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摘要：随着我国市场经济的不断发展，作为计划经济产物的人事档案管理工作逐渐面临着一些新的问题和挑战，现阶段人事档案管理还存在着很多不足，管理方式比较单一、陈旧，社会对人事档案关注逐渐淡化。文章针对国有企业人事档案工作的管理现状，分析了目前人事档案管理中所存在的诸多问题，并且对强化干部人事档案管理的有效措施进行了阐述。
关键词：档案管理；现状；措施
中图分类号：F272.92 文献标识码：A文章编号：1006-8937（2014）21-0123-01
人事档案是人才信息的重要载体，是一个人成长轨迹的体现，是人才的主要信息来源，是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、职务任免、社会关系、奖罚等情况，为个人求职、单位用人提供真实的原始资料和数据。长期以来，人事档案作为组织、人事工作的一项重要内容，作为人生经历的记录，与人的一生如影随形，其重要性是毋庸置疑的。随着现在社会主义市场经济的发展，劳动者的用工形式发生了巨大的变化，那种“铁饭碗”在一个单位工作一生的状态已经不复存在，劳动合同制的全面推行，人员流动速度加快，流动方式更加灵活，传统的人事档案制度及在档案的管理方面出现了许多新的情况和问题。
1现阶段档案管理存在的问题
1.1员工对档案重要性认识不足
近年来，有相当数量的员工不重视个人档案的作用，认为人事档案在现代已经没有多大用处了，而且档案制度还禁锢了人才流动，不便于个人发展。所以很多人找到了更为满意的新单位在“跳槽”或调动工作时干脆不要档案，以至于出现了许多“死档”、“弃档”、“人档脱节”、“档案遗漏”等现象。
1.2企业领导对档案管理工作不重视
在激烈市场竞争的压力下，企业的重点工作以追求市场利润为中心，由于人事档案本身不能直接带来经济效益，很多单位和部门的领导对人事档案工作不够重视，认为人事档案工作就是保管性的事务工作，做到不丢失、不泄密，能够应付外调、查档就行了，往往容易忽略人事档案管理工作，在档案管理场所、工作经费、档案人员配备方面没有保障，存在人事档案管理硬件设施不完善、陈旧落后、档案管理人员业务素质差等现象，致使档案材料收集、补充、更新缓慢、不能及时、准确地反映个人的信息。
1.3员工档案的利用率很低
传统企业职工档案具有记录、凭证、评价三重基本功能逐渐被替代和弱化。从当前的实际应用分析，企业职工档案的用途主要体现在几个方面：①办理退休时社会保险机构认定参加工作时间、职称等信息需要。②出国证审的需要。③提供婚姻状况证明。④职工调动新单位，如考取公务员或事业单位查看或提取。其中使用频率最高的是社会保险管理的需要，主要是退休时查询、确认参加工作时间、参保时间、职称等信息。
1.4管理档案人员业务水平不高
近几年管理档案人员工作变动频繁，基本都是身兼数兼职，有的甚至是“半路出家”，加之没有经过各级档案部门组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，难以适应档案管理工作。个别管理人员在接、转档案环节时，需要审查档案时不严格，档案管理制度执行差，致使档案内容缺失严重。
2现阶段企业人事档案管理工作的改进建议
企业究竟如何管理利用好人事档案，以发挥它应有的作用，充分体现人事档案的使用价值，提出以下几点建议。
2.1提高对人事档案管理工作重要性的认识
从企业领导到档案管理工作人员，要跟上时代的步伐，更新管理观念，适应时代发展的需要，加强宣传，提高企业员工对人事档案重要性的认识，利用多种渠道向员工宣传有关人事档案管理工作的知识，让员工充分认识到，人事档案是反映员工综合素质的一个重要载体，是一种通过合法手续获取并管理人员的社会记录的一种形式，档案具有真实性、原始性的特点，也具有其他资料不可替代的参考凭证作用，所以档案具有非常强的法律效力，是企业选拔人才、干部晋升的重要依据。
2.2加强业务培训提高档案管理人员的素质
建立一支熟悉业务、相对稳定的专业队伍，是做好人事档案工作的组织保证。要加大对人事档案工作的培训力度，使他们不断丰富专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，提高人事档案管理人员的专业技术水平和全面素质。特别是在人事档案传统做法和功能面临挑战的形式下，不断学习档案管理的新知识、新方法、新技术。由上级部门每年组织培训一次档案的业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，各单位管理档案人员也可以相互交流，探讨如何把档案管理好。
