浅谈全面预算管理中的预算信息优化思路

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  摘  要:本文基于全面预算这一管理工具,充分探讨预算管理所需要的或其产生的信息,分析其应有的质量要求,提出改进思路,以促使全面预算管理对企业战略提供更好的决策支持,对企业营运提供更适宜的监督与控制。
  关键词:企业战略;全面预算;预算信息质量;改进
  全面预算管理是企业战略落地与过程管理的有效控制工具,企業战略源于企业的愿景和使命,其既是理性的既定计划,同时又具有适应环境及自身能力的应变能力。在推行全面预算管理实践过程中,很多企业未能把握好既定性与应变性的关系,虽然推行全面预算管理的意愿强烈,但有效实施者寥寥无几。当今处于信息时代,企业面临着日益激烈的竞争格局,传统的商业模式被重述,行业边界变得模糊,跨界打击成为常态。在企业经营过程中,信息流的作用越来越强于传统的资金流以及物资流,对信息流的掌握和运用日益成为企业获取竞争优势的重要手段。
  一、全面预算管理的信息质量要求
  全面预算管理涵盖预算编制、审批、执行、控制、调整、监督、考评等一系列活动,每个活动对信息的需求和运用又不尽相同,如编制环节对信息的综合性要求较高、执行控制环节更多是将既定信息与实际状况进行比对、考评环节注重信息的深度与逻辑关系。但高质量的预算信息应具备以下几方面的特征。
  (1)预算信息必须与企业战略相适应。全面预算管理作为企业战略的一个落地工具,其运用上必须符合企业的整体战略安排。企业战略的制定来源于企业的使命和价值观,立足于企业自身对所处外部环境及具有的内部能力的综合考量,最终落实到既定期间内的行动计划和方案当中,而全面预算管理作为行动计划和方案的载体,其需要和产生的信息必须具有如下几个特征:
  第一,全面性要求。全面性要求的核心在于信息的广度与深度,在信息收集时必须要考量企业所处的宏观环境、行业竞争状况、技术发展水平等外部环境,同时还应考量企业自身所具备的资源和能力。
  第二,长期性要求。虽然全面预算管理作为既定期间内的行动计划和方案,但其作用和效能具有长期辐射性,“既定期间”是一种承前启后的战术安排。预算信息要特别重点审视企业发展的趋势性,识别标志性时点的战略匹配度与完成度。阶段性评价信息不能过于单一,需要杜绝管理层的短期行为。
  第三,相关性要求。信息技术的发展大大提高了信息的可获得性,但同时也加重了企业的辨别负担。只有能提高企业营运水平、能对企业战略提供决策支持的信息才是相关的信息。
  第四,准确性要求。准确性在于去伪存真,相关预算信息在逻辑上经得起推敲,降低信息误判风险。
  (2)预算信息需要做到自适性调整。“战略既是预先性的,又是反应性的”(汤姆森,1998)。美国学者汤姆森很好地诠释了计划性与应变性的关系。预算信息要能够及时识别、反映内外部环境的变化因素,动态检验预算基本假设是否发生重大变化,严防“刚性执行”造成的资源浪费与机会丧失,持续调整和优化战略目标实现的路径。
  (3)预算信息与企业其他信息的协调与统一
  企业在组织架构设计中,因企业规模的不同,大多以职能、产品或经营区域等因素将企业整体划分为不同版块。划分有利于降低管理幅度提升管理效率,但同时,如企业未能建立信息共享机制,就会造成诸多的“信息孤岛”。科学合理的预算信息,即既定期限内企业营运的纲领性基础信息,要发挥预算对营运的指导性作用,预算信息必须与企业的业务、财务信息相贯通与兼容。
  二、提升预算信息质量的措施
  (1)强化组织建设,明确职能定位,酿造良好的信息管理环境。组织建设和职能定位解决了信息管理过程中“谁来做”与“怎么做”的问题。很多实施全面预算管理的企业,虽然设置了“预算管理委员会”这一专门机构,但其职能发挥并不充分,要做到有效履职,如从信息角度入手,必须强化个四方面:一是加强对公司战略目标信息传达,力保全员在认知和行动上的统一性;二是明确预算信息收集、处理、报告环节中的组织责任和执行标准,以保证信息能简洁、快速地转化成决策支持依据;三是积极酿造重视信息管理的文化氛围,设立信息管理激励机制,变被动为主动,提高全员的信息管理参与度;四是提高预算管理委员会对预算信息运用的独立性,能根据预算信息,对鉴别预算松弛、统筹资源配置、参与绩效考核等事项,发表更专业更独立的意见。
  (2)积极推进和实施信息化建设。信息化要求将企业的业务、财务、管理等信息通过现代信息技术相结合,提高业务的自动化处理程度,使信息能在授权范围内充分地开放和共享从而解决企业内“信息孤岛”现象,进而提高企业的管理水平、资源配置及决策能力。企业管理实务中,预算信息的收集与使用渠道较为单一,更多是来源于财务信息。虽然会计电算化提高了业务处理速度,但会计固有的确认、计量规则对决策还是存在一定的误导性与滞后性影响。预算信息作为企业内重要的管理信息,需要通过企业实施信息化建设,以使其更全面、更准确、更及时地为决策提供依据。
  (3)提升全员素质,建立信息资源优势。预算管理是全员参与的管理活动,而与之对应的预算信息必然会涉及企业的各个层级及全体员工。良好的预算信息管理系统要求企业全员参与,对预算信息保持高度的敏感性,相关职能人员具备对信息的辨析能力,并建立通畅的沟通和汇报机制。在实务中,越是更高级别的管理层越应该对预算信息管理做好表率和垂范,并承担对全员的系统性培训任务。培训应具有针对性,高级管理人员在于提高认知及更新观念,中层管理人员在于完善知识结构并指导操作,而普通员工重点是熟悉操作技能,最终在企业内形成来源多样化、分析处理制度化、传输流程化以及决策科学化的预算信息管理体系。
  三、结语
  企业全面的信息化管理是企业管理科学发展的必然趋势,由于笔者水平有限,本文仅专注于论述与预算管理相关的信息质量问题,并提出提升质量的见解,期望有助于全面预算管理效能的更好发挥。
  参考文献
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