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随着小城镇建设的不断推进和社会主义新农村建设的需要，我县共有16个镇办的原行政办事处改为新农村社区，全县共计100个新农村社区，截止目前，虽然已全部完成建档工作，但还不同程度的存在一些问题，因此，必须加强新农村社区档案管理工作。
一、新农村社区档案工作整体形势不容乐观
具体表现在：
1、整个社区档案工作开展的不平衡。全县共100个社区，除黛溪、高新、黄山三大街道办事处社区的档案整理相对规范外,其余13个镇社区的档案整理均存在不少问题,档案规范化建设的差距很大。
2、部分社区领导的档案意识不强。由于对档案工作的重要性认识不足，在工作上就难以真正将档案工作作为社区整体的一部分来安排部署，并进行督促落实。不舍得投入，人员和软硬件设施均不能及时和完全到位，导致档案工作水平难以有效提高。
3、基础设施较差，档案室管理制度也不健全。全县社区除黛溪办有专门档案室外，其余镇办社区的档案室都设在社区办公室内，档案柜架和办公人员混居一室；档案柜架明显不足，且大部分为木质档案柜；有些社区的办公室内还放置煤气灶，对档案的安全造成很大威脅。在档案的管理上，也存在着很大漏洞。大部分社区的档案无专人管理，柜子不上锁，谁都可以随意查阅和利用档案。档案柜也没有做到专柜专用，许多与档案无关的材料和物品都装在档案柜中，这些都对档案的安全造成隐患。同时，档案管理手段落后，社区软硬件建设都不到位，现代化的管理手段在档案上应用率为0，没有一个社区配置微机。
4、有的社区的档案没有实行集中统一管理。由于一些人档案意识薄弱，有些门类和载体的档案材料都集中在经办人手中，如会计、计生、户籍等门类的档案在经办人办理完毕后，都放在自己的柜子中，没有及时的移交和整理，造成文件的收集不齐全，丢失文件的现象比较普遍。
5、档案工作人员业务水平较低。全县50个社区都面临着办公条件差，人员少，事务多的矛盾，30个社区无一名专职档案人员，没有参加过业务培训，整理档案时，基本上是集体上阵，突击整理，造成门类不分，交叉混乱。
二、加强新农村社区档案管理工作的举措
（一）提高认识，加强对社区档案工作的领导
社区档案是指社区党组织、社区成员（代表）大会、社区居委会以及社区群团组织在居民自治等各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。社区档案工作是社区建设的一项基础性工作，做好社区档案工作，对于加强城镇基层组织建设，规范社区管理，促进社区三个文明建设具有重要意义。各镇、管理区、街道办事处要从贯彻“三个代表”重要思想的高度、充分认识社区档案工作在社区建设中的地位和作用，切实加强对社区档案工作的领导，把档案工作纳入社区建设规划，列入工作考核范围，明确分管领导，逐级落实责任，切实解决社区档案工作的人员、经费、库房设施等实际问题，做到“四有”，即：有人管、有制度、有橱柜、有档案，使档案工作与社区各项建设同步协调发展。
（二）依法治档，加强档案管理制度建设
依法治档是社区档案工作健康、持续发展的基本保障，各社区要根据档案法律法规的要求，建立健全档案收集归档、安全保管、借阅利用和鉴定销毁等规章制度，把社区档案工作纳入规范化、法制化管理的轨道。社区档案人员负责收集、整理和保管本社区全部档案，并积极提供利用。要结合开展文明社区的创建活动，做好社区档案工作，到年底，各镇社区的档案管理要力争达到常熟市级标准，有条件的要争取达到苏州市级标准。
1、加强社区立卷归档制度建设
（1）凡是反映本社区工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，详见《社区档案归档范围和保管期限表》。
（2）当年形成办理的文件材料，一般在次年六月底前完成立卷归档工作，归档的文件材料必须齐全、完整、准确。
