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摘 要：随着社会的发展，对从事秘书工作的人员提出了更高的要求，本文针对办公室秘书工作人员的基本素养要求进行分析，提出了秘书人员必须具备的三个方面的素养。
关键词：秘书；政治素养；知识素养；心理素质
中图分类号： G621 文献标识码： A
引言
随着新时期我国国情以及部门行业的需要，对秘书工作提出的要求越来越高。而秘书工作涉及面广，可以说渗透在单位的各个方面，政策性很强。其在某种程度上，代表着一个部门的决策，体现着单位的形象，牵扯着集体和个人的利益。因此，具有良好的心理素养，对于从事秘书工作的人来说至关重要。
一、秘书工作的内涵
秘书通常指的是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员，国家劳动部(现劳动和社会保障部)在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将秘书概念定义为:专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员、秘书工作，是国家机关、企事业单位工作的重要组成部分，是直接为领导层或领导个人提供综合服务和辅助性管理，担负着上情下达、对外交往、后勤服务等繁重工作，处于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等多种职能，是决定运转效率的重要环节。办公室秘书工作具体内容包括:公文文件处理、收文的签证、登记、拟办、分发、审阅、传阅、承办、催办和发文等。
二、秘书工作的特点
作为国家控股型企业,通常企业规模较大,且涉及到部门与部门之间的沟通协作,以及日常工作安排都比较多,因此秘书肩负着部门沟通和工作协调的重任,秘书工作主要具有以下特点:
（一）综合性与专业型相统一
秘书工作涉及的内容和范围十分广泛,同时领导工作的全局化决定了秘书工作具有高度的综合性。此外,秘书还应当具备较高的政策水平、文学水平、理论水平,具有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办公能力,熟悉文书、保密、会务等方面知识,不同行业的秘书必须熟悉所在行业的专业知识,综合性和专业性两者相互渗透,相辅相成。
（二）机密性与群众性相统一
秘书部门是各级临到中枢的综合办事机关；秘书人员在领导身边工作,必然要接触到各种机密。但同时秘书部门又是各级领导汇集信息的中心,是联络各方面的纽带和桥梁,所以在员工中具有广泛的群众性,要妥善处理好两者之间的关系,既要坚持密切联系员工,又要时刻注意保守机密。
（三）经常性与冲突性相统一
经常性的常规工作,如办文、办会,年初计划、年终总结,这些都是有规范性的,实现能够预见。但在工作过程中也会有一些突发事件,如临时决定召开会议的会议谁备等,通过积累日常工作经验,掌握背景材料,注重日常学习积累,就能从容应对突发事件,有效锻炼和提高秘书的工作能力,有助于做好经常性的工作。
三、秘书人员综合素养要点
（一）要有敏锐的思想
秘书工作是一项政治性很强的工作，较之其他业务部门的工作，更具有机动多变的性质，秘书工作人员必须思想敏锐。首先，要反应灵敏，眼观六路、耳听八方，在政治上敏感。看文件，要能迅速的抓住要点和关键；阅读报刊要能敏感的意识到舆论宣传方面的动态；接待来客，能从客人的交谈举止中掌握其思想意图和意见要求。总之，秘书工作人员应做一个有心人。其次，要思维敏捷，善于辨别各种社会现象，善于思考和分析问题，善于在纷繁复杂的事务和矛盾面前，抓住主要矛盾，并提出切实可行的处理办法，为领导掌握情况、搞好工作提供有参考价值的信息。再次，是要应变迅速。秘书工作具有不确定性，在日常工作中会遇到一些意想不到的问题。这就要求秘书工作人员必须胆大心细、沉着冷静、随机应变，有条理地解决那些复杂棘手的问题。
（二）要宽容大度
