论文部分内容阅读
摘 要：本文分析了门户系统建设在高校信息化进程中所处的阶段，外包的必要性、可行性以及外包过程中的一些原则和几个关键细节问题。
关键词：门户系统 外包 绩效 软件工程
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-8454（2008）15-0028-03
一、高校门户系统架构
近年来，我国高校的信息化基本上经历了三个阶段：系统集成、应用集成和信息集成[1]，它们可以基本上分别对应于南国农先生提出的“路、车、货”的比喻[2]。第一个阶段主要是完成一些个人计算机、网络硬软件基础设施
的建设，修好“路”；第二个阶段则是开发和部署一些专用的业务系统，这是造好“车”；第三个阶段是将原有的业务系统集成起来，消除“信息孤岛”，建立协同平台，让信息有序化。严格说来，这一阶段还是“造车”阶段，是把小车变形成威力更大的“金刚车”，更方便地“装货卸货”，借用麦克卢汉的“媒体即讯息”的观点来看，这也是一种从媒体形式上加速内容的生产和流通的方式。[3] 从这个角度上来看，也可以将这一阶段理解为“整车装货”阶段。经过这些年的发展，目前这也正是我国高校信息化建设的主流阶段，其中最有代表性的就是门户系统建设。
那么门户系统是什么？门户系统（Portal System）是一种将存储在组织内部和外部的信息公开为用户提供一个单一的入口获取制定协作事务和业务决策所需的个性化信息和知识的应用。[4] 从这个定义中，我们可以看出门户系统的几项基本特征：
用户和数据的分布性；
信息的高度集成和“一站式购买”的获取信息的方式；
提供团体协作、决策支持的功能；
更高级别的：通过对信息的索引、归类将其有序化和结构化，促进隐性知识和显性知识的转化，实现知识管理和组织再造。
门户系统在高校信息化中扮演的是一种整合集成的角色，它从业务系统和公共数据库系统获取数据，经过处理后呈现给各种角色的用户，让用户各取所需；同时还通过一些业务流程再造（Business Process Reengineering）的手段整合各项业务系统中已存在的业务流程。它的角色可以用图1表示。
二、高校门户系统外包的必要性、可行性及其优劣性
外包（Out-sourcing）是指一个组织将自己的部分业务承包给组织外部的其他厂商或者个人，这些承包出去的业务大多是组织的非核心业务。外包在高等教育领域并不陌生，前些年大规模的高校后勤社会化改革就是外包，一些劳动密集型的非核心业务被外包出去了，效益得到了提高。众所周知：高校的核心业务是教学和科研，所以部分IT服务也可以采用外包的形式实现。而且经过这些年的信息化过程证明，这是一条适合信息化快速发展之路。
由于门户系统涉及多个业务系统的数据和流程的整合，而且不少高校都进行跨越式发展，在开发部署门户系统的同时带动多个业务系统的建设，那么这些企业级项目最需要的人才就是软件开发人员和数据库管理员；而我国这方面的人才储备紧张，尤其是高校，相比IT企业里的开发人员的技术和团队协作的专业性来说，更加难以满足自身的需求。[5] 虽然有些高校具备自身研发的能力，但由于“既当老板，又当员工”，一些利益分配和财务关系比较复杂，同时质量控制能力、售后服务的连续性等问题也难以得到保障。所以大部分高校的门户系统的建设都得走外包之路。
目前国内已经涌现了一批依托重点高校的软件开发集成商，几个龙头公司业已上市。教育部也早于2002年颁布实施了《教育管理信息化标准》，目前市面上大多数业务系统都符合此标准。标准、需求、服务商三者具备，所以门户系统的外包之路是可行的。
外包的优势则主要有以下方面：
如上所述，可以解决高校实施门户系统的人才缺乏问题；
利用外包商的规模经济效应和学习曲线效应，节省了开发成本和缩短了项目周期，让高校集中精力于教学和科研工作，降低成本（实际上也就是节约国家财政），提高绩效；
