兵法上，虚与实是一对相辅相成的概念，“实则虚之，虚则实之”，这是制胜之道。但说到秘书工作，当参谋、提建议、督促落实，则实得虚不得。秘书工作越实越好，虚了一星半点儿，也会功亏一篑。如果定要分出虚实，那么秘书工作的虚，是把能力素质提高、把基础工作做实、把名利地位看淡，虚也是实，换了一种角度的实；秘书工作的实，是守住秘书工作的本分、本职、本位，不越界、不穿帮、不偷奸、不耍滑，是平实之实，而非虚实之实。虚得不到位，工作难称职；实得不到位，工作难尽职。作为领导的參谋助手，秘书既是“传令兵”“施号员”，又是“智囊团”“左右手”，在幕后与前台之间，如何务虚？如何务实？这个度不好拿捏，又必须拿捏。
　　忙事务要务虚，抓落实要务实。秘书工作“没大没小，没完没了”，综合性极强，对全方位的知识要求高，除了许多数据、事例、政策、法规、理论、观点要信手拈来，历史掌故、风土人情、前沿信息、技术知识也要略知一二，虽不能烂熟于心，但在需要之时，至少要知道上哪儿去找、到哪里去查。领导工作繁忙，许多东西都是说起就要。为此，秘书工作平时就要把主要的功夫下在建立六大台账上：一是上级文件指示精神台账，二是本级领导讲话指示精神台账，三是左邻右舍来文来函来电台账，四是下级上报信息计划总结经验情况台账，五是历年办文办电办事办会台账，六是各类政策法规制度规定台账。领导关注的，要倍加关注；领导不关注的，也要广泛关注。领导重视的，要倍加重视；领导不重视的，也要高度重视。因为领导的关注与重视，往往因情就势。为了实现一种情况多种设定，一个问题多套方案，以万变应不变，秘书工作还可以根据实际和需要细分台账，建立目录和电子信息档案，把自己变成“电子脑袋”“计算机脑袋”。秘书工作辅助性特别强，所有文电、信息、情况、报告呈送之前，要先看一遍，提出重点，思考好意见建议。领导签批之后，要再看一遍，已有明确指示的，抓紧落实，需要转呈抄送的，即刻办理。虽未明确指示，但需要领导周知的，要注意在执行中及时提醒。总之，要文不过夜，事不隔天。切忌收到文电不细看就呈送领导阅示，签批之后如无批示就丢进柜子，交办出去的又不跟踪督导。对于下级报送的信息、数据、事例应该前后比对，核实准确，严格编选，而不能粗枝大叶，马马虎虎。
　　提建议要务虚，打基础要务实。秘书可分为三种：一种是既能理解领会领导意图，又能表达领导意图；一种是能够理解领导意图，但表达不出来，反映不出来；还有一种是不能理解甚至曲解领导意图。要成为既能理解领会领导意图又能表达领导意图，乃至能为领导出谋划策的秘书，就要“善闻其言”，注意收集领导经常讲什么，从平时言谈中捕捉领导思想，无论是跟随领导检查工作、参加会议时，还是在处理日常事务中，对领导的每一点思想火花，都要记录下来，揣摩领会，特别是领导反复强调的思想观点一定要熟记于心；“善观其行”，行为是思想的客观反映，领导意图往往会通过行为表现出来，秘书应该从领导的点滴行为表现中发现其思想和主张，并细心观察对比；“善观其文”，无论是领导亲自撰写的文稿、发表的文章和各种批示，还是给草拟材料提出的修改意见，无不反映领导对某一问题的看法和态度，秘书悉心研究领导这些批文批示，从中把握领导的思想本质，洞察领导的意图。与领导思维同步同时，更重要的是站在领导的角度、高度和认识层面上，经常作三个方面的思考：从上级的角度思考应该提供什么样的信息、作出什么样的部署；从群众的角度思考他们缺少什么样的服务、目前有什么样的要求；从下属的角度思考他们有什么样的困难、需要什么样的帮助。对于一些疑惑不解的问题，要主动与领导、与同事甚至是下属探讨，在探讨中深化对领导意图的理解，在理解中进行综合、整理、归纳、判断，了解领导最关注什么、最想表达什么、最想用力抓什么。在此基础上，要用好“三次建议权”。如此，就不会被领导追着走、赶着走甚至是拖着走。
　　论功过要务虚，明优长要务实。秘书无论大小，所做的工作，基本上在“幕后”。正是这种特性，使得多少秘书冲锋在前，享受在后。但是，秘书也有内心引以为自豪的事情，几年、十几年累积下来，每个秘书似乎都明白：某个有影响的建议是我提的、报告是我写的、规划是我拟的、计划是我发的……这就使得一些秘书尤其是“秘书头子”产生自己比领导要强、要能的心理误区，自觉不自觉地骄傲起来，停滞下来，有的还与领导讨价还价，更有甚者抢了领导的名头，打着领导的旗号自行其是。如此一来，基本上就不是称职的秘书了。其实，对多数秘书而言，秘书只是“中转站”“旋转门”“过渡带”，当秘书的，既有“初出茅庐”的，也有“加钢淬火”的，还有从小秘书到大秘书的，更有从领导岗位到秘书的，无论何种，此间需要抓紧的，一是把过去工作的经历转化为理论认识的成果，二是把过去认识不到、认识不深的问题梳理清楚，三是抓紧时间补好缺课，为又一次旋转做好充分的准备。这样，就能做到领导在与不在一个样，领导能与不能一个样，始终有自己的认知、自己的地位和作用。
　　当耳目要务虚，传话语要务实。秘书在领导和其他组织成员及社会成员之间充当中介，是联系上下，沟通各方的桥梁，也是各方面矛盾的汇集点，如果角色定位不准，就会失职越位。秘书大量时间为领导收集提供信息，影响领导思维，左右领导决策，为此要把握好“十要十不要”：一要内敛，不要张扬。常人眼里，秘书就是领导化身，一言一行，别人都很相信，这就要求秘书内敛。二要谦虚，不要骄傲。切不可因背后有领导撑腰，就自以为了不起，动辄以领导口吻发号施令。三要踏实，不要浮躁。四要清廉，不要贪婪。五要朴素，不要铺张。六要善良，不要凶狠。如果对待群众态度蛮横，就会孤立自己，把自己推到群众的对立面上去。七要平和，不要狂妄。平和地向所分管部门传达领导的意见，平和地对待群众，知天高地厚，知山外有山，不狂妄自大，更不目空一切。八要明理，不要蛮横。秘书是领导身边的人，是领导信任的人，是受到他人热捧的人，越是这样，越要明白事理，越要懂得尊重他人，切不可蛮横无理，自以为是。九要厚道，不要霸道。为人厚道，是秘书最需要也是最难做到的一件事。一般情况下，如果秘书把持不好，就容易给人以霸道的印象。因为，在一般人眼里，秘书的所作所为，都会与领导联系在一起，都会和权力联系在一起，秘书只有表现得比一般人更厚道，才会让他人信任，让他人称赞。十要守法，不要违法。秘书的一言一行，不同程度代表着领导的形象，必须带头守法，带头执行法律法规。否则，一旦把握不好，就会陷入违法违规的泥潭。
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