秘书工作人员要学会宽容大度，笑看人生!要做到这点首先是要有开朗稳健的心理状态。正确看待自己在工作中的地位，在困难时刻充分看到自己的成绩，看到光明的前途，避免动辄生气、斤斤计较，努力保持健康、持久、稳定的情绪，始终乐观开朗。其次，要有忍耐精神。常言道能忍者自安，忍耐不是无能，而是工作的需要，一个合格的秘书工作人员要学会忍受工作中出现的种种误解、委屈等，决不能因此耿耿于怀，甚至赌气怠工。因为秘书的形象，对领导工作的开展有着一定的影响。
（三）培养快速办事能力
秘书工作内容的性质就决定了秘书工作的特点,及工作内容多尔繁杂,同时往往重复性较高。这就使得秘书的工作量往往偏大,同时有着较大的工作压力。在这样的环境下,就需要秘书能够培养自身的快速办事能力。通过长时间的秘书工作经验的积累和总结,制定合理的工作安排计划,使得各项工作能够有条不紊的及时得到处理。通过统筹安排以及工作内容的紧急程度,合理安排工作处理的时间顺序,这样工作处理起来往往事半功倍,得心应手。但是快速办事能力并不是能够一激而就的,而是长时间的积淀达到的,这就需要秘书对各个部门的工作内容有所了解,熟悉各个部门的工作制度和流程,这样处理工作内容的时候才能做到了然于胸。
（四）要有较强的辅助能力
秘书工作既然是领导管理工作中的辅助工作，那么它的工作内容只能是对领导工作起辅助作用。秘书工作是相对领导工作而言的，秘书从事的那一项工作都是围绕着领导的工作，为领导的工作、学习、生活提供条件；都是根据领导的意图处理问题，不能自作主张。因此，秘书要及时、主动、周密地辅导领导工作，积极地充当领导的“手足”与“耳目”。秘书工作的辅助性，对领导来说也是非常重要的。领导由于不能把握全部的相关知识，精力也不可能花在全部的事务性工作上面，决策和管理也不可能完美无缺，因此也特别需要秘书的辅助，或提供相关资料，或处理有关事务，或提出某种建议。这就要求秘书具备较强的辅助能力。
（五）说服能力强秘书
属于服务性较强的职业，他的职业定位要求秘书要具备较强的亲和力，但他的职业性质又要求他不能光有亲和力，拥有自己的想法更加重要。作为秘书不仅要帮助领导说服下级，同样，说服领导也是秘书的工作之一。领导交付的任务，在秘书觉得应该应该建议或提示的地方，就应该指出，而不是盲目服从，领导需要的是有想法的秘书，而不是执行的傀儡。然而要做到这点又是很考验人的，要讲究方式方法，不仅语气要委婉，还要让领导有一个重新思考的过程，而不是直接指出。因为不论如何，秘书永远是属于从属服务于领导的角色。秘书工作应该积极主动、富有创造性，但却不能摆脱秘书工作的依附地位而自行其是、擅作主张，因为导致秘书工作行为发生的根本原因，是领导的授意和领导工作的需要；没有领导的授意和领导工作的需要，就根本不可能有秘书的工作。
（六）掌握系统的专业知识
作为文秘人员，不仅要有较强的文字功底，还要掌握系统的文秘专业知识，熟练地运用各种现代办公手段，要不断充实新知识、新思路、新观念，在学习中拓展思路。文秘的专业知识即文秘专业的基本理论和基本知识，具体可分为办文、办会、办事#办文就是要学会写文章，如请示、批复、报告、通知、通告、决定、合同等等。办会就是要能组织和策划各种会议。办事就是具有一般办公室管理知识，能很好地处理办公室的日常事务，必须熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学编辑和新闻写作。
結束语
秘书之所以要具备诸多基本素质与技能，是为了更好的完成秘书工作，而秘书工作都是以为领导的工作运转和决策服务为宗旨的。秘书工作既复杂又简单，简单的是，它的目的很明确就是为领导服务。而复杂又体现在，不同的秘书工作又有不同的特性，不能一概而论。要想做好秘书工作，光有理论是行不通的，必须落实到实践，在岗位上出真知，在实践中出经验，经过摸爬滚打，荣誉与挫折的洗礼才能懂得怎样成为一名合格的优秀的秘书工作人员。
参考文献：
[1]虞群飞,刘一鸣.浅谈秘书工作人员的素养[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2014,01.
[2]钞宪章,井文甲.浅谈秘书工作人员的政治素质[J].河南政报,1996,11
[3]冯会发.浅谈秘书工作人员的修养[J].长江水利教育,1988,02.
