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摘 要：高职学生档案工作事关学生的切身利益，在个人职业发展过程中，无论是就业、考研、公招、公考、出国留学政审、或是职称评审、社会保险、入党入团、工作调动、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以个人档案材料的审核为重要依据。如何让学生档案工作在高职院校学生管理方面充分发挥其效用，需要我们学生档案管理工作者在实际工作中不断地探索与完善。
关键词：高职院校 学生档案 档案管理
高职学生档案是高职院校在学生管理过程中形成的，记录和反映学生个人经历、品德才能、学习和工作表现的，以学生个人为单位集中保持起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高职学生档案是第一学历档案，它的作用非常重要，以我校为例，我校的学生档案包括：高考档案、学籍卡、毕业生登记表、体检表、毕业论文、就业通知书、奖惩证明、党团材料等内容，这些都是不可复制的珍贵资料。在个人职业发展过程中，无论是就业、考研、公招、公考、出国留学政审、或是职称评审、社会保险、入党入团、工作调动、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以个人档案材料的审核为重要依据。
一、高职学生档案的特点。
1.档案影响的长久性。高职学生在校接受教育的时间是有限的，最终还是要走向社会，走上工作岗位。学生档案虽然只是该学生人事档案的一个组成部分，但却为他们就业以及今后各级组织选拔、任用、考核提供了可靠的依据。因此，學生档案的影响将是长久的、伴随一生的。
2.档案形成的分散性。（1）档案材料形成时间的分散性。学生档案的形成不是某一个时间点，而是要经过从录取入学到完成学业的一段时间。（2）档案材料形成来源的分散性。高考档案来源于学生毕业的高中；学籍卡、毕业论文来源于学校的教学管理部门；体检表来源于医院；而奖惩证明、党团材料则来源于学校的学生管理部门。
由于学生档案的形成跨越若干年限，涉及二级院系、教务处、学生处等若干部门，因此需要学生档案管理部门与各有关部门共同协作，最大限度地保证学生档案的完整性，避免档案材料的缺失。
3.档案情况的变动性。学生在校求学的过程是一个周期性、阶段性的过程，学生档案材料是在变动中不断丰富的。其中有部分学生的学籍发生变化，比如退学、休学、复学、转专业等；有部分学生响应国家号召，踊跃报名入伍；有部分学生求学经历发生变化，结束专科阶段的课程学习之后，升入本科院校继续进行正规本科教育；有部分学生人生观发生变化，加入中国共产党，认同并追随党的事业；还有学生管理过程中带来的一些变化，比如奖励、处分、撤销处分等等。学生档案管理工作从接收、归档到转递、出档，始终处在动态运作当中。
4.档案内容的隐私性。学生档案记载的都是学生的个人情况，姓名、照片、身份证号码、学习成绩、学期评语、各类奖惩表格等等，这些都属于个人隐私。因此，学生档案要严格按照有关规定进行管理，在一定范围内保密。
5.档案利用的频繁性。随着学生的个人发展，如求学、求职等，均需要频繁利用到在校期间形成的学生档案。
二、高职学生档案管理的现状。
1.高职院校学生方面。（1）高职院校学生的档案意识薄弱。许多学生并不知道自己在校期间填写的入团、入党申请书、毕业生登记表等材料要归入个人档案永久保存，存在用蓝色水笔、圆珠笔、铅笔等填写表格，甚至随意涂改的现象，严重影响了今后作为人事档案的保管及利用。（2）高职院校毕业生对档案去向了解甚少。多数毕业生对个人档案漠不关心，甚至完全遗忘了，没有及时关注自己档案的去向，不清楚自己的档案是转回原籍，还是留在学校，或者转到了工作地的人才市场。直到若干年后因为某种目的需要查找利用自己的档案，才发现自己的个人档案下落不明，进而想起来回学校查找。
2.高职院校方面。很多高职院校中均不同程度的存在着对学生档案重视程度不够的问题，认为学生档案管理是常规工作，科研、教学才是学校的重点工作。再加上学生档案只是学校档案系统的一个分支，高职院校对档案工作的关注点更多放在教学档案管理上，造成学生档案管理工作投入精力相对较少，这是高职院校学生档案管理工作难以提升的一个重要原因。
