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抗日战争胜利以后，中国人民渴望着和平民主，但蒋介石坚持独裁内战的方针，借助重庆谈判这个幌子，蓄谋准备发动内战。1946年国民党对解放区进行了大规模的进攻。经过三年多时间的斗争，共产党领导的人民武装由防御到反攻，经过三大战役的大决战，最终实现了人民解放战争的胜利。党政军的文件档案在这期间最大的特点就是不断转移，并贯穿于解放战争的全过程。开始是在敌军进逼下进行撤退性转移，后来是在解放战争节节胜利中由农村向城市大转移。也可以说，文件档案的转移过程就是维护党和国家历史财富完整与安全的过程，就是保护党和国家秘密安全的过程，也是对广大干部进行保密教育和实际锻炼的过程。
集中保存防止遗失
集中管理文件和档案，这是解放战争中各地方、各部队、各机关共同遵行的一条保密制度。1946年11月6日《中央办公厅关于保密问题的通知》指出：鉴于某些地区、部队“迭次遗失机密文件”，给党的机密造成巨大损失，特要求一切党政军机关“必须定期清理所存之电报及秘件，严格检查有否遗失”。根据中央办公厅的保密通知，全党、全军及各边区政府及时展开了对文电资料的清理和收集工作。据统计：1946年10月至同年年底三个月内，中共中央各机关就向中央办公厅秘书处材料科移交档案1.6万余件，这在很大程度上减少了泄密的可能性，同时纠正了乱烧文电和文电处理紊乱现象。在战争年代，某些地区、单位长期不设档案室，哪个部门办理完毕的文件就存在哪个部门，甚至某个人承办完文件后无处移交只好自己保存。这种陋习的存在，使文电大量损失。有了归档制度，承办人办完文件可以将原件及时移交，个人手中文电少了，遗失文电或泄密事件也就少了。在未建立归档制度前，有些个人或单位视文电为“累赘”，保存怕丢失或泄密，不得已采取边办理边烧毁的办法。结果出现一个单位存在了若干年却一份文电也未保存下来的现象。乱烧文电是对党对国家不负责的错误行为，也不符合党的保密原则。有了归档制度，就纠正了乱烧文电的不良倾向。由于战争环境的影响，一些单位没有文电处理制度，有些文电该办不办、该复不复、该交不交，甚至有头无尾，在传办过程中文电就“下落不明”了。为了改变这种现象，1948年9月30日，周恩来将中央办公厅起草的《文电承办程序》改为《中央办公厅承办和收发电报及归档程序》，周恩来不仅在文件中亲笔加了“归档”条款，而且还对何者“归档”、何者“不归档”，作了具体规定：机密性大而且重要者应交档案室归入“永久档案”，对纯事务性不重要、不机密文电作为“暂存临时档案”。由于归档制度的建立，文电处理紊乱现象也得到了纠正。
在革命事业发展变化中，成立或撤销机关的事是经常发生的。机关撤销后其遗留的文电档案如何处理乃是个善后工作中最难处理的问题。为保护党的机密，根据《中央办公厅关于保密问题的通知》精神，党政军机关对已撤销或即将撤销的机关的文电都进行了周密的处理。首先，对已经撤销的机关、单位，其文电被个人收藏代存者，一律交中共中央办公厅秘书处和各地方、各部队党的秘书处接收保存。党中央领导同志带头移交。例如1947年3月党中央撤离延安前夕，毛泽东、周恩来各向中办秘书处移交了两箱子文电，其中有已撤销的中共中央农委、外事组和政策研究室的档案等等。1948年7月5日《中共中央及中央军委关于保密和文电管理工作的指示》，要求各地方、各部队将党政一切历史文电包括过去代管的各个历史时期撤销机关的档案全部送交中办秘书处集中保存。此外，还接收了1937年以前党在各大城市地下斗争中形成的一切文电档案。例如1946年5月，周恩来利用在上海视察工作机会，指示刘少文将隐藏在上海的中共中央地下档案库6000余件党中央文件，秘密运往延安。按照党中央的指示，各大城市地下党组织均在接收委员会中成立了文献接收处，把接收地下党组织遗留的一切文电作为一项重要任务。由于蒋介石一心大打内战，1946年上半年开始，强迫我驻国民党统治区的一切代表机构关闭和撤退。国民党特务梦想在我撤退中混水摸鱼捞取我党政军机密。为了维护党的机密安全，中共中央谈判代表团及各八路军办事处、新四军办事处在撤销之前，均秘密对文电档案进行了妥善处理。例如1947年1月30日《周恩来关于整理北平军调处文件给叶剑英等电》中说：“现执行部撤销在即，请叶指定专人埋头整理两星期，将所有文件分类编成目录，连同原件，赶于丑文班机着董越千选送回延”。
