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网络时代，电子邮件已经成为办公室工作的得力助手，处理电子邮件成为许多职场人士每日必做的工作之一。在完成这项工作时，不得不经常面对一些来路不明、内容怪异邮件的骚扰。这类邮件就是臭名昭著的垃圾邮件。
什么是垃圾邮件？中国互联网协会在《中国互联网协会反垃圾邮件规范》中作出如下定义：“本规范所称垃圾邮件，包括下述属性的电子邮件：（一）收件人事先没有提出要求或者同意接收的广告、电子刊物、各种形式的宣传品等宣传性的电子邮件；（二）收件人无法拒收的电子邮件；（三）隐藏发件人身份、地址、标题等信息的电子邮件；（四）含有虚假的信息源、发件人、路由等信息的电子邮件。”这个描述实际上指出了垃圾邮件的几种典型特征：未经许可而向接收者发送，内容对于接收者没有价值或内容虚假，邮件来路不明。如果一封邮件符合以上一种或多种特征，那么就可以将其认定为垃圾邮件。
垃圾邮件产生的根源并不难理解。电子邮件是一种成本低廉、传递速度极高、传播范围广泛的网络工具，这些优势使得它成为最为普及的一种网络应用。电子邮件的众多技术优势成为一把双刃剑，它在发挥积极作用的同时，也被许多别有用心的人员利用，成为他们传播非法信息、垃圾信息甚至病毒木马的工具。由于技术原因，垃圾邮件的追查难度比较大，取证也比较困难，客观上纵容了它的泛滥。
几乎每一名邮箱用户都遭遇过垃圾邮件，中国互联网协会反垃圾邮件中心发布的《2010年第二季度反垃圾邮件调查报告》透露，中国网民每周收到垃圾邮件的数量为11.8封，垃圾邮件占比37.1%。可以说，这是相当令人震惊的数据。
垃圾邮件已经成为网络公害，主要体现为以下几方面：首先，对于整个网络而言，垃圾邮件占用大量带宽，耗费网络资源；其次，对于电子邮箱用户而言，垃圾邮件占用邮箱空间，迫使用户浪费大量时间和精力进行处理；第三，垃圾邮件传播有害信息甚至病毒和木马程序，对用户的信息安全造成极大的危害。对于办公用户来说，第三种威胁显然更具杀伤力，轻则秘密信息外泄，重则会造成不可挽回的经济损失。
面对挥之不去的垃圾邮件的严重干扰，办公用户应当采取哪些方法将垃圾邮件的负面影响降到最低程度呢？笔者特提出如下应对措施供职场用户参考。
选择具有较强垃圾邮件过滤技术的邮箱服务商
使用电子邮箱遇到的第一个问题就是对服务商的选择，应对垃圾邮件的第一步也要从选择服务商开始。网络上的电子邮箱服务商比较多，技术水平参差不齐。选择服务商需要考虑的主要因素有品牌信誉、市场知名度、服务器地域、技术实力、服务稳定性等几方面，除此之外还要重点考察一下服务商反垃圾邮件的技术能力。目前，国内比较著名的大型服务商都有比较成熟的反垃圾邮件的技术实力，甚至能够识别邮件中图片是否为垃圾信息。用户选择服务商时，应当认真了解其服务的技术水准，从中选出可信任的服务商。
确定服务商后，下一个需要决定的问题就是是否采用免费邮箱。服务商提供的邮箱服务基本上可以分为两大类，即免费服务和收费服务。免费邮箱无需用户支出费用，但是可能会存在安全性与稳定性方面的隐患，而且对于垃圾邮件的过滤存在不足，有些服务商主动向用户免费邮箱中发送一些广告，或者将广告内容植入到邮件之中，会不同程度地干扰用户。收费邮箱需要用户定期支付费用，能够提供安全稳定的服务，而且能够屏蔽绝大部分特征十分明显的群发垃圾邮件。本文建议办公用户尽可能选择收费邮箱服务，除了安全方面的优势外，收费邮箱能够极大地降低垃圾邮件的“光临”频率，免除用户额外的时间和精力。
构思独特的用户名称
在注册邮箱时，必须认真构思用户名称，这也是防范垃圾邮件的一个有效前提。用户名位于@符号前面，是构成邮箱地址必不可少的部分。垃圾邮件正是依据邮箱地址来发的，垃圾邮件制造者往往会选择比较常见的用户名称构成邮箱地址，例如用户名称为若干个6或8的邮箱收到垃圾邮件的概率要大得多。因此，用户一定要认真构思独特的用户名，避免采用那些常见的数字、英文单词或汉语拼音，可以考虑采用英文和数字的组合方式。