有助于高校及时实现技术更新升级，更好地服务教学科研；[6]
激励夺标厂商之间的竞争，提高产品的质量，促进行业的成熟和规范。
而外包也有它的劣势，主要有：
高校的一些关键数据有外泄的风险；
售后服务支持和升级更新容易被厂家牵制，缺乏战略战术改变的灵活性，所谓“上船容易下船难”；
不利于培养高校自有IT人才的高端素质，长期下去，会对外包商产生依赖；
大规模外包后，会减少高校对IT人才的需求，人事编制上可能会产生一定的问题。
那么我们在实际操作过程中应该扬长避短，通过一些管理和技术上的措施保证最大程度地弥补外包的劣势，这在下文中还将谈到。
三、高校门户系统外包的原则
1．绩效原则
提高绩效是外包的最主要原因，同时也是最主要的目的；如果一个项目外包出去之后，绩效未能提高，那么外包则失去其意义所在。就笔者所观察的一些已经实施了门户系统的高校的情况来说，很好地整合了业务系统的高校，能为师生提供实实在在的省时省心的服务的门户系统，都能相当程度上提高绩效。
2．校方高执行力原则
由于门户系统需要整合多个原有或新建的业务系统，涉及学校内部教务、科研、学工、招生、人事、财务、资产管理等各个部门，绝大部分高校都是公办的事业性单位，由于历史原因和体制问题，目标导向性不是很强，绩效激励对工作人员的作用也不够明显，所以像涉及面如此之广的项目就需要一个强有力的领导协调小组，一般应有副校长做常务组长，校长办公室发文进行各项调查分析、协调配合工作，执行力强，时效性高。否则，容易产生扯皮、推诿现象，耽误项目进度。
3．严格软件工程流程原则
虽然目前业界已经有IBM、Microsoft、BEA、Oracle等一流厂商提供完善的门户系统关键技术和基础架构，集成商基本上也是基于这些系统来开发和部署的。鉴于目前的门户系统级别的服务外包市场仍在发展成熟中，即使是一些大型的集成商，它们有时也有不够负责任的行为，如：对于学校的需求分析调查不主动、不认真细致，等到系统投入使用时许多原本可以在需求分析阶段就可以完成的用户需求此时才被提出来，耽误进度，导致双方工作被动。所以，我们应该严格按照软件工程流程来走，每一步骤都有书面备忘录，切不可贪图省事，到后来导致用户反映不好用，达不到系统建设的初衷。
4．标准化原则
我们常常看到这样一种现象：在进行业务系统升级更新时，大多选择推倒重来而不是对原有的系统修修补补，一个很重要的原因就是这些业务系统未能遵循相关标准，无法继续使用，这造成了重复建设。我们知道，标准化的益处很多，如：跨平台整合、数据共享、向后向前兼容等、保护既有投资、便于二次开发等。
标准化主要体现在两个方面：
（1）数据编码标准。主要有《教育管理信息化标准》和一些相关的国际国内标准（如E-Learning领域的SCORM标准和资产管理方面的《最新物资分类管理标准规范与物资编码操作方法及实例手册》等）；
（2）开发技术标准。如：门户网站开发应遵循JSR168或JSR286的Portlet标准，程序调用遵循Web Service标准，等等。
5．增强核心能力原则
由于高校的教学科研是工作核心，所以在设计门户系统时就应该重点考虑这方面的需求，如：E-Learning系统、图书馆电子资源系统、科研系统、知识管理系统的整合和建设。并在系统建设完毕后，要切实有效地发动师生添加内容，否则门户系统到后来可能会沦为新闻通知发布的“网站”门户，而不能成为“信息知识”门户，无法提高高校的核心能力。
6．培养自身人才原则
门户系统的建设是一个大规模的信息化建设工程，可以借此机会让高校自身信息化人员参与到软件工程的全部过程中，培养培训高校内部IT研发和维护人才，很大程度上提高自身的IT实力，避免在今后二次开发和系统维护时被动地被厂商“牵着鼻子走”，并且为今后大规模的信息化建设摸索出更好的系统性的经验方法。