[4]毛智勇.试论秘书工作人员的修养[J].江西社会科学,1994,12.
关键词：秘书；政治素养；知识素养；心理素质
中图分类号： G621 文献标识码： A
引言
随着新时期我国国情以及部门行业的需要，对秘书工作提出的要求越来越高。而秘书工作涉及面广，可以说渗透在单位的各个方面，政策性很强。其在某种程度上，代表着一个部门的决策，体现着单位的形象，牵扯着集体和个人的利益。因此，具有良好的心理素养，对于从事秘书工作的人来说至关重要。
一、秘书工作的内涵
秘书通常指的是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员，国家劳动部(现劳动和社会保障部)在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将秘书概念定义为:专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员、秘书工作，是国家机关、企事业单位工作的重要组成部分，是直接为领导层或领导个人提供综合服务和辅助性管理，担负着上情下达、对外交往、后勤服务等繁重工作，处于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等多种职能，是决定运转效率的重要环节。办公室秘书工作具体内容包括:公文文件处理、收文的签证、登记、拟办、分发、审阅、传阅、承办、催办和发文等。
二、秘书工作的特点
作为国家控股型企业,通常企业规模较大,且涉及到部门与部门之间的沟通协作,以及日常工作安排都比较多,因此秘书肩负着部门沟通和工作协调的重任,秘书工作主要具有以下特点:
（一）综合性与专业型相统一
秘书工作涉及的内容和范围十分广泛,同时领导工作的全局化决定了秘书工作具有高度的综合性。此外,秘书还应当具备较高的政策水平、文学水平、理论水平,具有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办公能力,熟悉文书、保密、会务等方面知识,不同行业的秘书必须熟悉所在行业的专业知识,综合性和专业性两者相互渗透,相辅相成。
（二）机密性与群众性相统一
秘书部门是各级临到中枢的综合办事机关；秘书人员在领导身边工作,必然要接触到各种机密。但同时秘书部门又是各级领导汇集信息的中心,是联络各方面的纽带和桥梁,所以在员工中具有广泛的群众性,要妥善处理好两者之间的关系,既要坚持密切联系员工,又要时刻注意保守机密。
（三）经常性与冲突性相统一
经常性的常规工作,如办文、办会,年初计划、年终总结,这些都是有规范性的,实现能够预见。但在工作过程中也会有一些突发事件,如临时决定召开会议的会议谁备等,通过积累日常工作经验,掌握背景材料,注重日常学习积累,就能从容应对突发事件,有效锻炼和提高秘书的工作能力,有助于做好经常性的工作。
三、秘书人员综合素养要点
（一）要有敏锐的思想
秘书工作是一项政治性很强的工作，较之其他业务部门的工作，更具有机动多变的性质，秘书工作人员必须思想敏锐。首先，要反应灵敏，眼观六路、耳听八方，在政治上敏感。看文件，要能迅速的抓住要点和关键；阅读报刊要能敏感的意识到舆论宣传方面的动态；接待来客，能从客人的交谈举止中掌握其思想意图和意见要求。总之，秘书工作人员应做一个有心人。其次，要思维敏捷，善于辨别各种社会现象，善于思考和分析问题，善于在纷繁复杂的事务和矛盾面前，抓住主要矛盾，并提出切实可行的处理办法，为领导掌握情况、搞好工作提供有参考价值的信息。再次，是要应变迅速。秘书工作具有不确定性，在日常工作中会遇到一些意想不到的问题。这就要求秘书工作人员必须胆大心细、沉着冷静、随机应变，有条理地解决那些复杂棘手的问题。
（二）要宽容大度
秘书工作人员要学会宽容大度，笑看人生!要做到这点首先是要有开朗稳健的心理状态。正确看待自己在工作中的地位，在困难时刻充分看到自己的成绩，看到光明的前途，避免动辄生气、斤斤计较，努力保持健康、持久、稳定的情绪，始终乐观开朗。其次，要有忍耐精神。常言道能忍者自安，忍耐不是无能，而是工作的需要，一个合格的秘书工作人员要学会忍受工作中出现的种种误解、委屈等，决不能因此耿耿于怀，甚至赌气怠工。因为秘书的形象，对领导工作的开展有着一定的影响。
