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您遇到过这样的困扰吗?
如何在Powe rPoint中插入FIash动画?想把ExceI中的数据透视表插入到PowerPoint里面来做展示?在开会、演说或讲课时，投影机可以全屏放映笔记本电脑中的演示文稿，却不能同时查看幻灯片备注中添加的重要提示信息，这样会使您的讲解大打折扣。如何让投影机能在放映幻灯片的同时查看备注。接下来的内容将帮助您了解：
如何更好地使用PowerPoint来解决上述问题?
一、在PoWerPoint中播放Flash
如果能将Flash动画加入到PowerPoint幻灯片中直接播放．就可以充分利用现成的多媒体动画技术。该功能适合于广告宣传、产品介绍、培训及娱乐等多种场合。
1．在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。
2．从菜单选择[视图][工具栏][控件工具箱]命令，显示控件工具箱，单击工具箱右下角的“其它控件”按钮，并从中选择“Shockwave Flash Obiect”。
注明：Shockwave Flash Object是Macromedia提供的Flash播放插件，如果读者无法在控件列表中找到它，可从以下Macromedia公司网址下载相关内容并安装：http://download.macromedia.com/pub/shockwave/cabs/flash/swflash/cab。
3．在幻灯片中勾勒出Flash动画的放映区域大小，显示的白色矩形区域，代表Flash控件。
4．在Flash控件上单击右键，选择“属性”命令，显示“属性”对话框。
5．选择“(自定义)”，并单击其右侧的设置按钮，如所示的鼠标指针位置，显示“属性页”对话框。在“影片URL”中输入Flash文件名“OneNote.SWf”；在“比例”中选择“ExactFit，表示按比例缩放；选中“嵌入影片”，使F1ash文件嵌入PowerPoint演示文稿。单击[确定]后，设置完毕。关闭“属性”对话框。
注明：如果Flash文件与PowerPoint演示文稿文件不在同一文件夹下，则需在“影片URL”中输入详细的路径信息，例如“D:\sample\OneNote.swf”。如果不选中“嵌入影片”，则一旦文件位置发生改变．将无法放映Flash文件。
6．放映幻灯片，可用鼠标在Flash控件中进行操作。如果要停止Flash放映，可在幻灯片空白处单击，即切换到PowerPoint控制状态，此时可进行换页或停止幻灯片放映等操作。
利用控件工具箱，还可插入更多控件，例如：日历控件、Windows MediaPlayer控件、Microsoft omce PivotTable控件(数据透视表)、Microsoft omceChart控件(数据透视图)等。
二、用PoWerPoint演示动态数据透视图
适用版本：Microsoft Office2003/2002
市场部要开一个关于互联网调查情况的会议，收集了大量的原始数据，有关调查资料已经准备完毕，存放在Excel工作簿中，为了便于在会议中分析和展示数据，市场部的员工整理了大量的Excel图表，然后复制到PowerPoint演示文稿中，但这一过程耗费了很多时间。尽管他们知道可以利用Excel数据透视图表快速分析数据，但由于在PowerPoint中放映图表时通常演示的都是静态的图表，因此大量的复制粘贴工作依然不可避免。
本例将在演示文稿放映时直接控制幻灯片中的数据透视图，实现动态图表演示和分析。
操作步骤
可以在PowerPoint中加人数据透视图表，并且在放映幻灯片时，动态地控制同一图表中显示的内容，灵活地显示各种分析结果，就像在Excel中控制数据透视图表一样方便。
1．首先需要在Excel工作表中．选中待分析的数据区域，并在“名称”框中输入此区域的名称，例如“调查结果”，并按[Ente]键确认。如果不设置名称，将无法在PowerPoint中调用此区域的数据。
2．在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。在菜单中选择[视图][工具栏][控件工具箱]命令，显示“控件工具箱”工具栏，在“控件工具箱”中单击右下角的“其它控件”按钮，显示更多控件。选择“Microsoft Office Chart11.0”，这是一个数据透视图控件(如果选择“Microsoft OfficePivotTable 11.0”，则选择的是数据透视表控件，二者的用法类似)。