保护邮箱“隐私”
从某种意义上讲，电子邮箱地址也是单位或个人的隐私，因此应当采取适当措施予以保护。
保护邮箱隐私的首要措施是不随意公开邮箱地址。用户在日常工作和生活中必须注意，不要向不信任的对象透漏邮箱地址，例如应当避免随意分发带有邮箱地址的名片，在各种可能被非法利用的表格上填写邮箱地址。在利用网络时，不要随意订阅非正规网站的电子杂志，也不要将邮箱地址随意地公布在论坛、博客或其他网页上。
当必需在网络上公开邮箱时，可以用“以桃代李”的方法，将地址中的@符号用#符号代替，这是保护邮箱隐私的第二种重要方法。之所以这样做，是因为别有用心的分子会使用一种特殊的软件来搜集邮箱地址，这种软件能够对网页进行自动扫描分析，根据是否带有@符号来判断邮箱地址，当@被#代替后就干扰了软件判断，从而避免邮箱地址被搜索。采用这个保护方法时，必须同时向页面访问者说明“发信时请将#改换成@”，否则可能给他人带来误解，使得对方无法正确发送邮件。
自主设置过滤功能
虽然邮箱服务商能够提供垃圾邮件的过滤功能，但未必能够满足用户多样化的需求。其实，用户也可以根据自己所面临的垃圾邮件的具体情况，来自主设置过滤功能，从而让垃圾邮件没有空子可钻。
设置过滤功能的方法就是启用黑名单。所谓的“黑名单”，其实就是一个邮箱地址列表，垃圾邮件就是从这些地址发出的。启用黑名单之后，邮箱系统自动根据这个列表对所收到的邮件进行筛选，凡是列表中邮箱发来的邮件就会被自动拒收。用户可以根据自己的意愿和需要，将任何邮箱地址列入黑名单，以后系统就会自动拒收来自该邮箱的邮件。编辑黑名单，只需要启动网络浏览器（如IE）登陆邮箱后，在“设置”选项中找到相应的功能进行操作即可，不同服务商邮箱的具体操作方法可能存在差异。
用户如果使用邮箱客户端软件来处理邮件，那么可以通过设置客户端软件的过滤器来实现对垃圾邮件的屏蔽。所谓的“过滤器”，其实就是列举出一系列条件特征，软件会根据这些特征去判断邮件是否为垃圾邮件。常用的条件特征包括来源、主题、长度等，例如不想收到关于产品营销的广告邮件，那么就可以设置过滤主题中的字符为“广告（或××产品）”。由于客户端软件的种类比较多，不同软件的具体设置方法也有所不同，用户可以查阅相关资料，此处不再赘述。
谨慎处理收到的垃圾邮件
尽管采取了以上多种措施，但难免百密一疏，如果收到了垃圾邮件，一定要谨慎处理。处理的总原则是“三不一举报”，即不看、不回、不存和举报。
收到垃圾邮件或来路不明的邮件，要克服好奇心理，绝不打开此类邮件，防止木马病毒感染本地计算机。尤其是当邮件的主题是具有诱惑性或政治性词汇时，更要避免打开邮件。
不要回复垃圾邮件。收到垃圾邮件后，不少用户感到不快，气愤之下可能会回复邮件对发件人进行谴责。其实大可不必这样做，因为回复垃圾邮件相当于告知对方收件地址是真实的，无意中帮助对方验证了地址的有效性。这里需要提醒的是，如果邮箱采用了自动回复功能，那么每次收到垃圾邮件也会自动回复，作用就和人工回复是相同的，使垃圾邮件发送者变本加厉地向该邮箱发送邮件，这或许就是某些邮箱总是收到垃圾邮件的原因之一。
收到垃圾邮件后要立即将其删除，不可长时间地保存在邮箱中。邮箱中的垃圾邮件如果过多，就会占用大量的邮箱空间，当邮箱空间耗尽后就无法正常接收新的邮件了。
收到垃圾邮件后要及时举报。打击垃圾邮件需要每一个电子邮箱用户共同参与，只有这样才能有效降低垃圾邮件数量。举报垃圾邮件的方法其实非常简单，最易用的方式就是向服务商举报。大多数服务商在邮件的列表界面、阅读界面都提供了举报链接，用户直接点击该链接即可向服务商举报，由服务商对邮件进行分析后，加入到系统的过滤器数据库中。此外，也可以向国家互联网管理部门的反垃圾邮件机构举报，具体方法请查阅相关资料。
相对于普通个人用户，办公用户对于垃圾邮件的敏感程度要高得多，有必要采取多种措施应对垃圾邮件带来的骚扰。在垃圾邮件泛滥的大背景下，办公用户只要掌握必要的技巧和方法，就能击退垃圾邮件的“进攻”，从而让电子邮件发挥出更大的积极作用。
