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摘要：大数据互联网时代的到来，为人们的生活提供了大量的便利，也促进了社会经济的不断发展。大数据技术也对学校的档案管理体系的发展产生了巨大的影响。但如何在学校档案管理体系的建设当中有效的使用大数据技术，依然缺乏统一的指导方针，需要各个学校档案部门积极探索研究。本文从大数据应用的必要性出发，重申了将大数据技术应用于学校档案管理系统的重要性以及其应用策略，为广大的档案管理人员吃下一粒定心丸，坚定的改革档案管理系统。
关键词：大数据;档案管理;改革
引言：目前的社会处于数据爆炸的时代，每天都有成千上百万的信息数据被创造出来，如何有效利用这些数据已经成为了目前社会以及政府关注的重点。大数据技术的发展，满足了社会急需处理海量数据的需求，也促进了社会各行各业的革新。将大数据技术应用到学校的档案管理工作中，有助于提升使用效率，加快查询速度，提高学校档案管理的质量，为学校的声誉建设贡献力量。
一、大数据的特点
第一，大数据又称为海量数据，其数据量极大。得益于互联网的发展以及应用，人们可以在互联网上发布和使用来自全世界的数据信息，这些数据种类多样，内容繁杂，需要特殊技术才能加以利用。第二，数据传输速度快。尤其是5G时代的来临，大数据的生成以及传播速度大大加快，使得人们可以立刻获得来自全世界的数据信息。第三，大数据具备使用价值。大数据中通常蕴含人们对于某事的看法或客观事实，会对社会的各行各业产生深远的影响。第四，大数据的形式多样。大数据的形式并不是唯一的，可能是音频视频，也可能是文字表情，只有利用大数据技术对非结构化的数据信息进行转换筛选，才能从中找出蕴含的有价值的规律，为经济建筑和社会发展提供帮助。学校档案信息资源作为一种内容繁杂，缺乏条理性而又承载形式多样的数据信息，只有将大数据技术有效的应用到学校的档案管理当中，才能实现档案信息的有效利用。
二、大数据运用在学校档案管理中的必要性
（一）满足社会发展的需求
社会的快速发展对人才提出了更高的需求，学校作为为社会输送有用人才的基地，起到了至关重要的作用。因此，只有做好学校的档案管理工作，才能更好的根据学生情况调整教学计划，根据学校的师资情况，及时调整学校的运行方式，从而帮助学校提高教学质量，促进学校声誉的不断提高，为社会提供更多的高水平人才。
（二）优化档案资源管理
传统的档案存储方式多以纸质作为承载方式，其不仅占有大量的存储空间，而且随着存储时间的增加以及数据信息的积累，很容易导致档案信息缺失以及难以高效的查询等问题，对学校档案管理工作产生了负面影响，降低了使用效率。在大数据技术的帮助下，学校档案管理系统可以利用云存储以及云服务结合的方式有效的整合档案资料，并利用电子形式作为存储方式，有效的提升了档案查询效率，并减少因为意外情况而导致的档案信息资源的缺失，保障了档案管理工作的成果。
（三）提高档案管理人员的工作效率
传统的以纸质媒介存储的学校档案信息资源需要占有大量的空间进行存储，并且在调动和提取档案信息时花费大量的时间进行查询。尽管学校档案管理人员会按照编号和类别进行分类归档，但随着年限的增长，档案会逐渐增多，造成工作量的大幅增加，最终需要花费档案管理人员大量的时间寻找之前的档案，工作效率较低。而在大数据技术的协助下，档案管理人员只需要将要寻找的档案名称输入到搜索框中就可以迅速找到档案的信息以及内容，大大缩短了查询时间，提高了工作效率。除此之外，互联网的应用减少了档案数据传输的时间，避免了数据传输被时间和空间所限制，为档案使用者带来了便利。
三、大数据下学校档案管理的改革策略
（一）构建档案数据平台
首先，学校应该构建档案数据平台作为档案管理系统构建的基础，从而构建大数据时代下的档案管理体制。社会经济的快速发展，促使对人才的需求快速增加，学校的招生规模不断扩大，档案信息资源也在快速增加，传统的档案管理模式难以应对如此庞大的档案数据量，档案管理人员的工作量过大。而在大数据的帮助下，档案管理人员可以建立档案数据管理平台，通过电子形式存储并利用大数据技术进行档案数据共享，从而极大的提高了工作效率和质量，并为学校的发展提供了有价值的数据支持。
（二）增强档案资源共享能力
