随着上海世博会的日益临近，全国各地对会展人才的培养方兴未艾，仅上海就有上海交通大学、对外经贸大学、上海师范大学、建桥学院等学校先后开设了会展系或会展专业，招生人数日渐增多。但这几年已陆续毕业的学生中，真正工作在会展第一线的并不多，而大多数正从事会展工作的人员都有各自的学习背景，有的还是理工科出身。一些私营小型展览公司更是准入性低，只要一部电话、一个电脑，就能让新手开始工作。因此，对会展从业人员的培训已迫在眉睫，千变万化的展览界需要的是真正能实际操作的项目承办人员。本文根据自己10多年的承办出国展览会的实际工作经验，试述作为展览会项目承办员所应该具备的基本知识和能力。
　　
　　一、文化素养
　　
　　1　文字组织
　　一个展览会从选题到落实项目，最后要形成书面的招展资料。一般一个清晰的展览会资料，必须写明几大要点：展览会名称、时间、地点、展品范围，标准摊位的费用和人员出访费用。第二部分要写清展览会概况，包括第几届，展览会以往的统计资料，中国参展企业的情况和成交收获。第三部分要写出参展国的市场情况，以及该区域与中国的经贸情况。以前中国贸促总会制作的展览会资料可以作成一本小册子，现在的展览公司的招展资料就言简意赅多了，以广发为主，宣传为主，招展为主，市场介绍不多，内容简单，让人印象不深，起不到较好的宣传效果。
　　另外，起草报告、总结资料、公文往来都需要一定的文字组织能力，内容要简洁清晰，主题明确。
　　
　　2　外语函电
　　参加国外展览会，免不了要与该展览会的项目经理联系，要学会基本的函电书写，首先要先说明本公司作为展览会的组办单位，想组织多少企业参展，预计需要多少面积的摊位，希望能收到什么样的参展资料等。一般大型的正规的展览公司，会寄来参展合同，有详细的预订面积和费用，以及相关的条款。摊位面积确定并收款以后。会告诉一个登录密码，在展览会网站上可进行名录注册、搭建、运输、邀请函表格填写、进馆证登记等有关工作。以前互联网还未出现时，一般传真和电话联系较多，现在则是邮件往来，更快更方便了。尤其是摊位图纸，看得更清楚了。
　　
　　3　费用预算
　　招展资料上最难把握的是费用，主要是人员费用的预算。摊位费一般没有多大的出入，尤其有中国组委会的展览会，都有一个全国统一的对外报价，不允许各组办单位私自抬价和降价。比如美国拉斯五金展，中国组委会有一个统一的摊位费价格，企业是无从比较的。唯一能比较的是人员境外生活费，因为这个预算一般要根据旅行社报价来核算的，而旅行社又视组团规模来报价，这样就会出现二种情况，一种是热门专业性展览会，有一定的规模，组团单位可以对参展人数有基本把握，又可以参照同行业的报价，最后形成一个基本符合市场的合理费用。另外一种是新开发的展览会或冷僻的地区展览会，无参考副本，又无成团的把握，报价高了则无人参展，低了则要亏本。一般按照15～20人成团的规模来计算成本，如果团组形成规模，最后收费降低皆大欢喜。反之，如团组规模较小，最后费用稍微上浮也能得到客户谅解。经常出现价格浮动的因素有：机票，比如燃油税上调；汇率波动使接待费变动；路线改变或行程中增加了活动等等。因此我们要在招展函的费用说明中，特别指出根据情况变化，费用也会有所变化。
　　
　　二、能力素养
　　
　　1　高度的贾任心和敬业精神
　　一个展览项目的承办员，最需要的基本能力是要有高度的责任心和敬业爱业精神。展览会确定下来。是不会轻易改变时间或取消的。因此确定了参展，就必须时时把握筹展的进度，会刊登录、邀请函发放、展品运输、办理签证、预订酒店和机票，都有个时间截止点。任何一个因素和环节没有在有效的工作节点前做好，就会影响整个参展效果。因此，一般在展览会开幕前二周，项目承办员加班加点是经常的事。