（3）档案整理应当遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
分类清楚，组卷合理；案卷标题拟写完整、准确，卷内文件目录、备案表和案卷封面填写齐全、清楚；卷内无金属物，破损文件得到修复，案卷装订结实美观，不影响阅读；案卷按一定的次序系统排列、编号，并编制案卷目录等检索工具；按《归档文件整理规则》整理文件应当符合规定要求。
（4）有关部门和人员向档案室移交档案时，双方应当履行移交手续。
2、加强社区档案保管制度
（1）档案库房应确定专人负责管理，档案管理人员要切实履行管理职责。
（2）库房钥匙由档案管理人员保管，其他人员未经许可不得进入库房。
（3）切实做好防高温、防潮湿、防光、防尘、防有害生物（霉菌、虫、鼠）、防火、防盗等工作，保持库内整洁卫生，无杂物堆放。
（4）要经常对案卷及库内情况进行检查，档案收进、移出、鉴定、销毁、利用等都要及时进行记录和登记。
（5）档案管理人员调动，应当办理交接手续。
3、加强社区档案保密制度
（1）档案工作人员要严格遵守国家有关安全保密制度，以严谨的工作态度，忠于职守，保持警惕，确保档案的安全。
（2）库内档案的管理要做到安全、规范，有专柜存放。
（3）借阅利用档案，应认真履行手续，原则上档案不外借。
（4）档案人员应以身作则，严于律已，除工作需要外，不与任何人谈论和泄露档案机密。
（5）经鉴定后销毁档案时，应严格履行有关手续。
4、加强社区档案利用制度
（1）本社区工作人员和居民因工作或生活需要，均可利用档案。外单位人员查阅档案应持介绍信或其他合法证件，经社区领导同意，方可利用档案。
（2）利用者应按规定填写《档案利用登记表》，并在档案阅览室查阅档案。
（3）档案原则上在档案阅览室查阅，一般情况不外借。如因特殊情况确需外借的，应严格办理借阅手续，并在二天内归还。
(4)档案利用者必须维护档案的完整与安全，严禁拆卷、撕页、污损、涂改、圈划、标注等有损档案原貌的行为发生。
（5）借阅归还的档案，管理人员要当面检点无误方可办理注销手续。
（6）利用者应及时向档案室反馈档案查阅利用情况。
（三）集中统一，搞好社区档案资源建设
社区档案是社区活动的真实记录，是社区建设与发展的重要依据。随着政府职能的进一步转变和经济体制改革的不断深入，社区档案形成的领域也将逐步扩大，内容涉及方方面面。为此，各社区应把各方面的材料收集齐全，对各种门类、载体的档案实行集中统一管理。文书档案在次年六月底以前完成归档工作，设备档案在设备开箱后及时整理归档。照片等特殊载体档案随时做好归档，各种门类档案要按规范进行整理。同时，要做好有关社会名人、民俗风情、社会面貌变迁等珍贵档案史料及本社区特色档案的征集与收集工作，鼓励社区居民向档案室（馆）捐赠档案，使记载和反映社区发展历史轨迹的档案得以集中保存、安全保管。
（四）加强培训，提高社区档案人员素质
开展社区档案工作、发挥社区档案作用，关健在于提高社区档案人员素质。各镇、街道办事处要积极组织、支持社区档案人员参加档案业务培训，以增强档案人员的责任感、使命感和业务能力，帮助档案人员学习掌握档案专业知识，提高档案管理的业务水平。社区档案管理人员必须积极履行岗位职责。
1、认真学习贯彻《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策和规定，严格执行社区档案管理各项规章制度。
2、热爱档案事业，认真学习档案业务知识，不断提高业务水平，确保档案工作顺利完成。
3、集中统一管理本社区的全部档案，并对本社区各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督、检查和指导。
4、认真做好档案保管工作，定期检查档案，维护档案的完整与安全。
5、积极开发档案信息资源，认真做好接待利用工作，为社区各项工作服务。
6、按规定认真做好其他各项工作。
（五）服务大众，发挥档案信息资源作用
