摘 要 办公室工作是单位和企业决策的参谋部、工作督查部、形象展示部、后勤保障部,是企业的“中枢”、“耳目”和“窗口”。 其职责概括起来就是辅助政务、处理事务;作为办公室工作人员必须具有较强的党性意识、政治意识、大局意识、责任意识、服务意识和创新意识,才能实现企业办公室工作的高质量和高效率。因此,做好企业宾馆办公室工作,对于提高企业工作效率和展示宾馆品牌形象具有十分重要的意义。
　　关键词 企业宾馆办公室;工作创新
　　相王府宾馆作为三星级宾馆是淮北矿业集团公司对外接待服务的窗口,隶属集团公司办公室管理。宾馆办公室是宾馆党组织、行政系统的综合协调部门,是整个宾馆工作的重要组成部分,是宾馆对内对外的联系窗口,肩负着集团公司接待服务、信息处理、辅助决策、综合协调和督查督办等职能,在宾馆酒店管理系统中处于承上启下、协调左右、联系内外的枢纽,也是保证集团公司接待任务顺利完成的重要中枢。如何实现宾馆办公室工作的高质量和高效率,以适应宾馆跨越式发展的新形势和新任务,是宾馆管理人员必须思考的一个问题。本人根据多年从事的企业党政办公室工作的体会,进行以下探讨。
　　一、明确目标,找准定位,做好企业宾馆办公室工作
　　淮北矿业集团公司相王府宾馆办公室是宾馆党政组织的综合管理部门,宾馆领导的职责是正确行使决策权和指挥权,各职能部门的责任是按照分工,组织好决策实施,办公室的责任则在于辅助宾馆总经理完成决策和指挥过程,协调各部门完成实施过程。为完成集团公司各项重要接待任务和社会商务接待工作,接待型企业办公室应树立“超前、精细、务实、创新”的工作理念。办公室工作即是宾馆领导工作的折射,又是全局工作的浓缩。其职责概括起来就是“政务、效能、创新、学习”四项职能具体而言,主要体现以下几个方面。
　　一是接待服务的重要“窗口”。接待服务工作是党政办公室工作的重要职能。从职能上说,宾馆党政办公室是一个服务性部门,一方面要为宾馆党组织和行政领导服务,协调处理领导安排的各项决策、方针的实施,为各部门员工做好服务。同时,宾馆办公室又是集团公司最重要的接待服务“窗口”,承担着上情下达和任务实施的载体作用,在接待集团公司公务活动中发挥着核心作用,是保证集团公司各项重要接待任务实施的重要桥梁。
　　二是辅助政务的中心。办文办会是办公室的一项基本职责。主要是:协助集团公司办公室做好集团公司党委、集团公司召开的各种会议的会务服务工作;负责宾馆文件、制度的起草、送审、印发以及上级文件的处理工作等,及时将宾馆领导的决策和上级的文件精神落实到位,发挥办公室辅助政务的职能。
　　三是参谋决策的智囊。宾馆办公室是宾馆党组织、行政班子的智囊团,是企业领导决策的参谋者。办公室的主要工作进入领导决策和决策落实的全过程,通过调研、信息收集、总结提炼、综合论证、草拟文件、设计方案等,为宾馆企业严细管理和接待服务提供决策依据和重要参考,发挥着参谋决策的智囊作用。
　　四是综合协调的中枢。宾馆办公室是接待服务运转的“轴心”,担负着集团公司办公室与宾馆、宾馆总经理与各部门、部门与部门及宾馆与社会各界之间的综合协调工作,充分展示宾馆作为省级文明单位和全省优秀星级宾馆的重要窗口形象。
　　五是效能实施的保障。为保证宾馆接待任务的实施和各项决策的落实,办公室应对宾馆作出的各项决定、方针和工作部署的贯彻落实情况进行督促检查,及时向宾馆领导反馈落实情况,推进各项工作的顺利开展。
　　二、坚持以人为本,带出一流队伍
　　(1)以人为本,和谐服务。作为企业宾馆办公室人员,在工作中,应坚持以人为本,和谐是我们的目标,要以有效的沟通实现办公室工作目标,用科学有效的工作方法,热情接待,和谐服务。
　　办公室作为综合部门,是联系各方面的桥梁纽带。有效沟通是实现和谐办公室的重要手段。办公室工作中,有效沟通的基础是对本企业的人员状况和历史沿革基本了解,对管理模式要心中有数。办公室形象代表着是公司管理的形象,有时候也是企业文化的代言人。因此,办公室工作经常要面对繁杂的事务,当来自各方面的事情一起涌来时,掌握这些知识能够帮助我们分清轻重缓急,迅速处理好庞杂的事情,实现有效沟通,这是提高工作效率的基础。
　　(2)沟通协调,完善服务。办公室是直接接触企业管理者最多的部门,经常传达领导的指示,在一定程度上表达的是领导意图,如果没有明确领导的思想,就有可能错误地传达领导的指示,造成工作上的失误。
　　沟通是促使企业办公室完成目标的群体活动工具。为了实现有效沟通,在办公室内部,应以人为本,理解人,尊重人,关心办公室工作人员成长成才,办公室主任要发挥表率作用,这是实现有效沟通的关键。办公室在和不同类型的人群沟通中,应注意方式方法,实现有效沟通的目标。