接收敌伪档案和一切旧政权档案，是中国共产党对新解放区的一项重要政策，目的在于保护国家一切历史文化财富，对维护国家机密也有其重要意义。一切旧政权档案都是中国人民的宝贵历史文化财富，是研究中国历史的第一手材料；一切旧政权历史档案中均有秘密部分和公开部分的内容。凡涉及国防要塞、经济命脉、国际秘密关系及其他秘密内容的文电和有关材料，均不宜散失于社会上，更不准流传于国外。1947年2月8日《中共中央关于请注意搜集顽方政府档案文献给刘伯承、邓小平、贺龙、李井泉等电》中说：请通知前线部队各政治部在打开敌人驻守的城市时，要注意“搜集顽方政府一切档案文献法令转送后方”。根据中共中央的指示，各中共中央局会同各野战军政治部均成立了大区一级接收委员会，各省委、特委与当地驻军也组成本地敌伪物资、人员、档案接收委员会，在接管城市时也接收一切旧政权档案文献。例如，晋察冀行政委员会接收委员会旧政权文献管理处就接收了旧政权文献档案40余箱和图书9万余册。此后，从北京到南京，凡有旧政权文献档案的地方均成立了旧政权物资档案接收委员会，并配备了专门人才，全面接收了封建王朝档案、北洋政府档案、国民党及其军队和政府遗留的档案及其他敌伪档案。这些档案均含有国家某种程度上的机密，接收过来为人民政府所有，既保护了历史文化遗产，又维护了国家的安全。
战时档案的划密
划分文件电报档案的密级，这是中国共产党在解放战争中采取的一项重要保密措施。这种划密工作在解放战争中主要进行了三次。
撤离延安时的划密工作。1937年党中央进驻延安后，由于处于相对的和平环境，各机关都积存了大量文电档案。1946年10月，蒋介石调动20万兵马进攻陕北威胁延安。为了实现诱敌深入聚而歼之的战略决策，中共中央和中央军委决定在必要时放弃延安。在放弃延安前，首先要转移机关和疏散档案。疏散档案工作是比较复杂的，由于积存的文电档案过多，一般机关都有几万件，中央办公厅秘书处有四窑洞文件材料，用人背肩扛是带不走的。根据中共中央办公厅保密通知，驻延安各机关于1946年10月开始了第一次档案划密工作。这次划密的重点在于从全部文电中挑选“既重要又机密”的文件和电报。首先按文件上原有的“绝密”、“普通”字样和电报上“AAA”、“AAAA”字样来划分，如果文件上未标明密级，电报上仅有“A”、“AA”者即划作“次要”。凡“重要”和“绝密”者挑出专人携带，其他则有的就地销毁，有的运往山区坚壁起来。其次，由于一般工作人员特别是文电保管人员无划密经验，只好暂时把党的和军队的文电材料统统算作“机密”的；把政府的和旧政权的档案划为“公开”的或半机密的，全部转移，待以后处理。稍大一点的机关均派人把所谓“公开”或次要的档案预先于1946年年底前运往陕北山区埋藏起来。例如中共中央办公厅秘书处就将33箱“次要”档案运往山区分别埋藏在保安县安条岭和清涧县十家塬子等处。
在兴县刘家曲村的划密工作。1947年3月初，在周恩来和任弼时指示下，组成了以曾三为首的中央材料保管委员会。该委员会成员有中共中央办公厅秘书处材料科、机要处电整科、中央组织部材料科和总政秘书处资料组等单位，共携带90余箱文电档案撤离延安，途经陕北清涧县，在吴堡过黄河，到山西省兴县刘家曲村驻扎下来。1947年4月2日曾三专程到山西临县三交镇向路过此地的刘少奇、朱德请示汇报这次档案的转移工作。刘少奇听完汇报指示说：一切档案应分甲、乙、丙、丁四类，甲类为“重要而机密”的，乙类为“次重要次机密”的，丙类为“事务性的”，丁类为“公开而重要的”。根据刘少奇的指示，1947年4月初，中共中央办公厅秘书处起草了《关于按重要性与机密性处理文件的规定》，并经中央后委通过施行。根据这个规定，中央材料保管委员会各单位用较长时间对文电划分了四个密级。