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摘 要：本文阐述了水利工程档案管理现状及存在问题，通过分析信息化档案应用技术的特点和优越性，探讨在水利工程建设中推行信息化档案应用技术的措施，以促进信息化应用技术在档案管理实践中发挥更加优越的作用。
关键词：水利工程；档案管理；信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）15-0006-02
纸质档案的收集、整理、归档、借阅、归还等要耗费一定的人力、物力和财力，而且比较费事，所以大部分部门不会花太多的精力在档案管理上，从而使档案室失去了应有的价值。随着办公自动化及相关办公软件的普及运用，实现档案信息化管理不再遥远，且日趋成为档案管理发展的必然选择。本文具体分析了信息化环境下水利工程档案管理的现状和存在问题，试图寻找实现水利工程档案信息化管理的措施：强化意识，提升管理水平；加强资金投入；规范档案管理软件、引进和培养专业人才和强化信息化安全保障体系。
1 水利工程档案管理的现状及存在问题
1.1 管理观念落后
当前水利工程档案管理工作在水利系统中因种种原因，重视不够。水利工程基建部门往往是“重工程建设，轻档案管理”，对工程建设常抓不懈却不屑于安排专人管理工程建设形成的有价值的档案，让打字员、文书兼职档案管理员，这些人员不具备水利工程基建档案归档知识，长此以往，势必造成水利基建档案管理混乱。另外，水利工程建设过程中施工人员在利用图纸或相关资料时东拉西扯，任性而为，久而久之，导致档案资料破损、丢失之事时有发生。这不仅仅是工作作风问题，有时候会涉及责任问题，甚至会发生水利工程资料泄密事件，恰恰反映出档案观念落后之弊端。
1.2 保障机制缺失
《档案管理办法》的颁布实施在一定程度上促进了水利工程建设档案管理的发展与应用，但是由于水利工程档案的收集、管理因地区政策、规范、制度及管理水平的差异，导致其在收集、管理制度方面有所滞后，也未被纳入年度计划、岗位责任制及考核范围。由于档案管理机制的缺失，导致水利基建档案管理比较混乱，失去了水利基建档案应有的价值和意义。
1.3 归档与利用困难
在传统管理方式下，水利工程档案资料的收集与归档整理是水利档案管理工作的瓶颈：①档案移交不及时。档案意识较好的部门和科室尚能将工程档案备份存档，而大部分部门不能将档案按时移交或者规范保存，甚至有些部门在完成工程建设任务后既没有保管也没有移交档案资料，造成档案资料不全或无备份。②档案信息具有滞后性。保存在档案室保管水利工程档案一般都是工程结束，完成竣工延后才移交档案室，水利工程建设周期长，一般情况从项目申报到竣工验收各个环节完成大概得2～3年，等到移交到档案室在利用的话，很多信息就有了一定的滞后性。或者在移交前在各部门保存，2～3年的时间，非专业管理人员保管意识并不强，造成档案资料不齐全，其他想要利用这些档案信息的人员借阅也不方便。③档案利用不便。水利工程建设点多、线长、分散、参建单位多。工程建设中若想要借鉴档案资料或者参考信息，只能传阅、复印纸质档案，来往麻烦，利用率底，影响工程建设进度和质量，对现场存在的问题因不能及时参考有价值的档案而现场应付解决，逐渐忽视了档案资源价值。
2 推行信息化档案管理技术在水利工程建设的意义
水利工程档案信息化管理能够弥补了纸质档案在收集与整理、开发与利用、管理与服务方面的空白。更加便捷、高效的服务极大地提高了水利工程档案的利用与开发效益。电子版工程档案的真实性决定了它具有和纸质档案同等的法律效力，它方便快捷、信息传递快，可操作性强，通过复制、拷贝或者在局域網或广域网上传播进行远距离操控和利用，实现水利工程档案资源信息的共享。
它的推广应用，能够大大提高水利档案管理水平和档案质量，较纸质档案相比具有非常独特的优越性：①有助于提高水利档案信息的齐全性和实效性。正如上文所说的传统档案管理最麻烦的是档案资料的收集，档案资料有时会缺失或者不全面，内容相对滞后。计算机网络技术的应用为收集信息提供了极大的方便。档案人员通过网络就可完成信息的采集与核对，档案室能及时地通过网络收到最新信息，既方便又省力，这样就保证了档案信息的全面性、代表性、和实效性；②能够促进水利系统“文档”一体化。档案管理信息化技术的应用能将水利部门的各个单位、股室的工作有机结合，使之相互紧密联系。业务部门可以将已经确定不需要再变更工程设计、实施方案、以及施工建设管理形成的有价值的档案资料及时通过网络传输给文书和档案室。档案管理人员及时在档案管理平台进行分类、立卷、编目等工作。通过管理系统的安全处理之后，使之到达可以通过网络传输安全使用的电子档案。这样可以实现一次输入反复利用，提高了工作效率和质量；③利用计算机网络优势促进水利工程档案信息资源的开发和利用。计算机网络的存储、查询、检索技术现在已经相当成熟，可以利用这些技术达成水利工程档案开发利用的目的，促使水利档案实现主动服务，发挥资源共享的优势。
