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摘 要 档案管理为人类活动出现的最为真实的记录，为认识与把握客观规律最为重要的依据，通过合理的档案管理，人们能够最好的数值过去、把握现在，甚至是预知将来；同时通过档案的管理，可以有效的促进所有工作的顺利展开，随着我国科学技术的不断进步与人口的急促增长，档案管理工作亦越来越重要。
关键词 档案管理 现代化建设 分析研究
中图分类号：G48 文献标识码：A
1 学校档案管理工作之信息化
所谓档案的信息化，也就是在国家相关部门的统一组织与规划下，于档案的管理活动至综合使用现代信息技术对档案的信息资源实施处置，提供服务与管理。档案信息化换句话说就是，档案管理模式必须由传统的以档案的实体保存为关键向着档案实体此类主要形式作为社会提供服务中重点的转变过程。①
现阶段不管是从国家亦或是到地方政府、教育局等都非常关注高校档案管理，目前几乎所有的高校都已经构建起了计算机局域网，另外，为了能够有效强化文字以及资料的保存与保密，某些学校不允许接入互联网，甚至直接实施单机操作，保存资料的计算机要和网络实施一定隔离。不过随着计算机技术以及互联网计算的不断进步，比如密码计算的完善、语音识别的出现以及指纹技术的发展，在某种程度上说将使得文件资料之安全保密性有了很大的提升。而对电子文件以及资料的真伪识别等，也会随着电子文件的签署技术的使用，于收文机关与学校之间构建一种“信任”。需要注意的是，电子文件的签署和纸质的文件有着很大的区别，它指代签署主体在电子文件上所留下来的“印记”，这和指纹技术有共同点。在某程度上说都是“唯一”的。这不但指代对此电子文件的责任，以及证实签署责任人特点之身份，另外还有防篡改、防抵赖以及防利用等功能。此是，收文企业或者机构就可以按照此依据来分辨文件签署人和文件内容是否真实。随着信息技术的发展，网络技术作为信息传播在主体有着非常大的优点，首先是传播速度非常之快，其次是传播的范围广，再次所传播的信息能够保障最真实，最后传播成本不高。随着我国乃至世界性电子文件与网络建设的不断改进与发展，人们的信息能够顺利实现共存共享，资源的利用程度也能实现最大化。②
一个学校的档案管理水平能体现出该学校总体的管理水平，为展示学校精神风貌的窗口。因此，不管以何种理由或者站在哪个角度上说，档案管理对于一个学校而言都是非常重要。作为学校档案管理，一定要最大限度的表现出自身存在的最大价值，将其最大的作用发挥出来，质量在此起着非常重要的作用，而借助信息技术的优点正好能够实现这一点。信息技术使得档案管理由复杂变得容易，保密等级也有一定的提升。第一，使用信息技术，能够使得档案的归档资料格式与纸张趋向于统一，同时字体也趋于统一。这些统一就极大的降低档案工作管理的复杂程度，同时也有效了避免了因为手写体的字体与笔的色迹不相同而导致管理出现问题，传统档案的纸质或者格式尽管可以保障统一，不过却不能保障整齐或者规范。而目前学校完全实现统一打印，不但有效保障了档案资料的字迹清晰与整齐，同时对借阅等也非常有帮助。另外，在档案管理的工作中，如果条件允许的话应该借助电脑技术来打印卷皮，这不但充分的体现出了办公的自动化，同时也能够实现无纸办公。作为档案管理的工作人员，可以按照卷皮的大小以及本身个格式来设计出打印的格式，按照卷皮题目内容、保管时间、页数以及案卷号、件数、气质年月等所在卷提的地方，来实施调整，这样就能使得打印的内容能够处于最恰当的位置。
2 档案管理工作之虚拟化
伴随着技术的不断进步，现阶段无纸化办公早已成为现实，原来的以纸张为主要载体的档案的管理模式亦出现了根本的变革。尽管人类从甲骨文或者竹简记事至现阶段以纸张为载体经过了几十年的发展，不过无纸化办公与自动化成了当今社会发展的趋势，同时逐渐改变档案工作之实际操作。每一项技術或者每一件事情的出现都有它的偶然与必然，档案资源的共享为档案管理的主要目的，而顺利支持档案资源的为一定数量的档案馆藏，在此种情况下，虚拟化就能借助网络互联与馆际互借来不断增加馆藏，这样就大大的丰富了档案资源。假若说将全球范围内所有的档案信息均并入至互联网中，从某个角度看，档案资源就能够没有任何限制的不断扩大，运至全球任何一个角落，而近至身边的人，均能够在有限的时间或者空间内查询到自身所需要的相关信息以及资料，次这个角度上说就有效的解决了传统档案管理中的难点，不但占地极小，同时投入也非常小。所以，学校的档案管理一定会向着此方向发展，也就是逐渐实现虚拟化与无纸化。
