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摘要：2008年7月，澳大利亚国家档案馆颁布了修订版的《政府文件管理元数据标准》2.0版。与前标准最大的区别在于，新版标准基于多实体模型。2.0版标准运用最新的电子文件元数据研究成果，采用最新的国际标准，体现了电子文件管理元数据研究的新方向。通过介绍该标准的发展及内容，分析该版标准的特点，以期对我国电子文件管理元数据标准的研究和制定有所启示。
关键词：澳大利亚；文件管理元数据；标准；多实体方法
澳大利亚1999年5月出台的《联邦政府机关文件保管元数据标准》(1.0版)是世界上第一个专门为解决文件长期管理问题而颁布的国家级元数据标准，它规定了澳大利亚联邦政府机关文件保管系统中应该捕获的元数据集。作为澳大利亚国家档案馆推荐执行的标准，它为其他国家和地区制定、完善文件保管元数据标准提供了宝贵的经验，奠定了良好的基础。时隔9年之后，2008年7月，澳大利亚国家档案馆又颁布了修订版的《政府文件管理元数据标准》2.0版(以下简称2.0版)。2.0版标准是1.0版的完全修订版，与前一版相同的是，该标准可被参与设计，选择和实施电子文件管理和业务系统的机构团体、文件管理者、IT人士、软件商用作参考工具。而与前标准不同的是，该标准基于多实体模型，分别著录文件、责任者、业务、法规和关系5个单独的实体。它规定了26个基本元数据项，另有可用于描述这些实体的44个子项。
总之，2.0版标准运用最新的电子文件元数据研究成果，采用最新的国际标准，体现了电子文件管理元数据研究的新方向。
1 标准的发展过程
早在公布1.0版标准的时候，澳大利亚文件管理委员会就已经在进行文件管理元数据的细化、对照和标准化的高级框架研究。澳大利亚国家档案馆也参与了由莫那什大学牵头的SPIRT文件管理元数据项目，制定了第一个多实体描述文件管理元数据的方法。该项目的成果已经于2000年在网上在线公布。
澳大利亚国家档案馆在1999年，SPIRT项目结束前颁布文件管理元数据标准(1.0版)，是因为澳大利亚政府机构和电子文件管理系统开发商迫切需要文件管理元数据标准来指导。在1.0版颁布后，澳大利亚国家档案馆一直设想在多实体方法成熟时颁布该标准的更新版。
自2000年来，ISO和澳大利亚标准委员会都一直研究连续的文件管理元数据。澳大利亚国家档案馆也参与了该研究，其主要成果是ISO 23081——信息与文献一文件管理流程一文件元数据的颁布。IsO标准基于多实体著录的方法，极大地影响了新版标准的制定。另外，新南威尔士、南澳大利亚和昆士兰权威机构都颁布了基于sPIRT项目的三实体模型方法的文件管理多实体元数据标准。这促进了澳大利亚文件管理元数据方法的集合，制定出澳大利亚政府文件管理元数据标准2.0版。
2 标准的概念模型
2.0版标准采用了SPIRT项目的文件管理元数据概念模型，具体见下图“业务和社会司法背景下产生的文件”的概念模型。 br>
人们进行各种业务活动，在业务过程中创建并管理文件，文件也记录了进行过的业务。这里的业务含义比较宽泛，包括所有的社会和组织活动。文件管理活动最好能与业务整合在一起。业务活动是人们在社会和组织背景下进行的，而社会和组织背景又受外部规定(如，社会道德及制约、法律、规则、标准、最优化实践、职业道德)和内部规定(如，企业文化、政策、行政要求、当局)所支配。规定以正式及非正式的方式确定谁负责做什么，以控制社会、组织活动及文件管理行为。社会和组织活动形成的真实的文件能为该活动及企业的职能和集体记忆提供证据，也能说明该命令现在和以前、内部及外部的执行情况。
该模型标示了可以捕获元数据的文件管理实体及实体之间的关系。对文件管理最佳实践及其他相关元数据集的反复概念映射，以及对文件管理元数据要求的语义辨析，有助于阐明这些实体及其相互关系的元数据要素要求。