一切文件电报中凡属“极重要的机密文件”为甲类，应重点专人保护。此类包括会议记录、内部决议、指示、党书、领导人亲笔草稿和内部讲话稿、党内历史斗争材料、党的涉外材料、山头会议整套文献以及具有全党全军意义的其他秘密材料。一切文件电报中“次要的秘密文件”为乙类。此类包括分局及省、县级内部决议、指示、会议记录、工作总结、典型报告、战略方针、组织路线和政治路线斗争材料、涉外材料、党组织遭受破坏材料、秘密党刊及其他未经整理的秘密材料，均应保护其绝对安全。一切党政军群机关内容“不重要的文件”即事务性文电为丙类。包括“无大内容”的文电、“过时的秘密情报”、历次作废的草稿、非典型的一般文电。此种文电在“军情紧急时可以先行烧毁”。一切文件电报中凡内容“重要的公开文件”为丁类。此类文电包括公开的宣言、法典、布告、外交文电、公开情报及其他宣传教育材料。此类材料在“军情紧急时不必带走，可以就地坚壁”，当然条件许可时还是一齐带走为好，但不准随意销毁。
在西柏坡划分档案的密级。1948年4月上旬，中共中央和中央后委各机关分别来到河北省平山县西柏坡与中央工委会合，经党中央批准，于1948年5月23日重新组成中共中央办公厅。不久，在中央办公厅和中央保密委员会指示下，中央办公厅秘书处又拟制了文件电报档案《分类表》。各单位结合对档案的分类进一步做了划密工作。首先，制订平战结合的档案分类法。在山西兴县刘家曲村进行的档案划密，是战时保护档案和维护机密的创举，适应战时需要。但它也有一定的局限。划分档案密级应根据档案内容而定，但那时无暇细看每一份文件电报的内容，所以划分的密级不一定准确；划分档案密级应从现实出发，过时的内容该降密的要降，该解密的要解，这要有政治水平和业务水平比较高的同志来做，一般人是做不好的。为了纠正以往的缺点，这次划分档案密级是结合分类进行的。中办秘书处制定的《分类表解说》指出：一切单位的文件电报都应保持甲乙丙丁文件重要与秘密的基础。谁破坏了这个基础谁就破坏了档案管理的保密原则，都是不允许的。保持原划密基础，不等于工作不能向前发展，而是要在原基础上增加档案“便于出纳”的内容。所谓“出”就是从中查找需要使用的文件或电报；所谓“纳”就是把使用完毕的文电再归回原卷宗内。要做到出纳方便，就必须将一切文电在按地区、单位、年代的原则下分为党务类、政权类、财经类、城工类、新区工作类、农村工作类、国际工作类、军事类和民运类等类。在大类下设分类，分类下设项，项下设目。“目”也就是案卷，最小的保管单位。从保密角度看，应提倡各单位以本机关形成的文电为划密主要对象。因为何为绝密的，何为机密的，何为公开的，只有本机关最熟悉。所以，各机关、各地方、各部队将1948年以前的一切文电均“按地区分性质作一统计”上报中央办公厅。其次，编制供检索与档案定期检点的两用目录。当一切文电按上述要求分类后，就应以大类为单位编制文件电报的基本目录。目录的基本栏目有总类号、分类号、文电作者、标题与内容、年代、份数和备注。在备注中写上文电的来源或密级等。这种目录有两个作用：作为检索工具它有利于查找；作为交接依据它可供互相检查文电是否丢失。最后，当划密、分类、编目工作完毕后，再将案卷“装订、打图章、编总登记号”，使一切档案有秩序、有规律的固定下来。一看图章(包括文件戳记)就知这份文电是哪个单位的，一看总登记，就知文电是否齐全或丢失。这也是文电管理工作中不可缺少的一种保密手段。
正确处理档案保密与使用的关系
到解放战争后期，各行各业都在为新中国各项建设事业制订方针、政策、法规和办法，急需参考过去的文电材料。大规模提供使用档案与原来的档案保密观念发生了尖锐的矛盾。如何做到既要保守机密又适应各方面使用档案的需要，就成为解放战争后期档案管理中必须解决的一个实际问题。针对这些问题，党政军采取了许多切实可行的办法。
