论文部分内容阅读
【摘 要】本文从信息的含义和基本特征着手，来了解信息与人类社会各种活动的密切关系。分析了信息在办公室工作中的地位、以及对办公室信息工作的要求，并积极主动的学习和使用现代信息技术，做好生活在信息时代的思想、知识和能力的准备，努力提高在信息社会的生存能力。
【关键词】办公室；信息工作；人员
随着信息技术的发展，人类社会已经进入信息时代和信息社会，作为一种新的社会形态，信息技术在人们生活、学习、工作等各种信息活动中发挥着越来越重要的作用。信息社会对于办公室工作人员而言，能更充分地使用信息技术，更快捷并有效地利用信息资源，是办公室研究和学习的一个课题。
一、信息及其特征
1、信息的含义。人类生活离不开信息。但人们在对信息一词的理解和使用上仍然存在着不少分歧，到目前还未形成统一完整的信息定义，从不同的角度有不同的描述：信息论的奠基人之一香农从通信工程的角度，认为是“用来消除不确定性的东西”，指的是有新知识、新内容的消息。控制论的奠基人维纳则提出“信息就是信息，不是物质，也不是能量”，它是区别于物质与能量的第三类资源。我国信息论学者钟义信教授认为信息是“事务运动的状态和方式，也就是事物内部结构和外部联系的状态和方式”。信息是以物质介质为载体，利用文字、声音、图像、图形、符号等多种多样的形式作为载体，通过各种渠道的消息、报道、信号、情报等内容都可以称之为信息。
2、信息的基本特征。信息在社会活动中发挥着重要的作用，它的基本特征有以下几点：（1）、载体依附性。信息不能独立存在，需要依附于一定的载体，同一信息可以依附于不同的载体，具有可传递性、存储性和转换性。（2）、真伪性。人们接收到的信息，虽然从理论上讲是客观的、真实的，但由于在产生、传播、加工、整理等过程中，受到影响的因素很多，往往会发生一些偏差，这也是难免的。因此，信息具有真伪性。（3）、价值性。信息只有被利用才能体现出其价值。因此，信息总会或多或少地对完成某项工作有所帮助。但信息使用的大小是相对的，它取决于接收信息者的需求及其对信息的理解、认识和利用的能力。（4）、多变性。事物是发展变化的，信息也是如此。它会随着客观事物的变化而变化。因此有价值的信息总是处于不断的更新、矫正、扬弃、变化的过程中。（5）、共享性。信息作为一种资源，除了需要保密的少量信息外，其他一切信息通过交流可以在不同个体或群体间共享。
二、信息工作在办公室的地位
1、信息是办公室的基本职能之一。办公室的信息工作，由于它所处的地位，所具有的职能和业务性质决定了与其他部门不同的特点。对于一个单位来说，办公室是“参与政务、管理事务、搞好服务”的综合部门，是各种信息的集散地，处于信息中心地位。因此，掌握信息，提供信息，正确分析运用信息，为领导科学决策提供依据，是办公室工作的一项重要内容。从本质上讲，办公室就是一个信息系统，其全部工作就是一个接收信息、加工处理信息和输出信息的过程。如果没有及时提供信息，或提供的信息不需要或不及时，那就等于失职。随着社会的发展，信息工作的任务也越来越重，搞好信息工作已成为办公室的一项新的突出任务。
2、做好信息工作是办公室实现职能转变的需要。随着计算机技术、网络技术等不断发展，办公室工作呈现网络化、电子化、动态化、数字化等信息化模式是必然发展趋势。事实上，每一个办公室工作人员每天都在信息系统中工作着，信息是管理系统各层次相互沟通，形成网络的纽带。因此，办公室也必须更新观念，转变职能，强化信息工作机制，加快工作节奏，以提高工作质量和工作效率。办公室只有充分收集和掌握信息，才能为领导提供决策依据：只有对大量的信息进行综合分析，加工处理，才能对问题提出处理意见和参考方案，供领导选择、决断；也只有通过信息的收集、传递和处理，才会提高工作的主动性和预见性，变被动服务为主动服务。