2.3充实传统人事档案内容，使其适应现阶段的发展要求
目前，人事档案的主要内容是学校学习经历记录、职称评审、入党入团、任命文件、年度考核等材料，其内容陈旧、信息单一。在一些鉴定材料中，基调大同小异，评价某个人时，多是一些定型评语。在当今市场经济的用人环境下，这样的档案无法对一个人做出全面、完整的评价，参考价值少，不利于优秀人才的发现和使用，随着社会对于个人诚信状况重视程度的提高，档案内容应由重政治表现向多元化方向转变，人事档案除了传统内容外，还需记录个人道德品质、诚信表现、学识才华、工作态度、协作精神、工作业绩成果等内容，还要根据人们职业的多元化，对人事档案重新分类，不同的人员，实行不同的档案内容收集和管理标准。例如专业技术人员的档案，应侧重于职业能力、职业经历、科研创造、技术创新、专业论著的记载，党政、行政管理人员的档案，应侧重于工作实绩、勤政廉政考核考察的记录等。
2.4加强人事档案的信息化建设
开发人事档案管理的的数据库软件，合理配置计算机、复印机、扫描仪、数码相机等现代化设备。将档案材料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片等资料变成数据资料，实现人事档案纸质于数据格式共存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。人事档案的计算机信息化管理，将把档案管理从传统的手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，使得档案信息的检索和查询更加迅速和快捷，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，为领导决策工开展提供及时、准确、详细的人员信息。
参考文献：
[1] 邓邵兴,和宝荣.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,1989.
[2] 吴雪梅.论人事档案管理与人力资源开发的关系[J].北京档案,2010,(10).
[3] 刘淑霞.析人事档案中的“弃档”现象[J].浙江档案,2005,(3).
[4] 王晴.人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].中外教育研究,2011,(12).
关键词：档案管理；现状；措施
中图分类号：F272.92 文献标识码：A文章编号：1006-8937（2014）21-0123-01
人事档案是人才信息的重要载体，是一个人成长轨迹的体现，是人才的主要信息来源，是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、职务任免、社会关系、奖罚等情况，为个人求职、单位用人提供真实的原始资料和数据。长期以来，人事档案作为组织、人事工作的一项重要内容，作为人生经历的记录，与人的一生如影随形，其重要性是毋庸置疑的。随着现在社会主义市场经济的发展，劳动者的用工形式发生了巨大的变化，那种“铁饭碗”在一个单位工作一生的状态已经不复存在，劳动合同制的全面推行，人员流动速度加快，流动方式更加灵活，传统的人事档案制度及在档案的管理方面出现了许多新的情况和问题。
1现阶段档案管理存在的问题
1.1员工对档案重要性认识不足
近年来，有相当数量的员工不重视个人档案的作用，认为人事档案在现代已经没有多大用处了，而且档案制度还禁锢了人才流动，不便于个人发展。所以很多人找到了更为满意的新单位在“跳槽”或调动工作时干脆不要档案，以至于出现了许多“死档”、“弃档”、“人档脱节”、“档案遗漏”等现象。
1.2企业领导对档案管理工作不重视
在激烈市场竞争的压力下，企业的重点工作以追求市场利润为中心，由于人事档案本身不能直接带来经济效益，很多单位和部门的领导对人事档案工作不够重视，认为人事档案工作就是保管性的事务工作，做到不丢失、不泄密，能够应付外调、查档就行了，往往容易忽略人事档案管理工作，在档案管理场所、工作经费、档案人员配备方面没有保障，存在人事档案管理硬件设施不完善、陈旧落后、档案管理人员业务素质差等现象，致使档案材料收集、补充、更新缓慢、不能及时、准确地反映个人的信息。
1.3员工档案的利用率很低
