根据历届奥运会的经验来看，举办北京奥运会所需要的工作人员总数大约在4000 人。这些人要把一场有28 个体育大项、302个运动小项、10000 名运动员、20000名媒体记者参加的盛会运行下来——哦，对了，艾杰比尼尔森媒介研究机构还预测本届奥运会的观众人数将创历史新高，比上届雅典奥运会的观众人数“40亿人次”还要高——这4000 人所要面临的挑战不言自明。
　　
　　总体工作进度表
　　
　　北京奥组委总体策划部项目管理处四级项目专家曹蕾在一篇涉及奥运会项目管理的论文里写道：“从规模上看，奥运会涉及到的参与人员达到数百万以上，包括运动员、技术官员、媒体记者、奥林匹克大家庭成员贵宾、国际与国内贵宾、奥运会志愿者、奥运会观众等。”要应付如此众多的“庞杂人等”，还要建立相应的场馆设施、公共设施、信息平台——我们要标准，不要混乱。
　　因此，北京奥运会总体工作进度表(Master Plan) 的设置就显得尤为重要。它由国际奥委会和北京奥组委共同制定，要确定奥运会筹备期间超过800 项的重要活动、会议和任务及其完成时间。进度表需要涵盖与组织奥运会直接相关的各个部分，包括场馆建设、市场开发、竞赛组织、财务、人事管理、新闻和电视转播、技术服务、法律事务等13 个方面。时间跨度上从2001 年7 月13 日北京与国际奥委会签署主办城市合同开始，一直到2009 年9 月北京向国际奥委会递交2008 年奥运会正式总结报告为止。进度表几乎等同于北京奥运会的“DNA”。
　　通常情况下，国际奥组委会给进度表的内容提出一个大的框架，然后由申办国根据其具体情况作出计划，具体到每一个实施时间点和进度。定版后，申办国奥组委必须要严格遵循进度表的规定，而且进度表也会成为国际奥委会考核奥组委工作的重要依据。
　　
　　项目管理处——项目并联总开关
　　
　　北京奥组委自2001 年12 月13 日成立，包括秘书行政部、总体策划部、国际联络部、体育部、工程部、环境活动部、运动会服务部、安保部、媒体运行部、新闻宣传部、文化活动部、市场开发部、医疗服务部、人事部、财务部、法律部、技术部、监察审计部、信息中心等19 个部门，各部门负责本领域内的各项目工作。随着筹办工作的推进，相继增设了物流部、场馆管理部、交通部、志愿者部等部门。
　　曹蕾从项目管理的角度来分析，认为：“奥组委的计划管理工作是一种弱矩阵的模式，即设于总体策划部之下的项目管理处负责全委的项目管理工作，形式上相当于项目管理办公室(ProjectManagement Office)。”
　　项目管理处无异于奥运各项目的并联总开关，对体育竞赛、国际联络、场馆建设、场馆管理、环境保护、市场开发、票务、技术系统、互联网、安保、交通、注册以及餐饮、住宿、观众服务、医疗服务与兴奋剂控制等运动会服务、开闭幕式与火炬接力、主题文化活动、媒体运行、新闻宣传、教育、人事、财务、采购与物流、法律、保险与风险管理、后勤保障等约40 个项目领域负责。
　　如何保障能够及时监督各项目的进展？北京奥运会项目管理处的方式是运用管理信息系统(PMIS)，比如使用“P3E/C 项目管理软件”来打破职能部门的管理模式所形成的信息孤岛，然后根据实际情况制定北京奥组委计划管理的工作流程，包括计划编制、计划监控、计划变更三个核心流程。
　　


　　具体操作方法是，项目经理负责审核和计划执行监督，其直属领导三个组——规范组、实施组、系统组。规范组负责培训和规范规定；实施组负责编制、执行、辅导和反馈；系统组则负责需求分析、系统设计、建设实施、测试应用、支持维护。
　　
　　“部门+ 合作伙伴”负责
　　　具体实施
　　
　　根据总体工作进度表，奥运会各个部门会根据自身职能进行项目建设，而奥运各级合作伙伴将会以不同方式参与其中，共同实施。
　　以信息系统架构为例，在奥组委技术部的牵头下，北京奥运会全球信息技术合作伙伴源讯负责设计搭建并运行这个庞大的信息系统，该系统的先进和稳健程度关乎到“向全球各地的观众和媒体实时转播奥运会运动员信息和赛事结果”。
　　具体来说，源讯需要同联想、中国网通、中国移动等北京奥运会技术合作伙伴合作共同实施及支持本届奥运会的信息系统架构。它需要连接国内各地超过60 场竞赛和非竞赛场地，其间将使用900 多台服务器、7000 台PC 机和1000 部网络安全设备。
　　信息系统架构围绕三大主要基础设施：业务连续性、数据网络和信息安全来展开。举个例子，源讯公司奥运会项目技术经理蒋升说，“一般网络系统都是根据平均流量设计的，而奥运会的信息系统全部是按照最大流量为基准进行设计的。哪怕奥运会16 天期间出现网络最大流量只有10 分钟，我们都必须按照数倍于这10 分钟的流量进行设计，而不是按照16 天的平均值设计。此外，我们预计北京奥运会可能会产生2 亿个警报。当然，并非每个警报都是威胁，我们的智能监控系统会对每个警报进行相关性分析、累加分析，最后过滤出那些真正的威胁，然后提示、处理。”
　　制定框架、分职能部门、找到中央监控、各部门与合作伙伴负责具体实施，这似乎是每届奥运会都会具备的关键词，但我们知道，为何一届奥运会需要提前8 年时间开始筹备，就是因为繁复细微的标准背后对应着更加繁复细微的工作。