3、信息是办公室发挥参谋助手作用的有效途径。信息是计划和决策的依据。信息工作的开展，为办公室发挥参谋助手作用开辟了一条有效途径。办公室的工作人员，通过信息工作，不仅能够克服和避免自身的事务主义，加快工作节奏，提高工作效率，而且由于及时掌握动态，发现问题，向领导者提供准确、系统、全面的信息，使其运用信息适时修订工作目标和计划，进而做出科学决策。
三、办公室信息工作的要求
1、及时。信息的时效性决定了信息的生命力在于流动，流动的速度越快，在实践中获得的价值就越高。领导者能否在瞬息万变的复杂环境中迅速作出反应和决策，关键在于能否及时掌握信息。因此，办公室工作人员首先要有强烈的时间观念，突出一个“快”字。及时地收集、整理和传递信息，如不及时收集、获取，则有些本来有用的信息就会因时过境迁而失去价值。所以信息工作者要以最迅速、最有效的手段将有用信息提供给有关领导，使其成为决策、指挥和控制的依据。
2、准确。信息不仅要求及时，而且必须准确。真实准确是信息的生命，只有真实准确的信息，才能使决策者做出科学的判断。因此，办公室信息工作人员为保证信息准确，必须坚持实事求是的态度，对国家和人民高度负责的精神，尊重事务特征的客观性，克服主观随意性，如实准确地反映和描述实际情况。
3、广泛。在收集信息时，必须从四面八方不同角度，广泛收集，并把收集对象的各种相关因素联合起来综合考虑，从中找出普遍和共性，以避免出现片面性。
四、办公室工作在信息社会的挑战
作为办公室工作人员，我们应该做好生活在信息时代的思想、知识和能力的准备，努力培养自身的信息素养，提高信息社会的生存能力。具体应注意以下几点：1、积极主动地学习和使用现代信息技术，提高信息处理能力。在信息社会里，我们必须学习信息技术，培养运用工具，获取信息，处理信息，创新信息，表达交流信息，应用信息等多方面的能力。2、培养良好的信息意识。信息不管多么重要，都是要由人来掌握的，因此，学会甄别信息，在信息的海洋中及时地捕捉对自己有用的信息，同时提高对负面信息的鉴别能力和自我防护意识。3、提高办公室工作人员的整体素质和信息道德。在日常工作中，提高信息掌握者的自身素质和努力培养高尚的信息道德是十分重要。要注意对办公管理人员进行信息知识、信息法规、设备技术等进行专业培训，以帮助提升业务素质。同时，要增强工作的主动性，能将科学的管理办法和有效的信息技术相结合，高效处理繁杂的办公室工作，并能够及时反馈和处理办公室信息管理过程中出现的各类问题，从而有利于办公室信息管理工作的有效开展。4、加强人际交往，建立办公室相互信任与合作的关系。办公室信息沟通是一项涉及到许多人的系统工作，要求在整个过程中保持连续性和完整性，为此，建立彼此间相互信任和相互合作的关系非常重要。只有相互信任，领导与下属之间才能推心置腹地交换意见，同事之间才能友好的交往，建立起一种融洽的关系，才能保证每一项工作的顺利进行。
综上所述，我们可以清楚地看到信息在办公室的地位和作用，建立信息管理系统不仅是办公室安全管理的一项重大变革，而是时代的需要，是顺应时代潮流的体现。因此，加强办公室管理人员的专业技能培训、强化信息管理意识，努力使办公室管理工作更好更快地走向规范化、信息化和标准化。
参考文献：
[1]肖明.信息资源管理[M].北京：电子工业出版社. 2008.9
[2]余红平 雷鸣.秘书信息工作实务[M].重庆：重庆大学出版社.2010.8
