论文部分内容阅读
【摘 要】近年来，很多企业在信息化建设项目上，还停留在数字信息的认知阶段，对智慧化信息建设热情不高，认知和投入不够。企业有时候也是一个封闭的小社会，如何能够引领行业经济发展，成为当下需要考虑的问题。如果企业管理层对智慧化信息建设的感知力不够，不能及时调整现有的企业管理模式，同时受主、客观条件的限制，传统的管理理念和思维方式无法切实的将信息化作为日常管理的重要组成部分，这将大大降低对已有信息资源的利用率，严重制约企业信息化的建设和发展，必然也会直接影响到企业的经济效益。
【关键词】信息化;企业行政管理
一、引言
当一个规模较大的企业将信息化建设提上日程进行招投标时，设置的门槛又会过高，要求的资质过多，使大部分创新、创业企业无法应标，大型软件开发企业又不愿意开发这种无法复用、开发成本高、周期长和只针对企业个性化的开发需求的软件，这样就造成信息化招投标项目流标率过高，与企业的需求沟通周期比较长。信息化建设不是一凑而就的过程，需要进行紧密的沟通才能了解各项需求，特别是有些时效性的需求，往往都是需要攫取到重要信息，这样项目的周期过长，势必就造成了企业的相关资源投入分散，无形中给企业增加了各项成本。
行政工作的數字化转型以及行政数字化运营管理，可能是最近这两年在行政圈里最热门的话题之一。而由于理解的不同，到最终的执行层面，不同的公司也会产生不同的变革。
二、行政管理信息化的概念
首先我们来看看行政的数字化究竟是什么？我认为行政的数字化存在着两个层面：
第一个层面就是行政工作中的信息化的交流或称其为数字沟通，以及所有信息的存储，首先这种信息由于其交流不再是依靠人与人之间的语言层面、甚至是文字层面的沟通和交流。而是完全依托于互联网及物联网所达成的人与人之间的交流、人与物之间的交流以及物与物之前的交流。而伴随着人类已经从互联网向物联网的迈入，以及5G应用的逐渐推展，这种信息的交流将更加广泛与高效，而这种高效是远远超过4G向5G转变倍增系数的。而其产生的最终生产力可能是我们目前还想象不到。这些信息的交流及存储是完全数字化的，你会发现我们完全沉浸在数字的海洋里，你身边流转的电波充斥了信息的高速交流。
第二个层面是对信息化所产生的数据的汇总分析及提升，如果将第一个层面称之为运营层面，那第二个层面就升级为管理层面。管理的首个工作是将所有的数据信息进行分析。我们可以把它归纳入大数据应用的一种场景，对于行政工作而言，其管理各个模块之间都会产生响应的交集，没有一个模块是可以相互独立于行政工作之外的。而这种相互间产生内基于大数据分析产生的成果，将对全行政管理体系的效率提升产生巨大的影响。
三、行政管理信息化的目的
行政数字化运营管理的目的其实很简单，外在表现上就是提升企业行政工作的运营管理效率，快速并准确地响应企业、员工、甚至是外部客户提出的行政服务需求，提升这些受众对行政服务的满意度。内在核心就是提升企业行政费用的效费比。
行政负责的工作庞大繁杂，究竟哪些工作是可以通过数字化运营管理提升效费比呢？其实对于我们而言，当具备一定的规模效益后，行政工作中所有的模块中的任何一项工作都可以通过数字化运营管理提升工作效率，进一步达成更具竞争力的效费比。至于哪些模块具备了数字化运营管理的基础，就要结合企业自身的发展情况来确定了。任何工作只有能够落地执行，才能最终转化为生产力。而行政的数字化运营管理究竟如何落地，我们上面讲了是具备一定的规模效益，当然这种规模当前已经不单单是指企业自身的规模，还有的就是社会规模，或者称之为应用规模。而这项工作经过数字化或信息化之后，能够产生更高的效率，或称之为更好的效费比。
将管理内容依托于信息化系统的各种程序，是进行行政数字化运营管理中最直观的工具和表现。任何一个数字化的系统工具，其结果必然是提升效费比，大家在对降本增效的追逐中，必须要把核心聚焦在增效上，降本只是手段之一。下面我会举一个简单的例子来说明：
我们以会议室的利用率为例，公司的会议室预订紧张，很多部门预订不到会议室，公司一直使用A公司的会议室预定系统，每年的软件费用为5万元，在新的一年的会议管理系统采购中，行政部甲同学将A公司的软件费经过谈判降低到4万元;乙同学则建议采购B公司的会议管理软件，每年6万元，但由于B公司的软件在预订平台上将线上会议与线下会议实现了预订打通，套用之前的预订数据，一年下来可以增加出20%的线下会议室的预订空间。这会儿我们用一个简单的数字化来对比评估一下，假设公司在会议室上一年的租金（即使是自持的我们也将其转化为租金）为100万元，乙公司虽然软件费用贵了2万元，但却在无形中提升了20%的线下会议室的预订空间，则相当于在租金上节省了20万元。行政的所有工作，在一定规模后，均可以通过数字化运营管理提升效率，以下我们随便举几个例子来说明一下：