首先，是复审、修订保密制度。1948年5月19日《中央保密委员会章程(草案)》中提出：为了使党的保密工作适应新形势和党的事业发展的新要求，各地方、各机关应“复审各地保密制度、条例、人员奖惩”等。因为过去地下斗争和战争环境，文电管理重在“保管”，那时重在保管是对的，但仅重视保管忽视使用就不对了。根据中央保密委员会的要求，中央办公厅在文电管理制度方面进行了重新审订、修改和补充。由中央办公厅组织起草并以党中央名义于1948年7月5日发出《中央关于中央各部委处理机密文件的制度》，规定：“各部委一切机密文件，应由各部委主要负责同志亲自负责处理”。但机密文电多的机关“可指定一人专任或兼任机要秘书”，一切机密文电均由机要秘书管理。凡规定由各首长亲阅亲办的文电“不得转送他人传阅”。如果因工作需要阅览使用机密或绝密文电者，“可由该部委负责同志决定，交给某同志阅读，阅后即由机要秘书收回”。各部委需要使用中共中央办公厅秘书处和机要处保存的文电，“此项阅读密电及机要文件之名单，应报告中央秘书长取得批准”。非机要文电可持该部委介绍信到秘书处和机要处借阅。凡使用机密文电者“不得抄存全部原文”但可“摘其大意”。公开文件可任其摘抄。1948年7月11日《中央办公厅机要室关于抄写文件的要求通知》指出：每天供党中央领导同志阅办的文电约30000字左右，“因书记处各同志工作忙，又都在40岁以上的年龄”，因而各单位向中央送文电时应注意：送中央领导同志使用的文电“一律要抄正清楚，字要大些”。为了保证中央领导同志阅读方便，规定上送文件不得写草字或怪字，稿纸一律用12开或20开纸，但每个字所占的位置“一律按4方分大小，行与行距离为4分”。中央办公厅秘书处和机要处应保证中央领导同志使用文电的需要。凡给中央领导提供的文电一律一式抄印6份，每份文电第一页上端应分别写上英文字母A、B、C、D、E、F等等。这些字母是中央领导同志在处理文电时分别使用的代号，这也是机要室值班秘书与首长秘书随时联系或交接文电的依据。此外，中央办公厅机要处于1948年10月6日发出《关于材料分类整理》的意见，将各地方、各部队上送电报分成政情、社情、经情、军情等35大类，每一大类又划分为若干小类。除绝密电报仅供中央领导使用外，其他电报可供有关单位领导借用，但要一定的批准手续。
其次，要保密但不得把档案“锁死”。这个指导思想是1947年6月11日在《曾三关于中央秘书处材料工作总结》中提出来的。曾三说：我们中央办公厅秘书处材料科应当是党中央及中央各机关的“材料库”。既是档案库，应必须讲究保守秘密和保护文件档案的安全。没有保密，没有安全，也不会有我们材料库。但我们有些同志没有处理好保密与使用的关系，有了档案“多往柜子里一锁，锁死了，没有送给研究部门或负责同志使用”。根据中央保密委员会的章程，1948年6月4日，经任弼时、杨尚昆批准，发布了《中共中央秘书处材料科发借党内文件条例》，对保密与使用档案问题作了统一规定。将一部分划为公开或半公开的文件材料再抄写、油印、打字若干份，送有关部门或领导干部使用。有的发下去，有的借出去，名为发借，实是送货上门供其使用。同时，根据某一部委工作范围，从档案中选择其可能有用者编成专题目录，或者作出每月分类目录，“印发各部委，供借阅用”。此外，还根据中央组织部和中央办公厅审批的阅读机密文电高干名单，将部分机密文电印发给高干使用，用毕交机要秘书退回中央办公厅秘书处或机要处。在此基础上还要开辟阅览室。虽然处于战争年代，但只要有条件，每个机关档案科(室)都应建立这种专门阅览室，供借阅文电同志使用。凡机密文电只能在此阅览，未经批准或特许，不得带走文电。
最后，要经常征求意见，改进服务工作。档案材料部门一般都具有保密性和服务性双重性质。作为保密单位，它应按照中央保密委员会规定做好一切保密工作；作为服务单位，它要为党政军领导机关或领导人服务，全心全意为人民服务。1948年7月30日，《中央秘书处材料科征求对借阅工作意见的信》就体现了这个思想。信中对已往发借的文电的性质界定和需求征求了意见：“哪类性质的材料是需要的？哪类性质的材料是不需要的？”；“你们希望得到何种文件？”这里所指的“性质”除内容外也包括绝密、机密、公开性质。由于文电进行了分类整理和划分密级，并且有中央组织部和中央办公厅批准的阅读机密文电规定，所以这样征求意见是有准备的，能够在坚持保密的前提下做好文电借阅工作。文中还规定：借阅文电一定要有手续，介绍信或证明信是必不可少的；凡借阅机密文电，除符合规定外，还应经“秘书长批准”，防止机密的扩散；还应填写“借阅单”、“登记簿”等，手续清楚，责任分明。任何阅读使用机密文电者都应“守口如瓶”，不得乱讲，不得遗失。如发生丢失、泄密事件，必须“立即查究”。
