情景规划法在高校危机管理规划中的应用研究

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  摘 要:介绍情景规划法的概念、特点、相对优势;为指导组织危机管理,为可能的危机情景准备预案和应对情景所需的资源,提出情景规划法在高校危机管理中的应用步骤:确定规划目标;分析主要影响因素;描述和筛选方案,构建情景矩阵;构建情景;建立危机预警系统;建立危机应变预案;进行危机教育及进行演习。
  关键词:情景规划法;高校危机;预警
  近年来随着社会变革的深入和经济快速发展,社会环境变得日益复杂,加上高等教育改革进一步推进,高校发展面临着的不确定因素也在增加,纵观近年来高校发生的危机事件,很多涉及面广、危害性大、影响校园安全稳定:2008年的汶川大地震,2010年“9.16”河南工业大学学生集体食物中毒事件,2010年清华大学清华学堂火灾事件,2010年陕西育才专修学院因发假证引发的大规模骚乱事件,2013年复旦大学投毒案等等。这些发生在高校的突发事件已经严重影响和干扰了高校的正常教学及生活秩序,相当一部分高校在面对突发事件时都表现出措手不及,从而造成了不必要的财产和人身伤害,给高校的声誉和形象带来了极大的损害,也给社会带来了不安定的因素。
  与常规事件相同,危机事件也有一个发生、发展,甚至是从量变到质变的过程。在事故发生前,总会有一些征兆出现。只要及时捕捉到这些信号,加以分析、处理及时、采取措施,就能将危机带来的损失降至最低,甚至避免危机的产生。因此,危机早期预警是危机管理的第一步,也是危机管理的关键所在。在动荡多变和错综复杂的环境下,传统的预测方法因其基于关键变量间历史联系的假设与实际情况不符,远不能适应决策者预测未来的需要,情景分析法作为一种有效解读未来的方法应运而生。
  一、情景规划法的概念及缘起
  情景规划(scenario planning)是管理领域中对未来将要发生的情景进行多种可能性关键假设,通过对这些关键假设构想各种可能的方案,并随时监测影响因素的变化,对方案做相应调整,最终为决策服务的方法。
  情景规划法源于军事领域,最早出现在第二次世界大战后不久,当时是一种军事规划方法,美国空军用其预测对手的战略,然后准备相应对策。在20世纪60年代,兰德公司和曾经供职于美国空军的KAHN,把这种军事规划方法提炼成为一种商业预测工具帮助企业预测未来外部环境,从而更好地进行决策。成功运用过此工具的著名企业很多,有戴姆勒—克莱斯勒、UPS以及国内的宝钢集团等。其中,最著名的案例是荷兰皇家壳牌石油公司,分别于1968年和1982年运用情景规划法预测石油未来价格走势,不仅使其安然度过1973年末和1986年的两次石油危机,同时也大大提高其行业地位,使得壳牌石油公司由世界七大石油公司中最小的一家一跃成为世界第二大石油公司。
  二、情景规划法的特点及相对优势
  情景规划法并不是预测未来的工具,而是分析组织在未来有哪些重要的外部情景可能发生,分析可能发生哪些具有颠覆性影响的事件,进而做好预案并准备好应对这些重大事件所需的资源。它不同于传统规划方法的另一个特点在于其并不严格考虑某个情景在未来发生的概率有多大,因为未来不确定情景下突发的具有颠覆性影响事件发生的概率受众多因素影响,很难严格地对其进行量化。不过可以对该事件设置预警信号,当设置的指标突破某一范围时,其会自动发出预警信号。
  综上所述,情景规划法的相对优势主要体现在:(1)让领导者提前看到可能的威胁与机会;(2)使领导者的固有思维和心智模式更容易改变;(3)让领导者对可能的危机做好多种准备;(4)让组织适应情况变化的能力明显提高;(5)有效地提高组织沟通能力和学习能力。
  三、情景规划法在高校危机管理中的应用
  不同组织采用的具体步骤有所不同,但情景规划法一般包括以下主要步骤:
  1.确定规划目标
  明确组织危机预警情景分析的目的和主要任务,包括涉及的时间范围具体对象等。情景分析法是一门预测未来动荡环境的重要技术,情景主题的确定是一项专业性很强的工作,应由组织派专人经过具体调研,同时结合组织的自身状况发展目标,最终提出有实际价值的分析主题。
