运用数字化、信息化技术实现OA系统与档案系统的对接，自动归档电子文件，能够通过互联网技术实时传递和存储数据信息，实现档案数据信息采集、处理、分析及整合的动态工作模式。
1.3、档案信息资源的重要性不断提高
传统的档案管理环节，包括取阅、证明、整理、编研等，档案管理与应用费时耗力，已无法满足现代企业不断加快的工作节奏，不能实现档案信息资源利用即时、高效、集成、共享的工作需要。信息化的档案管理模式，能够实现档案信息的高效整合，能够实现海量数据的分析应用和资源共享。
2、大数据时代的企业档案信息化建设面临的问题
2.1、管理观念与管理方法过于陈旧
现有的档案管理工作，依然过度依赖纸质档案的管理，他们认为数字化的档案无法长久保存，没有认识到数字化档案数据库的重要作用，无法认清档案管理信息化建设的必要性和必然性。部分企业的管理者认为，档案管理的信息化建设就是开发档案信息管理系统，只是在一定程度上实现了档案信息化管理工具的应用。然而大数据时代档案服务的挑战，不再是档案信息的匮乏，而是档案信息的泛滥，单纯地靠档案管理工具是无法实现数据的深度挖掘。
2.2、档案信息化建设整体规划不完善
部分企业盲目追求现代化建设，过度标榜所谓的“信息化办公”，在进行档案信息化管理时，没有依据企业发展的实际情况，合理开发档案信息管理系统，档案管理工作没有在前端进行管控，档案管理系统无法对接各项业务系统，从而无法实现对档案收集的全流程管控，导致档案管理的信息化建设虚有其表，并不能起到其应有的作用。这种情况下，也会降低企业的工作效率，为企业带来一定的经济损失。
2.3、信息化程度较低
随着网络信息化的快速发展，在各类企业与单位工作中，电子化办公方式已经得到了非常广泛的应用。其所具有的最大优势，就是能够提高工作效率，进而降低工作时间。由于部分企业的档案管理工作并没有完全实现信息化，其所运用的主要还是纸质档案管理的模式，但纸质档案比较容易受到环境因素的影响作用，并且对于室内的温湿度等条件，也都有着较高的要求，因此而对档案的保存造成了非常严重的影响。如果纸质档案受到损坏，将很难再次恢复。所以说，企业要想实现档案管理工作的发展，就应当实现档案管理的全面信息化，这也是档案管理工作的一个重要转折点。
3、大数据时代的企业档案信息化建设对策
3.1、及时转变相关人员的思想观念
在实际的企业管理工作中，要求单位的领导人员对管理工作的重要性有一个充分的认识，并将档案管理作为企业管理的一项重要内容加强管理。与此同时，相关工作人員也应当及时端正态度，来认真履行自己的工作职责，强化自己的工作能力，提高对档案管理的充分重视，促使档案资料的作用能够得到充分发挥。此外，在实际的档案管理过程中，企业应当安排专业的工作人员对其进行管理与保护工作；并且应在入职时需要签署保密协议，对公司的重要档案进行严格的监管，与管理无关的人员，不可以擅自进入到档案室中。若出现特殊情况，则需要经过领导批准，并进行实名登记之后，在管理人员的陪同下，才能够进入，强化对档案的保密管理。
3.2、在大数据分析下整合科技档案的有用信息
团队成员通过线上线下的科技档案信息的搜集，使得信息容量不断扩充，进而也为大数据分析提供了数据基础。为了更好地将档案信息资源用于商业开发，则需要在大数据分析下来整合产品研发和市场需求信息。以手机产品为例：根据大数据分析可知，消费者对手机产品屏幕尺寸的接受度在4—6英寸，女性消费者更趋向于5.5—6英寸，男士消费者没有显著的倾向性。在市场价格信息方面，则主要聚焦于1000元—3000元以内的产品。对于竞品的营销策略，目前主要以线下渠道销售为主，辅助于电商网络。
3.3、科学建设档案信息管理系统
首先，企业应尽快实现原有纸质档案的数字化，并按照统计学原理进行分类和存储。其次，企业应开发适合本企业发展的档案信息管理系统，通过先进的技术处理手段，使档案信息管理系统能融入企业各项业务系统中，对档案的收集进行有效的前端管控，确保档案数据收集的完整性和及时性，并通过云计算技术，实现对档案数据的分析与处理。最后，合理应用横纵分析和动态管理方法，在对档案数据沿时间线进行纵向比对的同时，也同其他行业、行业中的其他企业、企业中的其他部门进行对比，及时整理相关信息，剔除无效信息，从而提高数据信息的真实性与准确性。
在档案信息管理系统的建设工作中，企业需要注意以下几点：①进行档案信息录入工作时，应当尽可能详尽，保证数据信息的完整性；②由专门的档案管理人员进行数据更新和档案信息管理系统的维护工作，保证数据信息的准确性；③合理运用大数据技术，实现数据信息的快速删除、整理、分析和比对，保证数据信息的有效性。
4、结束语
大数据时代，对企业的档案信息进行信息化建设，是符合时代发展规律及发展水平的。档案管理人员要转变传统的档案管理理念，企业应科学建设档案信息管理系统，朝着信息服务的方向发展，凸显档案管理在企业经营中的作用，从而提高企业的经济效益。
参考文献：
[1]方爱明.大数据时代企业档案信息化建设初探[J].中国管理信息化，2017，20（18）：154-155.