传统企业职工档案具有记录、凭证、评价三重基本功能逐渐被替代和弱化。从当前的实际应用分析，企业职工档案的用途主要体现在几个方面：①办理退休时社会保险机构认定参加工作时间、职称等信息需要。②出国证审的需要。③提供婚姻状况证明。④职工调动新单位，如考取公务员或事业单位查看或提取。其中使用频率最高的是社会保险管理的需要，主要是退休时查询、确认参加工作时间、参保时间、职称等信息。
1.4管理档案人员业务水平不高
近几年管理档案人员工作变动频繁，基本都是身兼数兼职，有的甚至是“半路出家”，加之没有经过各级档案部门组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，难以适应档案管理工作。个别管理人员在接、转档案环节时，需要审查档案时不严格，档案管理制度执行差，致使档案内容缺失严重。
2现阶段企业人事档案管理工作的改进建议
企业究竟如何管理利用好人事档案，以发挥它应有的作用，充分体现人事档案的使用价值，提出以下几点建议。
2.1提高对人事档案管理工作重要性的认识
从企业领导到档案管理工作人员，要跟上时代的步伐，更新管理观念，适应时代发展的需要，加强宣传，提高企业员工对人事档案重要性的认识，利用多种渠道向员工宣传有关人事档案管理工作的知识，让员工充分认识到，人事档案是反映员工综合素质的一个重要载体，是一种通过合法手续获取并管理人员的社会记录的一种形式，档案具有真实性、原始性的特点，也具有其他资料不可替代的参考凭证作用，所以档案具有非常强的法律效力，是企业选拔人才、干部晋升的重要依据。
2.2加强业务培训提高档案管理人员的素质
建立一支熟悉业务、相对稳定的专业队伍，是做好人事档案工作的组织保证。要加大对人事档案工作的培训力度，使他们不断丰富专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，提高人事档案管理人员的专业技术水平和全面素质。特别是在人事档案传统做法和功能面临挑战的形式下，不断学习档案管理的新知识、新方法、新技术。由上级部门每年组织培训一次档案的业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，各单位管理档案人员也可以相互交流，探讨如何把档案管理好。
2.3充实传统人事档案内容，使其适应现阶段的发展要求
目前，人事档案的主要内容是学校学习经历记录、职称评审、入党入团、任命文件、年度考核等材料，其内容陈旧、信息单一。在一些鉴定材料中，基调大同小异，评价某个人时，多是一些定型评语。在当今市场经济的用人环境下，这样的档案无法对一个人做出全面、完整的评价，参考价值少，不利于优秀人才的发现和使用，随着社会对于个人诚信状况重视程度的提高，档案内容应由重政治表现向多元化方向转变，人事档案除了传统内容外，还需记录个人道德品质、诚信表现、学识才华、工作态度、协作精神、工作业绩成果等内容，还要根据人们职业的多元化，对人事档案重新分类，不同的人员，实行不同的档案内容收集和管理标准。例如专业技术人员的档案，应侧重于职业能力、职业经历、科研创造、技术创新、专业论著的记载，党政、行政管理人员的档案，应侧重于工作实绩、勤政廉政考核考察的记录等。
2.4加强人事档案的信息化建设
开发人事档案管理的的数据库软件，合理配置计算机、复印机、扫描仪、数码相机等现代化设备。将档案材料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片等资料变成数据资料，实现人事档案纸质于数据格式共存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。人事档案的计算机信息化管理，将把档案管理从传统的手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，使得档案信息的检索和查询更加迅速和快捷，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，为领导决策工开展提供及时、准确、详细的人员信息。
参考文献：
[1] 邓邵兴,和宝荣.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,1989.
[2] 吴雪梅.论人事档案管理与人力资源开发的关系[J].北京档案,2010,(10).
[3] 刘淑霞.析人事档案中的“弃档”现象[J].浙江档案,2005,(3).
[4] 王晴.人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].中外教育研究,2011,(12).