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[摘 要] 教学档案管理是高校教学管理中的重要组成部分。随着云计算平台OA办公系统的大力推行，各个业务部门网络办公形成的电子公文数据无处存放，实现OA办公系统与教学档案管理系统对接显得尤为重要。针对学校教学档案信息资源建设与应用的现实问题，提出利用网络技术、中间库技术、数据库技术改变OA数据及电子公文的存储方式，通过标准接口实现云OA数据在线自动归档功能，为解决学校OA数据及时方便、安全可靠的归档存放提出适应性对策。
[关键词] 教学档案信息;云计算;OA系统;在线自动归档
[作者简介] 刘 芳（1975—），女，陕西兴平人，硕士，空军工程大学航空机务士官学校教研保障中心教学档案室主任，副教授，主要从事教育训练、教学档案管理研究;胡 进（1976—），男，湖北大冶人，硕士，空军工程大学航空机务士官学校教保中心主任，副教授，主要从事信息化研究;霍星明（1981—），男，河南光山人，学士，空军工程大学航空机务士官学校图书馆馆长，副研究馆员，主要从事图书情报研究。
[中图分类号] G647.24;G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1674-9324（2021）40-0038-04 [收稿日期] 2021-06-18
一、智慧校园建设下教学档案信息管理现状
智慧校园建设逐步推进深入，给师生教学活动，网上办公和信息查询、快速上传与下载文件、公文管理与流转、获取教学信息资源等，带来诸多方便。教学信息传输网络化、资源数字化、用户端智能化是智慧校园建设发展的必然方向。
学校推行OA公文管理系统，使办公人员无需为一份呈文或报告走遍学校职能部门，等待领导签批。通过公文管理系统进行文件的呈批、流转、传送和回复、通知等，使得各类部门的消息通过OA信息发布系统和办公邮件公布，减少了许多不必要的麻烦，减轻了大量人力财力物力的投入[1]。
除OA办公系统外，学校还运行各类应用系统，如学员学籍管理系统、科研管理系统、教学条件建设项目管理系统、教学装备管理系统、数字资源管理平台等。各类业务应用系统的建成和运行，一方面，提高了业务部门的管理和事务处理能力，同时自动形成了各类教学档案资源;另一方面，系统及时、准确、可靠地采集和传输信息，建立起完备的信息资源库，丰富和深化了学校全局范围的原生信息资源。
智慧校园不仅要实现各类信息的共享，而且要实现各部门的信息共享，集成各类应用信息，使得教育工作者、学员通过单一的访问点，访问跨门类、跨系统的信息，获得多元化的信息服务[2]。
教学档案信息资源是学校教学信息资源的重要组成部分，目前依托军队院校教学档案管理系统实施整理、保管与利用等[3]。现实问题是现行的OA办公系统仅是满足公文流转，但办公形成的电子公文数据无处安全储存，或者说办公自然形成的教案、课件、试题库等教学档案信息资源无法方便、快捷、安全地归档至教学档案管理系统，甚至还要使用线下离线归档。同时各类应用系统产生的信息资源也不能及时准确地归档至教学档案室，成为教学档案信息资源建设与应用的技术壁垒。
二、云计算+OA系统下教学档案信息资源在线自动归档技术方案
（一）云计算OA系统下教学档案管理改革创新的新要求
如何实现云计算OA系统与教学档案管理系统。通过系统设计和数據交换标准衔接，将云计算OA系统生成的需要归档的电子文件按照一定标准导入教学档案管理系统的数据库中，达到数据资源共享，实现精确对接[4]。解决网络办公数据安全存放的问题，并且方便教育工作者随时将办公产生的教学信息资源归档至教学档案室。简而言之，在云计算OA系统下实现电子文件及时归档功能，有利于教学档案信息资源的建设。
（二）云计算OA系统的数据是教学档案信息资源的重要来源
智慧校园的云平台建设主要有两个层面，一是构建底层的云计算平台基础设施，二是构建在基础平台上的云计算应用程序。
OA系统即办公自动化，是现代化办公和先进的计算机技术结合起来的新型办公方式，属于典型的云计算应用程序。其最大特点是提高日常办公效率、严格办公制度、严密办事程序，规范办文、办会、办事等行为。云计算OA系统可实现信息发布、资源共享，规范工作流程、实施公文管理，随时随地移动办公等功能。
云计算OA系统涉及各个业务部门，在公文流转中必定产生大量的数据信息，包括文件正文、附件、文件批示、数据记录等。此类云OA数据正是事后必须归档至档案室的教学档案信息重要来源。
（三）云计算OA数据与档案管理系统数据的基本结构分析研究
目前学校使用的OA系统是科技公司基于IBM Lotus Domino/Notes 8.5.3主流平台开发的[5]。Domino采用的数据库是文档型数据库，其扩展名是.NSF。一个NSF文件相当于SQL Server数据库的一张表，存储的基本单元是文档。而军队院校教学档案管理系统采用的是SQL SERVER 2000数据库，存储的基本单元是数据表，通过定义且使用若干数据表来操作数据库。