(作者单位:石家庄铁路职业技术学院人文系)
什么是垃圾邮件？中国互联网协会在《中国互联网协会反垃圾邮件规范》中作出如下定义：“本规范所称垃圾邮件，包括下述属性的电子邮件：（一）收件人事先没有提出要求或者同意接收的广告、电子刊物、各种形式的宣传品等宣传性的电子邮件；（二）收件人无法拒收的电子邮件；（三）隐藏发件人身份、地址、标题等信息的电子邮件；（四）含有虚假的信息源、发件人、路由等信息的电子邮件。”这个描述实际上指出了垃圾邮件的几种典型特征：未经许可而向接收者发送，内容对于接收者没有价值或内容虚假，邮件来路不明。如果一封邮件符合以上一种或多种特征，那么就可以将其认定为垃圾邮件。
垃圾邮件产生的根源并不难理解。电子邮件是一种成本低廉、传递速度极高、传播范围广泛的网络工具，这些优势使得它成为最为普及的一种网络应用。电子邮件的众多技术优势成为一把双刃剑，它在发挥积极作用的同时，也被许多别有用心的人员利用，成为他们传播非法信息、垃圾信息甚至病毒木马的工具。由于技术原因，垃圾邮件的追查难度比较大，取证也比较困难，客观上纵容了它的泛滥。
几乎每一名邮箱用户都遭遇过垃圾邮件，中国互联网协会反垃圾邮件中心发布的《2010年第二季度反垃圾邮件调查报告》透露，中国网民每周收到垃圾邮件的数量为11.8封，垃圾邮件占比37.1%。可以说，这是相当令人震惊的数据。
垃圾邮件已经成为网络公害，主要体现为以下几方面：首先，对于整个网络而言，垃圾邮件占用大量带宽，耗费网络资源；其次，对于电子邮箱用户而言，垃圾邮件占用邮箱空间，迫使用户浪费大量时间和精力进行处理；第三，垃圾邮件传播有害信息甚至病毒和木马程序，对用户的信息安全造成极大的危害。对于办公用户来说，第三种威胁显然更具杀伤力，轻则秘密信息外泄，重则会造成不可挽回的经济损失。
面对挥之不去的垃圾邮件的严重干扰，办公用户应当采取哪些方法将垃圾邮件的负面影响降到最低程度呢？笔者特提出如下应对措施供职场用户参考。
选择具有较强垃圾邮件过滤技术的邮箱服务商
使用电子邮箱遇到的第一个问题就是对服务商的选择，应对垃圾邮件的第一步也要从选择服务商开始。网络上的电子邮箱服务商比较多，技术水平参差不齐。选择服务商需要考虑的主要因素有品牌信誉、市场知名度、服务器地域、技术实力、服务稳定性等几方面，除此之外还要重点考察一下服务商反垃圾邮件的技术能力。目前，国内比较著名的大型服务商都有比较成熟的反垃圾邮件的技术实力，甚至能够识别邮件中图片是否为垃圾信息。用户选择服务商时，应当认真了解其服务的技术水准，从中选出可信任的服务商。
确定服务商后，下一个需要决定的问题就是是否采用免费邮箱。服务商提供的邮箱服务基本上可以分为两大类，即免费服务和收费服务。免费邮箱无需用户支出费用，但是可能会存在安全性与稳定性方面的隐患，而且对于垃圾邮件的过滤存在不足，有些服务商主动向用户免费邮箱中发送一些广告，或者将广告内容植入到邮件之中，会不同程度地干扰用户。收费邮箱需要用户定期支付费用，能够提供安全稳定的服务，而且能够屏蔽绝大部分特征十分明显的群发垃圾邮件。本文建议办公用户尽可能选择收费邮箱服务，除了安全方面的优势外，收费邮箱能够极大地降低垃圾邮件的“光临”频率，免除用户额外的时间和精力。
构思独特的用户名称
在注册邮箱时，必须认真构思用户名称，这也是防范垃圾邮件的一个有效前提。用户名位于@符号前面，是构成邮箱地址必不可少的部分。垃圾邮件正是依据邮箱地址来发的，垃圾邮件制造者往往会选择比较常见的用户名称构成邮箱地址，例如用户名称为若干个6或8的邮箱收到垃圾邮件的概率要大得多。因此，用户一定要认真构思独特的用户名，避免采用那些常见的数字、英文单词或汉语拼音，可以考虑采用英文和数字的组合方式。
保护邮箱“隐私”
从某种意义上讲，电子邮箱地址也是单位或个人的隐私，因此应当采取适当措施予以保护。