该模型基于文件连续体思想及其在澳大利亚的实践，尤其参考了Frank Upward制定的文件连续体模型。澳大利亚系列系统(The Australian series system)强调既著录背景和文件实体，也著录背景及它们之间动态的关系，因此也成为该模型的主要参考。另外，该模型也吸收了David Bearman、Chris Hurley、Terry Cook及Sue McKemmish的相关文件管理思想。
3 标准的主要内容
该标准分为三个部分，第一部分是背景，介绍了标准及标准的发展、元数据标准化的目的及意义、标准的范围及用途、元数据集的特点。第二部分是元数据项及子项的具体描述。由于2.0版标准采用了与1.0版标准截然不同的元数据描述方式，内容区别很大。该元数据集采用多实体著录的方式描述五个不同实体(见表1)。
文件管理元数据有26项，其中8项对彩多实体著录时是必选的；另有12项是条件选项，选择与否取决于著录实体及实体应用的背景；还有6项是可选项，需要更详细的著录时可以选择。元数据元素定义是标准的核心内容。与1.0版类似的是，2.0版标准中的每项元数据元素与子元素都用定义、目的、容器型(是否包含子元素)与否、约束力、使用条件、适用性、可否重复、缺省值、方案及注释来描述，如果是容器型就增加子元素一项。
最后是附录部分。除了与1.0版标准、PREMIS及AGLS(As 5044-2002)对照，形成的3个对照表即三个附录外，附录D——标准的编码方案中有元数据实施时所必须参考的具体方案22个。这也是该标准的一个特点，即正文内容十分简单，仅有26项元数据，44项子元素；附录部分则包括了著录所需的全部详细信息。例如，类别方案分别列出了五个实体各自的具体类别。文件实体分：档案组合、档案、系列、卷宗、业务组件、件六类。机构实体分：机构、组织、工作组、个人、机制五类。业务实体分：业务环境、职能、活动、事务四类。法规实体分：立法、规则、政策、业务规定、业务要求、社团期望、标准、文书要求、执行标准、系统说明十类。关系实体分：来源关系、文件管理事件两类。
4 标准的特点
4.1 多实体方法的运用
2.0版标准既允许多实体也允许单实体的采用，主要取决于当前需求和机构的系统能力。可能的多实体实施包括两实体(文件和机构)、三实体(文件、机构和业务或文件、机构和关系)及五实体(全部实施)。单实体方法的采用会导致非文件实体被作为文件属性而被描述，与1.0版标准类似。这是最简单的 .方法，但不能实现采用多实体方式的优点。
多实体方法能独立、综合地描述机构业务和文件管理过程中所包含的其他实体。该方法的优点在 于：
①拓宽跨机构业务应用的能力；
②结构描述信息(不同业务系统内部或跨系统)的潜在再利用；
③获得理解以前业务活动或决定所需的丰富背景信息。
对于不同机构来说，应选择最能满足其需求的类型来实施(单实体、部分多实体或全部多实体)。
多实体方法已为澳大利亚多个地方政府制定文件管理元数据标准时所采用，成为新的文件管理元数据标准发展的趋势。随着ISO23081的推广，更多的国家会按照这种方法来制定本国的文件管理元数据标准。
4.2 关系与事件的结合
多实体方法的核心组成是使用关系项来描述发生的事件。关系实体能关联两个或更多相关实体，并提供关于关联实体的事件或活动的信息。通过关系类型，限定关系名称和起止日期、著录、关联实体和变更历史子项，关系实体能记录事件发生的所有信息。
关系元数据与其他文件管理元数据一样是连贯的。即关系元数据应该保存在系统中，保持与关联的特定实体的链接或存储在一起。事件(关系)发生时总会改变特定元数据项的当前值，因此，事件发生的单独历史，某些事件引起的元数据值的改变需要被保存下来。关系实体可被用于保存此类事件及变更历史。
4.3 强调元数据的再利用性
