论文部分内容阅读
摘要：我国建筑施工企业在的工程项目中，征集项目档案资料是工程建设的重要组成部分，是工程建设过程的真实记录。做好基建项目档案资料的征集工作，确保项目档案系统、齐全、完整、准确，是项目档案资料征集工作者责无旁贷的义务和重要的工作任务。
关键词：建筑施工；工程项目；境外；档案资料
1引言
一旦境外施工设施项目建立起来，档案数据的积累就开始形成。档案工作、资金、内容就要到位，要具有高素质的档案管理人员，提供各类档案设备和存储条件，随着工程进度深入逐步提高和完善。因此，各级领导应充分重视和支持境外档案材料的征集集，落实领导责任制度，明确档案负责人和负责人。项目进度，建设单位负责参与单位联合组织的项目文件管理系统建设。工程档案收集管理应纳入合同，与经济手段约束另一方，在常规承包商档案管理部门协调和解决实际问题的过程中，档案信息的收集和积累，使档案管理人员有目的地收集、安排有序，有制度的管理。
2档案资料的征集的重要性
档案的收集和管理，重心联系和体现，注重在收集关，把不严、做不好，会使产的利用价值打折扣。档案资料征集是档案管理的重要组成部分，是档案管理的基础。档案管理流程的收集、识别、编辑、审核，文件，验收，回归使用，档案征集是档案管理的基础工作，对于境外建筑施工单位来说，档案信息征集的质量好与坏，多和少的数量直接影响档案信息资源的利用率。
3目前境外档案资料的征集工作现状及问题成因
1.人员不专业，相关的档案管理员并不专职
开展境外工程时，有的建筑施工单位为了减少资金的开支，但是又想工作充分到位，很多境外施工单位实行一人多职，缺少专业的档案人员，于是就出现了档案人员兼职其他工作或者出现其他工作人员兼职档案管理工作，相关工作人员不仅要负责文件的收发，文字集成、信息公开，还要负责档案工作的管理，使得档案管理工作当中，出现了范围不清、收集、资料不及时、材料不充沛等问题
2.档案管理员工作能力有限，不利于电子档案的征集与管理
目前来说档案管理人员大多对于相关建筑施工项目了解不深入，对相关档案记录征集不熟练，有的甚至不善于使用电子档案，对征集与管理存在一些滞后管理。还有一些档案人员不重视档案工作、不细心，导致的资料散失、不完整、错乱等现象。就使很多的境外建筑施工的单位档案存在很大的漏洞。
3.档案的征集没有统一要求，自成一体
由于有的境外建筑施工单位没有对档案的收集工作进行统一的管理，也没有给出固定的要求。随着工程进度的加快深入，档案从数量到形式上都发生了变化，原有的相关信息记录没有增删，已经不再适合当前的项目进度了，因此，没有统一要求，自成一体，是当前有的境外工程企业存在的现状。
4如何做好境外档案资料的征集工作
在境外施工过程中征集档案信息，并在整个工程建设过程中，对各分区工作场所的征集有价值的数据、图像、视频等进行了总结。技术资料的安排应随时征集、随时整理、随时安排。这也是档案工作“事前介入，事中检查，事后验收”原则的一个方面。更是确保工程档案材料的完整、准确得基本要求。本阶段的工作要求和预防措施主要分为以下几个方面。：
4.1 建立健全档案管理制度，明确档案管理各方职责
4.1.1 完善档案管理机构
每个境外工程项目的完成都是项目部各部门之间的协助与合作的结果。档案数据的产生来自不同的部门。为了保证档案数据的系统化，要求项目部设立一个独立的档案管理部门。而档案数据管理部门则设置相应的岗位责任制。这样，不同数据的生产部门可以在信息签署后将数据保存在托管部门进行统一管理。
4.1.2细化管理人员责任
由于境外工程项目档案资料的来源广，管理人员又较多。项目部应逐步建立档案资料征集部和档案管理部相关人员的操作流程。对于建筑工地的技术资料来说，可以精确到技术人员的责任，明确谁负责现场施工的质量控制，负责施工过程中施工日志记录，收集各种各样的原始数据和技术信息识别标志。档案管理人员也可以根据档案资料的类型工作。这样，档案数据的管理就会系统化。
4.2 及时做好技术资料的记录和收集
技术数据是建筑质量的真实反映，各类数据必须根据施工进度进行记录和分类。这就要求现场施工技术人员及时完成对日志的填写，并及时将施工的内容及时录入技术资料，以免造成技术资料的遗漏和滞后。一般来说桥梁工程施工的时间都比较长、技术人员变化较大，各种技术资料，很容易导致不同阶段的项目相关的工程数据之间的关系还不清楚，应该归档的材料不完整，档案资料的缺项等问题。不完整或不系统的技术数据不仅会使未来组织工作变得困难，而且会给未来工程文件的利用留下严重的隐患。因此，为了确保及时收集技术数据，项目部门需要定期组织相关人员对不同子项目的技术数据进行定期检查。这样，即使有缺失的项目，也可以及时改进。