[2]邱丽琴.试析大数据时代的企业档案信息化建设[J].办公室业务，2017，（13）：56.
[3]宋晓薇.刍议大数据时代的企业档案信息化建设办法[J].黑龙江科技信息，2014，（32）：183.
[4]武红.浅谈大数据时代的企业档案信息化建设[J].新西部（理论版），2014，（17）：108+125.
[5]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014，（03）：32-36.
[关键词]大数据；企业档案；信息化建设
中图分类号：TU1064 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）35-0343-01
大数据时代，是伴随着计算机和互联网技术的发展而来的。计算机和互联网技术为大数据的处理奠定了技术基础。大数据时代的基本特征就是计算机化和互联网化，数据处理的方式逐步由线下向线上转移。现在，随着经济的不断发展，各种信息数据逐渐膨胀，传统的纸质档案管理方式已经无法适应因经济迅速发展所产生的巨量信息流，所以，大数据处理技术应运而生，成为当下解决巨量信息数据的最重要方式。
1、企业档案信息化建设的必要性
1.1、档案信息规模急剧扩
在企业档案管理工作中，传统的纸质档案管理方法已无法适应企业信息化发展的需要，不能及时有效地对企业的经营决策提供参考作用。企业信息化管理中大量产生的电子文件已成为企业生产运营数据的体现，此类电子文件的数据量大、格式多样，包含文档文本、图片图像、音频视频等，如何从价值密度低的这些文件中快速检索，实现价值的提纯，仅仅依靠传统的档案系统是无法满足的，因此，为了实现档案数据信息的参考作用，企业只能运用云计算等新型信息化技术进行档案管理工作。
1.2、办公自动化改变了档案管理的工作环境
科技的发展导致办公自动化逐渐取代了传统的企业办公方式，改变了原本的工作环境。现阶段，企业可以运用数字化、信息化技术实现OA系统与档案系统的对接，自动归档电子文件，能够通过互联网技术实时传递和存储数据信息，实现档案数据信息采集、处理、分析及整合的动态工作模式。
1.3、档案信息资源的重要性不断提高
传统的档案管理环节，包括取阅、证明、整理、编研等，档案管理与应用费时耗力，已无法满足现代企业不断加快的工作节奏，不能实现档案信息资源利用即时、高效、集成、共享的工作需要。信息化的档案管理模式，能够实现档案信息的高效整合，能够实现海量数据的分析应用和资源共享。
2、大数据时代的企业档案信息化建设面临的问题
2.1、管理观念与管理方法过于陈旧
现有的档案管理工作，依然过度依赖纸质档案的管理，他们认为数字化的档案无法长久保存，没有认识到数字化档案数据库的重要作用，无法认清档案管理信息化建设的必要性和必然性。部分企业的管理者认为，档案管理的信息化建设就是开发档案信息管理系统，只是在一定程度上实现了档案信息化管理工具的应用。然而大数据时代档案服务的挑战，不再是档案信息的匮乏，而是档案信息的泛滥，单纯地靠档案管理工具是无法实现数据的深度挖掘。
2.2、档案信息化建设整体规划不完善
部分企业盲目追求现代化建设，过度标榜所谓的“信息化办公”，在进行档案信息化管理时，没有依据企业发展的实际情况，合理开发档案信息管理系统，档案管理工作没有在前端进行管控，档案管理系统无法对接各项业务系统，从而无法实现对档案收集的全流程管控，导致档案管理的信息化建设虚有其表，并不能起到其应有的作用。这种情况下，也会降低企业的工作效率，为企业带来一定的经济损失。
2.3、信息化程度较低
