论文部分内容阅读
收发邮件可不是容易事儿，你要注意啦。
公司最近有个跨部门的大型活动正在紧锣密鼓地操作，销售部和市场部作为配合最为密切的两个部门，分别派出了Rebecca和Annie负责跟进。现在的状况是。销售部要在7月31日之前拿到市场部的活动策划完全方案才能进一步展开工作，但Rebecca迟迟没有拿到Annie的来信。眼看最后期限临近，Rebecca让手下的销售助理Jenny草拟了一封邮件，打算发送给Annie作为催促和提醒。看完了Jenny的初稿，Rebecca皱皱眉头，又改了一遍。
Jenny草拟的邮件：
Hi Annie，销售部要的市场活动策划方案做好了吗?上次我们说好7月31日之前要的。这次的销售推广很重要，如果市场活动跟不上的话，我们很担心效果。
Rebecca修改后的版本：
HI Annie，上次会议上，谢谢你们为我们提供了那么好的市场活动创意，销售部同事都表示十分感谢。如果7月31日策划案完成之前还需要销售部提供任何支持，欢迎随时跟我们联络!
Rebecca的做法：
以自己的名又发送至Annie，并抄送自己的上司和市场部总监。
Rebecca解释了这样做的原因：
1 绵里藏针地再度强调了该工作完成的时间节点，却又客气得叫人抓不到话柄：2 抄送给销售部上司，完全撇清了自己的责任，如果他愿意为你出面，那自然更好；3 抄送给对方的上司，表明该知会的人都已知会到位，如果市场部到期拿不出方案，有文字证据存档。至于为什么要以Rebecca的名义而不是Jenny的名义发送呢?因为从职位上说，Rebecca和Annie才是同级，这点也有讲究!
由此可见，邮件的功能不容小觑。在办公室里，有时可谓成也邮件，败也邮件。那么，关于邮件有哪些需要特别当心的呢?我们为你一一罗列。
Tip1 弄清TO、CC、BCC
TO比较明了，也就是收件人，这封邮件的主要阅读者。
CC，也就是抄送。需要了解相关情况的人员都应该被CC，比如你找直接主管(尤其是喜欢事必躬亲的)，其他部门的主管(牵扯到部门合作时，他十有八九不会是你的直接合作对象，但抄送给他不仅能够让他对进度心中有数，更能帮你监督合作对象)。一件事但凡需要得到领导支持的，就必须记得CC，他们是否会看是他们的事情，但你不做，领导就不会知道你做了多少事情，出了状况更不会出来挺你。总的来说，CC有3个功能：一是表功：二是找人分担责任，撇清责任：三是隐形告状。
BCC，密送，顾名思义，秘密发送。举个例子，你需要发送邮件给其他部门同事，又需要得到老板的支持而CC给他，然后再CC一份给执行工作的同级同事或下属，让他的名字和老板的名字显示在同一栏，这是多么不恰当呀——这时如果你用了BCC，那么，这一矛盾就迎刃而解了。
Tip2：不要滥用群发
企业邮件系统通常会显示所有员工的邮箱地址，因此群发起来特别顺手。于是我们时常会收到这样的邮件：“Dear all，我的手机换号为137********”，请更新你的通讯录”(需要找你的话我去问前台就可以了)：“从明日起，本人开始休假，有事邮件联系”(呃，我的工作跟你完全没有交集)：“亲爱的们，很高兴与你们共事，因为私人原因，我将离开大家”(事实上，这个人是谁我都搞不清楚)。
哪些邮件需要群发?通常来说，只有人事任命通知，行政安排、主管会议通知、总经理室公文以及重要人员的离职，如果你不在这些范畴之内，还是不要滥用群发功能。曾经在网络上传得沸沸扬扬的“秘书门”事件恐怕是这个话题最生动的案例——那位为逞一时之快，将对上司的指责群发给所有同事的“史上最牛女秘书”，一时间把自己置于尴尬的风口浪尖，她的前车之鉴，你可千万谨记。
