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摘要:本文就如何加强学校的档案管理工作,提出一些粗浅的看法。
關键词:学校 档案管理 工作意见
0 引言
学校档案是全体师生员工学习、工作的真实写照,记录了学校在各个历史时期的工作、活动情况。它是研究改进学校现状、提高教育水平不可多得的宝贵资料,也是衡量一所学校教育、教学以及管理水平的标尺之一。因此如何做好学校的档案管理工作,确保档案资料的完整性、系统性,使之更好的服务于教育、教学、教研以及管理工作,就显得尤为重要。下面就如何加强学校的档案管理工作,提出一些粗浅的看法。
1 增强档案意识
学校档案作为历史的记录、知识的载体,在学校工作中起着承前启后的重要作用。学校领导要从“科学发展观”的思想高度,认识到学校档案工作的重要地位,把此项工作列入学校工作的重要议事日程,努力做到“三纳入”,“四同步”,即纳入学校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
学校领导还应经常在会议、活动中广为宣传《档案法》,把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中,努力让全体教职工改变重教学、轻档案的观念,增强档案意识,形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
2 提高人员素质
档案工作水平的高低,质量的优劣,取决于档案管理人员的素质。优秀的档案工作人员必须具备以下三方面的优良素质。
2.1 政治思想素质:档案工作是以党的路线、方针、政策和国家《档案法》为依据的,档案工作人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论,学习国家大政方针、时事政治,用科学发展观指导自己的工作,忠于职守,爱档爱岗。
2.2 职业道德修养:档案工作是一项看似平凡,实则专业性、服务性很强的工作。档案工作者首先要有爱岗敬业的职业道德,实事求是,兢兢业业,勤奋进取;其次要有认真负责的职业作风,一丝不苟,精益求精,爱档如珍;第三要有无私奉献的职业情操,安于淡泊,甘为人梯,全心全意地服务于学校的教育、教学工作。
2.3 业务工作水平:社会飞速发展,现代科技在档案工作中广泛运用,为适应新形势,档案工作者除具备专业知识外,还要掌握相应的科学文化知识以及现代化管理技能,更要精通汉语,学习外语,提高计算机运用技术,以适应档案工作的发展与需要。
当然,学校要注重对档案管理人员的业务培训、继续教育;档案工作者也要刻苦钻研,使自己的思想意识、专业知识和专业技能与时俱进。
3 健全规章制度
3.1 建立档案管理工作体系。学校领导应高度重视档案管理工作,成立以校长为组长、各处室负责同志参与的档案工作领导小组。学校办公室至少配备一名专职档案管理员,各处室至少配备一名专职(或兼职)档案资料收集员,办公室与各处室形成工作网络辐射,齐抓共管,团结协作,保证学校各种档案资料的齐全、完整和及时。档案工作领导小组负责对档案工作的检查、考核与评估,及时布置、检查、总结、验收档案工作。这样就形成了档案管理工作体系,从组织上、人员上保证了档案工作顺利开展。
3.2 制定档案管理规章制度。以制度管人,凭规矩办事。校领导要牵头负责,根据校情和档案工作各个环节,建立一套行之有效的管理制度。首先针对档案管理人员,制定岗位责任制,明确职责,如《档案室管理制度》、《档案人员工作职责》、《档案保密制度》等。其次针对教职工,制定档案的借阅、利用制度,规范管理,如《档案资料借阅制度》、《档案利用制度》等。这样就做到了归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标,实现了档案工作的规范化管理。
4 提升管理水平
4.1 加强档案的收集、整理工作。档案工作是一项积累性工作,材料的收集、整理、归档是工作主体,其内容包括两大板块:党政、行政工作档案及教育教学、科研档案。档案工作人员要及时的、全方位的收集相关档案资料,应倡导全校师生支持档案工作,积极提供有价值的教育教学资料;同时,努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,丰富档案内容。在大量收集、留存的基础上,对资料去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理、归档保存,使之成为学校工作的第一手资料。
