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摘 要： 学校的教学和管理，需要档案工作的支撑与保障。新建学校档案工作一般分档案业务管理工作和行政管理工作两部分，文章提出了新建学校开展档案工作的方法，即建立档案工作的管理体系，对档案工作给予必要的投入，推进档案工作的制度化建设，制定必要的业务规范文件，积极采用以计算机为中心的现代技术进行档案管理，加强对学校档案工作人员的培训、教育，从而更好地开展档案工作。
关键词： 新建学校 档案工作 内容 方法
学校档案是学校改革与发展的真实记录，是学校的重要资产和信息资源。学校的教学和管理，需要档案工作的支撑与保障。维护学校的合法权益，必须有完整、准确、系统的档案为依据。档案的凭证和法律作用是其他材料不可取代的，没有档案，学校的基础就不牢靠，学校的持续发展就会受到影响。建立档案，对提升学校整体管理水平、维护自身利益、保持健康发展具有重要意义。
新建学校往往在初期因各项工作千头万绪而忽视档案工作，也因人员来自不同地方，工作方法和工作习惯不尽相同，工作后形成的文件千差万别，甚至造成文件材料的遗失，给学校造成不必要的损失。所以新建学校应重视档案工作。
档案工作是一项具有专门内容的基础工作，它与学校的其他工作有着根本的区别，有着特定的性质。档案工作属于学校的基础管理范畴，但它又渗透于各项职能管理和其他基础管理之中，是其他管理工作的基础和条件。
一、档案工作的内容
档案工作一般由两部分组成，即档案业务管理工作和行政管理工作。
1.档案业务管理工作。
档案业务管理工作是依据相关业务规范和标准，对档案材料进行多环节的加工、控制、使用等业务处理的过程。这是学校档案工作的主体部分，它的具体对象是学校的档案实体。主要内容包括以下几个部分。
（1）档案的搜集。通过搜集档案，学校各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中，由档案部门负责统一管理，为学校科学地管理和有效地利用档案信息资源提供物质基础。
（2）档案的整理。包括对学校档案全宗进行划分，对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理，实现档案材料管理的有序化。
（3）档案的保管。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术，保护档案的完整与安全，防止或减少档案的损坏，延长档案的寿命；维护学校的自身秘密，确保学校信息安全。
（4）档案的鉴定。通过严格的程序和方法，对学校档案的保存价值和保管期限作出评价和进行划分，确保具有保存价值的档案，妥善处理没有保存价值的档案。
（5）档案的检索。通过对学校档案文件进行著录与标引，建立档案检索体系，逐步实现档案检索自动化，提高档案检索的速度和准确性。
（6）档案的编研。通过对档案信息进行加工处理，形成各种档案参考资料，满足学校各项工作和活动中人们利用档案的需要。
（7）档案的利用。通过采用各种手段和方式，提供档案信息服务，满足学校对档案的利用需求，保证各项工作和活动的顺利开展，实现档案应有的价值，体现档案工作的经济和社会效益。
（8）档案的统计。实质是档案工作的统计，通过确定具体的统计项目和学校，建立科学、适用的统计指标体系，对档案工作各方面的情况进行数据采集和汇总分析，为规划和管理学校的档案工作提供依据。
2.档案行政管理工作。
档案行政管理工作是按照有关政策、法规和制度要求，对学校档案业务管理工作进行相应的管理和控制。档案行政管理工作是以学校档案工作为主要对象的。主要内容有以下几个方面：
（1）统筹规划。按照党和国家有关方针政策和法律法规的要求，从学校长远发展的实际需要出发，对整个学校档案工作进行总体规划，确定中长期发展的方向和近期工作计划，保证档案工作的可持续发展。
（2）统一制度。依据党和国家的有关方针政策和法律法规，考虑到学校的性质、职能和运营方式，从学校自身的规律和特点出发，制定和实施学校档案工作的规章制度，对档案工作的内容、要求、程序和方法等作出统一、具体的规定，实现档案工作的制度化和规范化。
（3）组织协调。通过对档案工作方面的各种内外部关系的整合处理，正确处理宏观与微观的关系，“块块”与“条条”的关系，局部与整体的关系，内部建设与外部环境的关系，为学校档案工作的顺利开展营造良好的内部秩序和外部环境。
（4）实施监督。由档案工作部门依法履行职责，通过开展执法检查等形式，对学校内部各部门及有关人员贯彻执行档案工作的方针政策、法律法规和规章制度的情况实施监督，查处并督促解决存在的问题。