集中保存防止遗失
集中管理文件和档案，这是解放战争中各地方、各部队、各机关共同遵行的一条保密制度。1946年11月6日《中央办公厅关于保密问题的通知》指出：鉴于某些地区、部队“迭次遗失机密文件”，给党的机密造成巨大损失，特要求一切党政军机关“必须定期清理所存之电报及秘件，严格检查有否遗失”。根据中央办公厅的保密通知，全党、全军及各边区政府及时展开了对文电资料的清理和收集工作。据统计：1946年10月至同年年底三个月内，中共中央各机关就向中央办公厅秘书处材料科移交档案1.6万余件，这在很大程度上减少了泄密的可能性，同时纠正了乱烧文电和文电处理紊乱现象。在战争年代，某些地区、单位长期不设档案室，哪个部门办理完毕的文件就存在哪个部门，甚至某个人承办完文件后无处移交只好自己保存。这种陋习的存在，使文电大量损失。有了归档制度，承办人办完文件可以将原件及时移交，个人手中文电少了，遗失文电或泄密事件也就少了。在未建立归档制度前，有些个人或单位视文电为“累赘”，保存怕丢失或泄密，不得已采取边办理边烧毁的办法。结果出现一个单位存在了若干年却一份文电也未保存下来的现象。乱烧文电是对党对国家不负责的错误行为，也不符合党的保密原则。有了归档制度，就纠正了乱烧文电的不良倾向。由于战争环境的影响，一些单位没有文电处理制度，有些文电该办不办、该复不复、该交不交，甚至有头无尾，在传办过程中文电就“下落不明”了。为了改变这种现象，1948年9月30日，周恩来将中央办公厅起草的《文电承办程序》改为《中央办公厅承办和收发电报及归档程序》，周恩来不仅在文件中亲笔加了“归档”条款，而且还对何者“归档”、何者“不归档”，作了具体规定：机密性大而且重要者应交档案室归入“永久档案”，对纯事务性不重要、不机密文电作为“暂存临时档案”。由于归档制度的建立，文电处理紊乱现象也得到了纠正。
在革命事业发展变化中，成立或撤销机关的事是经常发生的。机关撤销后其遗留的文电档案如何处理乃是个善后工作中最难处理的问题。为保护党的机密，根据《中央办公厅关于保密问题的通知》精神，党政军机关对已撤销或即将撤销的机关的文电都进行了周密的处理。首先，对已经撤销的机关、单位，其文电被个人收藏代存者，一律交中共中央办公厅秘书处和各地方、各部队党的秘书处接收保存。党中央领导同志带头移交。例如1947年3月党中央撤离延安前夕，毛泽东、周恩来各向中办秘书处移交了两箱子文电，其中有已撤销的中共中央农委、外事组和政策研究室的档案等等。1948年7月5日《中共中央及中央军委关于保密和文电管理工作的指示》，要求各地方、各部队将党政一切历史文电包括过去代管的各个历史时期撤销机关的档案全部送交中办秘书处集中保存。此外，还接收了1937年以前党在各大城市地下斗争中形成的一切文电档案。例如1946年5月，周恩来利用在上海视察工作机会，指示刘少文将隐藏在上海的中共中央地下档案库6000余件党中央文件，秘密运往延安。按照党中央的指示，各大城市地下党组织均在接收委员会中成立了文献接收处，把接收地下党组织遗留的一切文电作为一项重要任务。由于蒋介石一心大打内战，1946年上半年开始，强迫我驻国民党统治区的一切代表机构关闭和撤退。国民党特务梦想在我撤退中混水摸鱼捞取我党政军机密。为了维护党的机密安全，中共中央谈判代表团及各八路军办事处、新四军办事处在撤销之前，均秘密对文电档案进行了妥善处理。例如1947年1月30日《周恩来关于整理北平军调处文件给叶剑英等电》中说：“现执行部撤销在即，请叶指定专人埋头整理两星期，将所有文件分类编成目录，连同原件，赶于丑文班机着董越千选送回延”。
