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摘 要：现代企业快速发展，会议数量与规模逐渐扩大，做好会议管理工作具有现实意义。企业解决问题与内部沟通的主要渠道就是会议，会议管理工作质量与效率对会议产生直接影响，因此有必要重视会议管理工作。本研究中笔者结合西安某公司会议中心管理现状，阐述做好现代企业会议管理工作的主要措施，发挥会议管理工作的作用。
关键词：现代企业 会议管理 优化措施
一、引言
现代企业管理中经常采用的沟通方式就是会议模式，使用得当的话可以大幅度提高企业管理效率。目前国家倡导“反四风”、“八项规定”的背景下，要求各行政单位、企事业单位少开会、慎开会，精简会议、提高会议效率，但很多企业管理者依然被文山会海所淹没，采取有效措施提高会议管理水平，推动会议并高效解决问题，本文就此展开论述。
二、会议中心管理概况
西安某公司会议中心以开展会议服务、业务承揽工作，会议中心从2012年8月份先行运转，服务价格经集团审批确定，形成了一套完整的价格体系。会议中心目前共四人，的其中三人均为临时聘用人员。会议中心目前承接业务为下表所示该公司研发大楼五个会议室，具体如表1所示。
三、会议管理中存在的问题
1.管理制度不健全。就会议室管理工作而言，工作人员综合素质不高，信息化专业人才缺乏，限制了管理的创新发展，降低了管理的信息化程度，导致不能完全物尽其用和信息共享。管理层制定管理制度时没有充分考虑实际情况，本身不重视会议管理工作，造成制定的管理制度不完善，比如部分会议管理工作存在分配不合理的问题；没有及时更新与收集最新的信息，造成会议管理不全面，不能发挥本身的作用；最后就是基础设施建设不足，造成管理不善，产生不可弥补的损失。
2.会务人员流动性大。员工的流动，对企业来讲既有积极影响也有不利影响。虽然老员工跳槽后，新员工加入，新鲜血液给企业带来新的活力；但导致的消极影响却是显然易见的，尤其是管理人员的流动弊大于利。现阶段企业对会议室的重视不足，因此会务人员待遇方面无法得到保证，造成人员流动性较大，工作的全面性和连贯性很难得到保证。会议室的部门组成往往不够全面，人员分工不明确，专业人员较少，流通部门的人员素质普遍较低，这都严重影响会议室管理工作的整体发展。
3.服务意识有待提高。会议室管理工作的主要目的就是服务用会人员，但是，会议室的服务人员在服务过程中存在着一些问题。首先，会议室咨询服务的水平不高。伴随着计算机技术和网络技术的快速发展，基于网络的数字咨询服务也发展到了一定的水平。但是我们当前大部分咨询服务方面还有待于进一步提高，会议室管理人员的服务水平与现实存在一定的差距；当前管理人员在对会议室知识的挖掘方面还不够深入，不能够更好地为用户提供深层次服务。
四、优化会议室管理工作质量的措施
随着煤炭主业环境的持续低迷，专业化管理、治亏创效已经成为日常工作中最主要的话题，作为西安某公司会务中心，虽然只有4名员工、管理5个会议室，可以说是企业最小的单元。但是始终尽职尽责，用自身的行动诠释对企业的责任。
1.强化管理。为了提升管理效益，将会务中心并入研发小区，会议中心四个人负责五个会议室的会议服务、协调和设备调试，经常遇到布置会场等许多工作忙不过来、设备坏了维修不及时、三名女职工搬不动桌子等难题。并入研发小区之后，会务业务由研发中心的保安、前台服务员帮助，设备维修从研发中心工程部负责，实现了人员、技术和设备等资源的共享，提升了资源利用率和效益，加强与用会单位的协调沟通。会议管理工作创新的主要内容就是创新管理制度，推动管理事业发展，集中统一管理会议信息。分析国内会议管理工作现状可以发现，目前会议信息管理体制不是很完善，不能有效发挥会议管理的作用。虽然各部门与企事业单位不断提高会议管理的重视程度，但信息系统建设力度不足，不能优化软硬件设施。首先可以制定统一、明确的管理标准，达成规范管理工作的目的；其次推行信息集中管理，借助现代化信息技术实现自动化管理会议信息的作用。
2.提高服务质量。小事成就大事，细节成就完美。我们深知“服务”是会务中心最核心的工作，把提升服务作为不懈地追求。一是定期组织在网络上观看学习礼仪知识，做到服务规范用语、热情周到、积极主动，有效提高了专业化服务水平。二是以客户的需求为标准，对于用会单位提出的各种要求，都做到尽量满足、态度诚恳。三是明确分工，针对会议室4名职工都是临时工、人员流动性大、素质参差不齐、比较难管理，选拔善于协调沟通、气质形象佳的职工为班长，负责会议联系，方便办会单位日常联系和接洽，改变了以往管理比较混乱的现象。四是以办会单位满意为标准，精心布置会场，物品摆放，纵横成线。定时检查维护各类设备和设施，会议召开期间安排工作人员轮流站岗，时刻关注会场纪律、灯光、水杯、空调等情况，以及时处理紧急事件，迅速做出补救。五是会议结束后，先检查每个座位是否有遗落的物品，若有则根据座位牌进行物品登记，主动联系会议主办方或失主，及时归还失物。