四、实施过程中的几个关键细节问题
笔者在工作和学习中参与建设、使用和试用了几所高校的门户系统，积累了一些个人经验，认为外包过程中特别需要注意以下一些管理性和技术性的问题。
1．门户系统应特别强调用户友好性和良好的用户体验
在用户反映的问题中，很多都是抱怨某项功能不方便使用，或者不明白某项功能该怎么使用，界面缺乏良好的导航性和必要的提示语，或者提示语不严谨、贴切。还有一些操作繁琐，本来可以点击一次鼠标就能解决的问题需要两三次才能解决，浪费用户时间，影响用户情绪。由于高校用户的绩效约束性本身就不强，一些用户在尝试几次碰壁后就不愿再上门户系统了。在用户友好性和用户体验方面其实有很多大型网站做得非常好，值得学习的地方很多。
2．应对可能要采用的几种产品有一个试用过程
门户系统投资大，使用寿命相对较长，用户访问频繁，所以在选型时应特别慎重。而且由于门户系统的庞大，各个高校在建设之前一般没有同类产品的使用经验，所以在用户需求分析时极容易产生用户自身也无法清晰表达其需求的问题，最后只能被动地随着外包商的思路来进行，等到在实际应用过程中才会发现问题提出需求，但为时已晚。所以，可以在发标前向厂商请求试用几家产品，分析各家产品的功能模块、用户界面、管理功能、部署环境、二次开发方式、标准符合度等各个方面，细化指标，取长补短。这样在正式签订合同和进行需求分析时就能做到心中有数和有的放矢，掌握主动权。
3．要妥善解决编码问题
为了对高校的人、事、物进行量化管理和提供决策支持，必须对这些对象进行编码。编码的难点不在于自身的设计，而在于各个部门之间难于协调定夺。但如果编码不当，或者部分部门不愿意接受，则后续工作难以开展，造成项目返工或停滞。
4．外包厂商新建的业务系统应和门户系统的基础架构进行对象化集成
上文提到，不少高校在建设门户系统时同时建设一些业务系统，那么门户系统必然要和这些业务系统交互，从中提取数据。提取数据的方法应该是一个对象化的方法。而有些厂商是用自己的应用生成展现网页，再将这个网址放入门户系统的页面中，这种方法死板，当原有数据改动时，网址也会发生改变，维护困难，且存在SQL注入危险以及权限控制混乱等问题。对象化集成则可避免这些严重问题。
5．建立定期和外包商交流沟通的机制
一般应一周一次，高校（甲方）和外包商的项目经理（乙方）面谈一次，乙方向甲方汇报工作进度和工作计划，甲方查验乙方所汇报的工作是否已经真正完成，并根据合同和现实改变来提出自己的需求。如果没有特殊原因，乙方于规定的时间内必须完成双方协商好的阶段性任务。
6．应撰写工作日志
这是一个日常性的琐碎工作，往往也容易被忽视，但如同服务器的安全日志，其意义之重大无须赘述。
7．系统安全问题
如上所述，高校门户系统外包过程中一个很大的风险就是数据外泄，所以加强安全问题是高校必须要时刻牢记的问题，万万不可依赖于外包商。即使外包商的安全工作让人放心，高校一方也应该制度性地定期地检查安全问题。如：操作系统安全、数据库安全和Web编程安全等。这样就能避免一些安全意识不够或安全技术力量薄弱的外包商造成高校数据外泄的重大问题。
8．可以考虑在部分业务上采用更为先进的SaaS外包模式
SaaS（Software-as-a-Service）是指“软件即服务”，一种租用外包商通过Internet提供软件的模式，减少一次性投入资金量和无需配备一些IT领域的专业人员。[7] 这种方式适合资金紧张、IT人手不够的高校。
五、结论
高校门户系统的建设是一个复杂庞大的项目，受制于组织内部IT技能储备不足等因素，需要通过外包的方式来完成。在外包过程中，我们需要注意严格按照软件工程流程进行操作，充分做好前期的试用和需求分析工作，以保证项目的质量和提高组织的绩效。
参考文献：
[1]宋绍成,韩毅,毕强. 企业门户研究综述[J]. 现代图书情报技术,2007（2）:29.