保护邮箱隐私的首要措施是不随意公开邮箱地址。用户在日常工作和生活中必须注意，不要向不信任的对象透漏邮箱地址，例如应当避免随意分发带有邮箱地址的名片，在各种可能被非法利用的表格上填写邮箱地址。在利用网络时，不要随意订阅非正规网站的电子杂志，也不要将邮箱地址随意地公布在论坛、博客或其他网页上。
当必需在网络上公开邮箱时，可以用“以桃代李”的方法，将地址中的@符号用#符号代替，这是保护邮箱隐私的第二种重要方法。之所以这样做，是因为别有用心的分子会使用一种特殊的软件来搜集邮箱地址，这种软件能够对网页进行自动扫描分析，根据是否带有@符号来判断邮箱地址，当@被#代替后就干扰了软件判断，从而避免邮箱地址被搜索。采用这个保护方法时，必须同时向页面访问者说明“发信时请将#改换成@”，否则可能给他人带来误解，使得对方无法正确发送邮件。
自主设置过滤功能
虽然邮箱服务商能够提供垃圾邮件的过滤功能，但未必能够满足用户多样化的需求。其实，用户也可以根据自己所面临的垃圾邮件的具体情况，来自主设置过滤功能，从而让垃圾邮件没有空子可钻。
设置过滤功能的方法就是启用黑名单。所谓的“黑名单”，其实就是一个邮箱地址列表，垃圾邮件就是从这些地址发出的。启用黑名单之后，邮箱系统自动根据这个列表对所收到的邮件进行筛选，凡是列表中邮箱发来的邮件就会被自动拒收。用户可以根据自己的意愿和需要，将任何邮箱地址列入黑名单，以后系统就会自动拒收来自该邮箱的邮件。编辑黑名单，只需要启动网络浏览器（如IE）登陆邮箱后，在“设置”选项中找到相应的功能进行操作即可，不同服务商邮箱的具体操作方法可能存在差异。
用户如果使用邮箱客户端软件来处理邮件，那么可以通过设置客户端软件的过滤器来实现对垃圾邮件的屏蔽。所谓的“过滤器”，其实就是列举出一系列条件特征，软件会根据这些特征去判断邮件是否为垃圾邮件。常用的条件特征包括来源、主题、长度等，例如不想收到关于产品营销的广告邮件，那么就可以设置过滤主题中的字符为“广告（或××产品）”。由于客户端软件的种类比较多，不同软件的具体设置方法也有所不同，用户可以查阅相关资料，此处不再赘述。
谨慎处理收到的垃圾邮件
尽管采取了以上多种措施，但难免百密一疏，如果收到了垃圾邮件，一定要谨慎处理。处理的总原则是“三不一举报”，即不看、不回、不存和举报。
收到垃圾邮件或来路不明的邮件，要克服好奇心理，绝不打开此类邮件，防止木马病毒感染本地计算机。尤其是当邮件的主题是具有诱惑性或政治性词汇时，更要避免打开邮件。
不要回复垃圾邮件。收到垃圾邮件后，不少用户感到不快，气愤之下可能会回复邮件对发件人进行谴责。其实大可不必这样做，因为回复垃圾邮件相当于告知对方收件地址是真实的，无意中帮助对方验证了地址的有效性。这里需要提醒的是，如果邮箱采用了自动回复功能，那么每次收到垃圾邮件也会自动回复，作用就和人工回复是相同的，使垃圾邮件发送者变本加厉地向该邮箱发送邮件，这或许就是某些邮箱总是收到垃圾邮件的原因之一。
收到垃圾邮件后要立即将其删除，不可长时间地保存在邮箱中。邮箱中的垃圾邮件如果过多，就会占用大量的邮箱空间，当邮箱空间耗尽后就无法正常接收新的邮件了。
收到垃圾邮件后要及时举报。打击垃圾邮件需要每一个电子邮箱用户共同参与，只有这样才能有效降低垃圾邮件数量。举报垃圾邮件的方法其实非常简单，最易用的方式就是向服务商举报。大多数服务商在邮件的列表界面、阅读界面都提供了举报链接，用户直接点击该链接即可向服务商举报，由服务商对邮件进行分析后，加入到系统的过滤器数据库中。此外，也可以向国家互联网管理部门的反垃圾邮件机构举报，具体方法请查阅相关资料。
相对于普通个人用户，办公用户对于垃圾邮件的敏感程度要高得多，有必要采取多种措施应对垃圾邮件带来的骚扰。在垃圾邮件泛滥的大背景下，办公用户只要掌握必要的技巧和方法，就能击退垃圾邮件的“进攻”，从而让电子邮件发挥出更大的积极作用。
(作者单位:石家庄铁路职业技术学院人文系)