OA系统的发文库中每条文档，至少具有4项检索信息、发文内容和附件。检索信息包括流水号、拟文日期、发文字号、标题（ID、Date、fileNo、Title），可合并存储为目录元数据信息.TXT。对应的发文内容和附件即为电子公文的全部内容等。
教学档案管理系统中存在两个基本数据表：目录数据表、电子文件列表。目录数据表包括流水号、发文字号、拟文日期、标题、归档责任人（ID、fileNo、Date、Title、owner），电子文件列表包括（id、PID、Title），其中目录数据表的ID与电子文件列表的id完全一致才能保证档案目录信息与电子原文一一对应。 技术层面上看，OA系统的数据库与档案管理系统的数据库虽然结构不同，但存放的数据内容是基本一致的。云OA数据通过接口归档推送，实质上是数据的提取、交换和处理的过程。理论上，运用网络技术、数据库、中间库技术，建立标准接口可实现跨系统的电子公文自动归档。
（四）利用标准接口实现云OA数据在线自动归档
1.规范电子公文在线自动归档的流程。一个完整的档案文件包括档案著录项元数据、电子文件原文。业务部门形成、流转、归档电子文件，而档案管理部门提取、归档、组卷电子档案。在OA业务系统和档案管理系统之间搭建中间库，设置分类字段作为区分标记。业务部门电子公文归档流程如图1所示。
业务部门归档电子公文时，需要添加分类字段，以区别文件类型。同时，OA业务系统中设置专门的档案归档按钮，可将已完成业务流转的公文及时归档至档案室，保证了档案时效性、准确性、可靠性和完整性。档案管理部门归档流程如图2所示。
档案部门在接口处提取公文数据包，但是它与档案文件有格式差异，需要先放入准分类中间库中，再由档案管理员根据分类字段进行组卷，形成案卷级档案。
2.电子公文在线归档的标准接口模型。在档案管理系统中设计准分类档案中间库，为实现降低成本，节约资源，设计出接口数据传输模型如图3所示。
云平台OA数据在线归档标准接口是通过中间库技术实现的，采用SQL Server数据库作为中间数据库。在中间数据库中设立两个数据表MetaData和Doccontent，两者为主从关系，两个表中的文件ID流水号要保持一致。MetaData数据表用来存放文件目录元数据信息，Doccontent数据表用来存放文件内容和附件[6]。
3.标准接口技术方案。在云OA系统上各部门业务系统与档案管理系统中间利用标准接口实现数据的移交、保管、归档等流程，其中关键技术采用Webservice技术。该技术能运行在不同机器上不同应用不借助附加的、专门的第三方软件或硬件，可实现相互交换数据或集成。它是自描述、自包含的可用网络模块，可执行具体的业务功能。
Webservice借用通用数据表达语言XML，在Web上传递结构化数据，业务部门系统将档案著录项信息（对应于目录元数据信息.TXT）形式化描述后进行封裝，之后发布到Webservice服务中，再由档案管理员提取，完成文件著录项的规范化归档[7] 。电子文件的归档通过URL方式传送，业务部门系统发布电子全文的链接，再由档案管理员从接口直接下载到专用服务器。
至此，通过云平台OA系统随时归档电子公文，再由档案管理员的提取整理、录入档案系统，形成永久历史保存的教学档案信息资源。
三、促进教学档案信息资源智慧化建设的措施
（一）建立统一标准的在线归档电子公文格式
根据2019年《军队档案条例》有关规定，各级办公、业务信息系统应当具备归档功能，满足电子文件归档管理要求。由此，设计统一标准的在线归档电子公文格式时应遵循如下原则：电子公文归档应该符合国军标，保证电子文件归档的“四性”，即真实性、完整性、可用性和安全性。
鉴于OA系统的数据库与档案管理系统的数据库结构不同，存放的基本数据格式不一致，为保证电子公文能正常顺利的在线归档，可统一电子公文标准格式。关键是电子公文基本要素要齐全，包含流水号、拟文日期、发文字号、标题、责任人、发文内容和附件等，便于在标准接口导入数据和提取数据。云计算OA系统平台上设定服务功能端，在正常业务流程结束后收集整理各类基本要素，至此才允许业务部门负责人点击归档按钮，进入在线自动归档操作。
（二）加强云平台OA数据在线归档标准接口建设
教学档案管理部门要系统规划、精确设计云平台下OA数据在线归档的规范流程，根据标准接口数据传输模型，研究分析数据的移交和归档的技术方案，并在云OA平台上二次开发设计出云OA数据在线归档功能模块。云OA数据在线归档的重点是标准接口建设，包括硬件的采购建设、软件的开发建设，涉及多个业务部门的工作流程和业务职能，需考虑周全，统筹安排、全面协调、齐头并进地开展。此项工作不是一个部门能够完成的，可采取项目外包服务，招标具有安全保密资质的公司，签订安全保密协议，派驻档案室内，由室内人员监管完成软件开发和调试工作等一系列相关任务。根据学校档案管理具体情况设计和实施，同时需要大量资金的投入，建设难度较大，面临困难较多，需要学校领导的大力支持，以及全体专职兼职档案管理员、各业务部门的技术人员及教员学员的积极参与和配合，注重加强交流与讨论，助力云平台OA数据在线归档标准接口建设工作顺利完成。
