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有效的内部控制不仅能使企业的资源合理配置,提高劳动生产率,而且更能防范和发现企业内部和外部的欺诈行为。在已发现的绝大多数以虚假的会计信息为手段的欺诈事件中,薄弱的内部控制是重要原因之一。传统的内部控制是上层权威制定公司政策,中层综合来自各层次的信息并指导监督和控制下层,低层人员处于被控制地位,他们完全遵循公司政策和程序,这种控制机制难以发挥各级人员的积极性。随着现代企业制度的逐步建立和完善,内部控制作为公司制机构的一种重要制度,就应包括公司的组织规划、任务和责任的委派,帐户和报表的设计以及应用于以下各方面的措施和方法,即保护公司的资产;提高会计和其他业务资料及报告的真实性和完整性;推动和判断公司各方面活动的经营效率;传达管理方针,衡量其遵循情况。
影响企业内部会计控制的主要因素有:①企业管理者的素质。管理者素质在企业经营管理中起绝对重要作用,特别是管理者对会计法规、政策的掌握程度,直接影响企业内部会计控制的效率和效果;②组织结构。企业的组织结构主要是提供规划、执行、控制和监督活动的框架。良好的组织必须以执行工作计划与使命,它是合理划分权力与责任的前提;③董事会与监事会。董事会和监事会是企业内部会计控制系统的核心,它负责公司经理制定博弈的规则;④权力与责任的划分方式。企业如果能适当地注意实体内部权力与责任的划分方式,就可明确界定责、权、利,强化控制环境;⑤管理者的品行与管理哲学。管理者的操守、管理哲学和风格等都会影响企业内部会计控制的成效;⑥管理控制方法。管理控制方法涉及到如何通过授权来指挥职工和如何监督企业的全部生产经营及管理活动,包括制订计划和反映计划执行结果的报告系统,及管理当局利用报告系统采取适当的、及时的修正措施;⑦企业文化。企业文化是一种现存的无形力量,影响企业所有人员的思维方法和行为方式,不可避免地影响到企业内部会计控制;⑧人事政策与管理。人是决定内部控制效果的最重要因素,如果职工不诚实和不胜任工作,再好的控制程序也会失去作用。可见,企业内部会计控制的环境因素很多,它们互为条件、相互制约,相互联系,共同形成对内部会计控制的影响合力。要充分发挥会计的职能作用,必须建立健全内部会计控制制度,形成完善的内部牵制和监督约束机制。
(一)制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,单位发生的一切经济业务活动都必须填制或取得合法的原始凭证,一切原始凭证反映的经济业务都必须是真实、有效的,要设计良好的凭证格式和内容,规定合理、有效的凭证传递程序,在入账之前对所有的凭证都应严格审核,无效凭证一律不得入账。账簿的内容和格式应详简得当,既要保证记录系统的完整、准确性,又要注重会计工作的效率;登账应以合法凭证为依据,遵循规定的会计处理程序,将会计凭证的经济业务分类记入账簿,做到全面、连续、系统、及时地反映和控制企业的经济活动;建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,所有的账簿都必须内容完整,手续齐备,按规定使用,并要妥善保管。实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理,明确预算项目,建立预算标准,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,及时分析和控制预算差异,采取改进措施,确保预算的执行。建立和完善内部报告制度,全面反映经济活动情况,及时提供业务活动中的重要信息,增强内部管理的时效性和针对性。
(二)内部控制制度应按正确的金额,在适当的帐户中,按经济业务发生的时期,提供经济业务的记录。对于货币资金、可上市的有价证券和其它极易引起差错和不轨行为的项目来说,迅速进行记录是个极其重要的问题。正确的经济业务记录是保证会计资料真实性的前提条件之一。要明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。为了保护资产的安全,要限制未经授权的人员对财产的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,确保各种财产的安全完整。接近资产的应只限于指定的人员。这种接近包括与资产实物的接触,以及通过所授予的权限去处理财产的使用和安排等非直接接近。限制与资产实物的接近,可采用科学的资产管理办法,如专人保管等。非直接的接近,可以通过职务的划分,明确规定的申请和授权程序来加以限制。树立风险意识,针对各个风险控制点,建立有效的风险管理系统,通过风险预警、风险识别、风险评估、风险分析、风险报告等措施,对财务风险和经营风险进行全面防范和控制。
(三)要按照不兼容职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。安排人员时应做到人尽其用,几个人同时从事一项经济业务,要利用各自的专长,而不应造成工作的重复。如交付一笔销售定货,会涉及到有人在销售部门取得定单,有人在信贷部门检验信贷批准情况,有人在仓库挑选货物,会计部门有人做出经济业务的记录,运输人员要检验发货项目的正确性,并准备发货。这种一项活动由几个不相容的部门和人员来共同完成,不但能提高作业效率,而且也使内部会计控制得到实施。
(四)在会计电算化的条件下,数据处理部门内部人员要有明确的岗位和职责分工,各岗位有严格的授权,用密码加以控制,防止非法操作和越权操作;密码的保管应由各岗位操作人员一人掌握,定期更换,密码的设置最好由字母和数字交互使用,以加强保密性;要运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施;要严格会计业务的处理流程,建立操作日志制度,记录有关操作时间、操作人姓名、操作内容等有关内容,使操作记录保留原始记录,以利于考核工作成绩。同时要加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。