[2]南国农. 教育信息化建设的几个理论和实际问题（上）[J]. 电化教育研究,2002（11）:4.
[3]马歇尔
关键词：门户系统 外包 绩效 软件工程
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-8454（2008）15-0028-03
一、高校门户系统架构
近年来，我国高校的信息化基本上经历了三个阶段：系统集成、应用集成和信息集成[1]，它们可以基本上分别对应于南国农先生提出的“路、车、货”的比喻[2]。第一个阶段主要是完成一些个人计算机、网络硬软件基础设施
的建设，修好“路”；第二个阶段则是开发和部署一些专用的业务系统，这是造好“车”；第三个阶段是将原有的业务系统集成起来，消除“信息孤岛”，建立协同平台，让信息有序化。严格说来，这一阶段还是“造车”阶段，是把小车变形成威力更大的“金刚车”，更方便地“装货卸货”，借用麦克卢汉的“媒体即讯息”的观点来看，这也是一种从媒体形式上加速内容的生产和流通的方式。[3] 从这个角度上来看，也可以将这一阶段理解为“整车装货”阶段。经过这些年的发展，目前这也正是我国高校信息化建设的主流阶段，其中最有代表性的就是门户系统建设。
那么门户系统是什么？门户系统（Portal System）是一种将存储在组织内部和外部的信息公开为用户提供一个单一的入口获取制定协作事务和业务决策所需的个性化信息和知识的应用。[4] 从这个定义中，我们可以看出门户系统的几项基本特征：
用户和数据的分布性；
信息的高度集成和“一站式购买”的获取信息的方式；
提供团体协作、决策支持的功能；
更高级别的：通过对信息的索引、归类将其有序化和结构化，促进隐性知识和显性知识的转化，实现知识管理和组织再造。
门户系统在高校信息化中扮演的是一种整合集成的角色，它从业务系统和公共数据库系统获取数据，经过处理后呈现给各种角色的用户，让用户各取所需；同时还通过一些业务流程再造（Business Process Reengineering）的手段整合各项业务系统中已存在的业务流程。它的角色可以用图1表示。
二、高校门户系统外包的必要性、可行性及其优劣性
外包（Out-sourcing）是指一个组织将自己的部分业务承包给组织外部的其他厂商或者个人，这些承包出去的业务大多是组织的非核心业务。外包在高等教育领域并不陌生，前些年大规模的高校后勤社会化改革就是外包，一些劳动密集型的非核心业务被外包出去了，效益得到了提高。众所周知：高校的核心业务是教学和科研，所以部分IT服务也可以采用外包的形式实现。而且经过这些年的信息化过程证明，这是一条适合信息化快速发展之路。
由于门户系统涉及多个业务系统的数据和流程的整合，而且不少高校都进行跨越式发展，在开发部署门户系统的同时带动多个业务系统的建设，那么这些企业级项目最需要的人才就是软件开发人员和数据库管理员；而我国这方面的人才储备紧张，尤其是高校，相比IT企业里的开发人员的技术和团队协作的专业性来说，更加难以满足自身的需求。[5] 虽然有些高校具备自身研发的能力，但由于“既当老板，又当员工”，一些利益分配和财务关系比较复杂，同时质量控制能力、售后服务的连续性等问题也难以得到保障。所以大部分高校的门户系统的建设都得走外包之路。
目前国内已经涌现了一批依托重点高校的软件开发集成商，几个龙头公司业已上市。教育部也早于2002年颁布实施了《教育管理信息化标准》，目前市面上大多数业务系统都符合此标准。标准、需求、服务商三者具备，所以门户系统的外包之路是可行的。
外包的优势则主要有以下方面：
如上所述，可以解决高校实施门户系统的人才缺乏问题；
利用外包商的规模经济效应和学习曲线效应，节省了开发成本和缩短了项目周期，让高校集中精力于教学和科研工作，降低成本（实际上也就是节约国家财政），提高绩效；