  情景分析法是一种决胜于未来的分析预测方法,过程复杂,短期内效果不明显,因而需要高校管理者长期的支持和关注,对环境中一些极其重要但不易察觉的变化予以监测。此外,考虑到情景分析主题设定的特点及所涉及的部门,设立情景分析工作组,既要包括高校高层管理人员,还包括不同层次的管理人员,避免情景大部分或者全部建立以后,才把关键决定制定者包括在内。此外,情景分析中应该聘用外部专家,这样才能确保设定的主题具有重要意义和实际价值。因此,必须由高校高层管理人员、专家、权威人士以及执行部门高层管理人员等共同参与,根据各组织自身情况,分析组织当前在危机管理方面的优势和劣势、所处地理环境及政策环境的特点,综合考虑。
  2.分析主要影响因素
  关键影响因素是指对组织未来发展起关键作用的因素,主要集中在那些未来不确定性强、影响程度大的因素,利用情景分析法对未来的情景进行预测和描述,必须先确定该主题的关键影响因素。显然,影响因素过多,会产生诸多可能的方案,如果对这些方案逐一进行模拟,不仅浪费人力物力,同时有可能造成避重就轻,把握不住重点,通常情况下关键影响因素不多于5个。
  根据危机具有突发性、危害性、紧迫性的特征,可以把在高校里可能发生的危机大致分为五类:
  (1)政治敏感事件危机。国际国内的政治争端,局部地区的军事交火影响到国家的安全稳定,进而对高校产生影响,学生为表达良好的政治愿望和爱国热情,但却没有能够釆取正确的表达方式而参与非法集会、游行活动等,有的还受人煽动张贴不利于国家、社会、学校稳定的大小字报、标语以及组织游行、罢课、绝食、冲击学校及政府机关等。
  (2)事故灾害型危机。主要包括学校楼堂馆舍等发生的火灾、建筑物倒塌、拥挤踩踏等重大安全事故,校园重大交通安全事故,校园水面冰面溺水事故,大型群体活动公共安全事故,造成重大影响和损失的后勤供水、电、气、热、油等事故,重大环境污染和生态破坏事故,影响高校稳定与安全的其他突发灾害事故等。   (3)突发公共卫生危机。即突然发生并造成或者可能造成学校师生员工健康的严重损害事件。主要包括发生在组织内的和高校所在地区发生的、可能对学校师生员工健康造成伤害的突发公共卫生事件。如传染性疾病的爆发、集体食物中毒等。
  (4)学生心理危机。当代大学生有时不能成熟的处理就业、学业、人际交往中出现的问题,不能理智的去看待,从而引发故意伤害、轻生等危机事件。这类事例近几年尤为突出。
  (5)自然灾害型危机。主要包括气象、洪水、地质、森林、地震等自然灾害以及由洪水、地震诱发的各种次生自然灾害等。
  根据以上危机分类,我们可以将高校发生危机的影响因子分为相应的政治类、事故类、卫生类、心理类、自然灾害类。
  3.描述和筛选方案,构建情景矩阵
  将关键影响因素的具体描述进行组合,形成多个初步的未来情景描述方案由于资源的有限性,高校不可能对每个方案都给予同样的重视,因而要对方案进行筛选,方案筛选是一个非常关键的步骤,一时疏忽就可能导致错误的决策。首先,要尽可能全面地列出影响该主题的不确定因素 这些不确定因素可以通过专家意见和历史资料等途径获得;其次,要筛选不确定因素筛选前要将不确定因素按照其影响大小和不确定程度进行归类,形成不确定性因素影响矩阵,将其中不确定性高的影响因素筛选出来作为重点分析对象;再次,筛选出驱动因素的可能未来状态,并对其发生概率进行分析对于发生概率高且对高校影响重大的不确定因素状态描述要尤为重视。
  4.构建情景
  构建情景就是模拟未来,该阶段的主要任务是组合不确定因素,分析构建未来情景,确定情景发展路径中可能出现的预警信号。构建情景时,应在正确描述现状的基础上,根据未来可能出现的预警信号,开发出两种或多种可能会发生的情景,通常以3~4种为宜。
  开发最好情景和最差情景在预警情报分析中十分有效。最好情景和最差情景分别将不确定因素的状态设置在正反两个极限值内,更有利于高校发现未来将面临的机会或威胁。在最差情景中,专家们将多种因素的最具破坏性的未来状态组合在一起,描绘未来可能出现的最差情景,有利于高校关注未来发展中可能面临的威胁。反之,在最好情景中,专家将多种因素的最易于高校发展的未来状态组合在一起,描绘未来可能出现的最有利情况,有利于高校关注未来发展中可能面临的机会这两种极端情况应作为情景设计边界,在其范围之内将产生各种可能的但不一定可行的未来路径。因此,在情景构建的过程中,还应分析从现状到未来情景的可实现路径,设置各情景发展路径中的潜在预警信号,以随时根据其指标值变化及时捕捉模糊的弱信号。并通过分析综合形成企业预警情报,传递给相关部门和管理决策者。
  5.建立危机预警系统
