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同事前来求助,称使用Excel时遇到一问题:如图1,A列是带有合并单元格的部门名称,右侧是各部门的人员姓名,每个部门的人数也没有规律,现在她希望将各个部门的人员合并到同一个单元格,并使用逗号进行分隔。除了手工操作之外,有没有更高效的方法呢?其实可以借助Excel 2016/2017的逆透视功能完成上述需求。
第1步:获取数据
切换到“数据”选项,单击数据区域任一单元格,在“获取转换数据”功能组依次单击“获取数据→自文件→从工作簿”,按照提示载入需要处理的文档,导入导航器,在这里选择工作表名称,点击右下角的“编辑”按钮。
第2步:逆透視
进入Power Query编辑器界面,单击“部门”所在列的列标,切换到“转换”选项,在“任意列”功能组依次选择“填充→向下”,这一步骤是将该列原来合并的单元格拆分并填充完整;依次选择“逆透视列→逆透视其他列”,效果如图2所示;单击“属性”所在列的列标,点右键删除,再单击“将第一行用作标题”。
第3步:分组
在“表”功能组选择“分组依据”,此时会弹出“分组依据”对话框,分组依据的字段名选择“部门”,新列名输入“人员姓名”,操作选择“所有行”,确认之后关闭对话框。
第4步:增加字段
切换到“视图”选项,勾选“编辑栏”复选框,将光标定位到编辑器,在“each_”后增加字段名“[人员]”,修改“type”后的字段类型为“list”,按下回车键。
第5步:提取值
单击“人员姓名”字段的扩展按钮,从快捷菜单选择“提取值”,此时会弹出“从列表提取值”对话框,分隔符选择逗号,现在看到的就是图3所示的合并效果,最后返回“开始”选项,选择“关闭并上载”即可。
通过上述方法合并的数据,可以说是一劳永逸,如果数据源增加了新的数据,只要在“数据”选项单击“全部刷新”,就可以获得最新的合并效果,并不需要手工操作。
第1步:获取数据
切换到“数据”选项,单击数据区域任一单元格,在“获取转换数据”功能组依次单击“获取数据→自文件→从工作簿”,按照提示载入需要处理的文档,导入导航器,在这里选择工作表名称,点击右下角的“编辑”按钮。
第2步:逆透視
进入Power Query编辑器界面,单击“部门”所在列的列标,切换到“转换”选项,在“任意列”功能组依次选择“填充→向下”,这一步骤是将该列原来合并的单元格拆分并填充完整;依次选择“逆透视列→逆透视其他列”,效果如图2所示;单击“属性”所在列的列标,点右键删除,再单击“将第一行用作标题”。
第3步:分组
在“表”功能组选择“分组依据”,此时会弹出“分组依据”对话框,分组依据的字段名选择“部门”,新列名输入“人员姓名”,操作选择“所有行”,确认之后关闭对话框。
第4步:增加字段
切换到“视图”选项,勾选“编辑栏”复选框,将光标定位到编辑器,在“each_”后增加字段名“[人员]”,修改“type”后的字段类型为“list”,按下回车键。
第5步:提取值
单击“人员姓名”字段的扩展按钮,从快捷菜单选择“提取值”,此时会弹出“从列表提取值”对话框,分隔符选择逗号,现在看到的就是图3所示的合并效果,最后返回“开始”选项,选择“关闭并上载”即可。
通过上述方法合并的数据,可以说是一劳永逸,如果数据源增加了新的数据,只要在“数据”选项单击“全部刷新”,就可以获得最新的合并效果,并不需要手工操作。