4.3 确保技术资料的真实性和准确性
真实性是技术数据的灵魂。只有真实的数据才能反映施工现场的实际情况。对原始记录的使用坚决杜绝“闭门造车”的做法，否则，一旦项目出现问题，这些数据不仅不能作为技术数据使用，还会导致工程数据的混乱。资料的整理必须来源现场，保证其真实性。
准确性是工程的核心数据。项目的单位划分应划分准确，数据填写计算要准确。分项工程质量评价应标准化，符合工程质量检验和评价标准的要求。为了规范数据表，在同一分项中使用的表格要统一，不能多样化。必须规范语言，而不是使用口语，要简洁明了，没有歧义。有些技术人员知道如何规范施工，但不注意文字的正确表述，日志记录的记录太简单随意，所以出现了从业内看，施工现场不符合情况要求的现状。因此，当我们填写技术资料时，必须采取严谨的工作态度，确保技术数据的准确性、规范和合理性。
4.4 确保工程技术资料的完整性
不完整的技术资料不能系统全面地了解境外建筑工程的质量。不仅要完成信息的内容，而且还要遵循相关的数据，要统一现场施工和原始数据。完整的建筑材料不仅要有技术数据，还要有相应的测试数据、测量数据、质量审批数据和相关的测试报告。因此，收集和组织技术数据的过程必须是完整和完整的，以确保完成境外档案资料征集的顺利进行。
5结语
国内建筑施工单位在境外的工程档案是工程建设过程中重要组成部分。因此，我们需要及时完成境外施工单位技术数据档案资料的征集整理，为项目全面、准确、系统的建设奠定基础。因此，在对档案的征集工作要体现在日常工作中，通过对整个施工过程的有效征集，是保证境外工程档案质量的重要手段，是实现工程档案顺利进行的有效措施。
参考文献：
[1]王向明.上海大学图书情报档案系.《高效实用的公路建设项目档案管理》课件.
[2]付志琼.中铁大桥局集团档案科.《建设工程项目档案管理》课件.
[3]岳冬影.刍议道路桥梁档案管理[J].吉林农业，2012（12）.
[4] 韩庆珊.浅谈建筑工程檔案资料的有效管理[J].办公室业务，2012，（13）：44-45.
[5]肖巧云.基于加强建筑施工企业技术档案资料管理的有效方法之我见[J].城市建设理论研究（电子版），2013，（6）.
[6]段宝方.建设监理档案的构成和管理[J].档案学通讯.2002.（3）：37-38
关键词：建筑施工；工程项目；境外；档案资料
1引言
一旦境外施工设施项目建立起来，档案数据的积累就开始形成。档案工作、资金、内容就要到位，要具有高素质的档案管理人员，提供各类档案设备和存储条件，随着工程进度深入逐步提高和完善。因此，各级领导应充分重视和支持境外档案材料的征集集，落实领导责任制度，明确档案负责人和负责人。项目进度，建设单位负责参与单位联合组织的项目文件管理系统建设。工程档案收集管理应纳入合同，与经济手段约束另一方，在常规承包商档案管理部门协调和解决实际问题的过程中，档案信息的收集和积累，使档案管理人员有目的地收集、安排有序，有制度的管理。
2档案资料的征集的重要性
档案的收集和管理，重心联系和体现，注重在收集关，把不严、做不好，会使产的利用价值打折扣。档案资料征集是档案管理的重要组成部分，是档案管理的基础。档案管理流程的收集、识别、编辑、审核，文件，验收，回归使用，档案征集是档案管理的基础工作，对于境外建筑施工单位来说，档案信息征集的质量好与坏，多和少的数量直接影响档案信息资源的利用率。
3目前境外档案资料的征集工作现状及问题成因
1.人员不专业，相关的档案管理员并不专职
开展境外工程时，有的建筑施工单位为了减少资金的开支，但是又想工作充分到位，很多境外施工单位实行一人多职，缺少专业的档案人员，于是就出现了档案人员兼职其他工作或者出现其他工作人员兼职档案管理工作，相关工作人员不仅要负责文件的收发，文字集成、信息公开，还要负责档案工作的管理，使得档案管理工作当中，出现了范围不清、收集、资料不及时、材料不充沛等问题
2.档案管理员工作能力有限，不利于电子档案的征集与管理
目前来说档案管理人员大多对于相关建筑施工项目了解不深入，对相关档案记录征集不熟练，有的甚至不善于使用电子档案，对征集与管理存在一些滞后管理。还有一些档案人员不重视档案工作、不细心，导致的资料散失、不完整、错乱等现象。就使很多的境外建筑施工的单位档案存在很大的漏洞。
3.档案的征集没有统一要求，自成一体