Tip3：养成回复与自动回复的好习惯
邮件中涉及的所有人都应该回复在相应的位置，并且要包含原文。只回复一个人是非常不礼貌的，细节决定成败，千万不要疏忽了：
另外，不少人会在离开办公室期间给邮件设置自动回复，这是个很好的习惯，你什么时候回来，不在的时候谁可以接替你的工作，除了邮件，还有怎样的方式可以联系到你……有了自动回复，你也不用盲目地群发休假邮件了，需要找你的人自然能够了解你的去处。
Tip4：主题的重要性
在你给上级领导写邮件汇报工作的时候，永远要记得他的邮件接收量远远大过于你，相应地，他的信息储存量也大到惊人。主管们通常都会将文件存档，然后需要时使用主题搜索功能来找出过往邮件记录。了解了这一点，你就会知道没有主题的邮件是多么遭人厌恶了。如果因为一次小小的偷懒输掉了领导对你的第一印象，实在得不偿失。
还有一个细节需要注意，，很多人在写英文主题时喜欢用大写字母，但这在商务邮件中并不是个好主意，大写字母的扩张感给人强势的心理暗示，就好像被人指着大声咆哮一样。这样的小细节，其实影响着领导和客户对你专业度的评判。
TipS 怎样处理邮件最能保证工作效率?
对上与老板的汇报，对内与同事的交流，对外与客户的联络……如今在许多公司，几乎所有沟通都依赖电子邮件。那么，当邮件纷至沓来，你该如何高效处理它们呢?
●上班的前1个小时不收邮件，先理清楚一整天的工作计划。
●一天安排2次集中回复邮件的时间(紧急邮件另当别论)，上午10点和下午3点各一次。
●一封一封机械地往下看邮件是不聪明的做法，在处理它们之前，你应该明确主次轻重。台理的顺序是：先处理老板的邮件(他肯定不是找你说无关紧要的话)，再处理其他部门同级同事和对外联络人员的，最后是同部门的来信。
编辑 张秀格
公司最近有个跨部门的大型活动正在紧锣密鼓地操作，销售部和市场部作为配合最为密切的两个部门，分别派出了Rebecca和Annie负责跟进。现在的状况是。销售部要在7月31日之前拿到市场部的活动策划完全方案才能进一步展开工作，但Rebecca迟迟没有拿到Annie的来信。眼看最后期限临近，Rebecca让手下的销售助理Jenny草拟了一封邮件，打算发送给Annie作为催促和提醒。看完了Jenny的初稿，Rebecca皱皱眉头，又改了一遍。
Jenny草拟的邮件：
Hi Annie，销售部要的市场活动策划方案做好了吗?上次我们说好7月31日之前要的。这次的销售推广很重要，如果市场活动跟不上的话，我们很担心效果。
Rebecca修改后的版本：
HI Annie，上次会议上，谢谢你们为我们提供了那么好的市场活动创意，销售部同事都表示十分感谢。如果7月31日策划案完成之前还需要销售部提供任何支持，欢迎随时跟我们联络!
Rebecca的做法：
以自己的名又发送至Annie，并抄送自己的上司和市场部总监。
Rebecca解释了这样做的原因：
1 绵里藏针地再度强调了该工作完成的时间节点，却又客气得叫人抓不到话柄：2 抄送给销售部上司，完全撇清了自己的责任，如果他愿意为你出面，那自然更好；3 抄送给对方的上司，表明该知会的人都已知会到位，如果市场部到期拿不出方案，有文字证据存档。至于为什么要以Rebecca的名义而不是Jenny的名义发送呢?因为从职位上说，Rebecca和Annie才是同级，这点也有讲究!