构建信息化的学校档案管理系统，需要将大数据技术的应用细化，科学的开展档案信息资源整合工作，从而提高档案信息资源的共享能力。第一，学习管理层应积极推动大数据技术在档案管理工作中的应用，利用信息化的技术优势营造良好的档案管理环境，从而实现学校各部门之间数据信息的有效整合。第二，学校应提升硬件设备的水平，及时淘汰老旧设备，为档案管理工作配置服务器和存储设备，从硬件方面对学校的档案管理提供支持，确保学校档案的存储安全。第三，学校应充分意识到信息资源的多元化，建立完善的信息分享平台，实现对不同类型的信息进行整合。将数据按照其来源和内容划分不同的权限，有利于对数据的保护，并提高档案管理人员对信息查询的速率，促进档案管理工作质量的不断提高。
（三）增强数据档案安全机制
电子信息档案存在的一个弊端就是容易遭到黑客入侵，从而造成有价值信息的损失。因此，学校应利用网络安全技术对档案管理系统进行保护，并设置权限管理，避免档案丢失事件的发生。其次，应该积极使用新型加密技术以及防火墙手段。传统的保密方式通常使用数字密码的形式，形式单一，容易被破解。因此，可以利用新型的加密技术例如证书式签名技术增加档案信息的安全性，并利用防火墙保护档案管理系统，减少档案信息资源遭到窃取的可能性。
（四）加强工作人员的综合素质
学校档案管理体系中，最核心的部分是人，只有拥有一支具有高水平高素质的管理队伍，才能确保学校档案管理工作的质量。在大数据时代下，档案管理人员应该积极开展对新技术的学习，提升自身的能力，跟上时代发展的步伐。此外，学校也应该积极开展相关内容的培训，提高档案管理人员对大数据技术以及信息化时代的理解，帮助其掌握技术操作的要领，从而更好的为学校的档案管理体系建设做出贡献。
四、结束语
总而言之，我国社会的快速发展对人才的需求越来越多，构建高质量的学校档案管理工作有助于为社会提供高水平的人才，因此学校管理层应该充分重视对档案资源的有效利用，构建相关平台并提供档案管理人员的综合素养，并科学合理的使用大数据技术从中总结出有价值的信息，从而提高學校档案管理工作的效率，促进学校的可持续化发展。
参考文献：
[1]姬庆生. 大数据支持下档案管理体制改革研究[J]. 管理观察，2019（10）：107-108.
[2]宋维薇. 论大数据背景下学校档案管理的信息化建设[J]. 信息记录材料，2021，22（02）：166-167.
[3]温小霞. 大数据时代学校档案管理的优化路径[J]. 黑龙江档案，2017（01）：54-55.
[4]狄丹. 学校档案管理信息化建设工作开展策略研究[J]. 传媒论坛，2020，3（24）：104-105.
泰来县实验小学
关键词：大数据;档案管理;改革
引言：目前的社会处于数据爆炸的时代，每天都有成千上百万的信息数据被创造出来，如何有效利用这些数据已经成为了目前社会以及政府关注的重点。大数据技术的发展，满足了社会急需处理海量数据的需求，也促进了社会各行各业的革新。将大数据技术应用到学校的档案管理工作中，有助于提升使用效率，加快查询速度，提高学校档案管理的质量，为学校的声誉建设贡献力量。
一、大数据的特点
第一，大数据又称为海量数据，其数据量极大。得益于互联网的发展以及应用，人们可以在互联网上发布和使用来自全世界的数据信息，这些数据种类多样，内容繁杂，需要特殊技术才能加以利用。第二，数据传输速度快。尤其是5G时代的来临，大数据的生成以及传播速度大大加快，使得人们可以立刻获得来自全世界的数据信息。第三，大数据具备使用价值。大数据中通常蕴含人们对于某事的看法或客观事实，会对社会的各行各业产生深远的影响。第四，大数据的形式多样。大数据的形式并不是唯一的，可能是音频视频，也可能是文字表情，只有利用大数据技术对非结构化的数据信息进行转换筛选，才能从中找出蕴含的有价值的规律，为经济建筑和社会发展提供帮助。学校档案信息资源作为一种内容繁杂，缺乏条理性而又承载形式多样的数据信息，只有将大数据技术有效的应用到学校的档案管理当中，才能实现档案信息的有效利用。
二、大数据运用在学校档案管理中的必要性
（一）满足社会发展的需求
社会的快速发展对人才提出了更高的需求，学校作为为社会输送有用人才的基地，起到了至关重要的作用。因此，只有做好学校的档案管理工作，才能更好的根据学生情况调整教学计划，根据学校的师资情况，及时调整学校的运行方式，从而帮助学校提高教学质量，促进学校声誉的不断提高，为社会提供更多的高水平人才。
（二）优化档案资源管理
