加强干部档案管理的思考

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  【摘要】干部档案管理工作是组织人事工作的基础,是干部工作的重要组成部分。做好干部档案管理工作,具有重要意义。但是,目前干部档案管理工作仍然存在着一些弊端,本文在分析这些问题的基础上,提出了一些改进措施。
  【关键词】干部档案;档案管理;存在弊端;改进措施
  干部档案记载了干部个人的成长经历、德能勤绩,是考察了解和选拔任用干部的重要依据。干部档案管理工作是组织人事工作的基础,是干部工作的重要组成部分。随着社会经济的发展和人事制度的改革,对干部档案管理工作提出了更高的要求。但是,目前干部档案管理工作仍然存在着一些弊端,需要采取一些措施,不断加以完善,从而适应新形势下干部工作的需求,充分发挥干部档案的基础性作用。
  一、干部档案管理工作的重要性
  做好干部档案管理工作,具有重要意义,它是考察了解和选拔任用干部的重要依据。干部档案是组织人事等有关部门在干部成长过程中形成的文件材料,可以准确反映干部的成长经历、德才表现、工作实绩等,为考察了解和选拔任用干部提供重要依据。同时,它也是维护干部合法权益的重要凭证。干部档案材料是由干部本人形成或所属单位及其主管部门形成的,涵盖了干部的履历、自传、考核、学历、专业技术、政审、政治面貌、奖惩、工资待遇、录用、任免、(离)退休等方方面面的内容,为维护干部合法权益提供重要凭证。
  二、干部檔案管理工作存在的弊端
  (一)思想上不够重视。由于对干部档案重要性认识不足,往往导致硬件设施配置比较落后、更新较慢,人员配备不足,制约了干部档案管理工作的发展。一旦遇到上级检查,才临时抽调人手搞突击,检查过后,又只剩原来的管档人员。此外,对干部档案管理工作不够了解,有时甚至会出现外行指导内行的现象,不利于干部档案管理工作的开展。
  (二)工作队伍力量薄弱。1.人手不足,工作滞后。干部档案管理工作通常被认为时效性不强,比较简单轻松,只要一两名管档人员就可以开展的工作。但是,在实际工作中,管档人员任务繁重,甚至要兼职,耗费大量的时间和精力去完成其他工作任务,既增加了管档人员的工作负担,也在很大程度上影响干部档案管理工作的进度。有时,收集的零星材料越积越多,甚至堆积如山,没有及时装入档案中,既降低干部档案日常管理的工作效率,耗时费力在查找材料上,又不利于干部档案的查阅利用,档案材料不齐全,不能准确全面地反映一个干部的全貌。2.干部档案管理业务方面大都是经验的传授,缺乏系统的干部人事档案专业培训。近年来,调整了干部档案材料分类标准,但是,仍然没有相关的学习文件,只有内部传阅资料,导致在档案材料分类时有些茫然,存在分类有疑义以致分类不够准确的问题。另外,干部档案专业人才相对较少,从业人员知识结构和人员构成不合理,不能适应新形势下干部档案管理工作需求,制约了干部档案管理工作的成效。
  (三)干部档案管理体系不完善。在干部档案的收集、借阅、保密等工作中还存在一些漏洞,尽管制定了相关制度,但是,没有严格落实,部分制度流于形式。1.归档材料把关不严格。一是归档材料的文字不够清楚,对象不明确。比如,有的考核表“姓名”一栏字迹潦草,有的有曾用名,档案装具的“姓名”与其归档材料的“姓名”不同,有的是职工的材料并不属于管理范畴,有的档案已经转出,这些材料往往是在归档过程中因无法归入档案而被“剩余”下来。每次遇到这些归不进去的材料都要花不少时间去确认,如果没有及时处理的话,这些材料就会被“搁置”,甚至长期没有找到“主人”。二是归档的材料手续不完备。有的没有组织审查盖章或本人签字,有的没有注明任免职务的批准机关、时间和文号。由于在材料收集时没有严格鉴别,往往是在档案专项审核或者档案转入上级主管部门之后才被发现。三是收集不够齐全,有遗漏。