3 推行信息化档案应用的措施
3.1 加强思想意识提升管理水平
思想决定行动，只有强化从业人员思想意识，才能提高工作的积极性和责任心，保证档案管理的质量，实现水利档案开发和利用，让档案室作为水利部门的又一特色服务于群众。
3.2 加强基础设施建设
可以在水利档案室设文件利用中心、阅览室、专供查阅文件的计算机设备等，提高水利工程档案信息资源的社会利用率。
3.3 加强资金投入
政府应加大对档案信息化建设事业一般经费预算，力争将档案信息化建设项目列入地方政府或者电子政务建设规划，这样既可获得更多的资金支持，又能促进水利工程档案信息化建设在档案事业全局中的长足发展。同时水利部门必须开拓思路，既要转变投入机制，扩大资金来源，又要转变管理方式充分节约资源，使档案资金投入发挥最优化效益。
3.4 规范档案管理软件
选择档案管理软件要有行业性、适应性、便捷性、安全性。水利工程档案管理软件的开发要在设计上符合水利工程建设标准规范，必须与工作实际相结合，既使应用者操作简单又能保障档案信息安全。为了顺利开展水利档案信息化建设工作，推广网络档案管理软件势在必行。
3.5 引进和培养专业人才
档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求档案管理人员不仅需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，还要学习和掌握现代化管理思想、管理技术、网络技术。因此必须特别重视人才的培养，建立一支适应信息时代的档案干部队伍。
3.6 加强信息化安全保障体系
信息化档案管理的共享性和开放性决定了信息安全的脆弱性。对电子档案随时备份，并存储在能够脱机保存的载体上，将存储方式设置为只读，仅可查阅使用不能修改。建立计算机内、外两套网络系统，设置隔离卡，配备移动硬盘等措施，确保电子文件传输过程的安全性及病毒防范能力，保证电子档案在传输中安全畅通。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，经过档案部门计算机系统对用户使用权认可后，用户可以在网上查询已经公开档案目录和内容，这样能够防止电子文档被非法读取、拷贝、修改乃至破坏。
4 结 语
办公自化已经广泛应用在工作实践中，或许在现有的办公环境下，收集、整理、利用电子档案的优越性要远超越于纸质档案了。水利工程档案信息化在实践中的应用一定会成为水利档案管理和工程建设管理的发展主流，为水利工程建设和管理发挥更大的作用。
收稿日期：2018-4-24
关键词：水利工程；档案管理；信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）15-0006-02
纸质档案的收集、整理、归档、借阅、归还等要耗费一定的人力、物力和财力，而且比较费事，所以大部分部门不会花太多的精力在档案管理上，从而使档案室失去了应有的价值。随着办公自动化及相关办公软件的普及运用，实现档案信息化管理不再遥远，且日趋成为档案管理发展的必然选择。本文具体分析了信息化环境下水利工程档案管理的现状和存在问题，试图寻找实现水利工程档案信息化管理的措施：强化意识，提升管理水平；加强资金投入；规范档案管理软件、引进和培养专业人才和强化信息化安全保障体系。
1 水利工程档案管理的现状及存在问题
1.1 管理观念落后
当前水利工程档案管理工作在水利系统中因种种原因，重视不够。水利工程基建部门往往是“重工程建设，轻档案管理”，对工程建设常抓不懈却不屑于安排专人管理工程建设形成的有价值的档案，让打字员、文书兼职档案管理员，这些人员不具备水利工程基建档案归档知识，长此以往，势必造成水利基建档案管理混乱。另外，水利工程建设过程中施工人员在利用图纸或相关资料时东拉西扯，任性而为，久而久之，导致档案资料破损、丢失之事时有发生。这不仅仅是工作作风问题，有时候会涉及责任问题，甚至会发生水利工程资料泄密事件，恰恰反映出档案观念落后之弊端。
1.2 保障机制缺失
《档案管理办法》的颁布实施在一定程度上促进了水利工程建设档案管理的发展与应用，但是由于水利工程档案的收集、管理因地区政策、规范、制度及管理水平的差异，导致其在收集、管理制度方面有所滞后，也未被纳入年度计划、岗位责任制及考核范围。由于档案管理机制的缺失，导致水利基建档案管理比较混乱，失去了水利基建档案应有的价值和意义。
1.3 归档与利用困难