文件管理元数据的再利用是澳大利亚元数据研究的新焦点，已有项目对此进行专门研究。如，继SPIRT项目之后的灵活性文件管理元数据项目(Clever Recordkeeping Metadata Project简称CRKM)，其主要目标是如何在特定系统中一次创建元数据而实现满足各种业务需求的多次再利用。2.0版标准参考了CRKM的研究成果，强调了元数据的再利用性。
除了继承1.0版元数据集所具有的灵活性、可重复性、扩展性、协同性、兼容性及相互依赖性特点外，2.0版特别强调元数据的再利用性。该标准指出，有些满足文件管理任务的元素也可再利用于其他目的。例如，既支持文件管理又支持资源发现和检索的元数据就应该一次性捕获并再利用。再如，机构中的文件可以通过网络或其他电子方式提供公共利用。与之相类似的是其他元数据元素，尤其是那些描述实体而非文件的元素，可能因其他目的而在机构系统中存在，可以被用来支持机构文件的管理。
元数据的再利用缩小了额外元数据或元数据属性回溯的需求。这样既提高了业务的效率，又增强了文件的持续性。然而，在再利用之前，必须注意确保特殊元数据元素的含义在不同组织元数据方案中确实相同。
为了贯彻元数据的再利用性，该标准在元数据项设置上，采用了“提取公因式”的方式，即把五个实体中相同描述项目提取出来，如，层级、标志符、名称、起始时间、著录，再加入某些及某个实体共有及独有的项目，如仅适用于责任者和业务实体的许可，仅适用于文件的关键词、格式等。这样，可以统一不同实体项中相同元数据项的语义结构，进而进行多次再利用。
5 结论
标准是随着实践的发展而不断地向前发展的。澳大利亚政府文件管理元数据1999版标准，紧跟当时电子文件管理研究的步伐和实践，采用匹兹堡大学的六个层次来描述文件管理元数据，成为后来很多国家和地区制定文件管理元数据标准的典范；该2.0版标准也体现了当前电子文件管理研究的最新成果和方向。其采用的多实体方法必将引起各国的关注，影响本国电子文件管理元数据标准的制定。如，我国的《电子文件元数据标准(征求意见稿)》和电子文件管理细则第一部分：文书电子文件元数据方案(征求意见稿)都采用了多实体著录的方法。当然，电子文件管理研究仍然在以前研究成果的基础上不断地深入。随着电子文件管理研究及实践的发展，必将还有更新、更科学的文件管理元数据标准出现，指导电子文件管理的实践。
关键词：澳大利亚；文件管理元数据；标准；多实体方法
澳大利亚1999年5月出台的《联邦政府机关文件保管元数据标准》(1.0版)是世界上第一个专门为解决文件长期管理问题而颁布的国家级元数据标准，它规定了澳大利亚联邦政府机关文件保管系统中应该捕获的元数据集。作为澳大利亚国家档案馆推荐执行的标准，它为其他国家和地区制定、完善文件保管元数据标准提供了宝贵的经验，奠定了良好的基础。时隔9年之后，2008年7月，澳大利亚国家档案馆又颁布了修订版的《政府文件管理元数据标准》2.0版(以下简称2.0版)。2.0版标准是1.0版的完全修订版，与前一版相同的是，该标准可被参与设计，选择和实施电子文件管理和业务系统的机构团体、文件管理者、IT人士、软件商用作参考工具。而与前标准不同的是，该标准基于多实体模型，分别著录文件、责任者、业务、法规和关系5个单独的实体。它规定了26个基本元数据项，另有可用于描述这些实体的44个子项。
总之，2.0版标准运用最新的电子文件元数据研究成果，采用最新的国际标准，体现了电子文件管理元数据研究的新方向。
1 标准的发展过程
早在公布1.0版标准的时候，澳大利亚文件管理委员会就已经在进行文件管理元数据的细化、对照和标准化的高级框架研究。澳大利亚国家档案馆也参与了由莫那什大学牵头的SPIRT文件管理元数据项目，制定了第一个多实体描述文件管理元数据的方法。该项目的成果已经于2000年在网上在线公布。
澳大利亚国家档案馆在1999年，SPIRT项目结束前颁布文件管理元数据标准(1.0版)，是因为澳大利亚政府机构和电子文件管理系统开发商迫切需要文件管理元数据标准来指导。在1.0版颁布后，澳大利亚国家档案馆一直设想在多实体方法成熟时颁布该标准的更新版。