接收敌伪档案和一切旧政权档案，是中国共产党对新解放区的一项重要政策，目的在于保护国家一切历史文化财富，对维护国家机密也有其重要意义。一切旧政权档案都是中国人民的宝贵历史文化财富，是研究中国历史的第一手材料；一切旧政权历史档案中均有秘密部分和公开部分的内容。凡涉及国防要塞、经济命脉、国际秘密关系及其他秘密内容的文电和有关材料，均不宜散失于社会上，更不准流传于国外。1947年2月8日《中共中央关于请注意搜集顽方政府档案文献给刘伯承、邓小平、贺龙、李井泉等电》中说：请通知前线部队各政治部在打开敌人驻守的城市时，要注意“搜集顽方政府一切档案文献法令转送后方”。根据中共中央的指示，各中共中央局会同各野战军政治部均成立了大区一级接收委员会，各省委、特委与当地驻军也组成本地敌伪物资、人员、档案接收委员会，在接管城市时也接收一切旧政权档案文献。例如，晋察冀行政委员会接收委员会旧政权文献管理处就接收了旧政权文献档案40余箱和图书9万余册。此后，从北京到南京，凡有旧政权文献档案的地方均成立了旧政权物资档案接收委员会，并配备了专门人才，全面接收了封建王朝档案、北洋政府档案、国民党及其军队和政府遗留的档案及其他敌伪档案。这些档案均含有国家某种程度上的机密，接收过来为人民政府所有，既保护了历史文化遗产，又维护了国家的安全。
战时档案的划密
划分文件电报档案的密级，这是中国共产党在解放战争中采取的一项重要保密措施。这种划密工作在解放战争中主要进行了三次。
撤离延安时的划密工作。1937年党中央进驻延安后，由于处于相对的和平环境，各机关都积存了大量文电档案。1946年10月，蒋介石调动20万兵马进攻陕北威胁延安。为了实现诱敌深入聚而歼之的战略决策，中共中央和中央军委决定在必要时放弃延安。在放弃延安前，首先要转移机关和疏散档案。疏散档案工作是比较复杂的，由于积存的文电档案过多，一般机关都有几万件，中央办公厅秘书处有四窑洞文件材料，用人背肩扛是带不走的。根据中共中央办公厅保密通知，驻延安各机关于1946年10月开始了第一次档案划密工作。这次划密的重点在于从全部文电中挑选“既重要又机密”的文件和电报。首先按文件上原有的“绝密”、“普通”字样和电报上“AAA”、“AAAA”字样来划分，如果文件上未标明密级，电报上仅有“A”、“AA”者即划作“次要”。凡“重要”和“绝密”者挑出专人携带，其他则有的就地销毁，有的运往山区坚壁起来。其次，由于一般工作人员特别是文电保管人员无划密经验，只好暂时把党的和军队的文电材料统统算作“机密”的；把政府的和旧政权的档案划为“公开”的或半机密的，全部转移，待以后处理。稍大一点的机关均派人把所谓“公开”或次要的档案预先于1946年年底前运往陕北山区埋藏起来。例如中共中央办公厅秘书处就将33箱“次要”档案运往山区分别埋藏在保安县安条岭和清涧县十家塬子等处。
在兴县刘家曲村的划密工作。1947年3月初，在周恩来和任弼时指示下，组成了以曾三为首的中央材料保管委员会。该委员会成员有中共中央办公厅秘书处材料科、机要处电整科、中央组织部材料科和总政秘书处资料组等单位，共携带90余箱文电档案撤离延安，途经陕北清涧县，在吴堡过黄河，到山西省兴县刘家曲村驻扎下来。1947年4月2日曾三专程到山西临县三交镇向路过此地的刘少奇、朱德请示汇报这次档案的转移工作。刘少奇听完汇报指示说：一切档案应分甲、乙、丙、丁四类，甲类为“重要而机密”的，乙类为“次重要次机密”的，丙类为“事务性的”，丁类为“公开而重要的”。根据刘少奇的指示，1947年4月初，中共中央办公厅秘书处起草了《关于按重要性与机密性处理文件的规定》，并经中央后委通过施行。根据这个规定，中央材料保管委员会各单位用较长时间对文电划分了四个密级。一切文件电报中凡属“极重要的机密文件”为甲类，应重点专人保护。此类包括会议记录、内部决议、指示、党书、领导人亲笔草稿和内部讲话稿、党内历史斗争材料、党的涉外材料、山头会议整套文献以及具有全党全军意义的其他秘密材料。一切文件电报中“次要的秘密文件”为乙类。此类包括分局及省、县级内部决议、指示、会议记录、工作总结、典型报告、战略方针、组织路线和政治路线斗争材料、涉外材料、党组织遭受破坏材料、秘密党刊及其他未经整理的秘密材料，均应保护其绝对安全。一切党政军群机关内容“不重要的文件”即事务性文电为丙类。包括“无大内容”的文电、“过时的秘密情报”、历次作废的草稿、非典型的一般文电。此种文电在“军情紧急时可以先行烧毁”。一切文件电报中凡内容“重要的公开文件”为丁类。此类文电包括公开的宣言、法典、布告、外交文电、公开情报及其他宣传教育材料。此类材料在“军情紧急时不必带走，可以就地坚壁”，当然条件许可时还是一齐带走为好，但不准随意销毁。