3．在幻灯片中画出控件，然后在控件上单击右键，选择[MicrosoftOffice Chart 11.0对象][命令和选项]命令，这时将显示对话框，如所示，选择“显示/隐藏”选项卡，并选中所有的设置项，这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图。
4．设置完毕，再次在控件上单击右键，并选择[Microsoft OfficeChart 11.0对象][编辑]命令，如所示。这时将显示对话框，在这里可指定控件所对应的数据来源。如果数据量不大，可以选中“在一张数据表中输入的数据”，并立即输入数据。如果数据已经存放在Excel工作簿中，可选中“一个数据库的表或查询”。对于本例显然要选择后者。
5．单击[连接]按钮，显示“数据明细”设置。
6．单击[编辑]按钮，显示“选取数据源”对话框。
7．第一次设置数据源时，需单击[新建源]按钮。以后如果已经设置过数据源，则只需选择已保存的数据源文件(.odc)。单击[新建源]按钮后，显示“数据连接向导”对话框。
8．选择“ODBC DSN”，并单击[下一步]按钮。显示连接ODBC数据源设置。
9．选择“Excel Files”，并单击[下一步]按钮。在所显示的对话框中，选择存放数据的Excel工作簿文件。
10．单击[确定]后，将显示出Excel工作簿中的名称“调查结果”，该名称对应工作表中的数据区域。
11．单击[下一步]按钮，为数据源起名并保存数据源文件。
12．单击[完成]按钮，返回到对话框，并自动选中刚保存的数据源文件。此时单击[打开]按钮，即可返回到对话框中。
13．在对话框中单击“类型”选项卡，可选择图表类型。本例将选择柱形图中的“簇状柱形图”。
14．至此，幻灯片中的数据透视图控件及其数据源设置已经完成。
15．图表动态演示要在放映幻灯片时 才能使用。第一次放映幻灯片时，图表中将是空白的，此时进行设置，即可在以后放映时立即显示图表。在顶端的工具栏中单击“字段列表”按钮，显示图表字段列表。
现在，可以像在Excel中一样，将待分析字段拖动到图表当中。
以下以各地区在不同调查时间内的年龄段图表为例进行数据分析。
16．在图表中，将“地区”字段拖动到“将筛选字段拖至此处”标识处，将“年龄”字段拖动到“将分类字段拖至此处”标识处，将“调查日期”字段拖动到“将系列字段拖至此处”标识处。最后，再次拖动“年龄”字段至中间图表区域，这次是对“年龄?字段进行统计计算，得到的图表。
图表虽然成型，但这样的图表是不便于分析的，必须进一步设置。
17．首先，图表中的计算应该用“年龄的计数”，而不是求和。在“年龄的和”上单击右键，选择[自动计算][计数]。
18．其次，年龄分类轴的坐标是按每个年龄划分的，应改成按年龄段划分。在“年龄”上单击右键，选择[命令和选项]命令，显示对话框，选择“筛选和分组”选项卡。设置“项目分组依据”为“数值间隔”，设置“间隔”为10，“起始于”为10，表示每隔10岁分为1组，从10岁开始分组。关闭对话框后，分类轴的坐标将发生改变。
19．对于“调查日期”，同样可以设置分组。如果不分组，将显示每个日期的数据。现在希望对比各年的情况，因此可在“调查日期”上单击右键，选择[命令和选项]命令，显示对话框．选择“筛选和分组”选项卡。在“项目分组依据”中可选择“年”，将“间隔”中设置为1。
20．分组设置完毕，再在顶部工具栏中单击“显示/隐藏图例”按钮。现在的数据透视图变得更加漂亮了。
21．利用数据透视图中的“地区”、“调查日期”和“年龄”按钮，就能任意筛选和比较各种情况下的数据了，与在Excel中进行分析完全一样。例如，可以在“地区”中选择“华北”，只显示华北地区的年龄统计结果。
22．此外，还可以随时调整图表中显示的内容。例如，如果年龄分析结束后，要分析性别，可在图表中，将“年龄”拖动到图表之外，这样即可从图表中删除这一字段。再从“字段列表”中，将“性别”字段拖动到分类字段位置处，即可立即得到性别的统计图表。
利用“Microsoft OfficeChart 11.0”和“Microsoh OfficePivotTable 11.0”控件，可实现数据透视图表的动态分析。更重要的是，演讲者可在放映幻灯片的同时，对相应数据进行动态数据分析。在幻灯片中加入数据透视图表控件，大大减轻了图表准备的工作量，并使得内容的演示更为生动精彩。
如果要在幻灯片中进行数据透视表的演示，显示各种复杂的数据汇总，可用“Microsoft Office PivotTable 11.0”控件。
三、在放映幻灯片的同时查看备注
如何让讲演者在开会、演说或讲课的时候，在投影机中全屏放映笔记本电脑中的演示文稿，却又能同时查看幻灯片备注中添加的重要提示信息呢?