有助于高校及时实现技术更新升级，更好地服务教学科研；[6]
激励夺标厂商之间的竞争，提高产品的质量，促进行业的成熟和规范。
而外包也有它的劣势，主要有：
高校的一些关键数据有外泄的风险；
售后服务支持和升级更新容易被厂家牵制，缺乏战略战术改变的灵活性，所谓“上船容易下船难”；
不利于培养高校自有IT人才的高端素质，长期下去，会对外包商产生依赖；
大规模外包后，会减少高校对IT人才的需求，人事编制上可能会产生一定的问题。
那么我们在实际操作过程中应该扬长避短，通过一些管理和技术上的措施保证最大程度地弥补外包的劣势，这在下文中还将谈到。
三、高校门户系统外包的原则
1．绩效原则
提高绩效是外包的最主要原因，同时也是最主要的目的；如果一个项目外包出去之后，绩效未能提高，那么外包则失去其意义所在。就笔者所观察的一些已经实施了门户系统的高校的情况来说，很好地整合了业务系统的高校，能为师生提供实实在在的省时省心的服务的门户系统，都能相当程度上提高绩效。
2．校方高执行力原则
由于门户系统需要整合多个原有或新建的业务系统，涉及学校内部教务、科研、学工、招生、人事、财务、资产管理等各个部门，绝大部分高校都是公办的事业性单位，由于历史原因和体制问题，目标导向性不是很强，绩效激励对工作人员的作用也不够明显，所以像涉及面如此之广的项目就需要一个强有力的领导协调小组，一般应有副校长做常务组长，校长办公室发文进行各项调查分析、协调配合工作，执行力强，时效性高。否则，容易产生扯皮、推诿现象，耽误项目进度。
3．严格软件工程流程原则
虽然目前业界已经有IBM、Microsoft、BEA、Oracle等一流厂商提供完善的门户系统关键技术和基础架构，集成商基本上也是基于这些系统来开发和部署的。鉴于目前的门户系统级别的服务外包市场仍在发展成熟中，即使是一些大型的集成商，它们有时也有不够负责任的行为，如：对于学校的需求分析调查不主动、不认真细致，等到系统投入使用时许多原本可以在需求分析阶段就可以完成的用户需求此时才被提出来，耽误进度，导致双方工作被动。所以，我们应该严格按照软件工程流程来走，每一步骤都有书面备忘录，切不可贪图省事，到后来导致用户反映不好用，达不到系统建设的初衷。
4．标准化原则
我们常常看到这样一种现象：在进行业务系统升级更新时，大多选择推倒重来而不是对原有的系统修修补补，一个很重要的原因就是这些业务系统未能遵循相关标准，无法继续使用，这造成了重复建设。我们知道，标准化的益处很多，如：跨平台整合、数据共享、向后向前兼容等、保护既有投资、便于二次开发等。
标准化主要体现在两个方面：
（1）数据编码标准。主要有《教育管理信息化标准》和一些相关的国际国内标准（如E-Learning领域的SCORM标准和资产管理方面的《最新物资分类管理标准规范与物资编码操作方法及实例手册》等）；
（2）开发技术标准。如：门户网站开发应遵循JSR168或JSR286的Portlet标准，程序调用遵循Web Service标准，等等。
5．增强核心能力原则
由于高校的教学科研是工作核心，所以在设计门户系统时就应该重点考虑这方面的需求，如：E-Learning系统、图书馆电子资源系统、科研系统、知识管理系统的整合和建设。并在系统建设完毕后，要切实有效地发动师生添加内容，否则门户系统到后来可能会沦为新闻通知发布的“网站”门户，而不能成为“信息知识”门户，无法提高高校的核心能力。
6．培养自身人才原则
门户系统的建设是一个大规模的信息化建设工程，可以借此机会让高校自身信息化人员参与到软件工程的全部过程中，培养培训高校内部IT研发和维护人才，很大程度上提高自身的IT实力，避免在今后二次开发和系统维护时被动地被厂商“牵着鼻子走”，并且为今后大规模的信息化建设摸索出更好的系统性的经验方法。
四、实施过程中的几个关键细节问题