（5）业务指导。由档案工作部门的业务人员通过多种方式，对本学校各部门及有关人员进行文件材料与档案管理方面业务问题的具体指导。
二、新建学校开展档案工作的一般方法
学校档案工作一般应实行综合管理，就是将学校形成的各种门类、各种载体的档案由专门设立的综合档案工作机构进行统一归档保存、分类整理和开发利用。综合管理作为我国学校档案工作的基本经验之一，已经成为我国提倡的一种管理模式。综合管理并不代表集中保管，而是指集中学校内部档案工作的各项管理职能；统一制定学校档案管理规章制度，纳入考核，使之成为共同执行的基本制度；把学校档案作为一个整体，统一档案工作业务规范和要求。开展此项工作的一般方法如下。
1.建立档案工作的管理体系。
是指学校内部档案工作的管理体制，涉及学校档案工作的领导关系、学校档案工作机构设置及其职责、学校档案工作人员的配备等方面的问题。主要包括以下方面的工作。
（1）确定分管档案工作的学校负责人。档案工作涉及学校党、政、群各个部门和各个方面，需要协调各种问题，因此每个学校都应由一位学校行政领导具体分管档案工作，并将档案工作方面的有关领导责任列入其职责范围，作为考核其政绩的一方面内容。确定一位学校行政领导具体分管档案工作，是学校加强对档案工作领导的具体表现。
（2）确定档案工作的发展规划和计划。依据上级有关学校档案工作的发展规划，结合本学校的实际，制订档案工作发展规划和计划，并且列入本学校的总体发展规划和计划之中，有效地加以组织实施，使之与本学校其他各项工作和活动保持同步协调发展，更好地为本学校各项工作和活动服务。
（3）设置适宜的档案工作机构。按照集中统一管理的要求，设置适合本学校实际的档案工作机构，明确档案工作机构的领导关系和职责范围，使之成为整个学校档案资料的储存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织和管理本学校的全部档案工作。
（4）建立档案工作队伍。根据档案工作机构的职能和任务，配备一支精干高效、数量适度、结构合理的档案工作队伍。同时在各个部门、各个下属学校设立专兼职人员，在档案工作部门的监督和指导下开展工作，搞好所在部门文件材料和档案的管理，形成一个覆盖整个学校的档案管理网络。
2.对档案工作给予必要的投入。
针对新建学校普遍存在的档案用房紧张的情况，要加大对档案工作的投入力度，设置专门的档案工作用房或专门的橱柜，并配备必要的设施设备，以达到档案保管要求，确保档案安全。
3.推进档案工作的制度化建设，制定必要的业务规范文件。
制定和修订档案工作规章制度，形成一整套规章制度。把档案管理方面的有关要求，作为本学校基础管理制度的内容，纳入本学校各有关工作制度和要求中。对于各种档案工作制度都要有效地加以组织实施，还要对实施的情况进行考核，与经济责任制挂钩，使档案工作的各个环节有章可循，有条不紊，逐步实现规范化、标准化。新建学校必须首先制定的规章制度与业务规范文件主要有以下三个，其他的可逐步完善。
（1）档案管理规定。主要包括总则（包括制订的依据、本学校档案、档案工作的内容、档案工作的基本原则等）；档案管理体制及其职责；文件材料的形成与归档；档案的管理（包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等规定）；奖励与处罚。
（2）文件材料归档制度。档案工作能否做好，关键在于归档制度是否健全和完善。归档制度既是学校职能部门开展归档工作的基本规范，又是学校档案部门指导、监督和检查文件材料归档工作的依据，还是做好档案收集工作的依据。建立、健全文件材料归档制度的意义在于从根本上保证档案的质量。归档制度的内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续等。
（3）档案分类编号方案及保管期限表。这是我们开展档案业务工作的基础。主要包括档案分类的原则和方法，案卷类目标识及档号的编制，档案分类大纲，案卷排架，各类文件的保管期限，等等。
4.积极采用以计算机为中心的现代技术进行档案管理。
提高档案工作的专业化程度，提高效率，减少重复劳动，全面提高学校档案工作质量。
5.加强对学校档案工作人员的培训、教育。
更新档案人员的知识结构，提高业务水平，以适应本学校档案工作的开展需要。
参考文献：
［1］王晓颖.对学校档案管理工作的探析［J］.山西广播电视大学学报，2005，（6）.
［2］李红.论新形势下的档案管理现代化［J］.中国水运，2006，（2）.
［3］李金霞.高校档案编研工作存在的问题与对策［J］.云南档案，2007，（3）.