（三）建立“精品赏析”档案网站，发挥宣传和服务功能
在智慧校园平台上建立“精品赏析”档案网站，提供快捷的档案利用与档案服务功能，满足各单位的案卷查询、文件查询、学籍查询需求，提供专业化、个性化、差异化、特殊化查询利用服务，提供与发布教员风采、教学竞赛精品、传统野营拉练视频、毕业综合演练视频、党史学习教育专题、学校周年庆典视频等展示。建立网上档案检索利用服务窗口，实现档案信息资源共享，目的是更好地服务广大教育工作者和学习者查询和利用学校宝贵的教学信息资源，充分发挥教学信息资源良好的参考和借鉴作用。同时，也成为航空机务士官学校的宣传窗口，宣传学校强军兴校的发展历程，并树立“为党管档、为军守史、为战服务”的归档意识。
为进一步推进教学档案信息资源智慧化建设，可充分发挥媒体融合技术优势，创新档案宣传和服务方式。媒体融合提倡将报纸、电视等传统媒体与互联网、手机等新兴媒体有效结合起来，资源共享，继而创造出新颖的信息产品，主动向受众群体展示图片、音频、视频等档案信息资源。尤其是利用微信、短视频、网络推文等传播手段，或展现出美观生动、内涵丰富的图片，或呈现出具有别具一格视觉冲击的档案影像，或享受美轮美奂的声音体验等，深受广大师生的喜爱和欢迎。 參考文献
[1]云雅，黄东霞，张泉海.基于Hadoop系统的数字档案资源集成平台构建及实现[J].北京档案，2017（6）：31-33.
[2]吴婕，陈文建.5G背景下智慧校园建设研究[J].信息与电脑（理论版），2020，32（20）：178-180.
[3]程妍妍，张茜.国外文件和档案机构云实践调研及启示[J].档案学通讯，2018（3）.
[4]袁双云.档案云平台的基础架构与实践策略[J].兰台世界，2017（19）：51-53.
[5]蒋余芬.可信环境下电子档案归档研究[J].档案与建设，2016（4）：32-34.
[6]苏冠贤.办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J].档案学研究，2017（5）：86-91.
[7]Jackie Dooley.The Archival Advantage：Integrating Archival Expertise into Management of Born-digital Library Materials[M].OCLC Research，2015：15-18.
Abstract： Teaching archives management is an important part of teaching management in colleges and universities. With the vigorous promotion of the OA office system of the cloud computing platform， the electronic document data formed by the network offices of various business departments has nowhere to be stored， so it is particularly important to realize the docking between OA office system and teaching file management system. In view of the practical problems in the construction and application of school teaching archives information resources， this paper proposes to change the storage mode of OA data and electronic official documents by using network technology， intermediate library technology and database technology， to realize the online automatic archiving function of cloud OA data through the standard interface， and puts forward adaptive countermeasures for timely， convenient， safe and reliable archiving and storage of school OA data.