3.加强和完善绩效考核机制。会议中心自接管以来，绩效考核不全面。公正、全面的绩效考核能够真正的实现多劳多得，有效的激励员工工作的积极性。明确绩效考核中的内容、方式、奖惩、责任，从制度上保障员工的利益。对于员工来说，承接会议的多少与他们的没有直接关系，少了也是拿全月工资，多了忙的时候还是这么多工资，应加大服务的考核制度，突出激励机制，给员工一个积极工作的环境，在给企业创造效益的同时，让工作业绩与企业的效益挂钩，加强和完善绩效考核机制，真正发挥绩效考核的作用，达到吸引人才，留住人才、管好人的目的，调动员工积极性和創造性，最终实现企业与员工的共赢。
4.其他管理措施。凡召开会议的单位至少要提前一天向提交会议室使用预约登记表，并在预约登记表上注明要求，如是否使用投影仪，是否使用音响、视频设备，是否准备茶水等，以便办公室通知物业公司和技术部门提前做好服务准备工作；冲突处理。如遇多个部门同时申请使用同一个会议室，会议中心有权要求申请部门更换使用时间或地点；变更预约。申请部门在预约时间内使用会议室，如有变更或需延长使用，应及时通知，以便进行相应安排。因紧急情况需要临时使用会议室时，会议中心主管同意，会议室内应保持安静，禁止大声喧哗。使用会议室的单位和部门，要爱护会议室的设施，如造成室内设施、物品损坏或丢失，一律按价赔偿。会议室禁止吸烟，不准乱扔纸屑、果皮等杂物。
五、结语
综上所述，现代企业管理中做好会议管理工作具有现实意义，通过引导宣传提高会议管理的重要性，全面落实各项规定，有效结合“自上而下”的要求与“自下而上”的促管，分析企业会议管理现状及存在问题，通过行之有效的措施，完善与优化会议管理工作，提高管理水平，促进企业可持续发展。希望通过本文论述为促进会议管理质量提高贡献一份力量。
参考文献：
[1]万杰红.新时期做好企业会议管理措施[J].中小企业管理与科技.2015（10）：11.
[2]韦小柏.如何做好现代企业会议管理工作[J].中国高新技术企业.2014（20）：23.
[3]孙孟子.浅谈现代企业会议管理工作如何高效开展[J].经贸实践.2016（04）：45.
[4]庞孝飞.浅谈如何做好现代企业会议管理工作[J].中小企业管理与科技（中旬刊）.2015（12）：81.
关键词：现代企业 会议管理 优化措施
一、引言
现代企业管理中经常采用的沟通方式就是会议模式，使用得当的话可以大幅度提高企业管理效率。目前国家倡导“反四风”、“八项规定”的背景下，要求各行政单位、企事业单位少开会、慎开会，精简会议、提高会议效率，但很多企业管理者依然被文山会海所淹没，采取有效措施提高会议管理水平，推动会议并高效解决问题，本文就此展开论述。
二、会议中心管理概况
西安某公司会议中心以开展会议服务、业务承揽工作，会议中心从2012年8月份先行运转，服务价格经集团审批确定，形成了一套完整的价格体系。会议中心目前共四人，的其中三人均为临时聘用人员。会议中心目前承接业务为下表所示该公司研发大楼五个会议室，具体如表1所示。
三、会议管理中存在的问题
1.管理制度不健全。就会议室管理工作而言，工作人员综合素质不高，信息化专业人才缺乏，限制了管理的创新发展，降低了管理的信息化程度，导致不能完全物尽其用和信息共享。管理层制定管理制度时没有充分考虑实际情况，本身不重视会议管理工作，造成制定的管理制度不完善，比如部分会议管理工作存在分配不合理的问题；没有及时更新与收集最新的信息，造成会议管理不全面，不能发挥本身的作用；最后就是基础设施建设不足，造成管理不善，产生不可弥补的损失。
2.会务人员流动性大。员工的流动，对企业来讲既有积极影响也有不利影响。虽然老员工跳槽后，新员工加入，新鲜血液给企业带来新的活力；但导致的消极影响却是显然易见的，尤其是管理人员的流动弊大于利。现阶段企业对会议室的重视不足，因此会务人员待遇方面无法得到保证，造成人员流动性较大，工作的全面性和连贯性很难得到保证。会议室的部门组成往往不够全面，人员分工不明确，专业人员较少，流通部门的人员素质普遍较低，这都严重影响会议室管理工作的整体发展。
3.服务意识有待提高。会议室管理工作的主要目的就是服务用会人员，但是，会议室的服务人员在服务过程中存在着一些问题。首先，会议室咨询服务的水平不高。伴随着计算机技术和网络技术的快速发展，基于网络的数字咨询服务也发展到了一定的水平。但是我们当前大部分咨询服务方面还有待于进一步提高，会议室管理人员的服务水平与现实存在一定的差距；当前管理人员在对会议室知识的挖掘方面还不够深入，不能够更好地为用户提供深层次服务。