  通过以上步骤,扫描主要影响因素,监测环境,发现环境中的细微变化,并对关键影响因素进行及时调整,进而调整方案,为高校危机管理预警系统的建立和不断完善提供良好的基础。(见图1)
  高校应密切关注并监视与各种情景发展相关的预警指标,广泛搜集相关信息,确定需要补充监测的预警指标,并评估预警指标值变动预示的机会或威胁的影响大小,为决策制定提供有力依据。在此阶段中,也可以根据监测的主要指标和预警信号出现情况,分析各情景发生的概率,进一步缩减合并未来的可能情景。
  危机监测是应用预测技术对危机发生的可能性及其危害程度进行估计。这种估计是通过对危机先兆和起因的严密观察,并对所获信息进行处理、评价而取得的。在危机管理系统中,早期预警为一个子系统,主要根据大学生个人心理档案所掌握的个人信息,经分析后得出对未来危机发生的可能性和危害性的系统评价,并将其提供给决策、计划子系统(学生管理部门)。
  建立危机信息的监测系统和自我诊断制度,有助于在危机事件发生前捕捉其先兆,从而保证多角度、全方位对学校管理进行检查、剖析和评价,找出薄弱环节、及时采取措施予以纠正,从根本上减少乃至消除发生高校危机事件的诱因。具体应包括以下几个方面:第一,由学校各部门开展相关调研活动,预测可能引起校园危机事件的诱因;第二,密切注意国家教育改革现状和发展趋势以及国家在政治、经济方面改革政策的变化,从而使学校的管理决策与社会大气候相协调;第三,加强与家长、社区、政府各职能部门的沟通与联系,注意收集各方面的信息,及时掌握社会对学校的反映和评价。此外,还要定期召开各种汇报会,分析学校各个管理部门的运行状态,找出薄弱环节,及时发现问题并做出整改措施,预测可能会出现的问题,以便制定相应的应对方案。
  6.建立危机应变预案
  基于情景分析的预警情报报告是在总结专家分析的基础上,结合预警信息扫描与监视完成的,主要包括以下内容:未来的可能情景及其实现路径分析,各种情景中均需监视的预警指标,各情景中均可能出现的机会或威胁分析,具有可行动性的战略对策。
  此外,对于校园危机事件的预警固然重要,但是在现实生活中,许多事件是在意料不到或者不可抗拒的状态下发生的,因此,防控校园危机还需有针对性地制定相应的应对计划,即危机应变预案。制定危机应变预案(下转第22页)(上接第20页)是危机管理小组的一项重要的工作内容。危机应变预案是提供应付、处理紧急事件所需要的人力、组织、方法和措施的一整套方案。美国危机处理专家菲克将危机应变预案比喻为“手电筒”,喻指危机应变预案如同“手电筒”一样,可以帮助我们有条不紊地处理危机事件。根据高校危机的一般特点,危机应变预案应包括危机事件发生后的即时准备、现场处理、事后处理、预防工作、整体性跟进工作和注意事项等6个方面。应变预案应围绕“假如发生某种情况,应该怎么办?”的思路,最大限度地提出可能发生的各种危机事件假设和拟采取的行动。如条件许可,最好能在各种校园危机应变预案的基础上,结合其它校园危机应变预案,形成校园危机处理手册,以便有效地指导学校管理者和师生员工在不同的危机事件发生时,理性地应对和妥善进行处理。
  7.进行危机教育及进行演习
  为保证防控工作的有效性,在建立校园危机应变预案的同时,还应定期对全校师生员工进行包括危机案例教育、危机意识教育、危机预控专业知识教育等在内的校园危机教育,必要时还可以针对一些经常会发生的危机事件,进行模拟演练应对。当然,高校危机预警系统的建立应以政府公共危机预警机制或政府已有的专门针对校园重大危机事件的预案为基础形成。
  用情景规划法辅助高校进行危机管理,充分考虑未来10年以上时间内可能发生的对组织具有颠覆性影响的突发事件,可以优化高校管理资源的配置,指导高校的行动方向,从而为危机情景准备预案和应对危机所需的资源。在急速发展,复杂多变的经济全球化背景下,将情景分析作为高校危机预警的一个重要组成部分,完善高校危机预警过程中的情景分析方法,对于高校有效地处理未来发展过程中的不确定事件和突发事件,提高高校危机预警能力具有非常积极的意义。但情景分析操作过程过于复杂,一定程度上依赖于管理者的直觉,而且作为一种长期预测的工具,短期效果不明显。研究人员构建情景的过程中,往往受到先入为主观念的影响,容易过高或过低地估计了某些因素。这些情景分析法本身的局限性使其仍需继续完善。
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