Key words： information of teaching archives; cloud computing; OA system; online automatic archiving
[关键词] 教学档案信息;云计算;OA系统;在线自动归档
[作者简介] 刘 芳（1975—），女，陕西兴平人，硕士，空军工程大学航空机务士官学校教研保障中心教学档案室主任，副教授，主要从事教育训练、教学档案管理研究;胡 进（1976—），男，湖北大冶人，硕士，空军工程大学航空机务士官学校教保中心主任，副教授，主要从事信息化研究;霍星明（1981—），男，河南光山人，学士，空军工程大学航空机务士官学校图书馆馆长，副研究馆员，主要从事图书情报研究。
[中图分类号] G647.24;G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1674-9324（2021）40-0038-04 [收稿日期] 2021-06-18
一、智慧校园建设下教学档案信息管理现状
智慧校园建设逐步推进深入，给师生教学活动，网上办公和信息查询、快速上传与下载文件、公文管理与流转、获取教学信息资源等，带来诸多方便。教学信息传输网络化、资源数字化、用户端智能化是智慧校园建设发展的必然方向。
学校推行OA公文管理系统，使办公人员无需为一份呈文或报告走遍学校职能部门，等待领导签批。通过公文管理系统进行文件的呈批、流转、传送和回复、通知等，使得各类部门的消息通过OA信息发布系统和办公邮件公布，减少了许多不必要的麻烦，减轻了大量人力财力物力的投入[1]。
除OA办公系统外，学校还运行各类应用系统，如学员学籍管理系统、科研管理系统、教学条件建设项目管理系统、教学装备管理系统、数字资源管理平台等。各类业务应用系统的建成和运行，一方面，提高了业务部门的管理和事务处理能力，同时自动形成了各类教学档案资源;另一方面，系统及时、准确、可靠地采集和传输信息，建立起完备的信息资源库，丰富和深化了学校全局范围的原生信息资源。
智慧校园不仅要实现各类信息的共享，而且要实现各部门的信息共享，集成各类应用信息，使得教育工作者、学员通过单一的访问点，访问跨门类、跨系统的信息，获得多元化的信息服务[2]。
教学档案信息资源是学校教学信息资源的重要组成部分，目前依托军队院校教学档案管理系统实施整理、保管与利用等[3]。现实问题是现行的OA办公系统仅是满足公文流转，但办公形成的电子公文数据无处安全储存，或者说办公自然形成的教案、课件、试题库等教学档案信息资源无法方便、快捷、安全地归档至教学档案管理系统，甚至还要使用线下离线归档。同时各类应用系统产生的信息资源也不能及时准确地归档至教学档案室，成为教学档案信息资源建设与应用的技术壁垒。
二、云计算+OA系统下教学档案信息资源在线自动归档技术方案
（一）云计算OA系统下教学档案管理改革创新的新要求
如何实现云计算OA系统与教学档案管理系统。通过系统设计和数據交换标准衔接，将云计算OA系统生成的需要归档的电子文件按照一定标准导入教学档案管理系统的数据库中，达到数据资源共享，实现精确对接[4]。解决网络办公数据安全存放的问题，并且方便教育工作者随时将办公产生的教学信息资源归档至教学档案室。简而言之，在云计算OA系统下实现电子文件及时归档功能，有利于教学档案信息资源的建设。
（二）云计算OA系统的数据是教学档案信息资源的重要来源
智慧校园的云平台建设主要有两个层面，一是构建底层的云计算平台基础设施，二是构建在基础平台上的云计算应用程序。
OA系统即办公自动化，是现代化办公和先进的计算机技术结合起来的新型办公方式，属于典型的云计算应用程序。其最大特点是提高日常办公效率、严格办公制度、严密办事程序，规范办文、办会、办事等行为。云计算OA系统可实现信息发布、资源共享，规范工作流程、实施公文管理，随时随地移动办公等功能。
云计算OA系统涉及各个业务部门，在公文流转中必定产生大量的数据信息，包括文件正文、附件、文件批示、数据记录等。此类云OA数据正是事后必须归档至档案室的教学档案信息重要来源。
（三）云计算OA数据与档案管理系统数据的基本结构分析研究
目前学校使用的OA系统是科技公司基于IBM Lotus Domino/Notes 8.5.3主流平台开发的[5]。Domino采用的数据库是文档型数据库，其扩展名是.NSF。一个NSF文件相当于SQL Server数据库的一张表，存储的基本单元是文档。而军队院校教学档案管理系统采用的是SQL SERVER 2000数据库，存储的基本单元是数据表，通过定义且使用若干数据表来操作数据库。
OA系统的发文库中每条文档，至少具有4项检索信息、发文内容和附件。检索信息包括流水号、拟文日期、发文字号、标题（ID、Date、fileNo、Title），可合并存储为目录元数据信息.TXT。对应的发文内容和附件即为电子公文的全部内容等。