四、优化会议室管理工作质量的措施
随着煤炭主业环境的持续低迷，专业化管理、治亏创效已经成为日常工作中最主要的话题，作为西安某公司会务中心，虽然只有4名员工、管理5个会议室，可以说是企业最小的单元。但是始终尽职尽责，用自身的行动诠释对企业的责任。
1.强化管理。为了提升管理效益，将会务中心并入研发小区，会议中心四个人负责五个会议室的会议服务、协调和设备调试，经常遇到布置会场等许多工作忙不过来、设备坏了维修不及时、三名女职工搬不动桌子等难题。并入研发小区之后，会务业务由研发中心的保安、前台服务员帮助，设备维修从研发中心工程部负责，实现了人员、技术和设备等资源的共享，提升了资源利用率和效益，加强与用会单位的协调沟通。会议管理工作创新的主要内容就是创新管理制度，推动管理事业发展，集中统一管理会议信息。分析国内会议管理工作现状可以发现，目前会议信息管理体制不是很完善，不能有效发挥会议管理的作用。虽然各部门与企事业单位不断提高会议管理的重视程度，但信息系统建设力度不足，不能优化软硬件设施。首先可以制定统一、明确的管理标准，达成规范管理工作的目的；其次推行信息集中管理，借助现代化信息技术实现自动化管理会议信息的作用。
2.提高服务质量。小事成就大事，细节成就完美。我们深知“服务”是会务中心最核心的工作，把提升服务作为不懈地追求。一是定期组织在网络上观看学习礼仪知识，做到服务规范用语、热情周到、积极主动，有效提高了专业化服务水平。二是以客户的需求为标准，对于用会单位提出的各种要求，都做到尽量满足、态度诚恳。三是明确分工，针对会议室4名职工都是临时工、人员流动性大、素质参差不齐、比较难管理，选拔善于协调沟通、气质形象佳的职工为班长，负责会议联系，方便办会单位日常联系和接洽，改变了以往管理比较混乱的现象。四是以办会单位满意为标准，精心布置会场，物品摆放，纵横成线。定时检查维护各类设备和设施，会议召开期间安排工作人员轮流站岗，时刻关注会场纪律、灯光、水杯、空调等情况，以及时处理紧急事件，迅速做出补救。五是会议结束后，先检查每个座位是否有遗落的物品，若有则根据座位牌进行物品登记，主动联系会议主办方或失主，及时归还失物。
3.加强和完善绩效考核机制。会议中心自接管以来，绩效考核不全面。公正、全面的绩效考核能够真正的实现多劳多得，有效的激励员工工作的积极性。明确绩效考核中的内容、方式、奖惩、责任，从制度上保障员工的利益。对于员工来说，承接会议的多少与他们的没有直接关系，少了也是拿全月工资，多了忙的时候还是这么多工资，应加大服务的考核制度，突出激励机制，给员工一个积极工作的环境，在给企业创造效益的同时，让工作业绩与企业的效益挂钩，加强和完善绩效考核机制，真正发挥绩效考核的作用，达到吸引人才，留住人才、管好人的目的，调动员工积极性和創造性，最终实现企业与员工的共赢。
4.其他管理措施。凡召开会议的单位至少要提前一天向提交会议室使用预约登记表，并在预约登记表上注明要求，如是否使用投影仪，是否使用音响、视频设备，是否准备茶水等，以便办公室通知物业公司和技术部门提前做好服务准备工作；冲突处理。如遇多个部门同时申请使用同一个会议室，会议中心有权要求申请部门更换使用时间或地点；变更预约。申请部门在预约时间内使用会议室，如有变更或需延长使用，应及时通知，以便进行相应安排。因紧急情况需要临时使用会议室时，会议中心主管同意，会议室内应保持安静，禁止大声喧哗。使用会议室的单位和部门，要爱护会议室的设施，如造成室内设施、物品损坏或丢失，一律按价赔偿。会议室禁止吸烟，不准乱扔纸屑、果皮等杂物。
五、结语
综上所述，现代企业管理中做好会议管理工作具有现实意义，通过引导宣传提高会议管理的重要性，全面落实各项规定，有效结合“自上而下”的要求与“自下而上”的促管，分析企业会议管理现状及存在问题，通过行之有效的措施，完善与优化会议管理工作，提高管理水平，促进企业可持续发展。希望通过本文论述为促进会议管理质量提高贡献一份力量。
参考文献：
[1]万杰红.新时期做好企业会议管理措施[J].中小企业管理与科技.2015（10）：11.
[2]韦小柏.如何做好现代企业会议管理工作[J].中国高新技术企业.2014（20）：23.
[3]孙孟子.浅谈现代企业会议管理工作如何高效开展[J].经贸实践.2016（04）：45.
[4]庞孝飞.浅谈如何做好现代企业会议管理工作[J].中小企业管理与科技（中旬刊）.2015（12）：81.