3.档案管理人员方面。档案管理人员配备不合理。由于人员限制，很多高职院校并不具备专人管理档案的条件。有的高职院校虽然明确了具体负责人员，但大多为学生管理老师兼职，不仅人员流动性大，而且由于档案管理人员还需要兼管其他工作，无论时间投入还是精力投入都远远不能满足工作需要。从档案管理业务专业上来说，大部分学生档案管理人员并没有接受过专业的系统的培训，缺乏档案管理工作的专业知识和基本技能。
4.档案管理制度方面。有的高职院校并没有建立规范的档案管理制度，有的学校虽然建立起相应的规章制度，但并不完善，实际操作过程当中出现的漏洞较多。由于档案管理制度的不健全，有的不能按照规定进行档案材料的整理、归档，有的档案材料无序堆放在一起，有的甚至随意添加、抽取、涂改、撤换档案材料，有的借阅手续不严，造成学生档案资料的丢失、损毁和错乱。
5.档案管理设施方面。由于资金投入的限制，很多高职院校没有专门的学生档案室，或者虽然配备了专门的档案室但空间紧促，不能满足日常存储的需要。而且有些高职院校现代办公设备不足，没有配套的学生管理软件和电脑，高职学生档案纸质材料居多，电子材料较少。这些普遍存在的问题，直接导致学生档案工作质量不高，错、漏、乱等情况时有发生。比如把学生照片资料“张冠李戴”，或者错填姓名、性别、身份证号、户籍所在地等基本信息。还有就是资料的漏装，导致学生档案材料残缺不全。
三、加强高职学生档案管理的措施。
1.培养、强化高职学生档案意识。高职学生档案意识取决于对档案的认识程度，因此高职院校档案管理工作者及学生工作者要有意识地对学生加以引导，从学生进入高职院校填写相关表格的时候，就要让他们了解学生档案的重要性，普及相关知识，让学生对个人档案的形成、转递、去向有一个清楚的认识。 2.提高对高职学生档案管理工作的重视程度。高职院校是高职学生档案管理的主体，学校、二级院系、相关部门要充分认识到加强高职学生档案管理的重要性、必要性、紧迫性及由于档案管理不善将产生的危害性。强化档案管理意识，把学生档案管理工作作为学校的一项重要工作，明确牵头单位和协同单位职责，专业档案管理部门与招生就业、学生日常管理、教务以及各院系积极对接，平时动态性管理和入校、毕业时集中性管理相结合，认真做好各自工作。
3.加强高职学生档案管理人员队伍建设。做好高职学生档案管理工作，关键在于拥有一支专业素质高、业务能力强、工作认真负责的档案管理人员队伍。针对高职学生档案管理人员的现状，邀请档案管理方面的专家、优秀工作者开设培训讲座，有針对性地进行职业教育。也可以组织管理人员到学生档案管理工作成效突出的兄弟院校考察学习，加强工作交流，提升档案管理人员的专业素养和业务能力。同时，档案管理工作人员也要切实树立为学生服务的意识，端正服务态度，改进服务方式，变被动为主动，要有“送人玫瑰，手留余香”的心态，为学生提供优质高效的服务。
4.完善高职学生档案管理规章制度。高职院校要根据国家和教育主管部门的要求，结合本校实际，明确各相关部门的职责，细化档案形成、利用、转递、寄存等各个环节的制度，确保做好档案接收、整理、保管、查阅等工作，各部门积极配合、无缝对接，系统科学、全面统一管理。学生档案具有极强的隐私性，高职院校要依据《保密法》《个人信息保护法》等法律法规制定出科学、严谨、可行的规章制度，确保高职学生个人信息安全，避免学生个人信息泄露、丢失等问题。
5.加快高职学生档案管理信息化建设。随着高职院校在校生逐年递增和毕业生就业制度的完善，学生档案工作量显著增加，加上存放时间短、流动快、去向广等特点，传统的手工管理模式已经无法满足现代化管理的需求。高职院校要加大资金投入力度，用于购置和维修设备、扩建档案场地，为档案信息化建设提供硬件保障。探索将校园网络与学生档案相结合，在纸质档案基础上，构建学生档案电子信息库，在严格遵守保密制度等相关规定、确保信息安全的前提下，允许教师、学生登录查询学生档案储存、转递情况，有助于提高工作效率。
四、结语
学生档案管理工作是高职院校常规管理工作的重要组成部分，随着时代的变化，档案管理工作模式也在发生变化，新的问题也随之不断产生。为提高高职学生档案管理工作质量，在日常工作中不断学习和研究，通过培养高职学生档案意识，加强档案管理人员队伍建设、完善档案管理规章制度、加快档案管理信息化建设等手段，从而提高对高职学生档案信息的利用率，发挥档案信息的最大价值，促进高职院校的进一步发展。
参考文献：
[1]代微，张洪江.高校学生档案管理工作探析[J].兰台世界，2016.
[2]李玮，柳叶，曹虹.加强学生档案管理 提高学生档案意识[J].兰台世界，2008.