[3]金朝崇 熊艺.信息管理概论[M]天津：天津大学出版社.2009.3
[4]文锋.办公室工作实务全书[M].北京：中国商业出版社. 2011.2
【关键词】办公室；信息工作；人员
随着信息技术的发展，人类社会已经进入信息时代和信息社会，作为一种新的社会形态，信息技术在人们生活、学习、工作等各种信息活动中发挥着越来越重要的作用。信息社会对于办公室工作人员而言，能更充分地使用信息技术，更快捷并有效地利用信息资源，是办公室研究和学习的一个课题。
一、信息及其特征
1、信息的含义。人类生活离不开信息。但人们在对信息一词的理解和使用上仍然存在着不少分歧，到目前还未形成统一完整的信息定义，从不同的角度有不同的描述：信息论的奠基人之一香农从通信工程的角度，认为是“用来消除不确定性的东西”，指的是有新知识、新内容的消息。控制论的奠基人维纳则提出“信息就是信息，不是物质，也不是能量”，它是区别于物质与能量的第三类资源。我国信息论学者钟义信教授认为信息是“事务运动的状态和方式，也就是事物内部结构和外部联系的状态和方式”。信息是以物质介质为载体，利用文字、声音、图像、图形、符号等多种多样的形式作为载体，通过各种渠道的消息、报道、信号、情报等内容都可以称之为信息。
2、信息的基本特征。信息在社会活动中发挥着重要的作用，它的基本特征有以下几点：（1）、载体依附性。信息不能独立存在，需要依附于一定的载体，同一信息可以依附于不同的载体，具有可传递性、存储性和转换性。（2）、真伪性。人们接收到的信息，虽然从理论上讲是客观的、真实的，但由于在产生、传播、加工、整理等过程中，受到影响的因素很多，往往会发生一些偏差，这也是难免的。因此，信息具有真伪性。（3）、价值性。信息只有被利用才能体现出其价值。因此，信息总会或多或少地对完成某项工作有所帮助。但信息使用的大小是相对的，它取决于接收信息者的需求及其对信息的理解、认识和利用的能力。（4）、多变性。事物是发展变化的，信息也是如此。它会随着客观事物的变化而变化。因此有价值的信息总是处于不断的更新、矫正、扬弃、变化的过程中。（5）、共享性。信息作为一种资源，除了需要保密的少量信息外，其他一切信息通过交流可以在不同个体或群体间共享。
二、信息工作在办公室的地位
1、信息是办公室的基本职能之一。办公室的信息工作，由于它所处的地位，所具有的职能和业务性质决定了与其他部门不同的特点。对于一个单位来说，办公室是“参与政务、管理事务、搞好服务”的综合部门，是各种信息的集散地，处于信息中心地位。因此，掌握信息，提供信息，正确分析运用信息，为领导科学决策提供依据，是办公室工作的一项重要内容。从本质上讲，办公室就是一个信息系统，其全部工作就是一个接收信息、加工处理信息和输出信息的过程。如果没有及时提供信息，或提供的信息不需要或不及时，那就等于失职。随着社会的发展，信息工作的任务也越来越重，搞好信息工作已成为办公室的一项新的突出任务。
2、做好信息工作是办公室实现职能转变的需要。随着计算机技术、网络技术等不断发展，办公室工作呈现网络化、电子化、动态化、数字化等信息化模式是必然发展趋势。事实上，每一个办公室工作人员每天都在信息系统中工作着，信息是管理系统各层次相互沟通，形成网络的纽带。因此，办公室也必须更新观念，转变职能，强化信息工作机制，加快工作节奏，以提高工作质量和工作效率。办公室只有充分收集和掌握信息，才能为领导提供决策依据：只有对大量的信息进行综合分析，加工处理，才能对问题提出处理意见和参考方案，供领导选择、决断；也只有通过信息的收集、传递和处理，才会提高工作的主动性和预见性，变被动服务为主动服务。