　　
　　2　加强加深服务意识
　　一个展览项目的承办员，首先要清楚自己所从事的是服务性行业，在工作中要不断增强服务意识，并加大服务的深度和广度。现在的服务已不仅仅是摊位的预订，而是服务的范围有了更深和更广的发展。我们要认识到这是一种趋势，也是当前展览界竞争激烈的产物。
　　
　　3　加强与客户的良好互动和沟通
　　一个好的项目承办员，他的客户通常比较固定，而且会持续增长。反之客户流失也是很容易的。一般来说，参展企业先是认同同区域的展览组团单位，因为联系方便，然后认同熟悉的项目承办员。在推广新的展览会时，就能得到老客户的支持。客户资源就象活水源，一旦丧失信誉无疑水源断流。
　　
　　4　最深入地熟悉本行业的专业性展览会
　　一个展览项目的承办，也是项目员综合素质和能力的比拼，项目员要对该行业内整个展览形势有所了解，对该行业最著名的展览会要有了解并亲自参加，对其他展览组团单位的规模和结构要有所了解并研究，同时还要和同行之间广泛联系和交流。
　　
　　5　不断分析和综合并善于总结
　　一个好的项目承办员，要提高自己的综合实力，不能只是埋头苦干，而是要在熟悉本行业的基础上精益求精。对每个经办的展会要做好分析、综合和小结。首先是分析怎么样的企业会参展，怎么样的企业为什么不参展，不参展的具体原因是什么；然后要综合实际参展效果，这些企业是否会继续参展，或者什么样的展览会才适合该企业；最后要有小结，一是看参展效果；二是看展览会发展前景。善于分析和总结，并有针对性地面对目标客户群，是一个项目承办员必做的功课。
　　
　　三、学习素养
　　
　　1　加强学习和吸收
　　项目承办员要不断加强自身的学习能力，改善知识结构，对新事物新形式新政策都要了解。比如知识产权的问题，我们要在出国会议上告诉企业，按照有关法律，一个产品只要修改了三处，比如颜色改变，或圆角改为方角，对方就不能说我们违法了知识产权。这样在国外碰到该情况就能从容应对。
　　
　　2　培养和锻炼应变能力
　　组团参加国外展览会，对项目员最大的考验就是应变能力。任何可能性都会转变现实性，如何应对突发事件，第一时间里解决困难都是项目承办员必须面对的问题。团组越大，人员越多，发生的事情也越多，因此要有充分的心理思想准备，尽量尽快地解决好问题，平息矛盾和不满。
　　
　　3　把握大型活动和展会全局的能力
　　一般展览会规模如果不超过15～20人，都属于小团组，所遇到的事情相对比较容易处理，而如果超过50人以上的团组，则将会遇到不同的人不同的问题。因此从筹展阶段，就必须把握好整体进度，并有一个书面的筹展计划下发给企业，以便企业配合完成，一方面起到一个时间节点的告知作用，另一方面对自己的工作也起到提醒督促的作用。尤其在筹备商务部或市政府的大型经贸活动或展览项目，更应该有一个详细的筹一备方案。如团组规模庞大，还要拜访该国驻我国使领馆，通报团组在外活动情况，落实办理签证的进度，最大限度取得该国使领馆的协助和帮忙。这些都需要项目承办员具备控制全局的能力，思路清晰，处事冷静，事无巨细都必须一一了然于心。只有准备充分，才能保证展览会的顺利进行。
　　
　　4　依赖团队力量
　　一个人的力量是有限的，一个人的能力也是有限的，因此充分调动大家的智慧和积极性，才能充分体现展览组团单位的整体实力。
　　我们培养的会展人才，不仅要有完备的理论知识，更要具有完备的实践能力，做展览项目是一个消耗脑力体力的工作，一点也不轻松。考虑问题的周全，处理问题的果断，解决问题的完美，都是对我们知识和能力的考验。因此学习，不断的学习，才是会展人才的真正成长之路。