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摘 要：在档案管理工作进行中，实现信息的自动化建设工作是促进档案建设工作的重点，也是今后档案信息管理工作的必然趋势。从我国档案系统发展的现状上可以看出，物质技术和手段都比较完善。但是，实际的工作还存在着严重的问题，亟待解决。本文主要对档案信息自动化系统管理中的若干问题进行介绍和分析，仅供参考。
关键词：档案信息自动化；管理；问题
档案信息的自动化是随着信息社会而出现的一种趋势，经过不同阶段的档案管理工作的发展，现如今，档案信息自动化进程不断加快。在实际的工程建设中，争取采用高超的技术和手段，促进系统的系统性和真实性。同时还要对档案管理工作进行全面安排和完善，进而调动档案管理工作人员的工作积极性。最终提升档案信息自动化的水平。
1 推进档案信息自动化的标准
从现如今的档案信息管理工作来看，影响档案信息实现自动化的因素有很多，其中档案的标准化和规范化受到严重的影响。因此，档案管理系统的水平呈现出下降的趋势。其中，硬件缺乏，软件不足时一种比较普遍的现象。档案管理工作多数都是由计算机系统来进行，所以，保证计算机系统运行的安全性直至关重要。档案信息管理的各个环节都应该得到重视，这样才能提升档案管理水平。保证档案工作的规范性本身也是一种比较重要的工程。所以，在实际档案信息自动化系统管理工作中，要对这一问题进行明确。
2 要提升系统的整体水平
档案信息自动化管理系统需要达到一定的集成性和整体性的标准。如果管理系统的整体水平达到一定的标准，可以有效的促进档案管理自动化的水平。同时，还需要根据自动管理系统的构成成分来对系统进行优化，充分重视每一个节点的功能，如果其中一个节点出现了障碍就会造成系统的严重堵塞。需要注意的是，不同的系统工程对于节点以及整体的性能提出的要求不同。因此，在档案管理自动化的进程中，需要根据已有工作的特点和管理人员的工作经验来提升档案管理工作的管理效果。
3 做好数据库的建设工作
从传统的档案管理工作来看，主要是对已有文件进行处理，但是这种管理方式已经无法满足社会发展的需求，同时也降低了档案本身的价值和作用。因此，逐渐朝着信息管理系统的方向发展。在这一过程中，数据库的管理工作是核心所在。其中包含着各种形式的档案信息的类型，管理工作从其性质上来看，具有一定的长期性和系统性。为了做好数据库的管理工作，需要得到领导的高度重视，同时还需要工作人员的积极配合，建立完善的数据库系统，这样才能保证数据库的价值得到充分地发挥，进一步完善档案文件信息的管理工作，提升信息自动化管理的功能。
4 认真选定技术路线
技术革命的进行为信息管理工作创造了良好的外部环境，对于相关的微机站，服务器或者是网络技术的影响也达到了一定的水平。网络技术的发展为数据库的应用和软件开发提供了前提和条件。同时还促进了局域网的广泛发展。现如今，档案信息的技术的发展为档案管理自动化创造了条件。所以，选择科学的技术路线是完善档案信息自动化系统管理的重要途径。通常情况下，技术路线需要符合相关的要求，比如，档案部门的管理模式，技术系统的完善程度等等。但是，目前的相关技术路线也会造成档案信息管理的局限，主要表现在对设备的应用程度不够或者是网络资源的利用率不高等问题。所以，相关的档案管理工作人员需要从技术发展的特点以及管理工作各项指标入手，对技术路线进行完善。
5 改进管理体制
档案信息的管理体制主要表现为集中统一，信息管理自动化程度也是如此。由于以后的档案管理工作要实现人机一体的模式，也就是工作人员要对微机技术进行充分掌握，将自动化的管理系统应用到其中。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上起来的和系统建设从“微机起步”有关。
6 创新服务手段
6.1 建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务
随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
6.2 建立“电子文件（档案）数据管理中心”
档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。
6.3 电子文件的自动上传收集
目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网頁上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。
结束语
加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。
参考文献
[1]黄芳，赵艳霞.企业档案信息自动化系统应用[J].山西档案，2007（S1）.