以固定资产管理为例，原始的管理手段是手工记账式的，以纸质版资产档案进行管理;初级的数字管理方式是给资产编码，以表格方式录入电脑，进行初级的统计及分析;中级的管理方式是通过自建或购置的资产管理系统，每个资产贴有资产编码，通过扫描编码进行查询及盘点，系统会半人工的形成各种报告，包括盘点报告。
我们再来看看数字信息化的访客如何管理。员工在系统内给访客发出邀请，访客在自己的手机端进行人像识别，并提供车牌号和手机号或微信号。访客到达公司地库时，探头扫描车牌进行识别并放行，并显示一个车位号给访客，同时派发一条信息给邀请访客的员工。访客到达指定车位停好车，通过刷脸进入公司，系统派发一条内部地图到访客的手机上，访客根据地图的指引到达见面地点。面谈结束后，员工触发送客功能，访客通过地图指引到达自己的车位，驾车离开。访客系统自动存储访客的所有信息，访客门禁权限失效。
以上所有的场景描述都还是停留在行政数字化运营管理的第一个层面，就是运营层面。上升到管理层面，就需要对所有的应用系统的大数据进行分析，从对大数据的分析中找出规律，以及提升改善的方法。人工智能的应用，初级的分析及总结也将由AI替你完成，而你最终的角色只不过是在AI给你提供的众多方案中进行选择而已。
四、小结
综上所述，毕竟每家公司状况和发展速度是不一样的，不同的公司如何在行政的数字化运营管理。故而，一定要结合自己企业的特点和现状，找到自己公司适合的数字化行政管理。先做一个当前状态下企业行政数字化运营管理现状的整体看看我们都有哪些具备数字化运营管理的条件，哪些已经开始实施了，而哪些只维持在第一个层级上的运营，在管理分析上还没有太深入的想法。最后给大家一个行政数字化运营管理的切入点——在当前的一段时间内，强烈聚焦在移动办公上，打通行政各个模块中与移动办公终端的信息渠道。我们在现实中已经深刻的体会到，无论做任何事，大家当前已经可以说离不开手机了，手机已经替代了笔记本电脑成为大家应用最频繁的移动终端。打通移动端，这对于信息的高速交流，以及所有行政服务的快速响应都将是一条必经之路。5G已来，行政的数字化运营管理必将借助5G上升到一个更高的品质上，我们拭目以待吧。
作者简介：
温会敏，1978年3月出生，女，汉族，硕士研究生，河南财政金融学院，助教，研究方向：管理学—行政管理。
【关键词】信息化;企业行政管理
一、引言
当一个规模较大的企业将信息化建设提上日程进行招投标时，设置的门槛又会过高，要求的资质过多，使大部分创新、创业企业无法应标，大型软件开发企业又不愿意开发这种无法复用、开发成本高、周期长和只针对企业个性化的开发需求的软件，这样就造成信息化招投标项目流标率过高，与企业的需求沟通周期比较长。信息化建设不是一凑而就的过程，需要进行紧密的沟通才能了解各项需求，特别是有些时效性的需求，往往都是需要攫取到重要信息，这样项目的周期过长，势必就造成了企业的相关资源投入分散，无形中给企业增加了各项成本。
行政工作的數字化转型以及行政数字化运营管理，可能是最近这两年在行政圈里最热门的话题之一。而由于理解的不同，到最终的执行层面，不同的公司也会产生不同的变革。
二、行政管理信息化的概念
首先我们来看看行政的数字化究竟是什么？我认为行政的数字化存在着两个层面：
第一个层面就是行政工作中的信息化的交流或称其为数字沟通，以及所有信息的存储，首先这种信息由于其交流不再是依靠人与人之间的语言层面、甚至是文字层面的沟通和交流。而是完全依托于互联网及物联网所达成的人与人之间的交流、人与物之间的交流以及物与物之前的交流。而伴随着人类已经从互联网向物联网的迈入，以及5G应用的逐渐推展，这种信息的交流将更加广泛与高效，而这种高效是远远超过4G向5G转变倍增系数的。而其产生的最终生产力可能是我们目前还想象不到。这些信息的交流及存储是完全数字化的，你会发现我们完全沉浸在数字的海洋里，你身边流转的电波充斥了信息的高速交流。
第二个层面是对信息化所产生的数据的汇总分析及提升，如果将第一个层面称之为运营层面，那第二个层面就升级为管理层面。管理的首个工作是将所有的数据信息进行分析。我们可以把它归纳入大数据应用的一种场景，对于行政工作而言，其管理各个模块之间都会产生响应的交集，没有一个模块是可以相互独立于行政工作之外的。而这种相互间产生内基于大数据分析产生的成果，将对全行政管理体系的效率提升产生巨大的影响。