自2000年来，ISO和澳大利亚标准委员会都一直研究连续的文件管理元数据。澳大利亚国家档案馆也参与了该研究，其主要成果是ISO 23081——信息与文献一文件管理流程一文件元数据的颁布。IsO标准基于多实体著录的方法，极大地影响了新版标准的制定。另外，新南威尔士、南澳大利亚和昆士兰权威机构都颁布了基于sPIRT项目的三实体模型方法的文件管理多实体元数据标准。这促进了澳大利亚文件管理元数据方法的集合，制定出澳大利亚政府文件管理元数据标准2.0版。
2 标准的概念模型
2.0版标准采用了SPIRT项目的文件管理元数据概念模型，具体见下图“业务和社会司法背景下产生的文件”的概念模型。 br>
人们进行各种业务活动，在业务过程中创建并管理文件，文件也记录了进行过的业务。这里的业务含义比较宽泛，包括所有的社会和组织活动。文件管理活动最好能与业务整合在一起。业务活动是人们在社会和组织背景下进行的，而社会和组织背景又受外部规定(如，社会道德及制约、法律、规则、标准、最优化实践、职业道德)和内部规定(如，企业文化、政策、行政要求、当局)所支配。规定以正式及非正式的方式确定谁负责做什么，以控制社会、组织活动及文件管理行为。社会和组织活动形成的真实的文件能为该活动及企业的职能和集体记忆提供证据，也能说明该命令现在和以前、内部及外部的执行情况。
该模型标示了可以捕获元数据的文件管理实体及实体之间的关系。对文件管理最佳实践及其他相关元数据集的反复概念映射，以及对文件管理元数据要求的语义辨析，有助于阐明这些实体及其相互关系的元数据要素要求。
该模型基于文件连续体思想及其在澳大利亚的实践，尤其参考了Frank Upward制定的文件连续体模型。澳大利亚系列系统(The Australian series system)强调既著录背景和文件实体，也著录背景及它们之间动态的关系，因此也成为该模型的主要参考。另外，该模型也吸收了David Bearman、Chris Hurley、Terry Cook及Sue McKemmish的相关文件管理思想。
3 标准的主要内容
该标准分为三个部分，第一部分是背景，介绍了标准及标准的发展、元数据标准化的目的及意义、标准的范围及用途、元数据集的特点。第二部分是元数据项及子项的具体描述。由于2.0版标准采用了与1.0版标准截然不同的元数据描述方式，内容区别很大。该元数据集采用多实体著录的方式描述五个不同实体(见表1)。
文件管理元数据有26项，其中8项对彩多实体著录时是必选的；另有12项是条件选项，选择与否取决于著录实体及实体应用的背景；还有6项是可选项，需要更详细的著录时可以选择。元数据元素定义是标准的核心内容。与1.0版类似的是，2.0版标准中的每项元数据元素与子元素都用定义、目的、容器型(是否包含子元素)与否、约束力、使用条件、适用性、可否重复、缺省值、方案及注释来描述，如果是容器型就增加子元素一项。
最后是附录部分。除了与1.0版标准、PREMIS及AGLS(As 5044-2002)对照，形成的3个对照表即三个附录外，附录D——标准的编码方案中有元数据实施时所必须参考的具体方案22个。这也是该标准的一个特点，即正文内容十分简单，仅有26项元数据，44项子元素；附录部分则包括了著录所需的全部详细信息。例如，类别方案分别列出了五个实体各自的具体类别。文件实体分：档案组合、档案、系列、卷宗、业务组件、件六类。机构实体分：机构、组织、工作组、个人、机制五类。业务实体分：业务环境、职能、活动、事务四类。法规实体分：立法、规则、政策、业务规定、业务要求、社团期望、标准、文书要求、执行标准、系统说明十类。关系实体分：来源关系、文件管理事件两类。
4 标准的特点
4.1 多实体方法的运用