[3]李清.高校学生档案与学生档案工作刍议[J].兰台世界，2005.
[4]张玥珲.中职院校学生档案管理分析[J].管理观察，2017.
关键词：高职院校 学生档案 档案管理
高职学生档案是高职院校在学生管理过程中形成的，记录和反映学生个人经历、品德才能、学习和工作表现的，以学生个人为单位集中保持起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高职学生档案是第一学历档案，它的作用非常重要，以我校为例，我校的学生档案包括：高考档案、学籍卡、毕业生登记表、体检表、毕业论文、就业通知书、奖惩证明、党团材料等内容，这些都是不可复制的珍贵资料。在个人职业发展过程中，无论是就业、考研、公招、公考、出国留学政审、或是职称评审、社会保险、入党入团、工作调动、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以个人档案材料的审核为重要依据。
一、高职学生档案的特点。
1.档案影响的长久性。高职学生在校接受教育的时间是有限的，最终还是要走向社会，走上工作岗位。学生档案虽然只是该学生人事档案的一个组成部分，但却为他们就业以及今后各级组织选拔、任用、考核提供了可靠的依据。因此，學生档案的影响将是长久的、伴随一生的。
2.档案形成的分散性。（1）档案材料形成时间的分散性。学生档案的形成不是某一个时间点，而是要经过从录取入学到完成学业的一段时间。（2）档案材料形成来源的分散性。高考档案来源于学生毕业的高中；学籍卡、毕业论文来源于学校的教学管理部门；体检表来源于医院；而奖惩证明、党团材料则来源于学校的学生管理部门。
由于学生档案的形成跨越若干年限，涉及二级院系、教务处、学生处等若干部门，因此需要学生档案管理部门与各有关部门共同协作，最大限度地保证学生档案的完整性，避免档案材料的缺失。
3.档案情况的变动性。学生在校求学的过程是一个周期性、阶段性的过程，学生档案材料是在变动中不断丰富的。其中有部分学生的学籍发生变化，比如退学、休学、复学、转专业等；有部分学生响应国家号召，踊跃报名入伍；有部分学生求学经历发生变化，结束专科阶段的课程学习之后，升入本科院校继续进行正规本科教育；有部分学生人生观发生变化，加入中国共产党，认同并追随党的事业；还有学生管理过程中带来的一些变化，比如奖励、处分、撤销处分等等。学生档案管理工作从接收、归档到转递、出档，始终处在动态运作当中。
4.档案内容的隐私性。学生档案记载的都是学生的个人情况，姓名、照片、身份证号码、学习成绩、学期评语、各类奖惩表格等等，这些都属于个人隐私。因此，学生档案要严格按照有关规定进行管理，在一定范围内保密。
5.档案利用的频繁性。随着学生的个人发展，如求学、求职等，均需要频繁利用到在校期间形成的学生档案。
二、高职学生档案管理的现状。
1.高职院校学生方面。（1）高职院校学生的档案意识薄弱。许多学生并不知道自己在校期间填写的入团、入党申请书、毕业生登记表等材料要归入个人档案永久保存，存在用蓝色水笔、圆珠笔、铅笔等填写表格，甚至随意涂改的现象，严重影响了今后作为人事档案的保管及利用。（2）高职院校毕业生对档案去向了解甚少。多数毕业生对个人档案漠不关心，甚至完全遗忘了，没有及时关注自己档案的去向，不清楚自己的档案是转回原籍，还是留在学校，或者转到了工作地的人才市场。直到若干年后因为某种目的需要查找利用自己的档案，才发现自己的个人档案下落不明，进而想起来回学校查找。
2.高职院校方面。很多高职院校中均不同程度的存在着对学生档案重视程度不够的问题，认为学生档案管理是常规工作，科研、教学才是学校的重点工作。再加上学生档案只是学校档案系统的一个分支，高职院校对档案工作的关注点更多放在教学档案管理上，造成学生档案管理工作投入精力相对较少，这是高职院校学生档案管理工作难以提升的一个重要原因。
3.档案管理人员方面。档案管理人员配备不合理。由于人员限制，很多高职院校并不具备专人管理档案的条件。有的高职院校虽然明确了具体负责人员，但大多为学生管理老师兼职，不仅人员流动性大，而且由于档案管理人员还需要兼管其他工作，无论时间投入还是精力投入都远远不能满足工作需要。从档案管理业务专业上来说，大部分学生档案管理人员并没有接受过专业的系统的培训，缺乏档案管理工作的专业知识和基本技能。