三、行政管理信息化的目的
行政数字化运营管理的目的其实很简单，外在表现上就是提升企业行政工作的运营管理效率，快速并准确地响应企业、员工、甚至是外部客户提出的行政服务需求，提升这些受众对行政服务的满意度。内在核心就是提升企业行政费用的效费比。
行政负责的工作庞大繁杂，究竟哪些工作是可以通过数字化运营管理提升效费比呢？其实对于我们而言，当具备一定的规模效益后，行政工作中所有的模块中的任何一项工作都可以通过数字化运营管理提升工作效率，进一步达成更具竞争力的效费比。至于哪些模块具备了数字化运营管理的基础，就要结合企业自身的发展情况来确定了。任何工作只有能够落地执行，才能最终转化为生产力。而行政的数字化运营管理究竟如何落地，我们上面讲了是具备一定的规模效益，当然这种规模当前已经不单单是指企业自身的规模，还有的就是社会规模，或者称之为应用规模。而这项工作经过数字化或信息化之后，能够产生更高的效率，或称之为更好的效费比。
将管理内容依托于信息化系统的各种程序，是进行行政数字化运营管理中最直观的工具和表现。任何一个数字化的系统工具，其结果必然是提升效费比，大家在对降本增效的追逐中，必须要把核心聚焦在增效上，降本只是手段之一。下面我会举一个简单的例子来说明：
我们以会议室的利用率为例，公司的会议室预订紧张，很多部门预订不到会议室，公司一直使用A公司的会议室预定系统，每年的软件费用为5万元，在新的一年的会议管理系统采购中，行政部甲同学将A公司的软件费经过谈判降低到4万元;乙同学则建议采购B公司的会议管理软件，每年6万元，但由于B公司的软件在预订平台上将线上会议与线下会议实现了预订打通，套用之前的预订数据，一年下来可以增加出20%的线下会议室的预订空间。这会儿我们用一个简单的数字化来对比评估一下，假设公司在会议室上一年的租金（即使是自持的我们也将其转化为租金）为100万元，乙公司虽然软件费用贵了2万元，但却在无形中提升了20%的线下会议室的预订空间，则相当于在租金上节省了20万元。行政的所有工作，在一定规模后，均可以通过数字化运营管理提升效率，以下我们随便举几个例子来说明一下：
以固定资产管理为例，原始的管理手段是手工记账式的，以纸质版资产档案进行管理;初级的数字管理方式是给资产编码，以表格方式录入电脑，进行初级的统计及分析;中级的管理方式是通过自建或购置的资产管理系统，每个资产贴有资产编码，通过扫描编码进行查询及盘点，系统会半人工的形成各种报告，包括盘点报告。
我们再来看看数字信息化的访客如何管理。员工在系统内给访客发出邀请，访客在自己的手机端进行人像识别，并提供车牌号和手机号或微信号。访客到达公司地库时，探头扫描车牌进行识别并放行，并显示一个车位号给访客，同时派发一条信息给邀请访客的员工。访客到达指定车位停好车，通过刷脸进入公司，系统派发一条内部地图到访客的手机上，访客根据地图的指引到达见面地点。面谈结束后，员工触发送客功能，访客通过地图指引到达自己的车位，驾车离开。访客系统自动存储访客的所有信息，访客门禁权限失效。
以上所有的场景描述都还是停留在行政数字化运营管理的第一个层面，就是运营层面。上升到管理层面，就需要对所有的应用系统的大数据进行分析，从对大数据的分析中找出规律，以及提升改善的方法。人工智能的应用，初级的分析及总结也将由AI替你完成，而你最终的角色只不过是在AI给你提供的众多方案中进行选择而已。
四、小结
综上所述，毕竟每家公司状况和发展速度是不一样的，不同的公司如何在行政的数字化运营管理。故而，一定要结合自己企业的特点和现状，找到自己公司适合的数字化行政管理。先做一个当前状态下企业行政数字化运营管理现状的整体看看我们都有哪些具备数字化运营管理的条件，哪些已经开始实施了，而哪些只维持在第一个层级上的运营，在管理分析上还没有太深入的想法。最后给大家一个行政数字化运营管理的切入点——在当前的一段时间内，强烈聚焦在移动办公上，打通行政各个模块中与移动办公终端的信息渠道。我们在现实中已经深刻的体会到，无论做任何事，大家当前已经可以说离不开手机了，手机已经替代了笔记本电脑成为大家应用最频繁的移动终端。打通移动端，这对于信息的高速交流，以及所有行政服务的快速响应都将是一条必经之路。5G已来，行政的数字化运营管理必将借助5G上升到一个更高的品质上，我们拭目以待吧。
作者简介：
温会敏，1978年3月出生，女，汉族，硕士研究生，河南财政金融学院，助教，研究方向：管理学—行政管理。