在传统管理方式下，水利工程档案资料的收集与归档整理是水利档案管理工作的瓶颈：①档案移交不及时。档案意识较好的部门和科室尚能将工程档案备份存档，而大部分部门不能将档案按时移交或者规范保存，甚至有些部门在完成工程建设任务后既没有保管也没有移交档案资料，造成档案资料不全或无备份。②档案信息具有滞后性。保存在档案室保管水利工程档案一般都是工程结束，完成竣工延后才移交档案室，水利工程建设周期长，一般情况从项目申报到竣工验收各个环节完成大概得2～3年，等到移交到档案室在利用的话，很多信息就有了一定的滞后性。或者在移交前在各部门保存，2～3年的时间，非专业管理人员保管意识并不强，造成档案资料不齐全，其他想要利用这些档案信息的人员借阅也不方便。③档案利用不便。水利工程建设点多、线长、分散、参建单位多。工程建设中若想要借鉴档案资料或者参考信息，只能传阅、复印纸质档案，来往麻烦，利用率底，影响工程建设进度和质量，对现场存在的问题因不能及时参考有价值的档案而现场应付解决，逐渐忽视了档案资源价值。
2 推行信息化档案管理技术在水利工程建设的意义
水利工程档案信息化管理能够弥补了纸质档案在收集与整理、开发与利用、管理与服务方面的空白。更加便捷、高效的服务极大地提高了水利工程档案的利用与开发效益。电子版工程档案的真实性决定了它具有和纸质档案同等的法律效力，它方便快捷、信息传递快，可操作性强，通过复制、拷贝或者在局域網或广域网上传播进行远距离操控和利用，实现水利工程档案资源信息的共享。
它的推广应用，能够大大提高水利档案管理水平和档案质量，较纸质档案相比具有非常独特的优越性：①有助于提高水利档案信息的齐全性和实效性。正如上文所说的传统档案管理最麻烦的是档案资料的收集，档案资料有时会缺失或者不全面，内容相对滞后。计算机网络技术的应用为收集信息提供了极大的方便。档案人员通过网络就可完成信息的采集与核对，档案室能及时地通过网络收到最新信息，既方便又省力，这样就保证了档案信息的全面性、代表性、和实效性；②能够促进水利系统“文档”一体化。档案管理信息化技术的应用能将水利部门的各个单位、股室的工作有机结合，使之相互紧密联系。业务部门可以将已经确定不需要再变更工程设计、实施方案、以及施工建设管理形成的有价值的档案资料及时通过网络传输给文书和档案室。档案管理人员及时在档案管理平台进行分类、立卷、编目等工作。通过管理系统的安全处理之后，使之到达可以通过网络传输安全使用的电子档案。这样可以实现一次输入反复利用，提高了工作效率和质量；③利用计算机网络优势促进水利工程档案信息资源的开发和利用。计算机网络的存储、查询、检索技术现在已经相当成熟，可以利用这些技术达成水利工程档案开发利用的目的，促使水利档案实现主动服务，发挥资源共享的优势。
3 推行信息化档案应用的措施
3.1 加强思想意识提升管理水平
思想决定行动，只有强化从业人员思想意识，才能提高工作的积极性和责任心，保证档案管理的质量，实现水利档案开发和利用，让档案室作为水利部门的又一特色服务于群众。
3.2 加强基础设施建设
可以在水利档案室设文件利用中心、阅览室、专供查阅文件的计算机设备等，提高水利工程档案信息资源的社会利用率。
3.3 加强资金投入
政府应加大对档案信息化建设事业一般经费预算，力争将档案信息化建设项目列入地方政府或者电子政务建设规划，这样既可获得更多的资金支持，又能促进水利工程档案信息化建设在档案事业全局中的长足发展。同时水利部门必须开拓思路，既要转变投入机制，扩大资金来源，又要转变管理方式充分节约资源，使档案资金投入发挥最优化效益。
3.4 规范档案管理软件
选择档案管理软件要有行业性、适应性、便捷性、安全性。水利工程档案管理软件的开发要在设计上符合水利工程建设标准规范，必须与工作实际相结合，既使应用者操作简单又能保障档案信息安全。为了顺利开展水利档案信息化建设工作，推广网络档案管理软件势在必行。
3.5 引进和培养专业人才
档案信息化建设是一门专业性很强的工作，它要求档案管理人员不仅需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，还要学习和掌握现代化管理思想、管理技术、网络技术。因此必须特别重视人才的培养，建立一支适应信息时代的档案干部队伍。
3.6 加强信息化安全保障体系
信息化档案管理的共享性和开放性决定了信息安全的脆弱性。对电子档案随时备份，并存储在能够脱机保存的载体上，将存储方式设置为只读，仅可查阅使用不能修改。建立计算机内、外两套网络系统，设置隔离卡，配备移动硬盘等措施，确保电子文件传输过程的安全性及病毒防范能力，保证电子档案在传输中安全畅通。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，经过档案部门计算机系统对用户使用权认可后，用户可以在网上查询已经公开档案目录和内容，这样能够防止电子文档被非法读取、拷贝、修改乃至破坏。
4 结 语
办公自化已经广泛应用在工作实践中，或许在现有的办公环境下，收集、整理、利用电子档案的优越性要远超越于纸质档案了。水利工程档案信息化在实践中的应用一定会成为水利档案管理和工程建设管理的发展主流，为水利工程建设和管理发挥更大的作用。
收稿日期：2018-4-24