传统的档案存储方式多以纸质作为承载方式，其不仅占有大量的存储空间，而且随着存储时间的增加以及数据信息的积累，很容易导致档案信息缺失以及难以高效的查询等问题，对学校档案管理工作产生了负面影响，降低了使用效率。在大数据技术的帮助下，学校档案管理系统可以利用云存储以及云服务结合的方式有效的整合档案资料，并利用电子形式作为存储方式，有效的提升了档案查询效率，并减少因为意外情况而导致的档案信息资源的缺失，保障了档案管理工作的成果。
（三）提高档案管理人员的工作效率
传统的以纸质媒介存储的学校档案信息资源需要占有大量的空间进行存储，并且在调动和提取档案信息时花费大量的时间进行查询。尽管学校档案管理人员会按照编号和类别进行分类归档，但随着年限的增长，档案会逐渐增多，造成工作量的大幅增加，最终需要花费档案管理人员大量的时间寻找之前的档案，工作效率较低。而在大数据技术的协助下，档案管理人员只需要将要寻找的档案名称输入到搜索框中就可以迅速找到档案的信息以及内容，大大缩短了查询时间，提高了工作效率。除此之外，互联网的应用减少了档案数据传输的时间，避免了数据传输被时间和空间所限制，为档案使用者带来了便利。
三、大数据下学校档案管理的改革策略
（一）构建档案数据平台
首先，学校应该构建档案数据平台作为档案管理系统构建的基础，从而构建大数据时代下的档案管理体制。社会经济的快速发展，促使对人才的需求快速增加，学校的招生规模不断扩大，档案信息资源也在快速增加，传统的档案管理模式难以应对如此庞大的档案数据量，档案管理人员的工作量过大。而在大数据的帮助下，档案管理人员可以建立档案数据管理平台，通过电子形式存储并利用大数据技术进行档案数据共享，从而极大的提高了工作效率和质量，并为学校的发展提供了有价值的数据支持。
（二）增强档案资源共享能力
构建信息化的学校档案管理系统，需要将大数据技术的应用细化，科学的开展档案信息资源整合工作，从而提高档案信息资源的共享能力。第一，学习管理层应积极推动大数据技术在档案管理工作中的应用，利用信息化的技术优势营造良好的档案管理环境，从而实现学校各部门之间数据信息的有效整合。第二，学校应提升硬件设备的水平，及时淘汰老旧设备，为档案管理工作配置服务器和存储设备，从硬件方面对学校的档案管理提供支持，确保学校档案的存储安全。第三，学校应充分意识到信息资源的多元化，建立完善的信息分享平台，实现对不同类型的信息进行整合。将数据按照其来源和内容划分不同的权限，有利于对数据的保护，并提高档案管理人员对信息查询的速率，促进档案管理工作质量的不断提高。
（三）增强数据档案安全机制
电子信息档案存在的一个弊端就是容易遭到黑客入侵，从而造成有价值信息的损失。因此，学校应利用网络安全技术对档案管理系统进行保护，并设置权限管理，避免档案丢失事件的发生。其次，应该积极使用新型加密技术以及防火墙手段。传统的保密方式通常使用数字密码的形式，形式单一，容易被破解。因此，可以利用新型的加密技术例如证书式签名技术增加档案信息的安全性，并利用防火墙保护档案管理系统，减少档案信息资源遭到窃取的可能性。
（四）加强工作人员的综合素质
学校档案管理体系中，最核心的部分是人，只有拥有一支具有高水平高素质的管理队伍，才能确保学校档案管理工作的质量。在大数据时代下，档案管理人员应该积极开展对新技术的学习，提升自身的能力，跟上时代发展的步伐。此外，学校也应该积极开展相关内容的培训，提高档案管理人员对大数据技术以及信息化时代的理解，帮助其掌握技术操作的要领，从而更好的为学校的档案管理体系建设做出贡献。
四、结束语
总而言之，我国社会的快速发展对人才的需求越来越多，构建高质量的学校档案管理工作有助于为社会提供高水平的人才，因此学校管理层应该充分重视对档案资源的有效利用，构建相关平台并提供档案管理人员的综合素养，并科学合理的使用大数据技术从中总结出有价值的信息，从而提高學校档案管理工作的效率，促进学校的可持续化发展。
参考文献：
[1]姬庆生. 大数据支持下档案管理体制改革研究[J]. 管理观察，2019（10）：107-108.
[2]宋维薇. 论大数据背景下学校档案管理的信息化建设[J]. 信息记录材料，2021，22（02）：166-167.
[3]温小霞. 大数据时代学校档案管理的优化路径[J]. 黑龙江档案，2017（01）：54-55.
[4]狄丹. 学校档案管理信息化建设工作开展策略研究[J]. 传媒论坛，2020，3（24）：104-105.
泰来县实验小学