随着网络信息化的快速发展，在各类企业与单位工作中，电子化办公方式已经得到了非常广泛的应用。其所具有的最大优势，就是能够提高工作效率，进而降低工作时间。由于部分企业的档案管理工作并没有完全实现信息化，其所运用的主要还是纸质档案管理的模式，但纸质档案比较容易受到环境因素的影响作用，并且对于室内的温湿度等条件，也都有着较高的要求，因此而对档案的保存造成了非常严重的影响。如果纸质档案受到损坏，将很难再次恢复。所以说，企业要想实现档案管理工作的发展，就应当实现档案管理的全面信息化，这也是档案管理工作的一个重要转折点。
3、大数据时代的企业档案信息化建设对策
3.1、及时转变相关人员的思想观念
在实际的企业管理工作中，要求单位的领导人员对管理工作的重要性有一个充分的认识，并将档案管理作为企业管理的一项重要内容加强管理。与此同时，相关工作人員也应当及时端正态度，来认真履行自己的工作职责，强化自己的工作能力，提高对档案管理的充分重视，促使档案资料的作用能够得到充分发挥。此外，在实际的档案管理过程中，企业应当安排专业的工作人员对其进行管理与保护工作；并且应在入职时需要签署保密协议，对公司的重要档案进行严格的监管，与管理无关的人员，不可以擅自进入到档案室中。若出现特殊情况，则需要经过领导批准，并进行实名登记之后，在管理人员的陪同下，才能够进入，强化对档案的保密管理。
3.2、在大数据分析下整合科技档案的有用信息
团队成员通过线上线下的科技档案信息的搜集，使得信息容量不断扩充，进而也为大数据分析提供了数据基础。为了更好地将档案信息资源用于商业开发，则需要在大数据分析下来整合产品研发和市场需求信息。以手机产品为例：根据大数据分析可知，消费者对手机产品屏幕尺寸的接受度在4—6英寸，女性消费者更趋向于5.5—6英寸，男士消费者没有显著的倾向性。在市场价格信息方面，则主要聚焦于1000元—3000元以内的产品。对于竞品的营销策略，目前主要以线下渠道销售为主，辅助于电商网络。
3.3、科学建设档案信息管理系统
首先，企业应尽快实现原有纸质档案的数字化，并按照统计学原理进行分类和存储。其次，企业应开发适合本企业发展的档案信息管理系统，通过先进的技术处理手段，使档案信息管理系统能融入企业各项业务系统中，对档案的收集进行有效的前端管控，确保档案数据收集的完整性和及时性，并通过云计算技术，实现对档案数据的分析与处理。最后，合理应用横纵分析和动态管理方法，在对档案数据沿时间线进行纵向比对的同时，也同其他行业、行业中的其他企业、企业中的其他部门进行对比，及时整理相关信息，剔除无效信息，从而提高数据信息的真实性与准确性。
在档案信息管理系统的建设工作中，企业需要注意以下几点：①进行档案信息录入工作时，应当尽可能详尽，保证数据信息的完整性；②由专门的档案管理人员进行数据更新和档案信息管理系统的维护工作，保证数据信息的准确性；③合理运用大数据技术，实现数据信息的快速删除、整理、分析和比对，保证数据信息的有效性。
4、结束语
大数据时代，对企业的档案信息进行信息化建设，是符合时代发展规律及发展水平的。档案管理人员要转变传统的档案管理理念，企业应科学建设档案信息管理系统，朝着信息服务的方向发展，凸显档案管理在企业经营中的作用，从而提高企业的经济效益。
参考文献：
[1]方爱明.大数据时代企业档案信息化建设初探[J].中国管理信息化，2017，20（18）：154-155.
[2]邱丽琴.试析大数据时代的企业档案信息化建设[J].办公室业务，2017，（13）：56.
[3]宋晓薇.刍议大数据时代的企业档案信息化建设办法[J].黑龙江科技信息，2014，（32）：183.
[4]武红.浅谈大数据时代的企业档案信息化建设[J].新西部（理论版），2014，（17）：108+125.
[5]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014，（03）：32-36.