2.0版标准既允许多实体也允许单实体的采用，主要取决于当前需求和机构的系统能力。可能的多实体实施包括两实体(文件和机构)、三实体(文件、机构和业务或文件、机构和关系)及五实体(全部实施)。单实体方法的采用会导致非文件实体被作为文件属性而被描述，与1.0版标准类似。这是最简单的 .方法，但不能实现采用多实体方式的优点。
多实体方法能独立、综合地描述机构业务和文件管理过程中所包含的其他实体。该方法的优点在 于：
①拓宽跨机构业务应用的能力；
②结构描述信息(不同业务系统内部或跨系统)的潜在再利用；
③获得理解以前业务活动或决定所需的丰富背景信息。
对于不同机构来说，应选择最能满足其需求的类型来实施(单实体、部分多实体或全部多实体)。
多实体方法已为澳大利亚多个地方政府制定文件管理元数据标准时所采用，成为新的文件管理元数据标准发展的趋势。随着ISO23081的推广，更多的国家会按照这种方法来制定本国的文件管理元数据标准。
4.2 关系与事件的结合
多实体方法的核心组成是使用关系项来描述发生的事件。关系实体能关联两个或更多相关实体，并提供关于关联实体的事件或活动的信息。通过关系类型，限定关系名称和起止日期、著录、关联实体和变更历史子项，关系实体能记录事件发生的所有信息。
关系元数据与其他文件管理元数据一样是连贯的。即关系元数据应该保存在系统中，保持与关联的特定实体的链接或存储在一起。事件(关系)发生时总会改变特定元数据项的当前值，因此，事件发生的单独历史，某些事件引起的元数据值的改变需要被保存下来。关系实体可被用于保存此类事件及变更历史。
4.3 强调元数据的再利用性
文件管理元数据的再利用是澳大利亚元数据研究的新焦点，已有项目对此进行专门研究。如，继SPIRT项目之后的灵活性文件管理元数据项目(Clever Recordkeeping Metadata Project简称CRKM)，其主要目标是如何在特定系统中一次创建元数据而实现满足各种业务需求的多次再利用。2.0版标准参考了CRKM的研究成果，强调了元数据的再利用性。
除了继承1.0版元数据集所具有的灵活性、可重复性、扩展性、协同性、兼容性及相互依赖性特点外，2.0版特别强调元数据的再利用性。该标准指出，有些满足文件管理任务的元素也可再利用于其他目的。例如，既支持文件管理又支持资源发现和检索的元数据就应该一次性捕获并再利用。再如，机构中的文件可以通过网络或其他电子方式提供公共利用。与之相类似的是其他元数据元素，尤其是那些描述实体而非文件的元素，可能因其他目的而在机构系统中存在，可以被用来支持机构文件的管理。
元数据的再利用缩小了额外元数据或元数据属性回溯的需求。这样既提高了业务的效率，又增强了文件的持续性。然而，在再利用之前，必须注意确保特殊元数据元素的含义在不同组织元数据方案中确实相同。
为了贯彻元数据的再利用性，该标准在元数据项设置上，采用了“提取公因式”的方式，即把五个实体中相同描述项目提取出来，如，层级、标志符、名称、起始时间、著录，再加入某些及某个实体共有及独有的项目，如仅适用于责任者和业务实体的许可，仅适用于文件的关键词、格式等。这样，可以统一不同实体项中相同元数据项的语义结构，进而进行多次再利用。
5 结论
标准是随着实践的发展而不断地向前发展的。澳大利亚政府文件管理元数据1999版标准，紧跟当时电子文件管理研究的步伐和实践，采用匹兹堡大学的六个层次来描述文件管理元数据，成为后来很多国家和地区制定文件管理元数据标准的典范；该2.0版标准也体现了当前电子文件管理研究的最新成果和方向。其采用的多实体方法必将引起各国的关注，影响本国电子文件管理元数据标准的制定。如，我国的《电子文件元数据标准(征求意见稿)》和电子文件管理细则第一部分：文书电子文件元数据方案(征求意见稿)都采用了多实体著录的方法。当然，电子文件管理研究仍然在以前研究成果的基础上不断地深入。随着电子文件管理研究及实践的发展，必将还有更新、更科学的文件管理元数据标准出现，指导电子文件管理的实践。