由此可见，邮件的功能不容小觑。在办公室里，有时可谓成也邮件，败也邮件。那么，关于邮件有哪些需要特别当心的呢?我们为你一一罗列。
Tip1 弄清TO、CC、BCC
TO比较明了，也就是收件人，这封邮件的主要阅读者。
CC，也就是抄送。需要了解相关情况的人员都应该被CC，比如你找直接主管(尤其是喜欢事必躬亲的)，其他部门的主管(牵扯到部门合作时，他十有八九不会是你的直接合作对象，但抄送给他不仅能够让他对进度心中有数，更能帮你监督合作对象)。一件事但凡需要得到领导支持的，就必须记得CC，他们是否会看是他们的事情，但你不做，领导就不会知道你做了多少事情，出了状况更不会出来挺你。总的来说，CC有3个功能：一是表功：二是找人分担责任，撇清责任：三是隐形告状。
BCC，密送，顾名思义，秘密发送。举个例子，你需要发送邮件给其他部门同事，又需要得到老板的支持而CC给他，然后再CC一份给执行工作的同级同事或下属，让他的名字和老板的名字显示在同一栏，这是多么不恰当呀——这时如果你用了BCC，那么，这一矛盾就迎刃而解了。
Tip2：不要滥用群发
企业邮件系统通常会显示所有员工的邮箱地址，因此群发起来特别顺手。于是我们时常会收到这样的邮件：“Dear all，我的手机换号为137********”，请更新你的通讯录”(需要找你的话我去问前台就可以了)：“从明日起，本人开始休假，有事邮件联系”(呃，我的工作跟你完全没有交集)：“亲爱的们，很高兴与你们共事，因为私人原因，我将离开大家”(事实上，这个人是谁我都搞不清楚)。
哪些邮件需要群发?通常来说，只有人事任命通知，行政安排、主管会议通知、总经理室公文以及重要人员的离职，如果你不在这些范畴之内，还是不要滥用群发功能。曾经在网络上传得沸沸扬扬的“秘书门”事件恐怕是这个话题最生动的案例——那位为逞一时之快，将对上司的指责群发给所有同事的“史上最牛女秘书”，一时间把自己置于尴尬的风口浪尖，她的前车之鉴，你可千万谨记。
Tip3：养成回复与自动回复的好习惯
邮件中涉及的所有人都应该回复在相应的位置，并且要包含原文。只回复一个人是非常不礼貌的，细节决定成败，千万不要疏忽了：
另外，不少人会在离开办公室期间给邮件设置自动回复，这是个很好的习惯，你什么时候回来，不在的时候谁可以接替你的工作，除了邮件，还有怎样的方式可以联系到你……有了自动回复，你也不用盲目地群发休假邮件了，需要找你的人自然能够了解你的去处。
Tip4：主题的重要性
在你给上级领导写邮件汇报工作的时候，永远要记得他的邮件接收量远远大过于你，相应地，他的信息储存量也大到惊人。主管们通常都会将文件存档，然后需要时使用主题搜索功能来找出过往邮件记录。了解了这一点，你就会知道没有主题的邮件是多么遭人厌恶了。如果因为一次小小的偷懒输掉了领导对你的第一印象，实在得不偿失。
还有一个细节需要注意，，很多人在写英文主题时喜欢用大写字母，但这在商务邮件中并不是个好主意，大写字母的扩张感给人强势的心理暗示，就好像被人指着大声咆哮一样。这样的小细节，其实影响着领导和客户对你专业度的评判。
TipS 怎样处理邮件最能保证工作效率?
对上与老板的汇报，对内与同事的交流，对外与客户的联络……如今在许多公司，几乎所有沟通都依赖电子邮件。那么，当邮件纷至沓来，你该如何高效处理它们呢?
●上班的前1个小时不收邮件，先理清楚一整天的工作计划。
●一天安排2次集中回复邮件的时间(紧急邮件另当别论)，上午10点和下午3点各一次。
●一封一封机械地往下看邮件是不聪明的做法，在处理它们之前，你应该明确主次轻重。台理的顺序是：先处理老板的邮件(他肯定不是找你说无关紧要的话)，再处理其他部门同级同事和对外联络人员的，最后是同部门的来信。
编辑 张秀格