在西柏坡划分档案的密级。1948年4月上旬，中共中央和中央后委各机关分别来到河北省平山县西柏坡与中央工委会合，经党中央批准，于1948年5月23日重新组成中共中央办公厅。不久，在中央办公厅和中央保密委员会指示下，中央办公厅秘书处又拟制了文件电报档案《分类表》。各单位结合对档案的分类进一步做了划密工作。首先，制订平战结合的档案分类法。在山西兴县刘家曲村进行的档案划密，是战时保护档案和维护机密的创举，适应战时需要。但它也有一定的局限。划分档案密级应根据档案内容而定，但那时无暇细看每一份文件电报的内容，所以划分的密级不一定准确；划分档案密级应从现实出发，过时的内容该降密的要降，该解密的要解，这要有政治水平和业务水平比较高的同志来做，一般人是做不好的。为了纠正以往的缺点，这次划分档案密级是结合分类进行的。中办秘书处制定的《分类表解说》指出：一切单位的文件电报都应保持甲乙丙丁文件重要与秘密的基础。谁破坏了这个基础谁就破坏了档案管理的保密原则，都是不允许的。保持原划密基础，不等于工作不能向前发展，而是要在原基础上增加档案“便于出纳”的内容。所谓“出”就是从中查找需要使用的文件或电报；所谓“纳”就是把使用完毕的文电再归回原卷宗内。要做到出纳方便，就必须将一切文电在按地区、单位、年代的原则下分为党务类、政权类、财经类、城工类、新区工作类、农村工作类、国际工作类、军事类和民运类等类。在大类下设分类，分类下设项，项下设目。“目”也就是案卷，最小的保管单位。从保密角度看，应提倡各单位以本机关形成的文电为划密主要对象。因为何为绝密的，何为机密的，何为公开的，只有本机关最熟悉。所以，各机关、各地方、各部队将1948年以前的一切文电均“按地区分性质作一统计”上报中央办公厅。其次，编制供检索与档案定期检点的两用目录。当一切文电按上述要求分类后，就应以大类为单位编制文件电报的基本目录。目录的基本栏目有总类号、分类号、文电作者、标题与内容、年代、份数和备注。在备注中写上文电的来源或密级等。这种目录有两个作用：作为检索工具它有利于查找；作为交接依据它可供互相检查文电是否丢失。最后，当划密、分类、编目工作完毕后，再将案卷“装订、打图章、编总登记号”，使一切档案有秩序、有规律的固定下来。一看图章(包括文件戳记)就知这份文电是哪个单位的，一看总登记，就知文电是否齐全或丢失。这也是文电管理工作中不可缺少的一种保密手段。
正确处理档案保密与使用的关系
到解放战争后期，各行各业都在为新中国各项建设事业制订方针、政策、法规和办法，急需参考过去的文电材料。大规模提供使用档案与原来的档案保密观念发生了尖锐的矛盾。如何做到既要保守机密又适应各方面使用档案的需要，就成为解放战争后期档案管理中必须解决的一个实际问题。针对这些问题，党政军采取了许多切实可行的办法。
首先，是复审、修订保密制度。1948年5月19日《中央保密委员会章程(草案)》中提出：为了使党的保密工作适应新形势和党的事业发展的新要求，各地方、各机关应“复审各地保密制度、条例、人员奖惩”等。因为过去地下斗争和战争环境，文电管理重在“保管”，那时重在保管是对的，但仅重视保管忽视使用就不对了。根据中央保密委员会的要求，中央办公厅在文电管理制度方面进行了重新审订、修改和补充。由中央办公厅组织起草并以党中央名义于1948年7月5日发出《中央关于中央各部委处理机密文件的制度》，规定：“各部委一切机密文件，应由各部委主要负责同志亲自负责处理”。