操作步骤：
1．笔记本电脑应连接好投影机，并能正常显示。
2．在笔记本电脑上进行[显示]属性设置。在“设置”选项卡下，可以看到2个监视器图标，选中标识为2的监视器图标(对应投影机)，再选中“将Windows桌面扩展到该监视器上”，还可以将监视器2的屏幕分辨率设为与监视器1相同。单击[识别]按钮，会显示当前是哪个监视器，单击[确定]之后，监视器2(投影机)上将只显示桌面的部分内容，与笔记本电脑主监视器上的内容有所不同。
3．打开PowerPoint演示文稿，选择菜单中的[幻灯片放映][设置放映方式]命令，显示对话框。在“多监视器”栏的“幻灯片放映显示于”设置中，选择“监视器2默认监视器”，选中“显示演示者视图”(如果希望放映的同时还能做其它操作，比如打开其它文档等等，可以不选此项)。
4．放映演示文稿，监视器2(投影机)中将全屏放映，而笔记本电脑的主监视器上，显示的内容完全不同。
现在，可以看到笔记本电脑中写的，注提示了，而且，还能在左侧看到幻灯片列表，提示自己下面要讲的内容。如果要跳转到某张幻灯片，也可以直接在左侧列表中单击相应幻灯片。
利用Windows的双屏显示设置，不仅可以为PowerPoint提供全屏放映过程中查看备注的功能。还可以为其它操作提供分屏显示功能。例如：在电脑中做各种各样的操作，打开文档或运行程序，观众不会察觉到主显示屏上的变化。如果希望将主显示屏上的某个窗口让观众看到。可以将该窗口向右拖动。直到出现在投影屏幕上。
如何在Powe rPoint中插入FIash动画?想把ExceI中的数据透视表插入到PowerPoint里面来做展示?在开会、演说或讲课时，投影机可以全屏放映笔记本电脑中的演示文稿，却不能同时查看幻灯片备注中添加的重要提示信息，这样会使您的讲解大打折扣。如何让投影机能在放映幻灯片的同时查看备注。接下来的内容将帮助您了解：
如何更好地使用PowerPoint来解决上述问题?
一、在PoWerPoint中播放Flash
如果能将Flash动画加入到PowerPoint幻灯片中直接播放．就可以充分利用现成的多媒体动画技术。该功能适合于广告宣传、产品介绍、培训及娱乐等多种场合。
1．在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。
2．从菜单选择[视图][工具栏][控件工具箱]命令，显示控件工具箱，单击工具箱右下角的“其它控件”按钮，并从中选择“Shockwave Flash Obiect”。
注明：Shockwave Flash Object是Macromedia提供的Flash播放插件，如果读者无法在控件列表中找到它，可从以下Macromedia公司网址下载相关内容并安装：http://download.macromedia.com/pub/shockwave/cabs/flash/swflash/cab。
3．在幻灯片中勾勒出Flash动画的放映区域大小，显示的白色矩形区域，代表Flash控件。
4．在Flash控件上单击右键，选择“属性”命令，显示“属性”对话框。
5．选择“(自定义)”，并单击其右侧的设置按钮，如所示的鼠标指针位置，显示“属性页”对话框。在“影片URL”中输入Flash文件名“OneNote.SWf”；在“比例”中选择“ExactFit，表示按比例缩放；选中“嵌入影片”，使F1ash文件嵌入PowerPoint演示文稿。单击[确定]后，设置完毕。关闭“属性”对话框。
注明：如果Flash文件与PowerPoint演示文稿文件不在同一文件夹下，则需在“影片URL”中输入详细的路径信息，例如“D:\sample\OneNote.swf”。如果不选中“嵌入影片”，则一旦文件位置发生改变．将无法放映Flash文件。
6．放映幻灯片，可用鼠标在Flash控件中进行操作。如果要停止Flash放映，可在幻灯片空白处单击，即切换到PowerPoint控制状态，此时可进行换页或停止幻灯片放映等操作。