［4］王珊，李红洗.河北省高校档案管理瓶领及突破［J］.兰台世界，2005，（1）.
［5］谢开明，叶方莲.浅谈高校的档案管理［J］.安康师专学报，2005，（2）.
关键词： 新建学校 档案工作 内容 方法
学校档案是学校改革与发展的真实记录，是学校的重要资产和信息资源。学校的教学和管理，需要档案工作的支撑与保障。维护学校的合法权益，必须有完整、准确、系统的档案为依据。档案的凭证和法律作用是其他材料不可取代的，没有档案，学校的基础就不牢靠，学校的持续发展就会受到影响。建立档案，对提升学校整体管理水平、维护自身利益、保持健康发展具有重要意义。
新建学校往往在初期因各项工作千头万绪而忽视档案工作，也因人员来自不同地方，工作方法和工作习惯不尽相同，工作后形成的文件千差万别，甚至造成文件材料的遗失，给学校造成不必要的损失。所以新建学校应重视档案工作。
档案工作是一项具有专门内容的基础工作，它与学校的其他工作有着根本的区别，有着特定的性质。档案工作属于学校的基础管理范畴，但它又渗透于各项职能管理和其他基础管理之中，是其他管理工作的基础和条件。
一、档案工作的内容
档案工作一般由两部分组成，即档案业务管理工作和行政管理工作。
1.档案业务管理工作。
档案业务管理工作是依据相关业务规范和标准，对档案材料进行多环节的加工、控制、使用等业务处理的过程。这是学校档案工作的主体部分，它的具体对象是学校的档案实体。主要内容包括以下几个部分。
（1）档案的搜集。通过搜集档案，学校各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中，由档案部门负责统一管理，为学校科学地管理和有效地利用档案信息资源提供物质基础。
（2）档案的整理。包括对学校档案全宗进行划分，对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理，实现档案材料管理的有序化。
（3）档案的保管。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术，保护档案的完整与安全，防止或减少档案的损坏，延长档案的寿命；维护学校的自身秘密，确保学校信息安全。
（4）档案的鉴定。通过严格的程序和方法，对学校档案的保存价值和保管期限作出评价和进行划分，确保具有保存价值的档案，妥善处理没有保存价值的档案。
（5）档案的检索。通过对学校档案文件进行著录与标引，建立档案检索体系，逐步实现档案检索自动化，提高档案检索的速度和准确性。
（6）档案的编研。通过对档案信息进行加工处理，形成各种档案参考资料，满足学校各项工作和活动中人们利用档案的需要。
（7）档案的利用。通过采用各种手段和方式，提供档案信息服务，满足学校对档案的利用需求，保证各项工作和活动的顺利开展，实现档案应有的价值，体现档案工作的经济和社会效益。
（8）档案的统计。实质是档案工作的统计，通过确定具体的统计项目和学校，建立科学、适用的统计指标体系，对档案工作各方面的情况进行数据采集和汇总分析，为规划和管理学校的档案工作提供依据。
2.档案行政管理工作。
档案行政管理工作是按照有关政策、法规和制度要求，对学校档案业务管理工作进行相应的管理和控制。档案行政管理工作是以学校档案工作为主要对象的。主要内容有以下几个方面：
（1）统筹规划。按照党和国家有关方针政策和法律法规的要求，从学校长远发展的实际需要出发，对整个学校档案工作进行总体规划，确定中长期发展的方向和近期工作计划，保证档案工作的可持续发展。
（2）统一制度。依据党和国家的有关方针政策和法律法规，考虑到学校的性质、职能和运营方式，从学校自身的规律和特点出发，制定和实施学校档案工作的规章制度，对档案工作的内容、要求、程序和方法等作出统一、具体的规定，实现档案工作的制度化和规范化。
（3）组织协调。通过对档案工作方面的各种内外部关系的整合处理，正确处理宏观与微观的关系，“块块”与“条条”的关系，局部与整体的关系，内部建设与外部环境的关系，为学校档案工作的顺利开展营造良好的内部秩序和外部环境。
（4）实施监督。由档案工作部门依法履行职责，通过开展执法检查等形式，对学校内部各部门及有关人员贯彻执行档案工作的方针政策、法律法规和规章制度的情况实施监督，查处并督促解决存在的问题。
（5）业务指导。由档案工作部门的业务人员通过多种方式，对本学校各部门及有关人员进行文件材料与档案管理方面业务问题的具体指导。
二、新建学校开展档案工作的一般方法
