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摘 要:人口计划生育是关系国计民生的大事,而计划生育人口档案管理更是人口计划生育工作的重要部分,因此,计生人口档案管理一直是学术界关注的焦点问题。本文对我国计生人口档案管理存在的问题进行了分析,并针对这些问题提出了相应的对策。通过本文的研究,能对计划生育人口管理工作提供一定的经验和方法上的借鉴。
关键词:计划生育 人口档案 档案管理 对策
中图分类号:G275.9;C924.21 文献标识码:Ａ 文章编号:1672-3791(2012)07(a)-0230-01
1 计生人口档案管理工作的重要意义
分析计生人口档案管理工作的意义,可以促使相关部门对计生人口档案管理工作有一个充分的认识,是增强档案管理意识的重要方式。
1.1 人口计生档案可以促进计划生育执法效果
当前,我国有相应的法律、法规对计划生育进行管理,如《中华人民共和国人口与计划生育法》、《流动人口计划生育工作管理办法》等等,通过这些法律的实施,我国有了计划生育实施的依据。但这些法律要在实践中取得很好的效果,还需要相应的档案管理措施予以保障,只有建立了完善的档案管理体系,才能真实反映计生人口信息,也可以加强对计划生育执法的实施。从这个角度将,人口计生档案管理可以促进计划生育的执法效果。
1.2 计生档案有利于平衡计划生育利益
计划生育有着很大的利益链条,设计到多方的利益,而当前在基层计生工作中,有些工作人员正是充分利用了计生档案管理的漏洞,掩盖计生人口的真实信息,而通过此方式谋取不正当的利益。而在计生档案管理规范化以后,这个漏洞可以在一定程度上得到弥补。不仅如此,计生档案可以反映地方上有哪些独生子女,而为他们享受政策上的优惠提供相应的信息,以此可以平衡计划生育链条上的利益。
1.3 人口计生档案可为流动人口提供优质服务
当前,随着我国城镇化的加快,城乡之间的人口流动逐渐增多,因此,流动人口的管理就成为了城市人口管理中的一重大问题。而通过人口计生档案管理,可以对流动人口的相关信息比如户籍、健康、生殖等状况有详细的了解,加上现代的互联网,可以实现信息的互享,就可以使得相关部门采取积极的措施应对流动人口计划生育等问题,防止存在相关人员钻空子的状况,为流动人口提供优质的服务。
2 当前计生人口档案管理工作存在的主要问题
反观当前我国计生人口档案管理的现状,我国计生人口档案管理工作主要存在着内容存在弄虚作假、档案管理不规范、计生档案管理工作意识淡薄等方面的问题,对此进行深刻分析,是为后面提出相关对策奠基基础。
2.1 内容存在弄虚作假情况
当前,我国计划生育对人口出生方面限制还是比较严格的,但有些人不遵守相关的规定,想要第二个孩子,为了达到目的,就通过各种手段制造假的材料,以蒙混过关,通过人情关系,造假资料、假证明是当前计生档案管理中存在的主要问题,因此,要保证计生档案管理的真实性。
2.2 档案管理不规范
当前在档案管理中,对于档案的管理还不是很规范,档案管理由于内容和案卷都比较多,加上保存年限较久,档案管理的质量有所降低。具体而言,档案管理规范性主要存在着以下几个方面的问题:(1)档案标题模糊,不能正确反映档案里面的主要内容,有的还根本没有标题具有严重的不规范性。(2)一卷多册的状况比较多,目录号缺失。(3)案卷的统一性不够,有的卷册很厚,有的却很薄,一两页的档案并不少见。
2.3 计生档案管理工作意识淡薄
在计生档案管理过程中,还存在一个重要问题就是当前对于档案管理的意识比较淡薄,在现实工作中,有的工作人员对于档案管理不认真,思想上认识程度不够,资料收集比较马虎,对于应该及时归档的也没用及时归档,而且隐瞒计生状况的现象时有发生。这些都是档案管理工作人员对于计生档案管理工作的认识不够,加强这些人员对于计生档案管理工作的认识尤为重要。
3 加强和完善计生人口档案管理工作的对策选择
前面论述了计生档案管理工作的意义和存在的问题,针对存在的问题,我们必须进行理性的反思,以解决计生档案管理中存在的问题。本文从提高计生档案管理工作人员的意识、加强档案管理的标准化建设以及培养专业人才方面提出了相应的对策。
3.1 提高相关工作人员的管理意识,严厉惩处弄虚作假行为
要在计生档案管理工作人员中广泛宣传该项档案管理工作的重要性,并组织多种形式的教育工作,以让工作人员有一个正确的认识。不仅如此,对于那些在档案管理中弄虚作假的行为,应予以严厉的惩处,不仅仅是简单的批评和教育,还要以更为严厉的方式追究责任,严重并造成重大影响和损失的,可以予以相应的刑事处罚,以提高计生档案管理工作的严肃性。
3.2 加强档案管理标准化建设