利用控件工具箱，还可插入更多控件，例如：日历控件、Windows MediaPlayer控件、Microsoft omce PivotTable控件(数据透视表)、Microsoft omceChart控件(数据透视图)等。
二、用PoWerPoint演示动态数据透视图
适用版本：Microsoft Office2003/2002
市场部要开一个关于互联网调查情况的会议，收集了大量的原始数据，有关调查资料已经准备完毕，存放在Excel工作簿中，为了便于在会议中分析和展示数据，市场部的员工整理了大量的Excel图表，然后复制到PowerPoint演示文稿中，但这一过程耗费了很多时间。尽管他们知道可以利用Excel数据透视图表快速分析数据，但由于在PowerPoint中放映图表时通常演示的都是静态的图表，因此大量的复制粘贴工作依然不可避免。
本例将在演示文稿放映时直接控制幻灯片中的数据透视图，实现动态图表演示和分析。
操作步骤
可以在PowerPoint中加人数据透视图表，并且在放映幻灯片时，动态地控制同一图表中显示的内容，灵活地显示各种分析结果，就像在Excel中控制数据透视图表一样方便。
1．首先需要在Excel工作表中．选中待分析的数据区域，并在“名称”框中输入此区域的名称，例如“调查结果”，并按[Ente]键确认。如果不设置名称，将无法在PowerPoint中调用此区域的数据。
2．在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。在菜单中选择[视图][工具栏][控件工具箱]命令，显示“控件工具箱”工具栏，在“控件工具箱”中单击右下角的“其它控件”按钮，显示更多控件。选择“Microsoft Office Chart11.0”，这是一个数据透视图控件(如果选择“Microsoft OfficePivotTable 11.0”，则选择的是数据透视表控件，二者的用法类似)。
3．在幻灯片中画出控件，然后在控件上单击右键，选择[MicrosoftOffice Chart 11.0对象][命令和选项]命令，这时将显示对话框，如所示，选择“显示/隐藏”选项卡，并选中所有的设置项，这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图。
4．设置完毕，再次在控件上单击右键，并选择[Microsoft OfficeChart 11.0对象][编辑]命令，如所示。这时将显示对话框，在这里可指定控件所对应的数据来源。如果数据量不大，可以选中“在一张数据表中输入的数据”，并立即输入数据。如果数据已经存放在Excel工作簿中，可选中“一个数据库的表或查询”。对于本例显然要选择后者。
5．单击[连接]按钮，显示“数据明细”设置。
6．单击[编辑]按钮，显示“选取数据源”对话框。
7．第一次设置数据源时，需单击[新建源]按钮。以后如果已经设置过数据源，则只需选择已保存的数据源文件(.odc)。单击[新建源]按钮后，显示“数据连接向导”对话框。
8．选择“ODBC DSN”，并单击[下一步]按钮。显示连接ODBC数据源设置。
9．选择“Excel Files”，并单击[下一步]按钮。在所显示的对话框中，选择存放数据的Excel工作簿文件。
10．单击[确定]后，将显示出Excel工作簿中的名称“调查结果”，该名称对应工作表中的数据区域。
11．单击[下一步]按钮，为数据源起名并保存数据源文件。
12．单击[完成]按钮，返回到对话框，并自动选中刚保存的数据源文件。此时单击[打开]按钮，即可返回到对话框中。
13．在对话框中单击“类型”选项卡，可选择图表类型。本例将选择柱形图中的“簇状柱形图”。
14．至此，幻灯片中的数据透视图控件及其数据源设置已经完成。
15．图表动态演示要在放映幻灯片时 才能使用。第一次放映幻灯片时，图表中将是空白的，此时进行设置，即可在以后放映时立即显示图表。在顶端的工具栏中单击“字段列表”按钮，显示图表字段列表。
现在，可以像在Excel中一样，将待分析字段拖动到图表当中。
以下以各地区在不同调查时间内的年龄段图表为例进行数据分析。