由于有的境外建筑施工单位没有对档案的收集工作进行统一的管理，也没有给出固定的要求。随着工程进度的加快深入，档案从数量到形式上都发生了变化，原有的相关信息记录没有增删，已经不再适合当前的项目进度了，因此，没有统一要求，自成一体，是当前有的境外工程企业存在的现状。
4如何做好境外档案资料的征集工作
在境外施工过程中征集档案信息，并在整个工程建设过程中，对各分区工作场所的征集有价值的数据、图像、视频等进行了总结。技术资料的安排应随时征集、随时整理、随时安排。这也是档案工作“事前介入，事中检查，事后验收”原则的一个方面。更是确保工程档案材料的完整、准确得基本要求。本阶段的工作要求和预防措施主要分为以下几个方面。：
4.1 建立健全档案管理制度，明确档案管理各方职责
4.1.1 完善档案管理机构
每个境外工程项目的完成都是项目部各部门之间的协助与合作的结果。档案数据的产生来自不同的部门。为了保证档案数据的系统化，要求项目部设立一个独立的档案管理部门。而档案数据管理部门则设置相应的岗位责任制。这样，不同数据的生产部门可以在信息签署后将数据保存在托管部门进行统一管理。
4.1.2细化管理人员责任
由于境外工程项目档案资料的来源广，管理人员又较多。项目部应逐步建立档案资料征集部和档案管理部相关人员的操作流程。对于建筑工地的技术资料来说，可以精确到技术人员的责任，明确谁负责现场施工的质量控制，负责施工过程中施工日志记录，收集各种各样的原始数据和技术信息识别标志。档案管理人员也可以根据档案资料的类型工作。这样，档案数据的管理就会系统化。
4.2 及时做好技术资料的记录和收集
技术数据是建筑质量的真实反映，各类数据必须根据施工进度进行记录和分类。这就要求现场施工技术人员及时完成对日志的填写，并及时将施工的内容及时录入技术资料，以免造成技术资料的遗漏和滞后。一般来说桥梁工程施工的时间都比较长、技术人员变化较大，各种技术资料，很容易导致不同阶段的项目相关的工程数据之间的关系还不清楚，应该归档的材料不完整，档案资料的缺项等问题。不完整或不系统的技术数据不仅会使未来组织工作变得困难，而且会给未来工程文件的利用留下严重的隐患。因此，为了确保及时收集技术数据，项目部门需要定期组织相关人员对不同子项目的技术数据进行定期检查。这样，即使有缺失的项目，也可以及时改进。
4.3 确保技术资料的真实性和准确性
真实性是技术数据的灵魂。只有真实的数据才能反映施工现场的实际情况。对原始记录的使用坚决杜绝“闭门造车”的做法，否则，一旦项目出现问题，这些数据不仅不能作为技术数据使用，还会导致工程数据的混乱。资料的整理必须来源现场，保证其真实性。
准确性是工程的核心数据。项目的单位划分应划分准确，数据填写计算要准确。分项工程质量评价应标准化，符合工程质量检验和评价标准的要求。为了规范数据表，在同一分项中使用的表格要统一，不能多样化。必须规范语言，而不是使用口语，要简洁明了，没有歧义。有些技术人员知道如何规范施工，但不注意文字的正确表述，日志记录的记录太简单随意，所以出现了从业内看，施工现场不符合情况要求的现状。因此，当我们填写技术资料时，必须采取严谨的工作态度，确保技术数据的准确性、规范和合理性。
4.4 确保工程技术资料的完整性
不完整的技术资料不能系统全面地了解境外建筑工程的质量。不仅要完成信息的内容，而且还要遵循相关的数据，要统一现场施工和原始数据。完整的建筑材料不仅要有技术数据，还要有相应的测试数据、测量数据、质量审批数据和相关的测试报告。因此，收集和组织技术数据的过程必须是完整和完整的，以确保完成境外档案资料征集的顺利进行。
5结语
国内建筑施工单位在境外的工程档案是工程建设过程中重要组成部分。因此，我们需要及时完成境外施工单位技术数据档案资料的征集整理，为项目全面、准确、系统的建设奠定基础。因此，在对档案的征集工作要体现在日常工作中，通过对整个施工过程的有效征集，是保证境外工程档案质量的重要手段，是实现工程档案顺利进行的有效措施。
参考文献：
[1]王向明.上海大学图书情报档案系.《高效实用的公路建设项目档案管理》课件.
[2]付志琼.中铁大桥局集团档案科.《建设工程项目档案管理》课件.
[3]岳冬影.刍议道路桥梁档案管理[J].吉林农业，2012（12）.
[4] 韩庆珊.浅谈建筑工程檔案资料的有效管理[J].办公室业务，2012，（13）：44-45.
[5]肖巧云.基于加强建筑施工企业技术档案资料管理的有效方法之我见[J].城市建设理论研究（电子版），2013，（6）.
[6]段宝方.建设监理档案的构成和管理[J].档案学通讯.2002.（3）：37-38