但机密文电多的机关“可指定一人专任或兼任机要秘书”，一切机密文电均由机要秘书管理。凡规定由各首长亲阅亲办的文电“不得转送他人传阅”。如果因工作需要阅览使用机密或绝密文电者，“可由该部委负责同志决定，交给某同志阅读，阅后即由机要秘书收回”。各部委需要使用中共中央办公厅秘书处和机要处保存的文电，“此项阅读密电及机要文件之名单，应报告中央秘书长取得批准”。非机要文电可持该部委介绍信到秘书处和机要处借阅。凡使用机密文电者“不得抄存全部原文”但可“摘其大意”。公开文件可任其摘抄。1948年7月11日《中央办公厅机要室关于抄写文件的要求通知》指出：每天供党中央领导同志阅办的文电约30000字左右，“因书记处各同志工作忙，又都在40岁以上的年龄”，因而各单位向中央送文电时应注意：送中央领导同志使用的文电“一律要抄正清楚，字要大些”。为了保证中央领导同志阅读方便，规定上送文件不得写草字或怪字，稿纸一律用12开或20开纸，但每个字所占的位置“一律按4方分大小，行与行距离为4分”。中央办公厅秘书处和机要处应保证中央领导同志使用文电的需要。凡给中央领导提供的文电一律一式抄印6份，每份文电第一页上端应分别写上英文字母A、B、C、D、E、F等等。这些字母是中央领导同志在处理文电时分别使用的代号，这也是机要室值班秘书与首长秘书随时联系或交接文电的依据。此外，中央办公厅机要处于1948年10月6日发出《关于材料分类整理》的意见，将各地方、各部队上送电报分成政情、社情、经情、军情等35大类，每一大类又划分为若干小类。除绝密电报仅供中央领导使用外，其他电报可供有关单位领导借用，但要一定的批准手续。
其次，要保密但不得把档案“锁死”。这个指导思想是1947年6月11日在《曾三关于中央秘书处材料工作总结》中提出来的。曾三说：我们中央办公厅秘书处材料科应当是党中央及中央各机关的“材料库”。既是档案库，应必须讲究保守秘密和保护文件档案的安全。没有保密，没有安全，也不会有我们材料库。但我们有些同志没有处理好保密与使用的关系，有了档案“多往柜子里一锁，锁死了，没有送给研究部门或负责同志使用”。根据中央保密委员会的章程，1948年6月4日，经任弼时、杨尚昆批准，发布了《中共中央秘书处材料科发借党内文件条例》，对保密与使用档案问题作了统一规定。将一部分划为公开或半公开的文件材料再抄写、油印、打字若干份，送有关部门或领导干部使用。有的发下去，有的借出去，名为发借，实是送货上门供其使用。同时，根据某一部委工作范围，从档案中选择其可能有用者编成专题目录，或者作出每月分类目录，“印发各部委，供借阅用”。此外，还根据中央组织部和中央办公厅审批的阅读机密文电高干名单，将部分机密文电印发给高干使用，用毕交机要秘书退回中央办公厅秘书处或机要处。在此基础上还要开辟阅览室。虽然处于战争年代，但只要有条件，每个机关档案科(室)都应建立这种专门阅览室，供借阅文电同志使用。凡机密文电只能在此阅览，未经批准或特许，不得带走文电。
最后，要经常征求意见，改进服务工作。档案材料部门一般都具有保密性和服务性双重性质。作为保密单位，它应按照中央保密委员会规定做好一切保密工作；作为服务单位，它要为党政军领导机关或领导人服务，全心全意为人民服务。1948年7月30日，《中央秘书处材料科征求对借阅工作意见的信》就体现了这个思想。信中对已往发借的文电的性质界定和需求征求了意见：“哪类性质的材料是需要的？哪类性质的材料是不需要的？”；“你们希望得到何种文件？”这里所指的“性质”除内容外也包括绝密、机密、公开性质。由于文电进行了分类整理和划分密级，并且有中央组织部和中央办公厅批准的阅读机密文电规定，所以这样征求意见是有准备的，能够在坚持保密的前提下做好文电借阅工作。文中还规定：借阅文电一定要有手续，介绍信或证明信是必不可少的；凡借阅机密文电，除符合规定外，还应经“秘书长批准”，防止机密的扩散；还应填写“借阅单”、“登记簿”等，手续清楚，责任分明。任何阅读使用机密文电者都应“守口如瓶”，不得乱讲，不得遗失。如发生丢失、泄密事件，必须“立即查究”。