教学档案管理系统中存在两个基本数据表：目录数据表、电子文件列表。目录数据表包括流水号、发文字号、拟文日期、标题、归档责任人（ID、fileNo、Date、Title、owner），电子文件列表包括（id、PID、Title），其中目录数据表的ID与电子文件列表的id完全一致才能保证档案目录信息与电子原文一一对应。 技术层面上看，OA系统的数据库与档案管理系统的数据库虽然结构不同，但存放的数据内容是基本一致的。云OA数据通过接口归档推送，实质上是数据的提取、交换和处理的过程。理论上，运用网络技术、数据库、中间库技术，建立标准接口可实现跨系统的电子公文自动归档。
（四）利用标准接口实现云OA数据在线自动归档
1.规范电子公文在线自动归档的流程。一个完整的档案文件包括档案著录项元数据、电子文件原文。业务部门形成、流转、归档电子文件，而档案管理部门提取、归档、组卷电子档案。在OA业务系统和档案管理系统之间搭建中间库，设置分类字段作为区分标记。业务部门电子公文归档流程如图1所示。
业务部门归档电子公文时，需要添加分类字段，以区别文件类型。同时，OA业务系统中设置专门的档案归档按钮，可将已完成业务流转的公文及时归档至档案室，保证了档案时效性、准确性、可靠性和完整性。档案管理部门归档流程如图2所示。
档案部门在接口处提取公文数据包，但是它与档案文件有格式差异，需要先放入准分类中间库中，再由档案管理员根据分类字段进行组卷，形成案卷级档案。
2.电子公文在线归档的标准接口模型。在档案管理系统中设计准分类档案中间库，为实现降低成本，节约资源，设计出接口数据传输模型如图3所示。
云平台OA数据在线归档标准接口是通过中间库技术实现的，采用SQL Server数据库作为中间数据库。在中间数据库中设立两个数据表MetaData和Doccontent，两者为主从关系，两个表中的文件ID流水号要保持一致。MetaData数据表用来存放文件目录元数据信息，Doccontent数据表用来存放文件内容和附件[6]。
3.标准接口技术方案。在云OA系统上各部门业务系统与档案管理系统中间利用标准接口实现数据的移交、保管、归档等流程，其中关键技术采用Webservice技术。该技术能运行在不同机器上不同应用不借助附加的、专门的第三方软件或硬件，可实现相互交换数据或集成。它是自描述、自包含的可用网络模块，可执行具体的业务功能。
Webservice借用通用数据表达语言XML，在Web上传递结构化数据，业务部门系统将档案著录项信息（对应于目录元数据信息.TXT）形式化描述后进行封裝，之后发布到Webservice服务中，再由档案管理员提取，完成文件著录项的规范化归档[7] 。电子文件的归档通过URL方式传送，业务部门系统发布电子全文的链接，再由档案管理员从接口直接下载到专用服务器。
至此，通过云平台OA系统随时归档电子公文，再由档案管理员的提取整理、录入档案系统，形成永久历史保存的教学档案信息资源。
三、促进教学档案信息资源智慧化建设的措施
（一）建立统一标准的在线归档电子公文格式
根据2019年《军队档案条例》有关规定，各级办公、业务信息系统应当具备归档功能，满足电子文件归档管理要求。由此，设计统一标准的在线归档电子公文格式时应遵循如下原则：电子公文归档应该符合国军标，保证电子文件归档的“四性”，即真实性、完整性、可用性和安全性。
鉴于OA系统的数据库与档案管理系统的数据库结构不同，存放的基本数据格式不一致，为保证电子公文能正常顺利的在线归档，可统一电子公文标准格式。关键是电子公文基本要素要齐全，包含流水号、拟文日期、发文字号、标题、责任人、发文内容和附件等，便于在标准接口导入数据和提取数据。云计算OA系统平台上设定服务功能端，在正常业务流程结束后收集整理各类基本要素，至此才允许业务部门负责人点击归档按钮，进入在线自动归档操作。
（二）加强云平台OA数据在线归档标准接口建设
教学档案管理部门要系统规划、精确设计云平台下OA数据在线归档的规范流程，根据标准接口数据传输模型，研究分析数据的移交和归档的技术方案，并在云OA平台上二次开发设计出云OA数据在线归档功能模块。云OA数据在线归档的重点是标准接口建设，包括硬件的采购建设、软件的开发建设，涉及多个业务部门的工作流程和业务职能，需考虑周全，统筹安排、全面协调、齐头并进地开展。此项工作不是一个部门能够完成的，可采取项目外包服务，招标具有安全保密资质的公司，签订安全保密协议，派驻档案室内，由室内人员监管完成软件开发和调试工作等一系列相关任务。根据学校档案管理具体情况设计和实施，同时需要大量资金的投入，建设难度较大，面临困难较多，需要学校领导的大力支持，以及全体专职兼职档案管理员、各业务部门的技术人员及教员学员的积极参与和配合，注重加强交流与讨论，助力云平台OA数据在线归档标准接口建设工作顺利完成。
（三）建立“精品赏析”档案网站，发挥宣传和服务功能