要实现计生档案管理的标准化,可以采取以下几个方面的措施:(1)工作方法与程序的标准化。在档案的收集、录入、鉴定、修改、保管中,都要有一定的标准,以让相关的工作人员知道如何开展此项工作。(2)实行档案管理的电子化。在当前计算机技术迅速发展的情况下,计生档案也要实现电子化,这也是标准化建设的一个重要方面,也可以更为迅速地实现信息共享。(3)实现案卷管理规范化,重新组合案卷。将那些比较繁杂而厚实的案卷,重新进行一定的组合,将有联系的档案组合在一起,以方便查阅。(4)统一分类号,规范题名。将计生档案管理进行统一分类,并对题名进行有针对性的规范,做好数字排列,以确保能够准确检索。
3.3 培养专业人才,加强档案管理信息化建设
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此,档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力,在提高全面素质上下功夫。
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时,要采取多形式、多层次的办学模式．突出针对性和实用性,在培训内容上做好需求调研,将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学等相关学科的系,重视网络知识的运用,并适当设立档案专业的课时,传授档案的新知识、新技术、新技能,使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。
4 结语
本文对计生档案管理工作的意义、现状及存在的问题进行了一系统的探索,但计生档案管理工作是一项比较系统的工程,靠单一的部门采取单一手段进行管理,显然不能取得很好的效果,需要政府部门通过多种途径进行规范,以形成一定的管理合力,从而实现计生档案管理的真正规范化,为我国人口管理提供最准确的信息。
参考文献
[1] 李丽娜.论档案管理在计生工作中的重要作用[J].社科论坛,2010(11).
[2] 张玲.提高人口和计划生育档案管理水平的对策[J].经济与社会发展,2007.
[3] 胡玉华.关于人口计生档案管理工作的几点思考[J].制度建设,2010(35).
关键词:计划生育 人口档案 档案管理 对策
中图分类号:G275.9;C924.21 文献标识码:Ａ 文章编号:1672-3791(2012)07(a)-0230-01
1 计生人口档案管理工作的重要意义
分析计生人口档案管理工作的意义,可以促使相关部门对计生人口档案管理工作有一个充分的认识,是增强档案管理意识的重要方式。
1.1 人口计生档案可以促进计划生育执法效果
当前,我国有相应的法律、法规对计划生育进行管理,如《中华人民共和国人口与计划生育法》、《流动人口计划生育工作管理办法》等等,通过这些法律的实施,我国有了计划生育实施的依据。但这些法律要在实践中取得很好的效果,还需要相应的档案管理措施予以保障,只有建立了完善的档案管理体系,才能真实反映计生人口信息,也可以加强对计划生育执法的实施。从这个角度将,人口计生档案管理可以促进计划生育的执法效果。
1.2 计生档案有利于平衡计划生育利益
计划生育有着很大的利益链条,设计到多方的利益,而当前在基层计生工作中,有些工作人员正是充分利用了计生档案管理的漏洞,掩盖计生人口的真实信息,而通过此方式谋取不正当的利益。而在计生档案管理规范化以后,这个漏洞可以在一定程度上得到弥补。不仅如此,计生档案可以反映地方上有哪些独生子女,而为他们享受政策上的优惠提供相应的信息,以此可以平衡计划生育链条上的利益。
1.3 人口计生档案可为流动人口提供优质服务
当前,随着我国城镇化的加快,城乡之间的人口流动逐渐增多,因此,流动人口的管理就成为了城市人口管理中的一重大问题。而通过人口计生档案管理,可以对流动人口的相关信息比如户籍、健康、生殖等状况有详细的了解,加上现代的互联网,可以实现信息的互享,就可以使得相关部门采取积极的措施应对流动人口计划生育等问题,防止存在相关人员钻空子的状况,为流动人口提供优质的服务。
2 当前计生人口档案管理工作存在的主要问题
反观当前我国计生人口档案管理的现状,我国计生人口档案管理工作主要存在着内容存在弄虚作假、档案管理不规范、计生档案管理工作意识淡薄等方面的问题,对此进行深刻分析,是为后面提出相关对策奠基基础。
2.1 内容存在弄虚作假情况
当前,我国计划生育对人口出生方面限制还是比较严格的,但有些人不遵守相关的规定,想要第二个孩子,为了达到目的,就通过各种手段制造假的材料,以蒙混过关,通过人情关系,造假资料、假证明是当前计生档案管理中存在的主要问题,因此,要保证计生档案管理的真实性。