　　三、树立服务意识,发挥高参作用
　　强化参谋助手作用,履行辅助政务职能是衡量办公室工作水平的重要标志。企业管理者经常要面对复杂的矛盾和难解的问题,办公室工作人员就要积极发挥参谋助手作用,尽力为领导排忧解难,凡事都要“想在先、干在前”。“想在先”,就是要立足当前谋长远,想在领导构思之先,谋在领导决策之前,要通过调查研究、收集整理各方面的意见,为领导决策提供信息和建议。“干在前”,就是要善于围绕领导的工作意图,对接待工作中暴露出的问题及时进行总结,提出补充调整意见,帮助领导理顺关系,化解矛盾和问题,对看准的问题,要敢于向领导提出建议,当好参谋、搞好服务。只有这样,办公室的各项工作才能从无序走向有序,从被动中赢得主动。工作要超前,就必须认真做好信息、调研等工作。一是要及时、准确地向领导提供信息。要树立为宾馆经营管理和企业发展服务、为辅助领导决策服务的思想,认真开展信息处理工作;负责信息工作的同志,要留心听、留心看、留心记,了解掌握方方面面的情况,准确灵敏反馈信息,当好“耳目”。二是要扎扎实实地开展调研。要关注“热点”,开展专项调研,瞄准“亮点”,开展典型调研,跟踪“难点”,开展系统调研,围绕“重点”,开展决策调研。通过信息收集和调查研究,对全局工作做到心中有数,对常规工作要提前考虑安排,让工作紧跟上领导的工作思路和节奏。 　　四、树立精细意识,创造一流业绩
　　(1)严格履行岗位职责。企业宾馆办公室的主要职责是辅助政务、处理事务。办公室工作人员要牢固树立“办公室无小事”和“细节决定成败”的理念,严格按制度和流程办事,推行“零差错”管理方式,追求“零缺陷”、“零失误”、“零差错”工作绩效,保证事事有人管、人人都管事、工作有标准、目标有考核、件件有回音。要实现这些目标,就必须加强制度建设,建立岗位工作规范和工作流程。要把在调研中发现的典型进行积极推广,并主动渗透到文件材料和领导讲话材料之中,寓谋于文,寓谋于会,让调研成果直接为领导决策服务。近几年来,宾馆办公室就是通过规范流程,明确岗位职责和工作标准,使基础性的工作制度化、程序化,在具体事务上形成了规范,达到了工作不因人而改变标准,出色完成了集团公司办公室和宾馆领导交给的各项工作任务。
　　(2)加强联络协调,确保指令畅通。接待服务是企业宾馆办公室的第一要务,顺利完成各项接待任务,需要客房、前厅、餐饮、会议及保障部门的通力合作,而办公室则是合作联系的枢纽,着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面工作对接待任务的完成是至关重要的。综合协调是办公室的基本职能之一,在接待和辅助政务工作中,沟通上下,联系左右,当好“龙头”,搞好协调,发挥好“参谋部”的作用,具体到工作实际,就是要通过学习提高“三种能力”:一是要切实提高参谋助手能力。办公室作为最直接的参谋服务部门,要紧贴领导的工作思路,做到想领导之所想,谋领导之所虑,立足发展变化的新情况,多动脑筋、想办法、出主意,围绕中心工作当好参谋助手,为领导出谋划策,分忧解难。二是要切实提高综合协调能力。办公室工作总揽全局,协调各方,承内联外,要加强同集团公司机关处室的联系,争取各方面支持;要注意办公室内部人员的配合,相互合作共同完成任务。三是要切实提高保障运转能力。加强内部管理,做到办文、办会、办事高效有序不出差错,提高日常工作质量。
　　五、求真务实,提升水平
　　具体工作中,要求真务实,争当服务表率,在服务质量上下功夫,切实提高办公室部门整体实力。一要争当扎实工作的表率。牢牢树立服务意识,抓住辅助政务、处理事务这个职能,站在高处、看在远处、抓在实处,力求做到办文办得严丝合缝,办会办得滴水不漏,办事办得无可挑剔,高质量的完成领导布置的各项任务。二要争当求真务实的表率。大力弘扬实事求是的作风,汇报工作,反馈情况讲真话,说实情,有喜报喜,有忧报忧,传达领导意思原原本本,不掺假,不走样;三要争当创新管理的表率。办公室工作千头万绪,为完成各项目标,要有计划、有分工、有布置、有检查、有总结,要创新工作方法,要利用现代化管理方式,精简工作流程,提升工作效率;办公室主任要带头抓落实,要创新管理模式,以人文本,团结带动办公室整体工作创出水平。
　　参考文献:
　　[1]张晓敏.如何做好企业办公室工作.《东方企业文化》,2011(10)
　　[2]刘建设.新形势下如何创新办公室工作.《工会博览》,2012(5)
　　[3]李艳雯.浅谈怎样做好企业办公室的管理工作.《中国科技博览》,2011(11)
　　作者简介:
　　李华,男,(1968-6 )汉族,中共党员,安徽宿州市人,政工师,主要从事国有企业宾馆党政办公室主任工作。