3、信息是办公室发挥参谋助手作用的有效途径。信息是计划和决策的依据。信息工作的开展，为办公室发挥参谋助手作用开辟了一条有效途径。办公室的工作人员，通过信息工作，不仅能够克服和避免自身的事务主义，加快工作节奏，提高工作效率，而且由于及时掌握动态，发现问题，向领导者提供准确、系统、全面的信息，使其运用信息适时修订工作目标和计划，进而做出科学决策。
三、办公室信息工作的要求
1、及时。信息的时效性决定了信息的生命力在于流动，流动的速度越快，在实践中获得的价值就越高。领导者能否在瞬息万变的复杂环境中迅速作出反应和决策，关键在于能否及时掌握信息。因此，办公室工作人员首先要有强烈的时间观念，突出一个“快”字。及时地收集、整理和传递信息，如不及时收集、获取，则有些本来有用的信息就会因时过境迁而失去价值。所以信息工作者要以最迅速、最有效的手段将有用信息提供给有关领导，使其成为决策、指挥和控制的依据。
2、准确。信息不仅要求及时，而且必须准确。真实准确是信息的生命，只有真实准确的信息，才能使决策者做出科学的判断。因此，办公室信息工作人员为保证信息准确，必须坚持实事求是的态度，对国家和人民高度负责的精神，尊重事务特征的客观性，克服主观随意性，如实准确地反映和描述实际情况。
3、广泛。在收集信息时，必须从四面八方不同角度，广泛收集，并把收集对象的各种相关因素联合起来综合考虑，从中找出普遍和共性，以避免出现片面性。
四、办公室工作在信息社会的挑战
作为办公室工作人员，我们应该做好生活在信息时代的思想、知识和能力的准备，努力培养自身的信息素养，提高信息社会的生存能力。具体应注意以下几点：1、积极主动地学习和使用现代信息技术，提高信息处理能力。在信息社会里，我们必须学习信息技术，培养运用工具，获取信息，处理信息，创新信息，表达交流信息，应用信息等多方面的能力。2、培养良好的信息意识。信息不管多么重要，都是要由人来掌握的，因此，学会甄别信息，在信息的海洋中及时地捕捉对自己有用的信息，同时提高对负面信息的鉴别能力和自我防护意识。3、提高办公室工作人员的整体素质和信息道德。在日常工作中，提高信息掌握者的自身素质和努力培养高尚的信息道德是十分重要。要注意对办公管理人员进行信息知识、信息法规、设备技术等进行专业培训，以帮助提升业务素质。同时，要增强工作的主动性，能将科学的管理办法和有效的信息技术相结合，高效处理繁杂的办公室工作，并能够及时反馈和处理办公室信息管理过程中出现的各类问题，从而有利于办公室信息管理工作的有效开展。4、加强人际交往，建立办公室相互信任与合作的关系。办公室信息沟通是一项涉及到许多人的系统工作，要求在整个过程中保持连续性和完整性，为此，建立彼此间相互信任和相互合作的关系非常重要。只有相互信任，领导与下属之间才能推心置腹地交换意见，同事之间才能友好的交往，建立起一种融洽的关系，才能保证每一项工作的顺利进行。
综上所述，我们可以清楚地看到信息在办公室的地位和作用，建立信息管理系统不仅是办公室安全管理的一项重大变革，而是时代的需要，是顺应时代潮流的体现。因此，加强办公室管理人员的专业技能培训、强化信息管理意识，努力使办公室管理工作更好更快地走向规范化、信息化和标准化。
参考文献：
[1]肖明.信息资源管理[M].北京：电子工业出版社. 2008.9
[2]余红平 雷鸣.秘书信息工作实务[M].重庆：重庆大学出版社.2010.8
[3]金朝崇 熊艺.信息管理概论[M]天津：天津大学出版社.2009.3
[4]文锋.办公室工作实务全书[M].北京：中国商业出版社. 2011.2