2.2 档案管理不规范
当前在档案管理中,对于档案的管理还不是很规范,档案管理由于内容和案卷都比较多,加上保存年限较久,档案管理的质量有所降低。具体而言,档案管理规范性主要存在着以下几个方面的问题:(1)档案标题模糊,不能正确反映档案里面的主要内容,有的还根本没有标题具有严重的不规范性。(2)一卷多册的状况比较多,目录号缺失。(3)案卷的统一性不够,有的卷册很厚,有的却很薄,一两页的档案并不少见。
2.3 计生档案管理工作意识淡薄
在计生档案管理过程中,还存在一个重要问题就是当前对于档案管理的意识比较淡薄,在现实工作中,有的工作人员对于档案管理不认真,思想上认识程度不够,资料收集比较马虎,对于应该及时归档的也没用及时归档,而且隐瞒计生状况的现象时有发生。这些都是档案管理工作人员对于计生档案管理工作的认识不够,加强这些人员对于计生档案管理工作的认识尤为重要。
3 加强和完善计生人口档案管理工作的对策选择
前面论述了计生档案管理工作的意义和存在的问题,针对存在的问题,我们必须进行理性的反思,以解决计生档案管理中存在的问题。本文从提高计生档案管理工作人员的意识、加强档案管理的标准化建设以及培养专业人才方面提出了相应的对策。
3.1 提高相关工作人员的管理意识,严厉惩处弄虚作假行为
要在计生档案管理工作人员中广泛宣传该项档案管理工作的重要性,并组织多种形式的教育工作,以让工作人员有一个正确的认识。不仅如此,对于那些在档案管理中弄虚作假的行为,应予以严厉的惩处,不仅仅是简单的批评和教育,还要以更为严厉的方式追究责任,严重并造成重大影响和损失的,可以予以相应的刑事处罚,以提高计生档案管理工作的严肃性。
3.2 加强档案管理标准化建设
要实现计生档案管理的标准化,可以采取以下几个方面的措施:(1)工作方法与程序的标准化。在档案的收集、录入、鉴定、修改、保管中,都要有一定的标准,以让相关的工作人员知道如何开展此项工作。(2)实行档案管理的电子化。在当前计算机技术迅速发展的情况下,计生档案也要实现电子化,这也是标准化建设的一个重要方面,也可以更为迅速地实现信息共享。(3)实现案卷管理规范化,重新组合案卷。将那些比较繁杂而厚实的案卷,重新进行一定的组合,将有联系的档案组合在一起,以方便查阅。(4)统一分类号,规范题名。将计生档案管理进行统一分类,并对题名进行有针对性的规范,做好数字排列,以确保能够准确检索。
3.3 培养专业人才,加强档案管理信息化建设
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理,又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构,掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此,档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力,在提高全面素质上下功夫。
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班,提高档案人员的知识结构和整体水平,并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时,要采取多形式、多层次的办学模式．突出针对性和实用性,在培训内容上做好需求调研,将培训内容与实际工作相结合,针对不同岗位人员的工作职责和素质要求,制定相应的培训方案,加大计算机知识的比例,强化与图书馆学、情报学等相关学科的系,重视网络知识的运用,并适当设立档案专业的课时,传授档案的新知识、新技术、新技能,使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用,进一步拓展学习领域,更新知识结构。
4 结语
本文对计生档案管理工作的意义、现状及存在的问题进行了一系统的探索,但计生档案管理工作是一项比较系统的工程,靠单一的部门采取单一手段进行管理,显然不能取得很好的效果,需要政府部门通过多种途径进行规范,以形成一定的管理合力,从而实现计生档案管理的真正规范化,为我国人口管理提供最准确的信息。
参考文献
[1] 李丽娜.论档案管理在计生工作中的重要作用[J].社科论坛,2010(11).
[2] 张玲.提高人口和计划生育档案管理水平的对策[J].经济与社会发展,2007.
[3] 胡玉华.关于人口计生档案管理工作的几点思考[J].制度建设,2010(35).