3 档案管理工作的数字化与缩微化
新技术的不断使用，尤其是缩微摄影技术以及数码影像技术的运用给档案管理顺利实现数字化提高了很大的保障。本文所说的档案信息的数字化，实际上就是借助计算机或者扫描仪等一些新技术把馆藏档案或则资料转化成电子档案代码，最终变成为电子文件，学校是档案信息数字化之后，能够借助电脑实施智能化的检索，同时此种检索不但速度极快，所检索的范围也非常广。这种技术为档案的储存带来了巨大的帮助，同时也不会因为一些主观原因而导致档案出现遗失的现象。而缩微摄影技术也就是将大量的纸质资料或者信息缩微至非常小的缩微品中，同时把它们制作成为电子类文件，其数码影像则是借助数码相机与光磁转换来实现对影像中的信息进行高清晰处理，它们的存在各有各的特点，但是均以电脑来实施识别、管理以及存储的电子文件，最终形成数据库。此种方法从本质上有效的解决了由于纸质档案而为库存带来的压力，同时解决了档案管理中的很多矛盾。数码影像技术以及缩微摄影技术的运用，对于影像的长时间保持与及时复杂等都非常有帮助，同时也便于电脑查阅照片案卷。数码技术与缩微摄影技术的深入发展，给档案管理能够实现数字化提高了很大的空间。③毋庸置疑，计算机技术的出现使得全球的时间与空间距离再次拉近，而电子文件的出现则依赖于计算机技术的发展，它有着可塑性和快捷行，有着纸质文件所无法比拟的优点。
4 结语
总而言之，学校档案管理实现现代化是社会与学校发展的必然结果，设备的改进与现代化的管理模式均不断激励着档案工作人员活到老、学到老，一定要不断跟上时代的步伐，不断提升自身的专业素质。努力掌握与学习新的科技术知识，这样才能最大限度的与时俱进，以适应新时期档案管理的发展要求。
注释
① 姜云娜.浅谈档案工作的规范化、标准化管理[J].科技创新导报，2011（5）.
② 孙黎敏.推进档案标准化 为种业发展服务[J].种子世界，2008（8）.
③ 陈亚敏.推行档案工作规范化与标准化浅谈[J].商情（教育经济研究），2008（6）.
关键词 档案管理 现代化建设 分析研究
中图分类号：G48 文献标识码：A
1 学校档案管理工作之信息化
所谓档案的信息化，也就是在国家相关部门的统一组织与规划下，于档案的管理活动至综合使用现代信息技术对档案的信息资源实施处置，提供服务与管理。档案信息化换句话说就是，档案管理模式必须由传统的以档案的实体保存为关键向着档案实体此类主要形式作为社会提供服务中重点的转变过程。①
现阶段不管是从国家亦或是到地方政府、教育局等都非常关注高校档案管理，目前几乎所有的高校都已经构建起了计算机局域网，另外，为了能够有效强化文字以及资料的保存与保密，某些学校不允许接入互联网，甚至直接实施单机操作，保存资料的计算机要和网络实施一定隔离。不过随着计算机技术以及互联网计算的不断进步，比如密码计算的完善、语音识别的出现以及指纹技术的发展，在某种程度上说将使得文件资料之安全保密性有了很大的提升。而对电子文件以及资料的真伪识别等，也会随着电子文件的签署技术的使用，于收文机关与学校之间构建一种“信任”。需要注意的是，电子文件的签署和纸质的文件有着很大的区别，它指代签署主体在电子文件上所留下来的“印记”，这和指纹技术有共同点。在某程度上说都是“唯一”的。这不但指代对此电子文件的责任，以及证实签署责任人特点之身份，另外还有防篡改、防抵赖以及防利用等功能。此是，收文企业或者机构就可以按照此依据来分辨文件签署人和文件内容是否真实。随着信息技术的发展，网络技术作为信息传播在主体有着非常大的优点，首先是传播速度非常之快，其次是传播的范围广，再次所传播的信息能够保障最真实，最后传播成本不高。随着我国乃至世界性电子文件与网络建设的不断改进与发展，人们的信息能够顺利实现共存共享，资源的利用程度也能实现最大化。②