(五)任何内部会计控制制度的成效取决于其设计水平和高素质人员的贯彻执行。公司要对未来的职员进行认真审查,选出有经验和才能去完成所任职务的人。如果没有充分的专业技能训练,是难以胜任其工作的。为此,对各种业务实施全面的训练项目,同时经常检查和评价每个职工的工作成绩,会有助于提高内部会计控制制度的成效。我们只有在认知的基础上,合理、科学地协调各环境因素,使之相互配合,才能收到有效的内部会计控制的效果。
影响企业内部会计控制的主要因素有:①企业管理者的素质。管理者素质在企业经营管理中起绝对重要作用,特别是管理者对会计法规、政策的掌握程度,直接影响企业内部会计控制的效率和效果;②组织结构。企业的组织结构主要是提供规划、执行、控制和监督活动的框架。良好的组织必须以执行工作计划与使命,它是合理划分权力与责任的前提;③董事会与监事会。董事会和监事会是企业内部会计控制系统的核心,它负责公司经理制定博弈的规则;④权力与责任的划分方式。企业如果能适当地注意实体内部权力与责任的划分方式,就可明确界定责、权、利,强化控制环境;⑤管理者的品行与管理哲学。管理者的操守、管理哲学和风格等都会影响企业内部会计控制的成效;⑥管理控制方法。管理控制方法涉及到如何通过授权来指挥职工和如何监督企业的全部生产经营及管理活动,包括制订计划和反映计划执行结果的报告系统,及管理当局利用报告系统采取适当的、及时的修正措施;⑦企业文化。企业文化是一种现存的无形力量,影响企业所有人员的思维方法和行为方式,不可避免地影响到企业内部会计控制;⑧人事政策与管理。人是决定内部控制效果的最重要因素,如果职工不诚实和不胜任工作,再好的控制程序也会失去作用。可见,企业内部会计控制的环境因素很多,它们互为条件、相互制约,相互联系,共同形成对内部会计控制的影响合力。要充分发挥会计的职能作用,必须建立健全内部会计控制制度,形成完善的内部牵制和监督约束机制。
(一)制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,单位发生的一切经济业务活动都必须填制或取得合法的原始凭证,一切原始凭证反映的经济业务都必须是真实、有效的,要设计良好的凭证格式和内容,规定合理、有效的凭证传递程序,在入账之前对所有的凭证都应严格审核,无效凭证一律不得入账。账簿的内容和格式应详简得当,既要保证记录系统的完整、准确性,又要注重会计工作的效率;登账应以合法凭证为依据,遵循规定的会计处理程序,将会计凭证的经济业务分类记入账簿,做到全面、连续、系统、及时地反映和控制企业的经济活动;建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,所有的账簿都必须内容完整,手续齐备,按规定使用,并要妥善保管。实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理,明确预算项目,建立预算标准,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,及时分析和控制预算差异,采取改进措施,确保预算的执行。建立和完善内部报告制度,全面反映经济活动情况,及时提供业务活动中的重要信息,增强内部管理的时效性和针对性。
(二)内部控制制度应按正确的金额,在适当的帐户中,按经济业务发生的时期,提供经济业务的记录。对于货币资金、可上市的有价证券和其它极易引起差错和不轨行为的项目来说,迅速进行记录是个极其重要的问题。正确的经济业务记录是保证会计资料真实性的前提条件之一。要明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。为了保护资产的安全,要限制未经授权的人员对财产的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,确保各种财产的安全完整。接近资产的应只限于指定的人员。这种接近包括与资产实物的接触,以及通过所授予的权限去处理财产的使用和安排等非直接接近。限制与资产实物的接近,可采用科学的资产管理办法,如专人保管等。非直接的接近,可以通过职务的划分,明确规定的申请和授权程序来加以限制。树立风险意识,针对各个风险控制点,建立有效的风险管理系统,通过风险预警、风险识别、风险评估、风险分析、风险报告等措施,对财务风险和经营风险进行全面防范和控制。
(三)要按照不兼容职务相分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。安排人员时应做到人尽其用,几个人同时从事一项经济业务,要利用各自的专长,而不应造成工作的重复。如交付一笔销售定货,会涉及到有人在销售部门取得定单,有人在信贷部门检验信贷批准情况,有人在仓库挑选货物,会计部门有人做出经济业务的记录,运输人员要检验发货项目的正确性,并准备发货。这种一项活动由几个不相容的部门和人员来共同完成,不但能提高作业效率,而且也使内部会计控制得到实施。
(四)在会计电算化的条件下,数据处理部门内部人员要有明确的岗位和职责分工,各岗位有严格的授权,用密码加以控制,防止非法操作和越权操作;密码的保管应由各岗位操作人员一人掌握,定期更换,密码的设置最好由字母和数字交互使用,以加强保密性;要运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施;要严格会计业务的处理流程,建立操作日志制度,记录有关操作时间、操作人姓名、操作内容等有关内容,使操作记录保留原始记录,以利于考核工作成绩。同时要加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。
(五)任何内部会计控制制度的成效取决于其设计水平和高素质人员的贯彻执行。公司要对未来的职员进行认真审查,选出有经验和才能去完成所任职务的人。如果没有充分的专业技能训练,是难以胜任其工作的。为此,对各种业务实施全面的训练项目,同时经常检查和评价每个职工的工作成绩,会有助于提高内部会计控制制度的成效。我们只有在认知的基础上,合理、科学地协调各环境因素,使之相互配合,才能收到有效的内部会计控制的效果。