4.2 运用现代化管理手段。随着科技的进步,信息化、现代化成为档案工作的发展方向,一些工作可直接在电脑、网络上进行。档案工作者应掌握信息技术,如用计算机进行检索、下载、扫描、刻录等,使档案工作从手工操作走向现代化管理,大大提高了工作效率。另一方面可利用现代化设备建立档案工作网络,通过计算机对文件、档案、音像资料等信息进行文档一体化管理,使档案室不仅是管理部门,更是一个信息中心,不断提升管理水平。
4.3 改善档案保存条件。学校档案大多是纸质材料,保存档案的工作不容忽视,而为此必需的设备、设施尤为关键。档案室要做到“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,有调温和通风等设施。其次要做好防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防潮、、防光、防尘、防高温的工作,以保档案万无一失。对于电子档案、音像资料、光盘磁带等特殊档案,要设立专门库房或橱柜,避免光照,远离磁场,以确保之保存质量。
5 保障资源利用
档案是一种信息产品,学校档案好比一座资源库。档案管理的根本目的在于利用,为学校工作服务是其永恒的宗旨。档案工作者要转变“重管轻用”的观念,牢固树立“服务第一”的思想,积极探索档案资源开发利用的新思路、新方法,丰富服务手段,提高服务水平。
档案工作者应注重开发档案的服务潜能,完善检索工具,提供查找方法,方便教职工查询求证,迅速、准确的获取所需资料。另一方面,借助现代信息技术,对档案资源进行深层开发,使其转化为新的载体形式,并以多种方式和渠道传递给校领导、各处室及教研室老师,提高资源利用率,以此体现档案工作的真正价值。有条件的学校可开通校园网站,借助这个平台实现信息交流,资源共享。凡此种种,以便全方位、多途径、多角度的利用好档案资源,为科学决策、教育教学服务。
改革开放给我们提供了良好的机遇,新时期新形势对档案工作提出了更高的要求,学校档案工作者应勇于创新,积极进取,努力成为本职岗位的行家里手;以胡锦涛主席“切实加强档案工作,为社会主义现代化事业服务”作为奋斗目标,为教育的长足发展、社会的和谐稳定贡献自己的聪明才智。
關键词:学校 档案管理 工作意见
0 引言
学校档案是全体师生员工学习、工作的真实写照,记录了学校在各个历史时期的工作、活动情况。它是研究改进学校现状、提高教育水平不可多得的宝贵资料,也是衡量一所学校教育、教学以及管理水平的标尺之一。因此如何做好学校的档案管理工作,确保档案资料的完整性、系统性,使之更好的服务于教育、教学、教研以及管理工作,就显得尤为重要。下面就如何加强学校的档案管理工作,提出一些粗浅的看法。
1 增强档案意识
学校档案作为历史的记录、知识的载体,在学校工作中起着承前启后的重要作用。学校领导要从“科学发展观”的思想高度,认识到学校档案工作的重要地位,把此项工作列入学校工作的重要议事日程,努力做到“三纳入”,“四同步”,即纳入学校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
学校领导还应经常在会议、活动中广为宣传《档案法》,把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中,努力让全体教职工改变重教学、轻档案的观念,增强档案意识,形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。
2 提高人员素质
档案工作水平的高低,质量的优劣,取决于档案管理人员的素质。优秀的档案工作人员必须具备以下三方面的优良素质。
2.1 政治思想素质:档案工作是以党的路线、方针、政策和国家《档案法》为依据的,档案工作人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论,学习国家大政方针、时事政治,用科学发展观指导自己的工作,忠于职守,爱档爱岗。
2.2 职业道德修养:档案工作是一项看似平凡,实则专业性、服务性很强的工作。档案工作者首先要有爱岗敬业的职业道德,实事求是,兢兢业业,勤奋进取;其次要有认真负责的职业作风,一丝不苟,精益求精,爱档如珍;第三要有无私奉献的职业情操,安于淡泊,甘为人梯,全心全意地服务于学校的教育、教学工作。