16．在图表中，将“地区”字段拖动到“将筛选字段拖至此处”标识处，将“年龄”字段拖动到“将分类字段拖至此处”标识处，将“调查日期”字段拖动到“将系列字段拖至此处”标识处。最后，再次拖动“年龄”字段至中间图表区域，这次是对“年龄?字段进行统计计算，得到的图表。
图表虽然成型，但这样的图表是不便于分析的，必须进一步设置。
17．首先，图表中的计算应该用“年龄的计数”，而不是求和。在“年龄的和”上单击右键，选择[自动计算][计数]。
18．其次，年龄分类轴的坐标是按每个年龄划分的，应改成按年龄段划分。在“年龄”上单击右键，选择[命令和选项]命令，显示对话框，选择“筛选和分组”选项卡。设置“项目分组依据”为“数值间隔”，设置“间隔”为10，“起始于”为10，表示每隔10岁分为1组，从10岁开始分组。关闭对话框后，分类轴的坐标将发生改变。
19．对于“调查日期”，同样可以设置分组。如果不分组，将显示每个日期的数据。现在希望对比各年的情况，因此可在“调查日期”上单击右键，选择[命令和选项]命令，显示对话框．选择“筛选和分组”选项卡。在“项目分组依据”中可选择“年”，将“间隔”中设置为1。
20．分组设置完毕，再在顶部工具栏中单击“显示/隐藏图例”按钮。现在的数据透视图变得更加漂亮了。
21．利用数据透视图中的“地区”、“调查日期”和“年龄”按钮，就能任意筛选和比较各种情况下的数据了，与在Excel中进行分析完全一样。例如，可以在“地区”中选择“华北”，只显示华北地区的年龄统计结果。
22．此外，还可以随时调整图表中显示的内容。例如，如果年龄分析结束后，要分析性别，可在图表中，将“年龄”拖动到图表之外，这样即可从图表中删除这一字段。再从“字段列表”中，将“性别”字段拖动到分类字段位置处，即可立即得到性别的统计图表。
利用“Microsoft OfficeChart 11.0”和“Microsoh OfficePivotTable 11.0”控件，可实现数据透视图表的动态分析。更重要的是，演讲者可在放映幻灯片的同时，对相应数据进行动态数据分析。在幻灯片中加入数据透视图表控件，大大减轻了图表准备的工作量，并使得内容的演示更为生动精彩。
如果要在幻灯片中进行数据透视表的演示，显示各种复杂的数据汇总，可用“Microsoft Office PivotTable 11.0”控件。
三、在放映幻灯片的同时查看备注
如何让讲演者在开会、演说或讲课的时候，在投影机中全屏放映笔记本电脑中的演示文稿，却又能同时查看幻灯片备注中添加的重要提示信息呢?
操作步骤：
1．笔记本电脑应连接好投影机，并能正常显示。
2．在笔记本电脑上进行[显示]属性设置。在“设置”选项卡下，可以看到2个监视器图标，选中标识为2的监视器图标(对应投影机)，再选中“将Windows桌面扩展到该监视器上”，还可以将监视器2的屏幕分辨率设为与监视器1相同。单击[识别]按钮，会显示当前是哪个监视器，单击[确定]之后，监视器2(投影机)上将只显示桌面的部分内容，与笔记本电脑主监视器上的内容有所不同。
3．打开PowerPoint演示文稿，选择菜单中的[幻灯片放映][设置放映方式]命令，显示对话框。在“多监视器”栏的“幻灯片放映显示于”设置中，选择“监视器2默认监视器”，选中“显示演示者视图”(如果希望放映的同时还能做其它操作，比如打开其它文档等等，可以不选此项)。
4．放映演示文稿，监视器2(投影机)中将全屏放映，而笔记本电脑的主监视器上，显示的内容完全不同。
现在，可以看到笔记本电脑中写的，注提示了，而且，还能在左侧看到幻灯片列表，提示自己下面要讲的内容。如果要跳转到某张幻灯片，也可以直接在左侧列表中单击相应幻灯片。
利用Windows的双屏显示设置，不仅可以为PowerPoint提供全屏放映过程中查看备注的功能。还可以为其它操作提供分屏显示功能。例如：在电脑中做各种各样的操作，打开文档或运行程序，观众不会察觉到主显示屏上的变化。如果希望将主显示屏上的某个窗口让观众看到。可以将该窗口向右拖动。直到出现在投影屏幕上。