笔者在工作和学习中参与建设、使用和试用了几所高校的门户系统，积累了一些个人经验，认为外包过程中特别需要注意以下一些管理性和技术性的问题。
1．门户系统应特别强调用户友好性和良好的用户体验
在用户反映的问题中，很多都是抱怨某项功能不方便使用，或者不明白某项功能该怎么使用，界面缺乏良好的导航性和必要的提示语，或者提示语不严谨、贴切。还有一些操作繁琐，本来可以点击一次鼠标就能解决的问题需要两三次才能解决，浪费用户时间，影响用户情绪。由于高校用户的绩效约束性本身就不强，一些用户在尝试几次碰壁后就不愿再上门户系统了。在用户友好性和用户体验方面其实有很多大型网站做得非常好，值得学习的地方很多。
2．应对可能要采用的几种产品有一个试用过程
门户系统投资大，使用寿命相对较长，用户访问频繁，所以在选型时应特别慎重。而且由于门户系统的庞大，各个高校在建设之前一般没有同类产品的使用经验，所以在用户需求分析时极容易产生用户自身也无法清晰表达其需求的问题，最后只能被动地随着外包商的思路来进行，等到在实际应用过程中才会发现问题提出需求，但为时已晚。所以，可以在发标前向厂商请求试用几家产品，分析各家产品的功能模块、用户界面、管理功能、部署环境、二次开发方式、标准符合度等各个方面，细化指标，取长补短。这样在正式签订合同和进行需求分析时就能做到心中有数和有的放矢，掌握主动权。
3．要妥善解决编码问题
为了对高校的人、事、物进行量化管理和提供决策支持，必须对这些对象进行编码。编码的难点不在于自身的设计，而在于各个部门之间难于协调定夺。但如果编码不当，或者部分部门不愿意接受，则后续工作难以开展，造成项目返工或停滞。
4．外包厂商新建的业务系统应和门户系统的基础架构进行对象化集成
上文提到，不少高校在建设门户系统时同时建设一些业务系统，那么门户系统必然要和这些业务系统交互，从中提取数据。提取数据的方法应该是一个对象化的方法。而有些厂商是用自己的应用生成展现网页，再将这个网址放入门户系统的页面中，这种方法死板，当原有数据改动时，网址也会发生改变，维护困难，且存在SQL注入危险以及权限控制混乱等问题。对象化集成则可避免这些严重问题。
5．建立定期和外包商交流沟通的机制
一般应一周一次，高校（甲方）和外包商的项目经理（乙方）面谈一次，乙方向甲方汇报工作进度和工作计划，甲方查验乙方所汇报的工作是否已经真正完成，并根据合同和现实改变来提出自己的需求。如果没有特殊原因，乙方于规定的时间内必须完成双方协商好的阶段性任务。
6．应撰写工作日志
这是一个日常性的琐碎工作，往往也容易被忽视，但如同服务器的安全日志，其意义之重大无须赘述。
7．系统安全问题
如上所述，高校门户系统外包过程中一个很大的风险就是数据外泄，所以加强安全问题是高校必须要时刻牢记的问题，万万不可依赖于外包商。即使外包商的安全工作让人放心，高校一方也应该制度性地定期地检查安全问题。如：操作系统安全、数据库安全和Web编程安全等。这样就能避免一些安全意识不够或安全技术力量薄弱的外包商造成高校数据外泄的重大问题。
8．可以考虑在部分业务上采用更为先进的SaaS外包模式
SaaS（Software-as-a-Service）是指“软件即服务”，一种租用外包商通过Internet提供软件的模式，减少一次性投入资金量和无需配备一些IT领域的专业人员。[7] 这种方式适合资金紧张、IT人手不够的高校。
五、结论
高校门户系统的建设是一个复杂庞大的项目，受制于组织内部IT技能储备不足等因素，需要通过外包的方式来完成。在外包过程中，我们需要注意严格按照软件工程流程进行操作，充分做好前期的试用和需求分析工作，以保证项目的质量和提高组织的绩效。
参考文献：
[1]宋绍成,韩毅,毕强. 企业门户研究综述[J]. 现代图书情报技术,2007（2）:29.
[2]南国农. 教育信息化建设的几个理论和实际问题（上）[J]. 电化教育研究,2002（11）:4.
[3]马歇尔