[2]王春颖，杨婷舒.对档案信息自动化系统建设问题的思考[J].兰台世界，2007（11）.
关键词：档案信息自动化；管理；问题
档案信息的自动化是随着信息社会而出现的一种趋势，经过不同阶段的档案管理工作的发展，现如今，档案信息自动化进程不断加快。在实际的工程建设中，争取采用高超的技术和手段，促进系统的系统性和真实性。同时还要对档案管理工作进行全面安排和完善，进而调动档案管理工作人员的工作积极性。最终提升档案信息自动化的水平。
1 推进档案信息自动化的标准
从现如今的档案信息管理工作来看，影响档案信息实现自动化的因素有很多，其中档案的标准化和规范化受到严重的影响。因此，档案管理系统的水平呈现出下降的趋势。其中，硬件缺乏，软件不足时一种比较普遍的现象。档案管理工作多数都是由计算机系统来进行，所以，保证计算机系统运行的安全性直至关重要。档案信息管理的各个环节都应该得到重视，这样才能提升档案管理水平。保证档案工作的规范性本身也是一种比较重要的工程。所以，在实际档案信息自动化系统管理工作中，要对这一问题进行明确。
2 要提升系统的整体水平
档案信息自动化管理系统需要达到一定的集成性和整体性的标准。如果管理系统的整体水平达到一定的标准，可以有效的促进档案管理自动化的水平。同时，还需要根据自动管理系统的构成成分来对系统进行优化，充分重视每一个节点的功能，如果其中一个节点出现了障碍就会造成系统的严重堵塞。需要注意的是，不同的系统工程对于节点以及整体的性能提出的要求不同。因此，在档案管理自动化的进程中，需要根据已有工作的特点和管理人员的工作经验来提升档案管理工作的管理效果。
3 做好数据库的建设工作
从传统的档案管理工作来看，主要是对已有文件进行处理，但是这种管理方式已经无法满足社会发展的需求，同时也降低了档案本身的价值和作用。因此，逐渐朝着信息管理系统的方向发展。在这一过程中，数据库的管理工作是核心所在。其中包含着各种形式的档案信息的类型，管理工作从其性质上来看，具有一定的长期性和系统性。为了做好数据库的管理工作，需要得到领导的高度重视，同时还需要工作人员的积极配合，建立完善的数据库系统，这样才能保证数据库的价值得到充分地发挥，进一步完善档案文件信息的管理工作，提升信息自动化管理的功能。
4 认真选定技术路线
技术革命的进行为信息管理工作创造了良好的外部环境，对于相关的微机站，服务器或者是网络技术的影响也达到了一定的水平。网络技术的发展为数据库的应用和软件开发提供了前提和条件。同时还促进了局域网的广泛发展。现如今，档案信息的技术的发展为档案管理自动化创造了条件。所以，选择科学的技术路线是完善档案信息自动化系统管理的重要途径。通常情况下，技术路线需要符合相关的要求，比如，档案部门的管理模式，技术系统的完善程度等等。但是，目前的相关技术路线也会造成档案信息管理的局限，主要表现在对设备的应用程度不够或者是网络资源的利用率不高等问题。所以，相关的档案管理工作人员需要从技术发展的特点以及管理工作各项指标入手，对技术路线进行完善。
5 改进管理体制
档案信息的管理体制主要表现为集中统一，信息管理自动化程度也是如此。由于以后的档案管理工作要实现人机一体的模式，也就是工作人员要对微机技术进行充分掌握，将自动化的管理系统应用到其中。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上起来的和系统建设从“微机起步”有关。
6 创新服务手段
6.1 建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务
随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。
6.2 建立“电子文件（档案）数据管理中心”
档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。
6.3 电子文件的自动上传收集
目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网頁上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。
结束语
加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。
参考文献
[1]黄芳，赵艳霞.企业档案信息自动化系统应用[J].山西档案，2007（S1）.
[2]王春颖，杨婷舒.对档案信息自动化系统建设问题的思考[J].兰台世界，2007（11）.