在智慧校园平台上建立“精品赏析”档案网站，提供快捷的档案利用与档案服务功能，满足各单位的案卷查询、文件查询、学籍查询需求，提供专业化、个性化、差异化、特殊化查询利用服务，提供与发布教员风采、教学竞赛精品、传统野营拉练视频、毕业综合演练视频、党史学习教育专题、学校周年庆典视频等展示。建立网上档案检索利用服务窗口，实现档案信息资源共享，目的是更好地服务广大教育工作者和学习者查询和利用学校宝贵的教学信息资源，充分发挥教学信息资源良好的参考和借鉴作用。同时，也成为航空机务士官学校的宣传窗口，宣传学校强军兴校的发展历程，并树立“为党管档、为军守史、为战服务”的归档意识。
为进一步推进教学档案信息资源智慧化建设，可充分发挥媒体融合技术优势，创新档案宣传和服务方式。媒体融合提倡将报纸、电视等传统媒体与互联网、手机等新兴媒体有效结合起来，资源共享，继而创造出新颖的信息产品，主动向受众群体展示图片、音频、视频等档案信息资源。尤其是利用微信、短视频、网络推文等传播手段，或展现出美观生动、内涵丰富的图片，或呈现出具有别具一格视觉冲击的档案影像，或享受美轮美奂的声音体验等，深受广大师生的喜爱和欢迎。 參考文献
[1]云雅，黄东霞，张泉海.基于Hadoop系统的数字档案资源集成平台构建及实现[J].北京档案，2017（6）：31-33.
[2]吴婕，陈文建.5G背景下智慧校园建设研究[J].信息与电脑（理论版），2020，32（20）：178-180.
[3]程妍妍，张茜.国外文件和档案机构云实践调研及启示[J].档案学通讯，2018（3）.
[4]袁双云.档案云平台的基础架构与实践策略[J].兰台世界，2017（19）：51-53.
[5]蒋余芬.可信环境下电子档案归档研究[J].档案与建设，2016（4）：32-34.
[6]苏冠贤.办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究[J].档案学研究，2017（5）：86-91.
[7]Jackie Dooley.The Archival Advantage：Integrating Archival Expertise into Management of Born-digital Library Materials[M].OCLC Research，2015：15-18.
Abstract： Teaching archives management is an important part of teaching management in colleges and universities. With the vigorous promotion of the OA office system of the cloud computing platform， the electronic document data formed by the network offices of various business departments has nowhere to be stored， so it is particularly important to realize the docking between OA office system and teaching file management system. In view of the practical problems in the construction and application of school teaching archives information resources， this paper proposes to change the storage mode of OA data and electronic official documents by using network technology， intermediate library technology and database technology， to realize the online automatic archiving function of cloud OA data through the standard interface， and puts forward adaptive countermeasures for timely， convenient， safe and reliable archiving and storage of school OA data.
Key words： information of teaching archives; cloud computing; OA system; online automatic archiving