4.档案管理制度方面。有的高职院校并没有建立规范的档案管理制度，有的学校虽然建立起相应的规章制度，但并不完善，实际操作过程当中出现的漏洞较多。由于档案管理制度的不健全，有的不能按照规定进行档案材料的整理、归档，有的档案材料无序堆放在一起，有的甚至随意添加、抽取、涂改、撤换档案材料，有的借阅手续不严，造成学生档案资料的丢失、损毁和错乱。
5.档案管理设施方面。由于资金投入的限制，很多高职院校没有专门的学生档案室，或者虽然配备了专门的档案室但空间紧促，不能满足日常存储的需要。而且有些高职院校现代办公设备不足，没有配套的学生管理软件和电脑，高职学生档案纸质材料居多，电子材料较少。这些普遍存在的问题，直接导致学生档案工作质量不高，错、漏、乱等情况时有发生。比如把学生照片资料“张冠李戴”，或者错填姓名、性别、身份证号、户籍所在地等基本信息。还有就是资料的漏装，导致学生档案材料残缺不全。
三、加强高职学生档案管理的措施。
1.培养、强化高职学生档案意识。高职学生档案意识取决于对档案的认识程度，因此高职院校档案管理工作者及学生工作者要有意识地对学生加以引导，从学生进入高职院校填写相关表格的时候，就要让他们了解学生档案的重要性，普及相关知识，让学生对个人档案的形成、转递、去向有一个清楚的认识。 2.提高对高职学生档案管理工作的重视程度。高职院校是高职学生档案管理的主体，学校、二级院系、相关部门要充分认识到加强高职学生档案管理的重要性、必要性、紧迫性及由于档案管理不善将产生的危害性。强化档案管理意识，把学生档案管理工作作为学校的一项重要工作，明确牵头单位和协同单位职责，专业档案管理部门与招生就业、学生日常管理、教务以及各院系积极对接，平时动态性管理和入校、毕业时集中性管理相结合，认真做好各自工作。
3.加强高职学生档案管理人员队伍建设。做好高职学生档案管理工作，关键在于拥有一支专业素质高、业务能力强、工作认真负责的档案管理人员队伍。针对高职学生档案管理人员的现状，邀请档案管理方面的专家、优秀工作者开设培训讲座，有針对性地进行职业教育。也可以组织管理人员到学生档案管理工作成效突出的兄弟院校考察学习，加强工作交流，提升档案管理人员的专业素养和业务能力。同时，档案管理工作人员也要切实树立为学生服务的意识，端正服务态度，改进服务方式，变被动为主动，要有“送人玫瑰，手留余香”的心态，为学生提供优质高效的服务。
4.完善高职学生档案管理规章制度。高职院校要根据国家和教育主管部门的要求，结合本校实际，明确各相关部门的职责，细化档案形成、利用、转递、寄存等各个环节的制度，确保做好档案接收、整理、保管、查阅等工作，各部门积极配合、无缝对接，系统科学、全面统一管理。学生档案具有极强的隐私性，高职院校要依据《保密法》《个人信息保护法》等法律法规制定出科学、严谨、可行的规章制度，确保高职学生个人信息安全，避免学生个人信息泄露、丢失等问题。
5.加快高职学生档案管理信息化建设。随着高职院校在校生逐年递增和毕业生就业制度的完善，学生档案工作量显著增加，加上存放时间短、流动快、去向广等特点，传统的手工管理模式已经无法满足现代化管理的需求。高职院校要加大资金投入力度，用于购置和维修设备、扩建档案场地，为档案信息化建设提供硬件保障。探索将校园网络与学生档案相结合，在纸质档案基础上，构建学生档案电子信息库，在严格遵守保密制度等相关规定、确保信息安全的前提下，允许教师、学生登录查询学生档案储存、转递情况，有助于提高工作效率。
四、结语
学生档案管理工作是高职院校常规管理工作的重要组成部分，随着时代的变化，档案管理工作模式也在发生变化，新的问题也随之不断产生。为提高高职学生档案管理工作质量，在日常工作中不断学习和研究，通过培养高职学生档案意识，加强档案管理人员队伍建设、完善档案管理规章制度、加快档案管理信息化建设等手段，从而提高对高职学生档案信息的利用率，发挥档案信息的最大价值，促进高职院校的进一步发展。
参考文献：
[1]代微，张洪江.高校学生档案管理工作探析[J].兰台世界，2016.
[2]李玮，柳叶，曹虹.加强学生档案管理 提高学生档案意识[J].兰台世界，2008.
[3]李清.高校学生档案与学生档案工作刍议[J].兰台世界，2005.
[4]张玥珲.中职院校学生档案管理分析[J].管理观察，2017.