（三）培养快速办事能力
秘书工作内容的性质就决定了秘书工作的特点,及工作内容多尔繁杂,同时往往重复性较高。这就使得秘书的工作量往往偏大,同时有着较大的工作压力。在这样的环境下,就需要秘书能够培养自身的快速办事能力。通过长时间的秘书工作经验的积累和总结,制定合理的工作安排计划,使得各项工作能够有条不紊的及时得到处理。通过统筹安排以及工作内容的紧急程度,合理安排工作处理的时间顺序,这样工作处理起来往往事半功倍,得心应手。但是快速办事能力并不是能够一激而就的,而是长时间的积淀达到的,这就需要秘书对各个部门的工作内容有所了解,熟悉各个部门的工作制度和流程,这样处理工作内容的时候才能做到了然于胸。
（四）要有较强的辅助能力
秘书工作既然是领导管理工作中的辅助工作，那么它的工作内容只能是对领导工作起辅助作用。秘书工作是相对领导工作而言的，秘书从事的那一项工作都是围绕着领导的工作，为领导的工作、学习、生活提供条件；都是根据领导的意图处理问题，不能自作主张。因此，秘书要及时、主动、周密地辅导领导工作，积极地充当领导的“手足”与“耳目”。秘书工作的辅助性，对领导来说也是非常重要的。领导由于不能把握全部的相关知识，精力也不可能花在全部的事务性工作上面，决策和管理也不可能完美无缺，因此也特别需要秘书的辅助，或提供相关资料，或处理有关事务，或提出某种建议。这就要求秘书具备较强的辅助能力。
（五）说服能力强秘书
属于服务性较强的职业，他的职业定位要求秘书要具备较强的亲和力，但他的职业性质又要求他不能光有亲和力，拥有自己的想法更加重要。作为秘书不仅要帮助领导说服下级，同样，说服领导也是秘书的工作之一。领导交付的任务，在秘书觉得应该应该建议或提示的地方，就应该指出，而不是盲目服从，领导需要的是有想法的秘书，而不是执行的傀儡。然而要做到这点又是很考验人的，要讲究方式方法，不仅语气要委婉，还要让领导有一个重新思考的过程，而不是直接指出。因为不论如何，秘书永远是属于从属服务于领导的角色。秘书工作应该积极主动、富有创造性，但却不能摆脱秘书工作的依附地位而自行其是、擅作主张，因为导致秘书工作行为发生的根本原因，是领导的授意和领导工作的需要；没有领导的授意和领导工作的需要，就根本不可能有秘书的工作。
（六）掌握系统的专业知识
作为文秘人员，不仅要有较强的文字功底，还要掌握系统的文秘专业知识，熟练地运用各种现代办公手段，要不断充实新知识、新思路、新观念，在学习中拓展思路。文秘的专业知识即文秘专业的基本理论和基本知识，具体可分为办文、办会、办事#办文就是要学会写文章，如请示、批复、报告、通知、通告、决定、合同等等。办会就是要能组织和策划各种会议。办事就是具有一般办公室管理知识，能很好地处理办公室的日常事务，必须熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学编辑和新闻写作。
結束语
秘书之所以要具备诸多基本素质与技能，是为了更好的完成秘书工作，而秘书工作都是以为领导的工作运转和决策服务为宗旨的。秘书工作既复杂又简单，简单的是，它的目的很明确就是为领导服务。而复杂又体现在，不同的秘书工作又有不同的特性，不能一概而论。要想做好秘书工作，光有理论是行不通的，必须落实到实践，在岗位上出真知，在实践中出经验，经过摸爬滚打，荣誉与挫折的洗礼才能懂得怎样成为一名合格的优秀的秘书工作人员。
参考文献：
[1]虞群飞,刘一鸣.浅谈秘书工作人员的素养[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2014,01.
[2]钞宪章,井文甲.浅谈秘书工作人员的政治素质[J].河南政报,1996,11
[3]冯会发.浅谈秘书工作人员的修养[J].长江水利教育,1988,02.
[4]毛智勇.试论秘书工作人员的修养[J].江西社会科学,1994,12.