学校档案工作一般应实行综合管理，就是将学校形成的各种门类、各种载体的档案由专门设立的综合档案工作机构进行统一归档保存、分类整理和开发利用。综合管理作为我国学校档案工作的基本经验之一，已经成为我国提倡的一种管理模式。综合管理并不代表集中保管，而是指集中学校内部档案工作的各项管理职能；统一制定学校档案管理规章制度，纳入考核，使之成为共同执行的基本制度；把学校档案作为一个整体，统一档案工作业务规范和要求。开展此项工作的一般方法如下。
1.建立档案工作的管理体系。
是指学校内部档案工作的管理体制，涉及学校档案工作的领导关系、学校档案工作机构设置及其职责、学校档案工作人员的配备等方面的问题。主要包括以下方面的工作。
（1）确定分管档案工作的学校负责人。档案工作涉及学校党、政、群各个部门和各个方面，需要协调各种问题，因此每个学校都应由一位学校行政领导具体分管档案工作，并将档案工作方面的有关领导责任列入其职责范围，作为考核其政绩的一方面内容。确定一位学校行政领导具体分管档案工作，是学校加强对档案工作领导的具体表现。
（2）确定档案工作的发展规划和计划。依据上级有关学校档案工作的发展规划，结合本学校的实际，制订档案工作发展规划和计划，并且列入本学校的总体发展规划和计划之中，有效地加以组织实施，使之与本学校其他各项工作和活动保持同步协调发展，更好地为本学校各项工作和活动服务。
（3）设置适宜的档案工作机构。按照集中统一管理的要求，设置适合本学校实际的档案工作机构，明确档案工作机构的领导关系和职责范围，使之成为整个学校档案资料的储存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织和管理本学校的全部档案工作。
（4）建立档案工作队伍。根据档案工作机构的职能和任务，配备一支精干高效、数量适度、结构合理的档案工作队伍。同时在各个部门、各个下属学校设立专兼职人员，在档案工作部门的监督和指导下开展工作，搞好所在部门文件材料和档案的管理，形成一个覆盖整个学校的档案管理网络。
2.对档案工作给予必要的投入。
针对新建学校普遍存在的档案用房紧张的情况，要加大对档案工作的投入力度，设置专门的档案工作用房或专门的橱柜，并配备必要的设施设备，以达到档案保管要求，确保档案安全。
3.推进档案工作的制度化建设，制定必要的业务规范文件。
制定和修订档案工作规章制度，形成一整套规章制度。把档案管理方面的有关要求，作为本学校基础管理制度的内容，纳入本学校各有关工作制度和要求中。对于各种档案工作制度都要有效地加以组织实施，还要对实施的情况进行考核，与经济责任制挂钩，使档案工作的各个环节有章可循，有条不紊，逐步实现规范化、标准化。新建学校必须首先制定的规章制度与业务规范文件主要有以下三个，其他的可逐步完善。
（1）档案管理规定。主要包括总则（包括制订的依据、本学校档案、档案工作的内容、档案工作的基本原则等）；档案管理体制及其职责；文件材料的形成与归档；档案的管理（包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等规定）；奖励与处罚。
（2）文件材料归档制度。档案工作能否做好，关键在于归档制度是否健全和完善。归档制度既是学校职能部门开展归档工作的基本规范，又是学校档案部门指导、监督和检查文件材料归档工作的依据，还是做好档案收集工作的依据。建立、健全文件材料归档制度的意义在于从根本上保证档案的质量。归档制度的内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续等。
（3）档案分类编号方案及保管期限表。这是我们开展档案业务工作的基础。主要包括档案分类的原则和方法，案卷类目标识及档号的编制，档案分类大纲，案卷排架，各类文件的保管期限，等等。
4.积极采用以计算机为中心的现代技术进行档案管理。
提高档案工作的专业化程度，提高效率，减少重复劳动，全面提高学校档案工作质量。
5.加强对学校档案工作人员的培训、教育。
更新档案人员的知识结构，提高业务水平，以适应本学校档案工作的开展需要。
参考文献：
［1］王晓颖.对学校档案管理工作的探析［J］.山西广播电视大学学报，2005，（6）.
［2］李红.论新形势下的档案管理现代化［J］.中国水运，2006，（2）.
［3］李金霞.高校档案编研工作存在的问题与对策［J］.云南档案，2007，（3）.
［4］王珊，李红洗.河北省高校档案管理瓶领及突破［J］.兰台世界，2005，（1）.
［5］谢开明，叶方莲.浅谈高校的档案管理［J］.安康师专学报，2005，（2）.