开展社区档案工作，目的在于为社区三个文明建设和广大居民提供及时、有效的档案服务。各社区要围绕社区建设的重点工作、热点问题和居民需求，主动发掘档案信息资源，编制必要的检索工具和实用的汇编资料，开展有关宣传教育活动，充分发挥档案信息资源为社区各项工作服务的作用。
一、新农村社区档案工作整体形势不容乐观
具体表现在：
1、整个社区档案工作开展的不平衡。全县共100个社区，除黛溪、高新、黄山三大街道办事处社区的档案整理相对规范外,其余13个镇社区的档案整理均存在不少问题,档案规范化建设的差距很大。
2、部分社区领导的档案意识不强。由于对档案工作的重要性认识不足，在工作上就难以真正将档案工作作为社区整体的一部分来安排部署，并进行督促落实。不舍得投入，人员和软硬件设施均不能及时和完全到位，导致档案工作水平难以有效提高。
3、基础设施较差，档案室管理制度也不健全。全县社区除黛溪办有专门档案室外，其余镇办社区的档案室都设在社区办公室内，档案柜架和办公人员混居一室；档案柜架明显不足，且大部分为木质档案柜；有些社区的办公室内还放置煤气灶，对档案的安全造成很大威脅。在档案的管理上，也存在着很大漏洞。大部分社区的档案无专人管理，柜子不上锁，谁都可以随意查阅和利用档案。档案柜也没有做到专柜专用，许多与档案无关的材料和物品都装在档案柜中，这些都对档案的安全造成隐患。同时，档案管理手段落后，社区软硬件建设都不到位，现代化的管理手段在档案上应用率为0，没有一个社区配置微机。
4、有的社区的档案没有实行集中统一管理。由于一些人档案意识薄弱，有些门类和载体的档案材料都集中在经办人手中，如会计、计生、户籍等门类的档案在经办人办理完毕后，都放在自己的柜子中，没有及时的移交和整理，造成文件的收集不齐全，丢失文件的现象比较普遍。
5、档案工作人员业务水平较低。全县50个社区都面临着办公条件差，人员少，事务多的矛盾，30个社区无一名专职档案人员，没有参加过业务培训，整理档案时，基本上是集体上阵，突击整理，造成门类不分，交叉混乱。
二、加强新农村社区档案管理工作的举措
（一）提高认识，加强对社区档案工作的领导
社区档案是指社区党组织、社区成员（代表）大会、社区居委会以及社区群团组织在居民自治等各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。社区档案工作是社区建设的一项基础性工作，做好社区档案工作，对于加强城镇基层组织建设，规范社区管理，促进社区三个文明建设具有重要意义。各镇、管理区、街道办事处要从贯彻“三个代表”重要思想的高度、充分认识社区档案工作在社区建设中的地位和作用，切实加强对社区档案工作的领导，把档案工作纳入社区建设规划，列入工作考核范围，明确分管领导，逐级落实责任，切实解决社区档案工作的人员、经费、库房设施等实际问题，做到“四有”，即：有人管、有制度、有橱柜、有档案，使档案工作与社区各项建设同步协调发展。
（二）依法治档，加强档案管理制度建设
依法治档是社区档案工作健康、持续发展的基本保障，各社区要根据档案法律法规的要求，建立健全档案收集归档、安全保管、借阅利用和鉴定销毁等规章制度，把社区档案工作纳入规范化、法制化管理的轨道。社区档案人员负责收集、整理和保管本社区全部档案，并积极提供利用。要结合开展文明社区的创建活动，做好社区档案工作，到年底，各镇社区的档案管理要力争达到常熟市级标准，有条件的要争取达到苏州市级标准。
1、加强社区立卷归档制度建设
（1）凡是反映本社区工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，详见《社区档案归档范围和保管期限表》。
（2）当年形成办理的文件材料，一般在次年六月底前完成立卷归档工作，归档的文件材料必须齐全、完整、准确。
（3）档案整理应当遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