在干部档案专项审核中,发现有些档案存在材料不完整的情况,缺少的材料主要包括:年度考核表、用编审批表、调动表、入党材料、职称材料,等等。档案材料不齐全,影响干部档案的完整性,使干部档案不能全面地反映一个干部的全貌,不利于对干部的考察。四是存在“装错材料”的情况。有的干部档案中错装入其他人的档案材料,存在张冠李戴的情况。错装的材料不仅不能起到依据作用,而且会给干部工作提供错误的信息,同时使他人的档案中因为档案材料错装而缺少相应的材料,这些会对干部工作造成负面影响。2.部分制度流于形式。尽管干部档案管理机构建立了规章制度,但是,在实际工作中,没有严格执行。比如,在借阅干部档案时,存在手续不全的问题,没有经过主管部门负责人审批,也没有严格按照在借阅的期限内归还。这使原本只要查阅没必要借出的干部档案都被轻易的“借出”,而且大多数被借出的档案都是超过借阅期限,甚至长期未还,这不利于干部档案的安全与保密。
  (四)干部档案信息化滞后,工作效率低下。干部档案信息化系统建设滞后,大部分只是停留在档案目录的电子化,采用的干部档案管理软件的功能较少,大多只是用于目录及职务变动等信息的简单输入。干部档案日常管理工作仍沿用传统的手工操作模式,工作效率低下。
  三、干部档案管理工作的改进措施
  (一)提高思想认识,加强组织领导。对干部档案工作要予以关心和加强领导,增强干部档案管理意识,充分认识到干部档案工作的特点、地位和作用,从人、财、物等各方面给予支持。(下转第124页)(上接第122页)
  (二)加强工作队伍建设,提高专业素养。1.配足人手,充实工作力量。要按照《干部档案工作条例》中规定的管档数量与管档人员的比例去配备工作人员,壮大干部档案工作队伍。干部档案管理人员要作为专职人员,不得兼职,确保管档人员的工作时间和精力都用到本职工作,以保障干部档案管理工作的进度和成效。2.加强管档人员的专业培训,提高专业素养。通过举办相关培训,提高管档人员的业务能力,使他们对新的分类标准有清晰的认识,确保分类准确。另外,在配备管档人员时,要充分考虑到从业人员的知识结构和人员构成,以适应新形势下干部档案管理工作的需求。
  (三)建立规范化管理机制,实现干部档案日常制度化管理。1.归档材料把关要严格。一是要严格审核归档材料,保证材料对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;对填写不规范,手续不完整的材料,要责成形成材料的有关部门重新填写、补办手续。二是要及时处理“装错材料”的问题。在归档过程中,要力求准确,尽量避免张冠李戴。在查阅档案和整理档案时,对发现的“装错材料”要仔细核对,明确归档对象,归入相应人员的档案中,以保证其档案的完整性。2.严格执行干部档案管理的各项规章制度。在提供利用干部档案时,要严格遵守保密制度和阅档规定。查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》,按规定办理审批手续,不得凭介绍信查阅干部档案;干部档案一般不外借,必须借出时,要经主管部门负责人批准,并严格履行借阅登记手续,限期归还,不得擅自转借他人。
  (四)加强干部档案信息化建设,提高工作效率。1.设立干部档案信息化建设专项经费,做到专款专用,为干部档案信息化建设提供资金保障。2.建立干部档案数据管理系统,形成干部信息数据库,实现干部档案日常管理的电子化,提高工作效率。3.建立干部档案信息维护、督查、安全保密机制,做好日常管理和维护工作。定期更新、检查干部信息数据库,发现问题及时解决。同时,要严格按照保密要求,通过采取设置密码、设定应用权限等各种措施,保护干部档案信息安全。4.加强对管档人员进行计算机技术培训,不断完善管档人员的知识结构,适应新形势下干部档案管理工作的需要。
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