2.3 业务工作水平:社会飞速发展,现代科技在档案工作中广泛运用,为适应新形势,档案工作者除具备专业知识外,还要掌握相应的科学文化知识以及现代化管理技能,更要精通汉语,学习外语,提高计算机运用技术,以适应档案工作的发展与需要。
当然,学校要注重对档案管理人员的业务培训、继续教育;档案工作者也要刻苦钻研,使自己的思想意识、专业知识和专业技能与时俱进。
3 健全规章制度
3.1 建立档案管理工作体系。学校领导应高度重视档案管理工作,成立以校长为组长、各处室负责同志参与的档案工作领导小组。学校办公室至少配备一名专职档案管理员,各处室至少配备一名专职(或兼职)档案资料收集员,办公室与各处室形成工作网络辐射,齐抓共管,团结协作,保证学校各种档案资料的齐全、完整和及时。档案工作领导小组负责对档案工作的检查、考核与评估,及时布置、检查、总结、验收档案工作。这样就形成了档案管理工作体系,从组织上、人员上保证了档案工作顺利开展。
3.2 制定档案管理规章制度。以制度管人,凭规矩办事。校领导要牵头负责,根据校情和档案工作各个环节,建立一套行之有效的管理制度。首先针对档案管理人员,制定岗位责任制,明确职责,如《档案室管理制度》、《档案人员工作职责》、《档案保密制度》等。其次针对教职工,制定档案的借阅、利用制度,规范管理,如《档案资料借阅制度》、《档案利用制度》等。这样就做到了归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标,实现了档案工作的规范化管理。
4 提升管理水平
4.1 加强档案的收集、整理工作。档案工作是一项积累性工作,材料的收集、整理、归档是工作主体,其内容包括两大板块:党政、行政工作档案及教育教学、科研档案。档案工作人员要及时的、全方位的收集相关档案资料,应倡导全校师生支持档案工作,积极提供有价值的教育教学资料;同时,努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,丰富档案内容。在大量收集、留存的基础上,对资料去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理、归档保存,使之成为学校工作的第一手资料。
4.2 运用现代化管理手段。随着科技的进步,信息化、现代化成为档案工作的发展方向,一些工作可直接在电脑、网络上进行。档案工作者应掌握信息技术,如用计算机进行检索、下载、扫描、刻录等,使档案工作从手工操作走向现代化管理,大大提高了工作效率。另一方面可利用现代化设备建立档案工作网络,通过计算机对文件、档案、音像资料等信息进行文档一体化管理,使档案室不仅是管理部门,更是一个信息中心,不断提升管理水平。
4.3 改善档案保存条件。学校档案大多是纸质材料,保存档案的工作不容忽视,而为此必需的设备、设施尤为关键。档案室要做到“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,有调温和通风等设施。其次要做好防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防潮、、防光、防尘、防高温的工作,以保档案万无一失。对于电子档案、音像资料、光盘磁带等特殊档案,要设立专门库房或橱柜,避免光照,远离磁场,以确保之保存质量。
5 保障资源利用
档案是一种信息产品,学校档案好比一座资源库。档案管理的根本目的在于利用,为学校工作服务是其永恒的宗旨。档案工作者要转变“重管轻用”的观念,牢固树立“服务第一”的思想,积极探索档案资源开发利用的新思路、新方法,丰富服务手段,提高服务水平。
档案工作者应注重开发档案的服务潜能,完善检索工具,提供查找方法,方便教职工查询求证,迅速、准确的获取所需资料。另一方面,借助现代信息技术,对档案资源进行深层开发,使其转化为新的载体形式,并以多种方式和渠道传递给校领导、各处室及教研室老师,提高资源利用率,以此体现档案工作的真正价值。有条件的学校可开通校园网站,借助这个平台实现信息交流,资源共享。凡此种种,以便全方位、多途径、多角度的利用好档案资源,为科学决策、教育教学服务。
改革开放给我们提供了良好的机遇,新时期新形势对档案工作提出了更高的要求,学校档案工作者应勇于创新,积极进取,努力成为本职岗位的行家里手;以胡锦涛主席“切实加强档案工作,为社会主义现代化事业服务”作为奋斗目标,为教育的长足发展、社会的和谐稳定贡献自己的聪明才智。