一个学校的档案管理水平能体现出该学校总体的管理水平，为展示学校精神风貌的窗口。因此，不管以何种理由或者站在哪个角度上说，档案管理对于一个学校而言都是非常重要。作为学校档案管理，一定要最大限度的表现出自身存在的最大价值，将其最大的作用发挥出来，质量在此起着非常重要的作用，而借助信息技术的优点正好能够实现这一点。信息技术使得档案管理由复杂变得容易，保密等级也有一定的提升。第一，使用信息技术，能够使得档案的归档资料格式与纸张趋向于统一，同时字体也趋于统一。这些统一就极大的降低档案工作管理的复杂程度，同时也有效了避免了因为手写体的字体与笔的色迹不相同而导致管理出现问题，传统档案的纸质或者格式尽管可以保障统一，不过却不能保障整齐或者规范。而目前学校完全实现统一打印，不但有效保障了档案资料的字迹清晰与整齐，同时对借阅等也非常有帮助。另外，在档案管理的工作中，如果条件允许的话应该借助电脑技术来打印卷皮，这不但充分的体现出了办公的自动化，同时也能够实现无纸办公。作为档案管理的工作人员，可以按照卷皮的大小以及本身个格式来设计出打印的格式，按照卷皮题目内容、保管时间、页数以及案卷号、件数、气质年月等所在卷提的地方，来实施调整，这样就能使得打印的内容能够处于最恰当的位置。
2 档案管理工作之虚拟化
伴随着技术的不断进步，现阶段无纸化办公早已成为现实，原来的以纸张为主要载体的档案的管理模式亦出现了根本的变革。尽管人类从甲骨文或者竹简记事至现阶段以纸张为载体经过了几十年的发展，不过无纸化办公与自动化成了当今社会发展的趋势，同时逐渐改变档案工作之实际操作。每一项技術或者每一件事情的出现都有它的偶然与必然，档案资源的共享为档案管理的主要目的，而顺利支持档案资源的为一定数量的档案馆藏，在此种情况下，虚拟化就能借助网络互联与馆际互借来不断增加馆藏，这样就大大的丰富了档案资源。假若说将全球范围内所有的档案信息均并入至互联网中，从某个角度看，档案资源就能够没有任何限制的不断扩大，运至全球任何一个角落，而近至身边的人，均能够在有限的时间或者空间内查询到自身所需要的相关信息以及资料，次这个角度上说就有效的解决了传统档案管理中的难点，不但占地极小，同时投入也非常小。所以，学校的档案管理一定会向着此方向发展，也就是逐渐实现虚拟化与无纸化。
3 档案管理工作的数字化与缩微化
新技术的不断使用，尤其是缩微摄影技术以及数码影像技术的运用给档案管理顺利实现数字化提高了很大的保障。本文所说的档案信息的数字化，实际上就是借助计算机或者扫描仪等一些新技术把馆藏档案或则资料转化成电子档案代码，最终变成为电子文件，学校是档案信息数字化之后，能够借助电脑实施智能化的检索，同时此种检索不但速度极快，所检索的范围也非常广。这种技术为档案的储存带来了巨大的帮助，同时也不会因为一些主观原因而导致档案出现遗失的现象。而缩微摄影技术也就是将大量的纸质资料或者信息缩微至非常小的缩微品中，同时把它们制作成为电子类文件，其数码影像则是借助数码相机与光磁转换来实现对影像中的信息进行高清晰处理，它们的存在各有各的特点，但是均以电脑来实施识别、管理以及存储的电子文件，最终形成数据库。此种方法从本质上有效的解决了由于纸质档案而为库存带来的压力，同时解决了档案管理中的很多矛盾。数码影像技术以及缩微摄影技术的运用，对于影像的长时间保持与及时复杂等都非常有帮助，同时也便于电脑查阅照片案卷。数码技术与缩微摄影技术的深入发展，给档案管理能够实现数字化提高了很大的空间。③毋庸置疑，计算机技术的出现使得全球的时间与空间距离再次拉近，而电子文件的出现则依赖于计算机技术的发展，它有着可塑性和快捷行，有着纸质文件所无法比拟的优点。
4 结语
总而言之，学校档案管理实现现代化是社会与学校发展的必然结果，设备的改进与现代化的管理模式均不断激励着档案工作人员活到老、学到老，一定要不断跟上时代的步伐，不断提升自身的专业素质。努力掌握与学习新的科技术知识，这样才能最大限度的与时俱进，以适应新时期档案管理的发展要求。
注释
① 姜云娜.浅谈档案工作的规范化、标准化管理[J].科技创新导报，2011（5）.
② 孙黎敏.推进档案标准化 为种业发展服务[J].种子世界，2008（8）.
③ 陈亚敏.推行档案工作规范化与标准化浅谈[J].商情（教育经济研究），2008（6）.