分类清楚，组卷合理；案卷标题拟写完整、准确，卷内文件目录、备案表和案卷封面填写齐全、清楚；卷内无金属物，破损文件得到修复，案卷装订结实美观，不影响阅读；案卷按一定的次序系统排列、编号，并编制案卷目录等检索工具；按《归档文件整理规则》整理文件应当符合规定要求。
（4）有关部门和人员向档案室移交档案时，双方应当履行移交手续。
2、加强社区档案保管制度
（1）档案库房应确定专人负责管理，档案管理人员要切实履行管理职责。
（2）库房钥匙由档案管理人员保管，其他人员未经许可不得进入库房。
（3）切实做好防高温、防潮湿、防光、防尘、防有害生物（霉菌、虫、鼠）、防火、防盗等工作，保持库内整洁卫生，无杂物堆放。
（4）要经常对案卷及库内情况进行检查，档案收进、移出、鉴定、销毁、利用等都要及时进行记录和登记。
（5）档案管理人员调动，应当办理交接手续。
3、加强社区档案保密制度
（1）档案工作人员要严格遵守国家有关安全保密制度，以严谨的工作态度，忠于职守，保持警惕，确保档案的安全。
（2）库内档案的管理要做到安全、规范，有专柜存放。
（3）借阅利用档案，应认真履行手续，原则上档案不外借。
（4）档案人员应以身作则，严于律已，除工作需要外，不与任何人谈论和泄露档案机密。
（5）经鉴定后销毁档案时，应严格履行有关手续。
4、加强社区档案利用制度
（1）本社区工作人员和居民因工作或生活需要，均可利用档案。外单位人员查阅档案应持介绍信或其他合法证件，经社区领导同意，方可利用档案。
（2）利用者应按规定填写《档案利用登记表》，并在档案阅览室查阅档案。
（3）档案原则上在档案阅览室查阅，一般情况不外借。如因特殊情况确需外借的，应严格办理借阅手续，并在二天内归还。
(4)档案利用者必须维护档案的完整与安全，严禁拆卷、撕页、污损、涂改、圈划、标注等有损档案原貌的行为发生。
（5）借阅归还的档案，管理人员要当面检点无误方可办理注销手续。
（6）利用者应及时向档案室反馈档案查阅利用情况。
（三）集中统一，搞好社区档案资源建设
社区档案是社区活动的真实记录，是社区建设与发展的重要依据。随着政府职能的进一步转变和经济体制改革的不断深入，社区档案形成的领域也将逐步扩大，内容涉及方方面面。为此，各社区应把各方面的材料收集齐全，对各种门类、载体的档案实行集中统一管理。文书档案在次年六月底以前完成归档工作，设备档案在设备开箱后及时整理归档。照片等特殊载体档案随时做好归档，各种门类档案要按规范进行整理。同时，要做好有关社会名人、民俗风情、社会面貌变迁等珍贵档案史料及本社区特色档案的征集与收集工作，鼓励社区居民向档案室（馆）捐赠档案，使记载和反映社区发展历史轨迹的档案得以集中保存、安全保管。
（四）加强培训，提高社区档案人员素质
开展社区档案工作、发挥社区档案作用，关健在于提高社区档案人员素质。各镇、街道办事处要积极组织、支持社区档案人员参加档案业务培训，以增强档案人员的责任感、使命感和业务能力，帮助档案人员学习掌握档案专业知识，提高档案管理的业务水平。社区档案管理人员必须积极履行岗位职责。
1、认真学习贯彻《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策和规定，严格执行社区档案管理各项规章制度。
2、热爱档案事业，认真学习档案业务知识，不断提高业务水平，确保档案工作顺利完成。
3、集中统一管理本社区的全部档案，并对本社区各种文件材料的收集、整理、归档工作进行监督、检查和指导。
4、认真做好档案保管工作，定期检查档案，维护档案的完整与安全。
5、积极开发档案信息资源，认真做好接待利用工作，为社区各项工作服务。
6、按规定认真做好其他各项工作。
（五）服务大众，发挥档案信息资源作用
开展社区档案工作，目的在于为社区三个文明建设和广大居民提供及时、有效的档案服务。各社区要围绕社区建设的重点工作、热点问题和居民需求，主动发掘档案信息资源，编制必要的检索工具和实用的汇编资料，开展有关宣传教育活动，充分发挥档案信息资源为社区各项工作服务的作用。